1竣工资料编制及归档管理规定蒙电.docx
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1竣工资料编制及归档管理规定蒙电
霍林河电厂2×300MW机组工程
归档文件编制及管理规定
（讨论稿）
CPIECB-HLH-2007
版本／修订次：
1／1
编制:
审核:
批准:
中电投电力工程有限公司蒙电项目部
发布日期：
2007年09月日实施日期：
2007年月日
目录
霍林河电厂2×300MW机组工程竣工技术资料归档整理要求1
1目的1
2范围1
3引用标准及文件1
4术语与定语2
5管理要求2
6职责划分3
7工程竣工技术档案资料的管理与编制要求4
8火电建设工程竣工技术档案资料项目范围11
I.移交业主竣工档案资料11
II.移交公司的工程竣工技术档案资料14
9火电建设工程竣工技术档案资料的编制16
10竣工技术档案资料的整理与保管21
11工程竣工技术档案资料保管期限22
12声像（电子）档案22
13工程档案的检查验收24
14器具、材料配备25
火电建筑安装工程质量记录编制说明31
8火电建筑安装工程质量评定标准31
9质量记录—归档资料编制说明31
霍林河电厂2×300MW机组工程竣工技术资料归档整理要求
————适用蒙电项目部
1目的
规定霍林河电厂2×300MW机组工程在工程竣工档案收集及移交归档过程中，各类文件材料的归档范围和保管期限、归档文件组卷、归档的实施方法和质量要求，统一工程档案的规范性，确保竣工档案符合达标投产考核标准，保证各参建单位竣工档案的完整性、准确性和系统性。
2范围
本规定适用于霍林河电厂2×300MW机组工程,工程档案管理及过程控制。
3引用标准及文件
3.1DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
3.2GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
3.3国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法的通知》档发[2006]2号
3.4电建企协工[2006]6号《电力工程达标投产管理办法》（2006版）
3.5电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-2005
3.6国家电力公司总经理工作部总文档〔2002〕29号《火电企业档案分类表6～9大类》
3.7GB/T18894－2002《电子文件归档与管理规范》
3.8GB/T10609.3－1989《技术制图复制图的折叠方法》
3.9DA/T15－1995《磁性载体档案管理与保护规范》
3.10GB/T11821-89《照片档案管理归档》
3.11《火电施工质量检验及评定标准》
3.12《电力建设工程施工及验收技术规范》
3.13中电投电力工程有限公司蒙电项目部管理程序文件
4术语与定语
4.1工程文件：
是指从工程立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘探、设计、施工、监理、生产到竣工投产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、施工文件、竣工文件及竣工验收文件
4.2档案：
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
4.3工程档案：
指在工程建设项目中直接形成的、经鉴定具有保存价值并整理归档的工程文件。
4.4竣工资料：
指在工程建设项目中直接形成的，经鉴定具有保存价值并整理归档的设计文件、监理文件、施工文件、调试文件、设备资料及竣工图。
4.5案卷：
由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
4.6立卷：
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
4.7归档：
办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。
8.工程竣工验收：
是指工程竣工、试生产后，由有关上级主管部门组织对工程全过程的全面考核、检查和验收。
9.工程档案移交：
是指工程设计、施工、调试、监理等单位根据合同、协议，在工程完成后向管理公司移交的工程档案。
5管理要求
5.1管理网络的建立
5.1.1由中电投电力工程有限公司蒙电项目部组织“竣工资料管理领导小组”，项目分管技术的领导担任组长，各参建单位指派一名负责人参加该领导小组，具体负责竣工档案的管理工作。
5.1.2各参建单位组织“竣工资料管理领导小组”，由各单位项目分管技术的经理担任组长，全面负责竣工资料的形成管理及移交。
5.2策划
5.2.1各参建单位质量管理部负责竣工资料的具体策划，包括竣工资料管理的目标、设备及人员配置、实施细则、归档范围、数量等管理工作。
5.2.2目标确定：
工程建设的目标（达标投产、创优、争创鲁班奖）。
5.2.3设备及人员配备：
以满足档案安全、保护、现代化管理的要求。
6职责划分
6.1项目法人（建设单位、业主）：
总负责，负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方对档案实体的管理（收集、整理、归档、保管、移交等）。
6.2设计单位：
向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件（受委托编制竣工图）。
6.3项目部：
6.3.1负责组织贯彻国家有关部门颁发的档案管理规定及本项目《工程档案管理实施细则》的实施。
6.3.2制定对参建单位的考核制度及控制措施。
6.3.3对各参建方工程资料管理及软件的应用进行指导、培训。
6.3.4对本项目竣工资料的形成、收集、整理、审查、验收、案卷装订、归档移交等管理工作进行技术交底。
6.3.5定期组织对参建各方形成的竣工资料进行检查及互检。
6.3.6督促、检查项目监理机构对参建单位的竣工资料的完整性、准确性、真实性进行监督、检查。
6.3.7组织竣工资料的预验收，填写《竣工资料预验收/复核情况表》。
6.3.8填写《归档材料移交申请表》，附本项目的案卷目录、全引目录及合同范围内管理的工程档案移交项目公司。
6.3.9项目部各部门应负责归档和组织检查的工程档案资料：
6.3.9.1项目工程管理部：
设计基础材料、技术类联系单、质量管理文件、工程质量验评项目划分及评定，出国检验、锅容管特安全性能检验、设备及施工质量缺陷处理、质监报告及整改报告、不符合项和质量事故处理报告等；并负责对各施工、调试单位移交的质量文件、施工技术文件、调试文件、土建及安装竣工图等进行审核；
6.3.9.2项目计划财务部：
工程管理性文件，征地、合同、协议、招投标文件，工程预概算、竣工决算等；
6.3.9.3项目综合事务部：
负责编制本项目大事记，负责对本工程的收、发文（包括发文手稿），重要会议文件、纪要，进行分类、登记组卷、移交归档。
注：
收到传真件后经鉴定需要归档的，应在传真件上写明收到的时间并加盖公章，才可视为原件存档
6.4监理单位：
6.4.1负责监理文件的形成、收集、整理、自检、组卷、装订、归档及移交。
6.4.2对施工文件及竣工图的接收、审核、处理、传递。
6.4.3对对施工承包商、设计单位、设备代保管单位的竣工资料的完整性、准确性、真实性进行监督、检查。
6.4.4监督、检查施工单位不符合项整改及封闭情况。
6.4.5运用竣工资料管理软件进行组卷。
6.4.6按照中电投2007年第35号《重大建设项目档案验收管理制度》进行自检。
6.5各承包商：
6.5.1文件创建。
6.5.2负责各自文件的录入及上传PAP文档管理模块。
6.5.3执行《工程档案管理实施细则》程序文件。
6.5.4运用竣工资料管理软件进行组卷。
6.5.5按照中电投2007年第35号《重大建设项目档案验收管理制度》进行自检。
6.5.6接受监理单位、管理公司、上级主管部门的监督、检查、整改及封闭。
注：
1、谁出的工程联系单，谁组卷（工程联系单与工程回复单一起，做到闭环）。
2、工程中间验收交接表（甲方向乙方交接）由甲方来归档。
3、设备开箱资料、商检报告、材质证件、复试报告、产品合格证等由设备代保管单位负责保管及归档。
（上述资料应是以台组卷，单面的合格证要粘贴在A4纸上，并复印2份；双面的合格证要在粘贴前复印2份，正面、背面各复印2份；粘贴时要用双面胶粘贴合格证的一侧，以便查看背面。
）
7工程竣工技术档案资料的管理与编制要求
火电建筑安装工程竣工技术档案，是火电建筑安装工程施工全过程的真实反映，是广大工程技术管理人员和建设者劳动与智慧的结晶，是一项宝贵的财富。
火电建筑安装工程技术文件资料是工程竣工技术档案的原始材料，它的形成、积累、整理、汇总工程贯穿于施工全过程。
工程竣工技术档案资料在收集、整理、汇总、归档的每个环节中，都应具备真实性、完整性、系统性。
凡未按照国家有关工程竣工技术档案资料编制的有关人员应承担主要责任，审核人员也应承担漏审的责任。
1、编制工程竣工档案资料的技术要求。
工程竣工技术档案资料的内容，应与工程施工过程的实际情况相符合，做到分类科学、记录准确、规格统一、文字符号清楚、图文整洁。
2、工程竣工技术资料档案资料的分类与立卷，工程竣工技术档案资料的分类与立卷一般应按照下列方法进行：
火电建筑安装工程竣工技术档案资料应按专业，单位工程组卷。
3、规格与填写。
为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和利用率，适应长期保管、重复查看和使用的目的，在编制时必须按照国家的规定要求，做到表式规格统一，文字符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全、不得漏项。
工程用纸规格和填写要求如下：
a、工程文件的纸张必须使用70g以上的A4型297mm×210mm（长×宽）的复印纸。
b、打印要求：
用纸的页面设置，页边距上20mm、下15mm、左25mm、右15mm；版式中页眉10mm、页脚15mm，各种记录表式页面设置的页边距也采用打印要求。
c、文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水，也不得采用复写的文件资料规范。
所有归档、移交记录必须采用激光打印机打印。
d、印制或自制工程竣工技术档案资料用表时，除应保证用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外，在装订时应防止产生装订后文件被覆盖或装订不牢等缺陷。
4、工程竣工技术档案资料应按照有关规定采用统一表示，在实际应用时可适当调整图文尺寸和线隔距离。
记录应字迹清楚，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、图示画法与加工符号的表示。
火电建筑安装工程竣工技术档案资料中的图示画法及尺寸、加工符号的标注，应清晰规范，以保证工程竣工技术档案资料的质量。
6、抄件与复印件。
为保证工程竣工技术档案资料的真实性和准确性，对于抄件与复印件，必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量、原件编号，制造出厂的时间，规定的指标、性能等主要项目内容毫无遗漏的抄写、复印清楚，并应有抄写、复印人的签字，以便追踪核查。
7、整理方法
7.1分类
文件分类参照原能源部“国家电力公司总经理工作部文件总文档[2002]29号《火电企业档案分类表6-9大类》”规定执行。
在一个全宗内应该按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定。
7.2立卷规则
7.2.1归档文件的质量要求
归档的文件材料应遵循以下原则和要求：
—一遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用；
——保证案卷内所反映问题的文件材料的齐全完整；
——案卷内文件材料必须准确反映工程全过程和公司管理活动的真实内容；
——案卷从表观上看应做到规格统一，字迹与图表清晰整洁，签字盖章手续完备；
——组成案卷的文件材料必须为原件，原件要用于其它案卷时，本卷可使用一览表形式，注明原件在何处并加盖立卷单位的印章；（特殊指出：
如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写、盖单位公章也不能视为原件）
——不同保管期限、不同载体的文件材料应分别进行组卷。
介于两种保管期限之间的归档文件，其保管期限一律从长；
——归档文件材料统一采用A4纸，70g以上白色书写材料，小于A4幅面的文件应用A4复印纸裱糊，图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面；
——归档文件应剔除可能生锈的金属物，已破损的文件应予修整；
——案卷内文件材料的制作和书写材料应益于长期保存，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
——所有竣工图均应由编制单位逐页加盖并签署竣工图章，竣工图章内必须有监理签字。
竣工图立卷应由施工单位负责，包括竣工档案的封面、脊背、卷内目录、备考表均由施工单位填写。
——案卷内文件材料的签名要求签全名，真实、规范，不能用印章代替。
——调试及试验报告必须由有资质的单位出据，并加盖试验专用章，盖公章无效。
——文件中的不合格项应闭环。
7.2.2装订
——案卷内容经复核验收、并在签字页上签字手续齐全后，方可装订。
——归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。
——发文文件一般按照发文正文+附件+发文稿单+底稿（在计算机上起草文件可无底稿）的顺序装订。
——收文文件一般按照收文处理单+收文正文+附件的顺序装订。
——装订采用三孔一线装订，竖直排列三个孔，中心孔在垂直装订线的中间，装订线长度为16cm,装订孔距幅面左侧边线13mm,，下、左边齐，装订结实，整齐美观等。
——装订应不影响归档文件的阅读和复制，以不破坏文件的原始状态为原则。
——长期和永久保存的归档纸质文件应无金属物，短期文件及已装订成册的刊物、书籍等可不拆钉。
——文件材料装订厚度为20mm、30mm、40mm、50mm四种规格，厚度超过50mm的另组一卷。
——图纸、设备说明书等不宜装订的文件，以件为单位，在每件右上角加盖档号章。
——外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
7.2.3排列
归档文件一般采用在同一年度内、按文件分类的最低一级类目（分类号）下的流水件号先后顺序排列。
卷内文件材料的排列应遵循以下原则：
——行政管理文件按文件类型及时间顺序排列，联系密切的文件材料必须排列在一起，且遵循批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后的原则排列。
——施工技术文件参照本程序《火电工程竣工文件组卷分类表》中。
“文件排列及内容”一栏的顺序，按单位工程组卷，且遵循工程概况、重要技术文件、施工技术记录、出厂证件及各种试验资料、各类联系单、缺陷处理的原则排列。
一个单位工程需组几卷的，应保证同一类文件材料相对集中于一卷，以有利于保管和利用查阅。
——竣工图按专业、图号进行排列，图纸以件为单位，每一件上加盖档号章
——设备文件按专业、台排列，卷内按依据性文件、设备开箱、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。
——卷内不应有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
——既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。
——译文和原文，按译文在前，原文在后的顺序排列
7.2.4案卷的编目
编制卷内文件页号
——卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独从“001”开始编号。
——页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。
——每卷竣工档案的案卷封面、卷内目录（不包括原图目录）、卷内备考表及没有文字信息的页不编写页码。
——成套图样或印刷成册文件，与其它科技文件材料组成一卷时，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页面编号，可在备考表总注明页数。
7.2.5案卷封面的编制
——案卷封面均采用内封面形式，内封面为A4纸规格，排列在卷内目录之前。
——档案馆号：
由上级档案机关给定，项目公司与当地城建档案馆联系，以及时确认。
——档案号：
根据国电总〔2002〕29号《火电企业档案分类表6～9大类》，由目录号－类目号－案卷号组成，之间用“—”隔开。
——案卷题名：
案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的综合内容。
其结构应完整、文字宜简练，应避免因堆砌组合每份文件材料的题名而造成案卷题名繁琐过长过长。
同时，也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。
工程项目档案案卷题名应包括工程项目名称（批准的立项名称）、单位工程名称、案卷内工程文件材料的名称及文种。
——立卷单位：
负责组卷归档的主办单位。
——起止日期：
填写案卷内工程文件材料形成的起、止日期（日期填写8位）。
——保管期限：
见《工程档案归档范围及保存期限表》，案卷内文件的保存时间。
——密级：
依据保密规定填写
7.2.6卷内目录
——顺序号：
用阿拉伯数字从1起依次标注。
——文件编号：
填写文件的文号或图样的图号。
——责任者：
填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。
——文件材料题名：
（文件标题）填写标题全称。
文件无标题、标题含义不清或不规范的要重新拟写或补充标题，新拟或补充标题应加中括号（附件题名加圆括号）。
如：
“关于转发××单位×××[2002]××号文的通知”由于标题含义不清，不能说明是什么通知，应在原标题后加[关于增加工资待遇的通知]的补充标题。
会议记录标明主要内容，附件题名外加圆括号。
如：
“2003年10月份生产调度会议纪要（附：
月度工作计划）”。
——日期：
填写案卷内工程文件材料的形成时间，例2006-05-18，如果原文没有日期，一定要补上。
省略“年”、“月”、“日”字样，用“.”号标注，长10位，如2003.10.08。
——页号：
文件材料在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号,中间用“－”分隔。
——备注：
指对文件的必要说明。
——卷内目录：
排列在卷内科技文件之前。
7.2.7卷内备考表
——卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷过程中需要说明的问题。
——立卷人：
责任立卷人签名；
——检查人：
案卷质量审查者签名（监理）；
——检查日期：
审核案卷的日期；
——互见号：
填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位（案卷）的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
——卷内备考表排在案卷内科技文件材料的尾页之后。
7.2.8案卷脊背
——案卷脊背的格式统一由软件按20mm、30mm、40mm、50mm的宽度一次性自动生成三份，根据移交的份数自由结合，用统一的标签纸打印出来。
——案卷脊背填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
7.2.9档号章
——以件为单位文件材料的组卷，需在卷内每件文件材料上加盖档号章,填写内容包括档号、序号。
——档号：
填写目录号、分类号、案卷号；
——序号：
卷内文件材料的件号；
——位置：
盖于文件的右上角或上方的空白处，无空白处时，亦可盖于文件反面左上角。
7.3编目
编目是将归档文件条目经过科学的分类、排列，编制成各种类型的档案目录，使其成为档案管理、检索、报道的工具。
公司档案目录暂分三种：
按照流水件号顺序编制，作为归档文件的盒内目录和手工检索目录的《归档文件目录》；按照文件年度流水号顺序编制，作为不归档文件盒内目录的《不归档文件目录》；按照文号和件号对照并编制的手工检索目录《文号件号检索目录》。
以上档案目录均以“件”为单位逐件编目。
7.4归档文件目录
归档文件目录一式两份，一份放入对应档案盒内，一份装订成册，供检索使用。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等栏目
a）件号:
填写分类号和室编件号，用符号“-”连接。
b）责任者：
制发文件的组织、部门或个人，即文件的发文机关或署名者。
没有责任者的文件材料要考证清楚后填写。
c）文号：
文件的发文字号，没有发文字号的不填写。
d）题名：
文件标题。
文件无标题、标题含义不清或不规范的要重新拟写或补充标题，新拟或补充标题应加中括号（附件题名加圆括号）。
如：
“关于转发××单位×××[2002]××号文的通知”由于标题含义不清，不能说明是什么通知，应在原标题后加[关于增加工资待遇的通知]的补充标题。
会议记录标明主要内容，附件题名外加圆括号。
如：
“2003年10月份生产调度会议纪要（附：
月度工作计划）”。
e）日期：
文件的成文日期，用阿拉伯数字标注。
省略“年”、“月”、“日”字样，用“.”号标注，长10位，如2003.10.08。
f）页数：
指每一件归档文件的页数。
文件中有图、文的页面均为一页。
g）备注：
注明文件需要说明的情况。
7.5档案装具格式
7.5.1档案盒外形尺寸：
310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度尺寸为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，可以根据需要选用。
7.5.2档案盒脊背设置：
采用粘贴脊背标签的方法，脊背填写的内容与案卷封面的填写的内容一致。
8、竣工文件编制要求：
项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件；竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。
主要内容有：
施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。
8火电建设工程竣工技术档案资料项目范围
I.移交业主竣工档案资料
1．土建内容
（1）、建、构筑物地基审底和地基处理（包括打桩）记录。
（2）、建、构筑物或大型设备主要轴线定位放线测量记录，沉降观测记录、变形、高程控制记录及水准点一览表；施工中补测的基础资料及主厂房各类位置标高图。
（3）、原材料、构件及管子成品验收的证件与出厂试验报告。
（4）、主体结构、重要部位试件和材料检查、试验记录（如混凝土试块、钢材抽样、管子的产品验收等）。
（5）、土建、水工施工技术记录，质量评定记录。
（6）、土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证。
（7）、管道水压试验记录。
（8）、预应力混凝土输水管管线垒底及基础工程验收记录、厚度检验记录。
（9）、灰场、坝址和煤场的地形测量，工程地质、水文地质和水文气象资料。
（10）、施工过程中的缺陷，质量问题处理、分析与结论性文件。
2．设备及管线安装内容
（1）、设备安装技术记录和签证（包括气轮机扣大盖，发电机穿转子，变压器吊芯检查与电机、变压器干燥记录）。
（2）、热工和电气仪表、保护、自动、控制装置效验。
（3）、电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录。
（4）、主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度的记录。
（5）、注明蠕胀测点、检查管段、喷嘴拿过指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线主体图。
（6）、焊接、热处理检查记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结。
（7）、隐蔽工程中间验收记录与签证。
（8）、合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录。
（9）、重要的施工材料（焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等）性能证件，抽样化验记录和报告。
（10）、分部试运的方案、措施、记录与报告（含接地电阻）和验收签证。
（11）、施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证。
（12）、分部试运前的各级质量检查、验收记录及签证。
3．设备记录内容
（1）、设备图移交清册（电厂主管的不移交）。
（2）、备品、备件、专用工具移交清单（电厂主管的不移交）。
4．整套启动及系统调试项目
（1）、概况。
（2）、整套启动试运总结。
（3）、启动委员会文件（含重要汇报、讲话）
（4）、机组启动验收交接书。
（5）、整套试运分项质量验评表。
（6）、建筑、安装质量总评。
（7）、安全文明生产检查评定表。
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