酒店筹备期的财务处理.docx

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酒店筹备期的财务处理

现在筹备的酒店越来越多，从参与 2 家 5 星酒店筹备来总结了几点

筹备期财务处理，与大家探讨。

大致的事项我总结了一下有以下几点:

筹备期的财务工作重点 1

1、人员招聘培训 1

2、开业预算 2

3、财务工作流程 2

4、会计核算 3

会计核算基本前提的要求 3

1、会计主体 3

2、持续经营 4

3、会计分期 4

4、货币计量 4

选择合适的会计制度及计量方法 4

岗位安排 4

分为哪几个班组？

 4

各岗位 SOP 5

工作流程 5

流程图 5

电子版单据（范例） 5

系统初始化 5

软件初始化 5

前台系统 5

后台系统 5

仓库系统 6

会计科目设置 6

敲定会计科目 6

添加二级明细 6

规范科目核算 6

在建工程的处理 6

开办费的处理 6

开办费的分类 7

新会计准则上的规定 7

新准则主要账务处理 7

开办费的税务处理 8

实务操作中的开办费处理 9

有关凭证账本 9

筹备期账务处理原则 9

凭证摘要怎么写 9

电算化了，还需要几个账本？

 9

总纲

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 筹备期的定义：

巴拉巴拉，尽情去XX、Google 上搜索吧，

懒得拷贝了。

比如小时候搭积木，从凌乱的木头块，到最终搭建成

宫殿或者大桥，这期间把各式各样的木块，按照自己的想法来搭建，

相互支撑起一件作品，整个搭建的过程，就是筹备期。

嗯，老哥小

时候没玩过这先进玩意儿，老羡慕了，现在的小正太们要么是航母、

机枪、变形金刚、芭比娃娃，根本没得玩这几乎被滚滚时代给淘汰

的破玩意儿了，但用积木来做筹备期定义的比喻，还算形象（不形

象？

我嘞乐个去！

我写的我做主！

）。

筹建期是指企业被批准筹建之日起至开始生产、经营（包括试生产、

试营业）之日的期间。

筹备期的财务工作重点

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 ?

 ?

 “擒贼先擒王”，我们的精力是有限的。

特别是筹备期的残酷

现状，做过酒店筹备的学长学妹肯定记忆深刻，慌乱的建筑工地，

有序或无序的培训、开荒、除草，沙发、厨杂运到酒店一哄而上滴

抢，紧张的人员配置，有一句流传已久表现酒店开荒人员的真实体

验的话叫做：

拿女人当男人使，拿男人当驴使唤。

曾在一家酒店筹

备期碰到一学妹，QQ 签名是：

为什么拿女人都当牲口使？

！

可见一

斑。

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酒店筹备期的财务部大致分以下几点工作：

前期各项酒店物

资采购的询比价，与家具瓷器布草等供应商签订合同，保证按开业

倒计时的安排按时到货，保质保量；与使用部门一起为酒店各项货

物办理验收登记手续；为供应商付款、支付各项市场考察费用、培

训费、交通费、差旅费、员工餐费等前期投入各项费用；保管仓库

梳理收发货流程；监督以上各项筹备花费，整理所有单据并做会计

凭证、记账、出报表；实时更新您合同台账、资产台账等；IT 网络

布线及前台后台系统的测试；财务部人员招聘、企业文化及上岗培

训。

以上列举的是比较突出的，囊括了财务部的 5 大分组：

采购、IT、

收银、会计、成本或仓库。

当然，有的酒店单独成立采购部，与财

务部并列；或者把 IT 合并到工程部，隶属由工程部，具体的部门设

置，我会在之后专门开一个章节来和大家分享。

总体来说，都是按

财务的两大职能“核算、监督”来调配资源的，翻译成口语化的就是

实际操作与账务处理两大块。

1、人员招聘培训

人是基础，人员的招聘是个基础，必须滴，没有人，啥都没有。

所

以 NO.1 就是人员招聘。

首先，必须有一个财务总监，有的酒店不设置总监职位，直接设置

财务经理，这个无所谓，通俗点就是财务的一把手。

第二，出纳。

甚至比会计和其他的人都有必要提前到岗。

第三，采购、库管、会计。

第四，IT、收银。

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如果条件允许，这几个部分的负责人一起到岗是最好的，否

则就按这个从一到四的顺序，每项里按先后顺序。

提一句，来自老

哥的经验，筹备期酒店不注重仓库这块，让仓库人员最后到岗的话，

开业之后的麻烦事儿会让人有欲哭无泪的冲动，那么，听老哥一句

“I Told You”。

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第二项培训，单独提出来是因为酒店业从来都不重视这一项。

酒店业的离职率高处不胜寒，这个也是众多因素之一。

当然，即便

我单独写出来，酒店也会照旧不会顾及，酒店有酒店的是思维，固

执的思维，导致人员流动的不知自己身在何处，我们总是从一家酒

店跳到另外一家，从另外一家又调到另另外一家，周转往复。

Anyway，回到主题，培训分 2 个内容：

第一，企业文化。

很重要！

比排在第二项的业务培训重要无数倍，

如果他认同企业文化，在业务上可以学习，如果根本无法融入企业，

就算他是钱学森，你也留不住。

第二，业务培训。

不可否认，现代人急功近利，除了看看肥皂剧聊

聊花边新闻，很少有人会专门的学习，所以，很看到很多开业一两

年后的酒店里乱七八糟，看一个酒店的筹备是否做的合格，不是看

它当期营业（虽然这也是一项重要的考核指标），而是看它成立两

年后，不同部门之间、同一部门内部相互配合是否默契，“默契”二

字太笼统，说直白一点就是：

如果开业 2 年之后财务部还是天天加

班加点（月末结账除外），累死累活，那就是不默契。

因为，如果

筹备做的成功，相互之间会有相应的模式固化下来，比如单据的传

递，什么日子什么时间由谁传给谁，再有谁来做成怎么样的表格按

规定时间上交汇总……以此类推的固化模式而已。

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这个所谓的固化模式，就是所谓的“工作流程”，而工作流程稍

后会详细解释。

现在说说支持这个固化模式的专业知识。

举个例子，

笔者曾工作过的一家酒店，到岗是在酒店开业 2 年后，笔者随手翻

了一本之前到凭证，发现整本凭证中只有 2 张发票为真发票！

！

之

后经过全面整理发现，不到两年的时间里酒店接收的有问题发票达

2000 万！

！

二千万是个什么概念？

！

?

 ?

 ?

 ?

这两千多万的发票中，有的是根本就是假,发票，有的是开票

人与实际购买发票人不符，想想看，怎样的业务素质才能达到这种

骇人听闻的效果。

这一问题暴露出公司内控制度不完善，集团内部

审计制度不健全，当然最重要的是暴露出会计人员的业务水平低。

如果要做筹备期财务部业务培训，建议有以下几点：

（1）财务部组织机构及岗位职责（了解上下级结构，各岗位工作

内容和相互工作关系）；

（2）财务人员职业道德（看起来有点假大空，重要的是要告诉这

些胆子大业务不熟的年轻人在财务这个敏感的岗位上保护好自己，

不该做的千万不能做，那是高压线！

）；

（3）工作流程、工作标准及质检标准，与其他部门各岗位的沟通

协作流程；

（4）工作业务技巧（公文管理、印章管理、发票查询真伪、人民

币真伪辨别、点钞培训、办公软件操作、网络安全培训、酒店前台

系统、仓库系统、后台系统培训）；

具体的技巧在网络浩瀚的海洋里垂钓吧，呵呵。

2、开业预算

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 ?

 ?

 酒店的筹备种类千差万别，近来最火的要属房地产一窝蜂投资

酒店，从各种品牌酒店挖几个人，招募几个本土酒店的熟手或刚毕

业的新手，加上自己的一把手二把手，条件好的会请几个老外装门

面，这样多元化达成的结果有三，一是聚众家之所长，二是集众家

之所短，而大抵是介于 2 者之间，搞好了就是特色，搞不好就是不

伦不类了。

而对于房地产而言，做酒店的首要目的是为房产做配套，

其次是融资贷款做抵押，最后才是如果运气好就进入这个领域，如

果运气差，做三五年就卖掉。

对于房地产业未来走向下阶段性定论不是我长项，言归正传，房地

产建酒店会有专门的项目组，对于项目组的预算房地产公司会做的

很细，无论是从在建工程就开始在酒店账面反映，还是竣工后再结

转至酒店账面，只要保持一条原则——预算账面化。

对于购买酒店重装修或者直接接手，前期有无在建工程，后期肯定

都会有筹备物资的预算，也就是说按时间顺序分为工程预算和开业

预算，无论是哪条预算，只要保证“预算账面化”即可。

所谓“预算账面化”是将账面的会计科目按照预算项目来设置，达到

账面与预算相互对应，能够随时从账面取数来实现随时得到预算执

行数据，开业后查找期间各项费用起始数据的唯一性。

具体操作（暂略）

3、财务工作流程

SOP（暂略）

4、会计核算

这个是重点要探讨的。

会计核算基本前提的要求

没看错，和学校的课本一样（其实根本就取自教学课本），会计核

算的 4 个前提假设，不会变成 6 个或 8 个，从 1890 年到 2012 年，

依然分为 4 个方面：

会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设、

货币计量假设。

老树也会发新芽，旧罐子还是会灌满新醋，结合财政部 2006 年《财

会[2006]3 号》38 项会计准则来说一下这个 4 个方面（温馨提示：

懂的站右边忍受着看完，不懂的站左边跳过，似懂非懂的站中间裸

奔）。

1、会计主体

新的会计准则，之前叫会计制度，Long long ago，老哥我做面霸的

时候碰到一位老人家，灰白的头发飘飘欲仙，眼神横扫一回，抿抿

嘴问我：

新会计制度你知道吗？

我说有，那老人家立马来了精神，

掐掐指头，叱责：

错！

旧的叫会计制度，新的叫会计准则！

我脑海

立马是周先生邻居孔乙己用长指甲蘸水，教授“茴”字的 4 种写法。

当然，毫无例外，我被 Pass 掉了。

但此后这场印象深刻的面试，使

我记得了，38 项会计准则他老母不叫这名字！

哦，话扯远了。

新准则适用于在我国境内设立的企业及公司，也就是 All of us。

这

一条来自新准则第一章总则第二条。

对于筹建期间的酒店来说，财务参与的时候，也就是开始有货币账

目和报销发票业务的时候，营业执照肯定没有办下来，所以，虽然

会计主体，就是我们所说的酒店，但是具体的名称还未确定，直接

导致合作方开具发票中酒店的全称有很大不确定性。

怎么应对呢？

实操中有两种方法可以选择：

（1）采用总公司的全称

因在酒店正式成立，即营业执照办理当日之前，为了酒店开业而签

订的各种购货合同都是加盖总公司的合同章，首付款和货到时的第

二次款项，用的是总公司的银行支票汇票，各项报销费用，比如差

旅费、培训费、邮寄费、办公费等各项费用，用的是总公司的现金，

所有的一切，都是总公司给的，在这点上无可厚非。

（2）采用假定名称

另外一种是筹备期用的是“好汉两个半大酒店筹建处合同专用章”，

或者是事先注册一个“生活大爆炸酒店管理有限公司”，来和供应商

交易的，也就是说，准备要在营业执照上申请的名字就是“好汉两个

半大酒店有限公司”或“生活大爆炸国际酒店有限公司”，这样的话，

名字可以直接用。

总的来说，就是合同章是哪个，对方就给你开哪个的发票抬头，不

会错。

正式申请下来之后，再变更。

当然，如果之前发票是“银河系

国际大酒店”，而正式注册之后却是“天秤座休闲商务会所”，就太二

了，肯定不行。

2、持续经营

这个假设就不用多说了，来自会计准则第一章总则第六条。

3、会计分期

这是来自会计准则第一章总则第七条。

统一的年度区间是公历每年

1 月 1 日到 12 月 31 日，而酒店行业因为月末有繁琐的盘点，一般

都是截止到每月 25 日，地产企业的酒店分公司为配合地产的月末报

表时间，有的酒店会把时间放到每月 20 日，也就是 1 月 1 日至 20

日为一个营业期间，1 月 21 日至 2 月 20 日为第二个营业期间，以

此类推。

还有的地产酒店会要求月末是 25 日，季末是 30 或 31 日，

无论怎么个变化，每年年初第一天肯定是 1 月 1 日开始收入成本费

用的核算，年末最后一天是 12 月 31 日。

4、货币计量

这是来自会计准则第一章总则第八条，货币是人民币，不用说了。

酒店肯定有外币收入，但都是以当日汇率牌价来折算成人民币的，

而且会第二天出纳查点营业款后，将其到银行兑换成人民币，用人

民币作帐。

兑换人民币，只能在中国银行，外汇 POS 机也是。

（未完待续）