采购与供应管理学案.docx
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采购与供应管理学案
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采购与供应管理学案
第一章、绪论
第1节、采购与供应管理的概念
一、采购与供应
所谓采购，是指在市场经济条件下，在商品流通过程中，各企业及个人为获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品交易过程。
它具有明显的商业性。
采购与购买不同，购买是使用货币换取商品的交易过程。
采购比购买的概念更专业，含义更广泛，包括购买、储存、运输、接收、检验及废料处理等。
狭义的采购讲的就是买东西，扩展开来讲就是，企业根据需求提出采购计划，审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。
广义的采购是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过下列各种途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。
广义的采购主要有租赁、借贷、交换三种途径。
租赁是指一方用支付租金的方式取得他人物品的使用权；借贷是指一方凭借自己的信用和彼此间的友好关系获得他人物品的使用权；交换是指双方采用以物易物的方式取得物品的使用权和所有权，但并没有以货币直接支付物品的全部价值。
综合以上的说明，我们可以了解采购是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求。
在一个大型的企业里，采购就其功能来讲不单单是采购员或采购部门的工作，而是企业整体供应链的重要组成部分，是集体或团队的工作。
同时采购是物流的重要组成部分。
二、采购与供应管理
采购管理是指为了达成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时问，以适当的价格，购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动。
三、采购与供应管理的目标
对于采购职能总体目标的标准描述是：
它要求在合适的时间、地点从合适的供应商那里以合理的价格获得满足质量和数量要求的物品。
（1）提供不问断的物料、供应和服务，以便使整个组织正常地运转。
（2）使库存投资和损失保持最低限度。
（3）保持并提高质量。
（4）发现或发展有竞争力的供应商。
（5）当条件允许的时候，将所购物资标准化。
（6）以最低的总成本获得所需的物资和服务。
（7）在企业内部和其他职能部门之间建立和谐而富有效率的工作关系。
（8）以可能的、最低水平的管理费用来实现采购目标。
（9）提高公司的竞争地位。
第2节、采购与供应管理的作用
一、利润杠杆作用。
采购成本增加很少比例就可以带来更大比例销售利润增加的现象称为利润杠杆效应。
二、资产收益率作用。
资产收益率是指总利润与总资产的比率，它还可以用投资周转率与利润率的乘积来表示。
三、信息源作用。
采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息。
主要包括价格、产品的可用性、新供应源、新产品及新技术信息。
．
四、营运效率作用。
五、对企业竞争优势的作用。
采购部门的行为为企业带来了良好的形象，就会和供应商建立良好的关系，带来企业持续的成本节减，增强企业的竞争力。
第3节、采购分类
一、按照采购范围来分类
1、国内采购。
所谓国内采购是指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。
国内采购主要是指在国内市场采购，并不是指采购的物资都一定是国内生产的，也可以向国外企业设在国内的代理商采购所需要的物资，只是以本币支付货款，不需要以外确结算。
国内采购的优点：
（1）国内采购不会遇到商业沟通的困难，双方都可以减少资源耗费。
（2）国内采购不存在国际贸易运输、定价的问题，省却了在国际贸易中的洽商运费、保险、交货付款条件等问题；
（3）国内采购一般用时较短，面临的不确定性和风险较小；国内采购的缺点是：
对购买商的选择余地较少，不能获得高科技和高质量的产品等。
2、国外采购。
国外采购，又称国际采购或全球采购，主要是指国内采购企业，直接向国外厂商采购所需要的物资的一种行为。
国外采购的优点是：
（1）国外采购扩大了供应商的范围，购买商有很大的选择余地，就可能获得高质量的产品，同时，国外的一些有竞争力的供应商可以提供具有更低价格的产品。
（2）参与国外采购可以锻炼自己适应经济全球化的能力，有利于企业的长远发展。
（3）通过国外采购还可以获取一些在国内无法得到的商品，尤其是高科技产品。
国外采购的缺点：
不确定性高、风险大、手续比较复杂，同时因运输、关税等方面的原因也会抬高采购的成本。
二、采购按照采购时间来分类
1、长期合同采购。
长期合同采购是采购商和供应商通过合同，稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上。
在合同期内，采购方承诺应该在供应方采购其所需要的产品，供应方承诺保证采购方数量、品种、规格、型号等方面的需要。
2、短期合同采购。
短期合同采购指采购商和供应商通过合同，实现一次交易，以满足生产经营活动的需要。
短期合同采购中，供应双方的关系不稳定，采购产品的数量价格可以随现实情况相应调整，对采购方来讲具有较大的灵活性。
三、按采购的主体分类
1、个人采购。
个人采购是几乎每个人都经常在进行的采购活动，它是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为。
购买对象主要为生活资料，如家用电器和生活必需品等。
购买过程相辩比较简单。
2、企业采购。
企业采购是企业为了实现自己的经营目标而发生的采购行为。
企业采购一般分为生产企业采购和流通企业采购。
3、政府采购。
政府采购是以政府为采购主体进行的不以营利为目的的采购活动。
同时，政府采购也会作为国家的一种宏观调控的手段，对国家宏观经济的运行产生影响。
四、按照采购制度来分类
1、集中采购。
集中采购制度是把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是，总公司各部门、分公司以及各个分厂均没有采购权责。
2、分散采购。
分散采购是指将采购工作分散给各个需用部门自行办理。
此种制度通常对企业规模大，部门分散在较广区域的公司比较有用。
3、混合采购。
混合采购集中了集中采购和分散采购的优点，可以视具体情况看适合采用哪种情况。
集中采购具有的优点有：
（1）可以使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，比较容易获得价格折扣和良好的服务。
（2）由于只有一个采购部门，采购方针比较容易统一实施，采购物料也可以统筹安排，也就是说可以协调企业内部的各种情况制度比较合理的采购方针，权力越分散，不一致发生的可能性就越大。
（3）采购功能集中，精简了人力，便于培养和训练，提高了工作的专业化程度，有利于提高采购绩效，降低采购成本。
（4）可以综合利用各种信息，形成信息优势，为企业经营活动提供信息源。
其缺点有：
（1）采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购以及紧急状况采购的需要。
（2）采购与需求单位分离开来，有时可能难以准确了解内部需求，从而在一定程度上降低了采购绩效。
集中采购的适应情况是：
（1）企业产销规模不大，采购量均匀，只要一个采购部门就可以完成全部工作。
（2）企业各部门及工厂集中一处，采购工作并没有因地制宜的必要，也就是说不存在地域性采购。
或者采购与需求虽然不在一个部门，但信息交流方便，也可以采用集中采购。
五、按采购输出结果分类，可以将采购分为有形采购和无形采购。
第4节、采购部门及其职责
一、采购部门在企业中的隶属关系
根据不同性质的企业，采购部门在企业中的地位和隶属关系有所不同，具体有以下几种：
1、采购部门隶属于生产副总经理时，其主要职责是：
协助生产工作顺利运行。
2、采购部门在企业中隶属于行政副总经理时，其主要职责是：
获得较佳的价格和付款方式、以达到财务上的目标。
3、当企业的生产规模不大，但物料或者商品在制造成本或销货成本所占的比率较高时，采购部门直接隶属于总经理，采购部门在企业中占有重要地位。
此时，采购部门的主要功能是：
在于发挥降低成
本的效益，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源。
4、对于物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通、协调的企业，采购部门隶属于资材部，此时采购部门的主要功能在于配合生产制造与仓储单位，达成物料整体的补给作业。
5、虽然采购部门在企业中占据十分重要的地位，但采购部门在企业中的功能仍然是为企业良好运转提供服务，因此，处理好采购部门与其他部门的关系十分重要。
采购部门的职责分为作业层面和管理层面。
二、采购部门与其他部门的关系（P18）
三、采购部门的职责（P19）
第5节、采购与供应管理的演变及发展趋势
一、采购与供应管理职能的产生和演变历程
1、在第一次世界大战之前，大多数企业主要把采购职能看作是一种文书工作。
2、在第一次和第二次世界大战期间，由于巨大的市场需求，企业的成功不在于它能够销售什么，而取决于企业从供应商那里获得原材料、用品和服务的能力。
这些保证工厂和矿山运营的必要条件成了决定企业成功的关键因素。
从那时开始，人们开始关注采购职能的组织、政策和程序，采购职能开始作为一项独立的管理活动出现。
3、20世纪五六十年代，采购职能所应用的技术更加先进，受过专门训练的采购人员也越来越多，他们有能力做出合理的采购决策。
采购职能在企业中的地位也越来越重要，许多企业把首席采购官提升到管理层，促进了采购管理理念的进一步发展。
4、进入20世纪70年代以来，企业面临着两个问题：
一方面，支持运营的所有原材料几乎都出现了国际范围内的短缺；而另一方面，价格的增长幅度却远远超过了第二次世界大战结束时的水平。
这一变化使得采购部门备受关注，因为他们能否从供应商那里获得所需要的物品，将决定企业的命运。
这样，采购部门被推上了战略地位，人们开始关注采购战略的制定。
5、20世纪90年代后，企业已经清楚地认识到，企业要想成功地与国内外的企业竞争，就必须有一个颇具效益和效率的采购与供应管理部门。
因为在大多数企业中，采购和服务的成本都大大超过了劳动力和其他成本，所以，改进采购职能可以长久控制成本。
许多企业正在尝试把采购战略与企业整体战略整合，应用先进的信息和网络技术，推进企业流程的重组，采购职能正在从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能。
从世界范围来看，采购与供应管理主要呈现出全球化采购、网上采购、JIT采购、供应商伙伴关系（双赢采购）等趋势，而且在发达国家，这些采购理念已经投入实施，取得了很好的效果。
二、采购与供应管理发展趋势
1、全球化采购
实施全球化采购的原因有：
（1）价格；
（2）质量；（3）某些货物在国内无法得到；（4）更快的交货、更完善的技术服务和供应的连续性；（5）出于竞争的考虑；（6）全球采购环境的好转；
2、电子采购
电子采购是指以计算机技术、网络技术为基础，以电子商务软件为依据、互联网为纽带、EDI电子商务支付工具及电子商务安全系统为保障的即时信息交换与在线交易的采购活动。
相对于传统的采购方式，其优势主要体现在以下几方面：
（1）提高了通信速度。
（2）加强了信息交流。
（3）降低了成本。
（4）加强了联系，提高了服务质量。
（5）服务时间延长。
（6）增强了企业的竞争力。
3、供应商伙伴关系
供应商伙伴关系与供应商之间达成的最高层次的合作关系，它是指在相互信任的基础上采购供双方为着共同的、明确的目标而建立的一种长期的、合作的伙伴关系。
4、JIT采购
JIT采购又称为准时采购，是一种先进的采购模式，他的基本思想是：
在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。
它是从准时生产发展而来的，是为了消除库存和不必要的浪费而进行的持续性改进。
要进行准时化生产必须有准时供应，因此准时采购是准时化生产管理模式的必然要求。
它与传统的采购方法在质量控制、供需关系、供应商的数目、交货期的管理方面有许多的不同，其中关于供应商选择、质量控制是其核心内容。
第三章、采购与供应管理流程
第1节、采购的基本程序
一、需求确定与采购计划的制定。
二、供应源搜寻与分析。
三、定价。
确定价格的方法有很多种，其中最常见的有竞争性报价与谈判两种。
1、在利用竞争性报价的前提下，买方对可能参与合作的供应商的要求是什么?
（1）有能力根据买方的要求制造产品并且能够在预定的日期前发货。
（2）作为供应商，在其他方面应该具有足够的可靠性。
采购人员经常评价基于价格的投标书，如果最低报价者没有得到购买合同，买方有义务通知他并给出解释。
竞争性报价适用于下列特定情况：
①采购量足够大，值得进行竞争性报价。
②供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需要的成本。
、
③竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者。
④买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。
⑤买方没有优先考虑的供应商。
，
如果价格是最重要的标准，而且对采购项目有明确的说明，买方就可以使用竞争性报价。
如果存在重要的非价格标准，买卖双方通常会直接谈判，竞争性报价则可在进行直接谈判之前缩小潜在的供应商范围。
2、企业在选择谈判的定价方式下供应商应该做到哪几点才能确保谈判的公平性?
为确保谈判的公平性供应商应做到以下几点：
（1）以高效率的方式运作。
（2）保持价格与成本的相关。
（3）不利用单一供应商的优势。
（4）对于采购商的要求能够进行适当合理的调整。
（5）愿意考虑采购商的特殊情况。
四、拟定并发出订单。
五、订单跟踪和跟催。
六、验货与收货。
采购方在验货时，一般应该做到哪几个步骤：
（1）确定验货时间和地点。
（2）确定检验部门及人员。
（3）货物检验。
其目的是检查供应商供货是否符合合同要求。
（4）不合格货物的处理。
（5）对采购货物检验完毕后，检查人员要填写采购物品验收报告。
货物接收，一般应该做到哪几个步骤：
（1）协商送货事宜；
（2）货物接收入库；
（3）货物接收过程中的问题；
七、开票与支付货款。
付款操作的具体流程：
（1）查询物料入库信息；
（2）准备付款申请单据；
（3）付款审批；
（4）向供应商付款；
（5）供应商收款；
八、记录维护。
在记录维护中必须要保存的记录主要有哪些?
在记录维护中，必须要保存的记录有：
（1）采购订单目录。
（2）采购订单卷宗。
（3）商品文件。
（4）供应商历史文件。
除此之外，其他的记录文件还有下述几种：
（1）劳务合约；
（2）工具和寿命记录；
（3）少数的小额采购指明从这些供应商处采购付出金额；
（4）投标历史文件；
第2节、采购手册的制定
一、采购手册的概念
采购手册是指社会上各组织为了使内部单位在执行采购作业时有规则所遵循，以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价的目标。
它本质上是交流信息的媒介，用来阐明
采购政策、步骤、指令和规定等内容。
二、采购手册的作用
（1）使采购政策、步骤、指令和规定等内容变得简洁明了。
（2）为采购与其他部门的沟通提供了机会，使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤，并在需要的地方对其进行修改。
（3）手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的，因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督。
（4）手册有益于对员工的培训和指导。
（5）手册有助于年度审计。
（6）手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则和操作的一致性和连贯性。
（7）它还为评估这种原则和操作提供了参考依据。
（8）通过展示高层对采购的重视，可借此提升采购的地位。
（9）采购的计算机化要求有细致、完整的文件记录体系，使得采购手册的编写和使用变得更为迫切。
三、采购手册的格式与内容
1、在决定采购手册的格式时主要应当考虑哪些因素?
在决定采购手册格式时，主要考虑的因素有：
（1）内容的时效性。
（2）摆放的方便性。
（3）查阅的方便性。
（4）印刷字体的清晰程度。
（5）便于携带和移动。
（6）使用者更新的难易程度。
（7）编写者更新的难易程度。
（8）紧凑程度。
（9）成本。
2、采购手册的内容包含三个主要方面：
组织机构、政策和步骤。
采购手册的政策部分包括：
（1）采购的目标、责任和采购职能的权力。
（2）政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去。
（3）采购条款和条件。
（4）与供应商的关系，尤其是有关礼物、款待和娱乐等方面。
（5）供应商的选择方法。
（6）雇员直接采购的方式。
（7）向管理层汇报的制度。
第3节、采购业务流程的改善
一、传统采购流程的缺点
（1）一系列没有增值作用的文书工作。
（2）过多的单证操作。
（3）处理内部和外部订单消耗大量时间。
（4）纯文本工作消耗的大量成本。
二、业务流程改善的几种方法
1、电子采购
（1）电子采购的概念
电子采购由CIPS定义：
信息技术和通信技术的综合应用，它通过电子的方法提升采购和供应的管量过程，无论这些采购和供应是外部的或是内部的。
电子采购的各种工具和解决方案提供了一个可选择范围，这将推动采购和供应管理的改进。
（2）电子采购模式
①买方系统。
企业自己控制的电子商务系统，它通常连接到企业的内部网络，或企业与其贸易伙伴形成的企业外部网。
②卖方系统。
供应商为增加市场份额以计算机网络作为销售渠道而实施的电子商务系统，它包括一个或者多个供应商的产品或服务。
③第三方系统／门户。
门户是描述在Internet上形成的各种市场的术语，建立买／卖门户的目的是为了改进市场买卖交易的效率。
2、信息技术的参与
在未来，因特网会对采购和供应工作有何影响?
带来哪些改善?
（1）因特网的普及有利于采购流程的电子化、信息化。
（2）采购的信息化、电子化能够缩短采购的周期，加快采购的反应速度，减少资本的周转成本。
（3）采购的信息化、电子化能够借助于计算机帮助人们完成一些复杂繁琐的工作，从而可以减少人力成本。
（4）因特网的普及还有助于第三方采购的发展。
采供双方可以通过网络把采购任务交给专业的第三方来完成，有利于采购效率的提高。
（5）采购成本的降低使产品总成本降低，从而使产品在市场竞争中占据有利位置。
3、JIT采购
（1）JIT概念与原理
准时化生产方式（JIT，Just in time）是起源于日本丰田汽车公司的一种生产管理方法。
它的基本思想是“彻底杜绝浪费”、“只在需要的时候，按需要的量，生产所需要的产品"。
这也就是Just in time（JIT）的基本含义。
这种生产方式的核心，是追求一种无库存生产系统，或是库存量达到最小的生产系统。
最初，JIT只是作为一种减少库存水平的方法，而今，它已成为一种管理哲理。
这种管理哲理的精髓，就在于它的“非常准时化”、“最大限度地消除浪费"的思想。
现在越来越多的人，把这种管理思想运用到I
各个领域，形成各个领域的准时化管理方法。
因此，现在除了JIT生产之外，又逐渐出现了JIT采购、JIT运输、JIT储存以及JIT预测等新的应用领域。
实际上，现在JIT应用已经形成了一个庞大的应用体系。
下面我们将主要介绍JIT采购。
（2）JIT采购的含义
JIT采购的原理的主要表现在（特点）：
①与传统采购面向库存不同，准时化采购是一种直接面向需求的采购模式，它的采购送货是直接送到需求点上。
②用户需要什么，就送什么，品种规格符合客户需求。
③用户需要什么质量，就送什么质量，品种质量符合客户需求，拒绝次品和废品。
④用户需要多少就送多少，既不少送也不多送。
⑤用户什么时候需要，就什么时候送货，不晚送，也不早送，非常准时。
⑥用户在什么地点需要，就送到什么地点。
（3）JIT采购的作用
①大幅度减少原材烽和外购件的库存；
②提高采购物资的质量；
③降低原材料和外购件的采购价格；
（4）JIT采购的要求
答：
JIT应用采购的要求有：
（1）距离越近越好。
（2）制造商和供应商建立互利合作的战略伙伴关系。
（3）注重基础设施的建设。
（4）强调供应商的参与。
（5）建立实施JIT采购策略的组织。
（6）制造商向供应商提供综合的、稳定的生产计划和作业数据。
（7）着重教育与培训。
（8）加强信息技术的应用。
第四章、采购计划制定与采购预算确定
第1节、采购需求的确定
一、预测
1、什么是采购预测
简单地说，预测是在调查研究的基础上，根据过去和现在的已知因素，运用已有的知识、经验和科学方法，来预计和推测事物今后可能的发展趋势，并对这种发展趋势做出定量化的估计和判断，以便调节人们的行动方向，使人们的实践活动更加自觉地按照客观规律向预期的目标前进。
商品采购市场预测，是在商品采购市场调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品市
场的供求及其变化趋势，从而为商品采购决策和制定商品采购计划提供科学的依据。
2、预测在商品采购中的目的和作用
（1）商品采购市场预测的目的
①为参与产品设计而进行采购市场预测。
②为参与市场竞争而进行采购市场预测
③为商品采购决策和制定商品采购计划而进行采购市场预测。
（2）预测在采购中的作用
①预测是决策的基础；
②市场预测有助于掌握技术和产品发展的方向和速度，发现市场供求变化和发展的规律性，为制定采购计划，决定采购策略，搞活企业经营，提高经济效益提供重要信息。
③有助于掌握产品处于生命周期的哪一个阶段，以决定采购策略，防止采购技术落后。
④有利于掌握生产厂家的生产潜力，在采购时做到心中有数。
⑤有助于把握市场采购机会，避开或减少采购风险。
3、采购预测的基要步骤
（1）确定预测的目标。
预测工作的第一个环节是确定预测目标，即预测什么，通过预测要解决什么问题。
进而明确规定预测目标、预测期限和预测目标的数量单位。
（2）拟定预测计划。
为了保证预测工作的顺利开展必须制定预测计划，只有按照周密的预测计划，才能够以最少的人力、最少的费用、在最短的时间内，取得最适用的有关未来的信息资料。
（3）收集并分析历史与现实数据资料。
预测的数据资料依据就是市场调查中获得的直接情报信息和间接情报信息，信息资料的收集一定要注意广泛性、适用性。
对于收集来的信息资料一定要进行鉴别和整理加工，去掉不真实的资料，排除背离事物发展规律的个别数据资料，剔除与预测对象关系不密切的影响因素等。
（4）选定预测方法和模型。
在预测时，应根据预测目标和占有的信息资料，选择适当的预测方法和模型进行预测。
预测方法和模型的选择，还要考虑预测费用的多少和对预测准确度的要求，按照选定的预测方法所得出的事物发展规律，一定要接近事物的实际情况。
（5）计算并核实初步预测结果。
（6）提出预测报告。
（7）进行追踪检验。
4、采购预测的基本方法
采购预测基本方法按主客观因素所起的作用可以分为定性预测法和定量预测法两种。
定性预测法也称主观预测法，它主要运用有关专家的个人经验或主观判断来进行预测，它简单明了，不需要数学公式，在缺少历史数据和需要做出惯例性判断的情况下，这类技术是理想的。
以销售人员提供的数据为基础对一个新地区或一个新产品进行预测就是一个例子。
然而，定性方法并不普遍用于对物流的预测，因为它需要时间，而且主观性太强。
定性预测方法需要通过调查、座谈和协商会议来开展，具体方法包括德尔菲法、部门主管讨论法、市场人员意见汇集法等。
定量预测法又称统计预测法，其主要特点是利用统计资料和数学模型来进行预测，然而，这并不意味着定量方法完全排除主观因素，相反，各主观因素所起的作用小一些罢了。
定量分析法包括移动平均法、指数平滑法、线性回归法等。
对于预测的基本方法，本系列教材中《库存管理
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