财务部运作程序.docx
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财务部运作程序
目录
1、财务运作程序
2、职务说明书
3、
财务运作程序
在现代企业中，财务管理的重要性是不言而喻的，财务的地位也就逐渐超越了其他部门，往往成为企业管理众多管理之首位。
同时，财务部又是提供经营管理信息的综合部门，因此，财务必须认清在企业中的角色，树立现代财务管理新观念，并努力提高自身素质与能力，而建立健全财务机构和内部控制制度。
必须能够做好以下工作：
1、能够准确地测算出每一个项目的收益值与风险；
2、能够提供财务展望，编制财务预算和计划；
3、能够及时发现资金缺口，并能够灵活筹集、调配资金，降低资金成本；
4、能够维护良好的财务状况，及时发现不安全隐；
5、能够成为企业的“活帐本”，帐目清，数字有，甚至脱口而出；
6、能够平衡上上下下、里里外外各方面的利益关系，维护企业利益。
财务部人员编制
财务部总监
电脑室主任
会计主管
成本主管
采购部主任
前厅收银员
商场收银员
餐饮娱乐收
银
员
总出纳员
仓库保管员
物料用品
采
购
员
食品饮料
采
购
员
财务部总监职务说明
中文职衔：
财务部总监英文职衔：
FinancialController
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
直属下级：
职务概述：
直接参与执行总经理的宏观经营管理，负责整个酒店的资金运作监控；领导整个财务系统做好收支预算，成本控制投资决策和汇总报表；协调和监督各部门的财务运作；完成酒店安排的其他相关工作。
职务及职责范围：
1、熟悉“企业会计准则”、“企业会计制度”、“企业财务通则”、“企业财务制度”及国家有关方针政策、法规、外汇管理制度等。
2、组织制定酒店财务工作基本制度。
3、制定财务工作计划及财务部员工岗位责任。
考核、控制财务部员工的工作质量。
4、制定或参与制定酒店各项收费或价格标准。
5、培训本部人员业务技能及传授专业知识。
6、组织本部人搞好会计核算工作及编制各种明年报表。
7、编制酒店财务预算（计划），年终决算工作。
8、审核酒店资金预算及销售计划、审核酒店各项付款计划管好用好资金。
9、组织好并开展财务管理工作，加强应收应付款、存贷、成本费用控制。
10、经常进行财务评价，提出改善经营、加强管理的措施和意见。
11、为领导提供经营决策信息并参与决策。
12、管好会计档案，负责合同的管理工作。
13、组织协调好部门内外关系。
14、关心部门员工思想、生活，发挥他们工作积极性，完成上级交办的其他任务。
食品饮料采购员职务说明
中文职衔：
食品饮料采购员英文职衔：
TokeDrinkPurchasingagent
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
采购部主任直属下级：
职务概述：
在主管的监督下进行工作，负责食品饮料采购，会同主任和厨师长了解市场行情，准确地掌握第一线的实际需要量，保质保量的完成采购计划。
职务及职责范围
1、根据接待的要求和特色，积极组织货源，千方百计地联系各种货源渠道，以满足各方面的不同需要。
2、熟悉业务，了解行情和有关部门的供应方法，深入细致地进行市场调查研究，掌握市场供应的第一手资料，以最低的支出获得最高质量的货源。
3、会同主任和厨师长，据酒店需要和市场行情，制定长期和短期采购计划。
4、与厨房保持密切联系，主动了解隔日订货，准确地掌握第一线的实际需要量。
5、严格执行食品卫生制和安全措施。
运输中人不离货，生熟分开、荤素分类、合理堆放、轻装轻卸，并防止遗落、破损和污染。
6、遵守财经纪律，如发生短缺、被窃事件应立即查明原因，及时报失，同时向有关领导汇报。
7、提货时按原始发票严格验收，货物进库或送交粗加工是时，凭发票与有关人员当面点清，以备查对。
8、参加培训，工作主动，完成上级交办其它任务。
物料用品采购员职务说明
中文职衔：
物料用品采购员英文职衔：
StockPurchascngagent
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
采购部主任直属下级：
职务概述：
1、开拓市场货源，严格按采购计划进货。
按时、按质、按量确保供应。
2、严格进货验收入库工作，做发票与货物相符，货物质量与请购要求相符。
3、严格执行财务制度，及时办理结帐手续。
做到单据清、帐清、手续清。
4、经常与仓库保管人员联系，摸清库存、消耗情况，做到购、发心中有数，分清轻重缓急，不积压浪费。
5、参加培训，工作主动，完成上级交办的其他任务。
采购部主管职务说明
中文职衔：
采购部主管英文职衔：
Purchasingdepartmentsupemison
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
成本主管直属下级：
采购员
职务概述：
负责酒店的各项采购计划方案，监督采购质量，协助成本控制主管搞好成本控制工作。
1、参与制定财务部工作计划及编制采购进货。
2、负责工程维修部门各类机电产品、物料的采购进货。
3、负责编制酒店各类物品和设备的采购计划、方案；经总经理批准后组织实施。
4、负责办公、劳防等日用物品的采购。
5、负责餐饮部食品物料采购。
6、掌握市场行情和酒店各部门商品、物料需求情况，扩大货源，采购适销对路的商品，并注意资金合理周转，确保各部门需求的高质、高量、按时。
7、组织业务活动，培训各类采购人员，不断提高工作效率。
8、协调与有关部门及下属员工之间关系，考核员工工作质量，关心员工思想和生活，发挥他们的工作积极性，完成上级交办的其他任务。
9、监督采购货物的质量，遵守各项财经纪律，严格执行各项财务制度。
电脑房主管职务说明
中文职衔：
电脑房主任英文职衔：
Computensupemison
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
财务部总监直属下级：
电脑操作员
职务概述：
负责酒店电脑系统和硬件设备的管理，负责制定有关电脑操作规程。
督导检查操作员的日常工作。
1、负责起草。
制定有关电脑操作规程。
2、负责酒店电脑系统管理工作，负责电脑系统保养，发现问题及时处理纠正错误、排除故障。
及时清除电脑中的病毒，确保电脑主机各终端机以及收银机的正常运行。
3、熟悉和掌握酒店电脑系统硬件的配置、操作系统的结构和常用命令，负责编制、修改会计电脑程序以及数据输入处理工作。
4、负责制定电脑系统工作计划和预算，严格管理电脑系统文件，数据的安全保密。
5、负责操作电脑的员工上岗培训和资格考试，根据电脑操作员技术水平、工作能力和责任心等因素，合理安排各人的工作，督导他们日常工作。
6、协助会计部门各处室编制和打印各种报表和报告。
7、协助其他部门有关电脑方面工作，完成上级交办任务。
会计主管职务说明
中文职衔：
会计主管英文职衔：
GeneralLedgersupemison
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
财务部总监直属下级：
职务概述：
联系酒店各营业收入部门，参与各收银员的程序管理；审核每天的销售日报表；在月末、年底进行市场分析，利用有关资料编制营销计划。
1、参与制订财务部工作计划及编制会计部费用预算。
2、对会计凭证，主要是记帐凭证进行复核，并盖章。
每月据工作情况写出分析报告编制月报表。
3、审核各收银点送来的原始凭证及报表是否正确无误。
4、审核营业收入日报表上现金，银行存款与交款单是否相符。
5、协调与有关部门及下属员工之间的工作关系，考核员的工作质量。
6、对下属、员工进行培训，关心员工思想和生活，发挥他们工作积极性，完成上级交办其他任务。
餐饮部收银员职务说明
中文职衔：
餐厅部收银员英文职衔：
Restaurantcashien
部门名称：
财务部工职位级别：
直属上司：
会计主管直属下级：
职务概述：
负责餐厅、酒吧、舞厅的收银工作，是财务和各营业网点桥梁，协助主管管理好各营业网点营业收入，保证不错帐。
帐单结算，做到帐实相符。
1、负责餐厅、酒吧、舞厅等各营业点客人的消费结算。
2、开出帐单、收费结帐。
3、结清每天、每班的票据、款项和帐单，并编制相应的报告将款项、交款单及营业收日报表当天交财务。
4、积极参加培训，发挥工作主动性，完成上级交办的其他任务。
保管员职务说明
中文职衔：
保管员英文职衔：
Storekeeper
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
成本主管直属下级：
采购员
职务概述：
联系酒店各经营部，对酒店各原材料验收入库，申报库房补货原材料。
每月盘存并编制盘存表为进一步加强成本管理提供方向。
1、坚持原则严格执行仓库管理制度规定，按计划做好物质的供应，保管与调剂工作，做到管供、管用、管节约。
2、严格按材料物品的消耗定额，根据采购部提供的采购单，按单收货，不得多收，根据各部门经理的领料单申请限额发货。
3、认真贯彻物资管理制度，严格执行各类材料收、发、领、退手续，仓库要做到堆放整齐，标记明显，放取便利，帐、卡、物一致等要求。
4、要有消防制度和效应急措施，严禁吸烟，不准动用明火，使用电热设备，乱拉照明线路，严防贪污、盗窃和各种事故发生。
5、统计物资发放、调拨、库存的情况，掌握各类物资的收、发、存动态，做好物资供应，消耗和库存的统计，负责年、季、月的物资统计报表分析。
6、对鲜货的验收要做到净重入库，并在采购部的协作下把好质量关，对干货、调料、物品，水电材料的入库，要根据申购单认真审核品名、数量、质量、价格后方可入库。
7、负责节约材料和废旧材料的回收，严格执行物品的以旧换新制度，对废旧物品应合理的利用和处理。
8、对物品的易燃物、易爆物和剧毒物品要专库保管。
9、库房钥匙要妥善保管，库房要勤清扫、勤通风、勤整理，根据不同性质的物品，做好防鼠、防火、防潮工作，保证物品不霉烂、无丢失、无损坏。
10、严格交换班手续，将收货凭证、入库单、申请单和收、发货月报表分类整理成册妥善保管。
11、经常与使用部门保持联系，如有积压，要提醒各部门以防浪费。
12、下班前要对库房进行安全检查，切断电源，锁好库房方可离开。
13、对库存物资要定期盘点，定期填制材料盘点报表，对盘点中盈亏、丢失、损坏要查明原因，明确责任，对正常盈亏调整，对其他因素造成的盈亏应调查原因，提出处理意见。
14、参加培训，主动工作，完成上级交办的其他任务。
出纳员职务说明
中文职衔：
出纳员英文职衔：
Cashier
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
财务总监直属下级：
职务概述：
负责各营业网点的现金、支票、信用卡的核对工作。
协助上司搞好资金收支管理，确保资金正常运行。
1、清点汇总各收银点交来的营业收入款项并填制解款单解交银行，编制收款日报表。
2、随时抽查和收银点的备用金实存数，审核所有送出纳员处理的有关凭证、单据按费用
3、及时处理现金收入、支出，银行存款收入、支出等业务，并填制记帐凭证，登记现金、银行存款日记帐。
4、编制出纳报告单。
5、当天工作结束前，盘点现金，并核对银行对帐单，做到帐款相符。
6、妥善保管现金、银行收付印章及银行支票印章，银箱钥匙及帐单。
7、积极参加培训，工作主动，完成上级交办的其他任务。
成本控制主管职务说明
中文职衔：
成本控制主管英文职衔：
Costingsuperrisor
部门名称：
财务部职位级别：
直属上司：
财务部总监直属下级：
采购部主任
职务概述：
联系酒店各经营部门，对酒店的采购的程序进行督导；加强餐饮原材料、商品和物耗成本的监督与控制；采购结算并挂账；参与采购询价；提出成本控制方案；审核库房补货采购申请。
在月末、年底进行成本分析，利用有关资料研究影响成本升降的各种因素及其形成的原因，写出各种成本报告，为进一步加强成本管理提供方向，将各种报告和文件存档。
职务及职责范围：
1、参与制定财务部工作计划及编制成本控制部费用预算。
2、负责检查核算和控制酒店各项成本费用开支，在保证酒店营业质量的前提下，努力降低成本，减少费用。
3、负责进货的检查、验收工作。
4、负责食品、酒水、日用品、冷库等货仓的管理控制工作。
5、协调控制预算执行情况。
6、负责加强食品饮料成本控制、商品成本控制等工作。
7、编制成本控制分析报告。
8、协调与有关部门及下属员工之间关系，考核员工工作质量，对员工进行业务培训，以提高工作效率。
9、关心员工思想和生活，发挥他们工作积极性，完成上级交办的其他任务。
前台收银员职务说明
中文职衔：
前台收银员英文职衔：
Frontcashien
部门名称：
财务部工职位级别：
直属上司：
会计主管直属下级：
收银员
职务概述：
负责前台和各营业网点送来的帐单结算工作，准确、迅速地为客人办理退房离房的结帐事宜。
职务及职责范围：
1、对照预期离店客人报表，整理好离店客人的各种资料，确保帐单相符。
2、签收核对餐厅挂帐单。
3、整理核对IDD及DDD账单。
4、签收其他营业部门的营业单据并予以记帐，及时收取非住店客人的消费帐款。
5、准确、迅速地为客人办理退房离店的结帐事宜。
6、按照规定做好客用保险箱服务工作，管好备用金。
7、对照当天入住客人报表，查验当天入住客人的预收定金等情况，并予以过帐。
查验已压印人信用卡、签字、有效日期、单据种类等。
8、已过帐的营业帐单，按日期顺序整理后放入房客帐套里。
9、负责填制有关报表，整理营业单据，并编制营业收入日报表将款项、交款单及营业收入日报表当天交财务部。
10、积极参加培训，发挥工作主动性完成上级交办的其他任务。
财务部的操作程序
电脑房管理操作程序
（一）、规范操作电脑设备
（1）无关人员严禁随意操作使用有关设备，不得用力拉扯接口部位。
（2）若遇电脑发生故障，严禁擅自处理，除当场做好书面记录外，操作人员应及时报告电脑房前来处理解决。
（二）电脑软件系统的管理与操作
1、洒店的软件系统
（1）前台系统。
主要有前台预定、接待、预付款及收款，房务中心，市场分析，夜间审核，客史档案，电话总机等等。
（2）后台系统。
其操作模块主要包括应收款、总帐、报表、工资、仓库管理等等。
（3）收银系统。
主要包括收银主机，各营业点收银终端，收银打印等等。
2、电脑房设专职人员负责软件系统管理，其工作为：
（1）熟悉掌握电脑公司编制的电脑系统及程序，长会熟练使用，
（2）除正确使用已有有系统功能外，还需根据酒店实际工作情况，编制有关系统程序。
（三）硬件维修
电脑房设专职维修人员负责电脑系统所有终端及POS机、收银机等设备的维修保养，其主要工作：
（1）接到维修通知，立即前往修理，及时排除故障。
（2）定期检查维修的设备，定期做好保养工作。
（3）对容易发生故障的收银机设备（主要是POS机），需加强检查及保养。
（四）严格执行电脑人员保密制度
（1）电脑房主任掌握所有使用电脑的密码代号，电脑房
（2）工作人员及各部门操作人员各自保管使用自己密码代号，不准向其他人泄露，否则后果自负。
（3）使用电脑人员不准向他人泄露电脑中心的各项数据。
（4）每个操作人员不准打印与自己业务无关的报表。
（5）限制一般工作人员看夜审报表。
（五）凡需操作电脑者，上岗前均需通过电脑房的培训，合格获准后方能上机操作
电脑机房工作操作程序
（1）上班后查看值班记录本，处理解决遗留事宜。
（2）值班人员须严格执行电脑房操作及管理的有关制度。
（3）只有经电脑房主任或酒店总值班的许可后，才可按规定的操作方法开关主机，并做好书面记录。
（4）开机和引导有关电脑系统须有电脑系统操作管理人员在场。
（5）遇到掉电等紧急情况按掉电操作规程处理。
（6）修改管理软件中的数据，必须由有关部门书面提出并经电脑主任批准，修改完毕后需记录在案。
（7）值班时应认真做好以下工作：
1、监测主机运行情况。
出故障时，除详细记录情况外，应尽己所能分析原因、排除故障。
如遇紧急情况应立即向电脑房主任或酒店值班经理报告。
2、监测各部门终端和打印机运行情况。
发生故障，马上派人去修理，同时做好书面记录。
当发现操作员与业务的操作或违反操作规程操作时，要予以制止。
情节严重的，需上报主管人员处分。
3检查系统硬件，记录情况负责电脑机房的保安工作和文件的保密工作。
4随时注意机房空调机运行情况。
保持机房温度，发现超温时，立即通知工程部，并配合进行修理。
5保持机房清洁。
每班清洁机房一次，用湿布擦抹桌面和机器表面，用柔软的布擦净显示屏。
6熟悉所分工作任务的资料，做好分工设备的维护保养工作。
7做好交接班工作。
下班前，将当班时发生的问题及所处理的工作详细记入值班簿。
做好钥匙交接。
营业收入结帐收款操作程序
总台收银员的操作程序
（一）、散客结帐操作程序
（1）客人入店时工作程序
A、接前厅部转来入住客人两联登记单后：
（A）打开电脑核对新住客的姓名、证件（护照或身份证）号码、房号、抵离日期、房价、付款方式等同登记单是否相符，核查接待员签字。
（B）确认无误后，结帐员签收，一联退前厅接待，另一联按房号放客人帐袋中。
B、办理住客付款手续：
（A）收取预定金。
按住客房价乘以天数的总额再加收50%款。
开预定金收按交客人，收取客人现金。
（B）收取信用卡。
核查客人身份证，用客人信用卡在信用卡机上拉出信用卡单，请客人在空卡单上签字。
客人走后，当天向信用卡公司要授权号，按预收定金的款额申请付款金额。
获准授权号后，在卡单上写明，将卡单放入客人帐袋中。
（C）对VIP客人及有可靠担保方的客人，离店时一并收款结帐。
（D）支票结算。
对本地熟悉的、付款信誉高的政府部门、银行系统可收取支票。
除此之外不予收取。
（E）对旅行社散客，除房费按团队结算方式转帐外，另收取房费总额的50%款，用作支付该客人在店消费的长电、洗衣及其他款项。
（2）客人住店期间工作程序
A、结帐员接到各经营点收款员送来需挂帐的客人签单后：
（A）按其房号打开电脑核对客人的姓名、付款方式及在店消费情况。
（B）如果客人消费已超过或临近其预定金额时，应立即同该客人联系前来办理补付款手续。
（C）经核查无误后，将该客人的签单费用输入电脑中，同时在帐单上盖“附件章”后放入客人帐袋内。
B、接前厅部转来客人换房或延住的通知单时：
（A）打开电脑核对客人原住房号、日期及房价等。
查看电脑中是否更改准确。
（B）如有疑问或不清楚之处，必须及时同前厅经办人联系，处理解决有关事宜。
（C）发现付款不足等问题，立即联系客人前来办理有关付款手续。
（3）客人离店结帐工作程序
A、结帐员向客人问好，收取客人钥匙牌交当时接待员。
B、按客人房号从帐袋中取出“预收房金收据”第三联，与客人出示的第一联相核对。
C、打电话到房务中心，核查有无该客人的洗衣帐单及客房小酒帐单等。
如有，先报金额后送帐单来。
D、电话询问总机，核查有无该客人的电话帐单，如有，先报金额送帐单来。
E、检查电话接听记录，核查有无该客人当天在餐厅、酒吧及其他场所的消费签单。
F、通过电脑进行核算并打印出总消费帐单，开出总消费帐单并连同明细单据一起交客人若客人需开发票，总消费单上加盖“附件章”。
G、耐心解答客人消费帐单的有关疑问，并及时同有关部门联系处理解决有关问题。
若发生客人拒付某项费用，可请大堂经理出面一起协调解决。
H、收款时，要查核客人“预收房金收据”的金额同实际消费金额数，多退少补。
退付差额时，请客人在“支款通知单”上签字。
I、礼貌地与客人道别。
（4）当班工作结束前结帐员的工作、
A、整理有关帐单凭据，同收到的现金款项进行核对。
B、编制本班总结帐。
核对本班结帐人员的收款钱数及开出的帐单。
做到钱帐相符。
填制“交款单”一式两联。
C、编制本班营业日报。
D、将营业日报、班结帐及帐单凭据各一式两份。
一份交财务，另一份随同钱款、交款单一并送总收款或包封好投入银箱中。
（二）旅行社团队结帐收款操作程序
（1）团队抵店前准备工作
A、团队结帐员接到销售部送来预定到达团队资料时，核查主帐号、团名、国籍、旅行社联、系人及电话、团队人数与用房数、陪同房数、房价、餐费标准、抵离日期等。
如不齐全，及时联系销售部填齐。
B、开设到店团队新帐卡，按各团队抵店日期顺序将有关资料插入帐袋内。
C、如遇团队预订有变更时要及时调整。
对临时取消的团队，按规定向旅行社收取“取消费”。
此时需销售部写明收取方法及应收金额并签字。
（2）团队入店及住店期间结算工作
A、收到到店团队登记单，待前厅部做完该团的电脑登记后，结帐员通过电脑打印出已到店团队的资料。
抽出预订团的资料进行核对。
对有变化的进行调整后开出团队清算单，连同该团登记单及有关资料插入帐袋中。
B、根据销售部、宴会预定提供的团队人数、就餐标准及就餐餐厅，结帐员开出通知单，用餐前送至各餐厅收款点。
通知单上要注明该团队的团名、主帐号、人数、标准、用餐地点等，以备核对。
C、及时联系到店团队的领队或陪同，一起核准该团的确切人数、住房数、房价、餐费标准及离店时间等。
同时发放团队人员餐券。
D、每天及时准确地将团队个人自付的消费款（长电、洗衣、客房酒吧、餐厅酒吧额外消费）打入其个人电脑中的帐号。
（3）团队离店结帐工作
A、夜班结帐员早晨下班前用电脑打出当天将离店团队的自费付款的明细金额表，整理好有关结帐资料。
B、结帐员在团队离前1小时须和领队或陪同联系上，请他（她）督促团队人员付清个人自费款。
C、团队个人结帐程序同散客结帐程序相同。
D、离店团队个人自付款全部结清后，结帐员开出“团队行李发放表”交前厅行李房，通知可放行该团队行李。
E、将离店团队的有关资料整理好送交夜审。
使用电脑的可通过电脑将应收帐转入销售部电脑中。
（三）会议团体结帐收款操作程序同旅游团体结帐收款操作程序相同。
（四）长包房结帐收款操作程序。
（1）结帐员接到长包房客人入住登记单，认真核对公司名称、个人身份、房号、人数、房价、付款方式、住店期限等等。
了解掌握长包房合同（合同存销售部）有关内容。
（2）按所定合同规定收取保证金，开出“预收定金单”三联。
一联交客人，一联随同保证金款送总收款员。
（3）开设客人帐卡，连同有关资料按房号放入帐袋中。
（4）每天将长包房所发生的消费（除房费外）帐单经审核后插入客人的帐袋中。
（5）月末，电脑打出长包房当月发生费用的总帐单一式三份，一份交客人，一份送信用组，一份送财务部留存。
取出客人帐袋中当月发生的所有单据同总帐单进行核对，如有差错疑问，及时进行处理解决。
（6）核对无误后，将总帐单连同所有的帐单凭证按房号送长包房客人，请客人当面核点帐单份数，并在回执上签字。
（7）了解掌握长包付款限期，协助信用进行催款。
（8）每月中旬，编制住店长包房实际付款情况报告，报信用组及销售部。
（9）收到长包房付款后，及时在电脑中进行销帐。
如需调帐或冲帐，必须经财务部经理审核确认后方可进行。
（10）长包房住店期满结束，如不续住须结清所有费用，电脑中进行销帐后，要将有关资料送信用组，信用组通知财务出纳办理退付保证金事宜。
（五）续房操作流程：
（1）由夜班收银员在次日早晨7：
00统计当天费用不够的客员帐单，并将房号依次写在续房单上交给接待员。
（2）中班收银员在18：
00统计当晚欠费的房间号，并将房号通知房务中心。
（3）对房务中心反馈的信息作记载（由收银员打电话到欠
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