建设工程档案编制验收标准范本.docx
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建设工程档案编制验收标准范本
建设工程档案编制验收标准范本
1总则
1.0.1为规范建设工程档案,加强工程档案编制、验收及报送等管理工作,提高编制质量,特制订本标准。
1.0.2本标准适用于新建、改建、扩建的建设工程档案的编制、整理、验收、报送管理。
其它专业工程档案的编制验收可参照本标准执行。
1.0.3建设工程档案编制验收,除符合本标准外,尚应执行国家和重庆市现行有关标准规范的规定。
2术语
2.0.1建设工程档案projectarchive
在工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同载体形式的历史记录。
也可简称为工程档案。
2.0.2建设工程项目constructionproject
经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或者若干个具有内在联系的工程所组成。
2.0.3单位工程singleproject
具有独立的设计文件,竣工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程并构成建设工程的组成部分。
2.0.4分部工程subproject
单位工程中能够按照专业性质、建筑部位或者材料种类、施工特点、施工程序、专业系统及类别等独立组织施工的工程。
2.0.5建设工程文件constructionprojectdocument
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件,也能够简称为工程文件。
2.0.6工程准备阶段文件seedtimedocumentofaconstructionproject
工程开工以前,在立项、征地、勘察、设计、招投标审批等工程准备阶段形成的文件。
2.0.7监理文件projectmanagementdocument
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.8施工文件constructingdocument
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
2.0.9竣工图as-builddrawing
工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2.0.10竣工验收文件handingoverdocument
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.11案卷file
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.0.12建设工程声像档案audio-visualconstructionarchives
在城市规划建设管理活动中直接形成的有保存价值的照片、底片（包括反转片）、影片、录像带、录音带、影音光盘、磁性载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。
2.0.13建设电子文件electronicconstructionrecords
在城乡规划、建设及管理活动中,经过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并能够在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件。
2.0.14建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering
在工程建设过程中经过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并能够在通信网络上传送的文件。
主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
简称工程电子文件。
2.0.15建设电子档案electronicconstructionarchives
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它数据。
主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
2.0.16立卷filing
按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,也称为组卷。
2.0.17归档puttingintorecord
文件形成单位完成其工作任务,将形成的文件立卷后,按规定报送档案管理机构。
3基本规定
3.0.1建设、勘察、设计、监理、施工单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
3.0.2建设工程档案由建设单位组织勘察、设计、监理、施工等单位收集、整理,所需经费应当在工程预算中单列。
3.0.3建设、勘察、设计、监理、施工单位应配备经过专业培训并经考核合格的城建档案工作人员。
3.0.4建设单位是工程档案的总责任单位,在工程文件与档案的整理立卷、验收、报送工作中应履行下列职责:
1贯彻工程档案法律、法规、规章、规范标准及政府规范性文件。
2在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时,应对工程文件内容、套数、费用、质量、报送时间等提出明确要求。
3负责收集、整理建设工程的准备阶段文件和竣工验收文件,并进行立卷归档;负责组织、监督和检查勘察、设计、监理、施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也能够委托监理单位监督、检查工程施工文件的形成、积累和立卷归档工作。
4收集和汇总勘察、设计、监理、施工单位编制的工程档案。
5督促勘察、设计、监理、施工单位按照工程建设进度同步编制,形成完整、准确、真实、符合归档要求的工程档案。
3.0.5勘察、设计、监理、施工单位负责收集整理本单位在工程建设全过程中形成的文件,并将本单位形成的工程文件立卷后及时向建设单位报送。
4建设工程档案内容
4.1一般规定
4.1.1建设工程档案是指在建设工程从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的,应当归档保存的文件。
包括建设工程的可行性研究、评估、决策、立项、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试运行等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等不同形式与载体的文件材料。
它真实、系统、完整反映工程对象本身的结果。
4.2归档的具体内容
4.2.1建筑安装工程具体归档内容参见附录A<建设工程文件归档内容一览表>附录A的要求。
市政基础设施工程具体归档内容参见附录B<重庆市市政基础设施工程文件归档内容一览表>的要求。
节能分部工程具体归档内容参见附录C<建筑节能工程文件归档内容一览表>的要求。
成品住宅装修工程具体归档内容参见附录D<重庆市成品住宅装修工程文件归档内容一览表>的要求。
4.2.2特殊工程、”四新”技术工程包括采用”新技术”、”新工艺”、”新设备”、”新材料”的工程,其具体归档内容可由建设、监理、施工等单位根据工程实际情况共同提出并报建设行政主管部门批准后执行。
4.2.3凡向城乡建设档案管理机构报送建设工程档案,必须同时报送一套该工程的电子档案。
5施工文件编制
5.1施工文件纸张
5.1.1施工文件的纸张应采用能够长期保存的50g以上纸,不得使用传真件。
5.1.2施工文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面或者为A4幅面的倍数纸。
5.1.3一份文件纸张出现多页数时应标注页脚。
页脚标注形式为”共＊页第＊页”。
5.1.4纸张不应有破损、斑渍、油污。
5.2施工用表
5.2.1施工用表一般分为市政工程和建筑安装工程技术用表。
专业性强的轨道交通工程、四新技术工程等经批准可使用特制专业表格。
5.2.2建筑安装、市政基础设施等建设工程应使用重庆市城乡建设委员会规定的,由重庆市城建档案馆和重庆市建设工程质量监督总站监制的铅印表格,表格附件用标准的纸张。
5.2.3打印编制形成的施工记录表格,应采用标准铅印表格套打填写相关内容。
5.2.4施工用表应采用信息技术进行辅助管理。
5.3施工文件书写
5.3.1施工文件编制可采用手工书写或电脑打印形成,并符合下列规定:
1手工书写要求字迹清楚,图样清晰,图表整洁。
2打印形成字体应与施工用表中字体相区别,图样适度、字体清晰。
5.3.2施工文件形成的书写材料应符合下列规定:
1手工书写应采用耐久性强的碳素墨水或者蓝黑墨水。
2打印应优先选择喷墨打印机或者激光打印机,打印材料选用碳黑色素成分的墨水或墨粉。
3不得使用复写纸、红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔。
5.3.3施工文件修改应符合下列规定:
1施工文件不得随意修改,当确需修改时,手工书写文字纠错用杠改,不得使用涂改液纠错。
2手工书写数据、打印件和图样纠错必须重新制作。
3书写、打印都不得事后增删内容。
5.4施工用表填写
5.4.1施工用表内容填写应真实、准确,与工程实际相符合,必须符合国家和地方有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
5.4.2施工用表填写可采用手工书写或者电脑打印形成,并符合下列规定:
1工程名称应填写施工许可证确定的名称或建设工程名称加单位工程名。
2单位名称应为全称,与公章一致。
3不同表格中的相同内容栏应填写一致。
4检查部位应填写准确。
绝对标高采用黄海高程,坐标采用城市规划统一坐标,图例符号按国家标准,若自行编制符号应附图例说明。
5引用内容应与引用件上一致,包括编号、位置等。
6岗位证书等证件应填写有效执业资格证书名称和编号。
7计量单位应用法定计量单位。
8施工用表表格形成且手续齐全后,不得事后增删内容,应在空白处加盖以下空白章或用斜线划掉处理。
5.4.3数字填写真实、准确,并符合下列规定:
1数据一律采用阿拉伯数字。
2楼层应同时标注层数和标高。
5.4.4文件形成时间与工程进度吻合,采用8位数,其中年占4位数,月和日各占2位数,不足用”0”补位。
5.5施工文件签章
5.5.1签字应符合下列规定:
1签字应齐全,相关人员应与参建单位报建备案或具备相应资质的人员一致。
2签字应由本人手工书写,字迹工整,利于辨认。
也可采用打印名和人工书写双签名并存方式。
3除工商部门备案的专用私人印章外,不得使用本人私章代签字。
4施工用表中设置有地勘、设计等单位签字的,属于本次检查范围内的地勘、设计单位应签字。
5重要会议形成的各种记录、纪要、意见、结论,参会责任单位代表应签字。
5.5.2盖章应符合下列规定:
1凡表格上出现（公章）或（章）处,应加盖本单位公章,若单位法定代表人有明确的书面委托,可使用工程项目部章代替。
2经过会议形成的各种记录、纪要、意见、结论,整理单位在该文件材料上应加盖公章,参会单位应盖章。
5.6建筑材料质量证明编制
5.6.1建筑材料合格证应为原件,当使用复印件时,供货单位应在复印件上加盖单位公章,并指明原件存放处,经办人应签字。
5.6.2建筑材料供应商提供的有关建筑材料的检测等证明资料应为原件,或者供货商在复印件上加盖单位公章,并指明原件存放处,经办人应签字。
5.6.3现场检测试验报告应是原件。
5.6.4重要材料应在建筑材料合格证上注明本次进场型号、规格、数量、使用部位、进场时间、现场验收人签字。
6竣工图编制
6.1一般规定
6.1.1竣工图是建设工程在施工过程中,根据施工现场的各种真实施工记录和指令性技术文件,对施工图进行修改或重新绘制的,与工程实体相符的图说。
6.1.2所有建设工程均应编制竣工图。
6.1.3竣工图按专业划分包括的内容有:
建筑、结构、给排水、电气、通风空调、装饰、道路、桥梁、隧道、设备及工艺流程竣工图等。
6.1.4编制竣工图的时间、数量和编制单位应符合下列要求:
1竣工图应随建设工程进度及时绘制。
2根据实际情况确定编制数量。
一般由甲乙双方在合同中约定竣工图编制的套数。
3竣工图应由施工单位负责编制。
6.2竣工图的编制依据
6.2.1审核合格备案的施工图。
6.2.2图纸会审和设计交底记录。
6.2.3设计变更通知。
6.2.4技术变更（洽商）记录。
6.2.5施工现场隐蔽验收记录、材料代用等签证记录。
6.2.6质量事故报告、鉴定、处理措施及处理结果。
6.2.7建（构）筑物定位测量、施工检查测量及竣工测量。
6.2.8其它已实施的指令性文件。
6.3竣工图的编制方法
6.3.1利用施工图修改绘制竣工图可采用如下方法:
1无变更的,在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图。
2变更较少、未超过图面1/3的,可在原施工图上修改,注明变更修改依据,加盖竣工图章作为竣工图。
3有局部设计变更的,可将变更部分重新绘制竣工图,并在原施工图上注明变更修改依据和重新绘制的竣工图图号后,加盖竣工图章作为竣工图。
6.3.2凡在施工中结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
6.3.3重新绘制的竣工图应该使用竣工图图标,并标明修改编制竣工图的依据和内容。
6.3.4竣工图目录应按专业重新绘制,内容应包括:
序号、图纸名称、竣工图号、原施工图号、图幅、备注。
6.3.5基础竣工图必须重新绘制。
要把基础的纵横断面和地质情况真实的绘制出来,并应写明基础竣工图的编制说明。
6.3.6地下管线工程施工过程中和覆土前应当连续跟踪测量,建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位,形成准确的测量数据,编制地下管线竣工图。
6.4竣工图的编制质量
6.4.1竣工图编制应及时,内容必须真实、准确,与工程实际相符,做到图、物一致,无遗漏和含糊不清的地方。
6.4.2竣工图应按单位工程分专业进行编制,内容必须完整。
6.4.3竣工图应是新蓝图,图纸应采用国家标准图幅,做到规格统一。
6.4.4利用原施工图修改绘制竣工图的,可进行杠改,不能刮改、涂改和使用涂改液。
6.4.5竣工图上各专业名词、术语、代号、图形文字、符号、线形和选用的结构要素、计量单位,应符合制图规范和相关规定。
6.4.6竣工图章和竣工图图标应采用重庆市统一标准。
6.4.7竣工图章的样式和尺寸应符合图6.4.7的规定。
6.4.7竣工图章的样式和尺寸（单位:
mm）
2竣工图章应使用不易褪色的红色印油。
3竣工图章应盖在图纸正面装订线以内、图标栏上方或其它的空白处。
6.4.8竣工图图标样式及尺寸应符合图6.4.8的要求。
图6.4.8竣工图图标样式（单位:
mm）
6.4.9竣工图章或竣工图图标的内容应填写完整、签字齐全、清楚,不得代签或者盖私章。
6.4.10竣工图编制必须使用专业绘图工具、碳素墨水书写和绘制,不得使用其它墨水和颜色的笔绘制。
6.4.11竣工图绘制应字迹工整,线条清晰,墨色均匀。
计算机打印图必须清晰。
7建设工程声像档案编制
7.1一般规定
7.1.1建设工程应编制声像档案。
7.1.2所有建设工程均应编制照片档案。
7.1.3建设单位应重视建设工程声像档案工作,督促参建各方做好施工各环节声像档案的收集、整理及归档工作。
7.2声像档案归档内容
7.2.1建设工程声像档案包括以下内容:
1工程原址、原貌及周边状况。
2工程竣工后的全貌。
3反映施工过程的各个分部分项工程。
4工程建设的重大活动、重大事件、竣工验收。
5工程采用的各种新技术、新工艺、新设备、新材料情况。
6其它与工程相关的具有保存价值的声像档案。
7.3照片档案拍摄
7.3.1照片影像应主题明确,画面清晰、完整,被摄主体不应有失真变形现象。
7.3.2数码照片的采集应使用JPEG或TIFF格式,单张照片分辨率不小于500万有效像素。
7.3.3.拍摄施工情况须使用图板;图板应标明工程名称、部位、地段、时间等信息。
7.3.4照片洗印尺寸应为5英寸-7英寸。
7.3.5光学相机拍摄的工程照片须附上底片一并归档;数码相机拍摄的工程照片须附上数码格式的电子文件。
电子文件以光盘存储形式归档。
7.3.6建筑工程面积每5000㎡,其照片不少于30张;市政工程造价每1000万元（人民币）,其照片不少于20张。
7.4录像、录音档案录制
7.4.1工程造价在3000万元（人民币）以上的工程,除编制工程照片档案外,还应当制作建设工程录像档案。
7.4.2工程录像编辑后的录像片长不应少于10min。
7.4.3录像档案须主题明确、结构完整、画面清晰、图像稳定、且色彩还原准确;编辑后的录像片应有配音解说,配音须使用标准普通话,声音清晰且语言流畅,解说与画面内容吻合。
7.4.4录像采用PAL制式,工程录像专题片采用MPEG-2或AVI格式,以DVD光盘为载体归档。
7.4.5录音档案须声音清晰,其时间长短根据实际录音情况而定,格式采用MP3或WAV。
7.4.6录音、录像载体应材质完好,没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。
8建设工程电子文件与电子档案编制
8.1基本要求
8.1.1建设单位应制定电子文件管理制度和技术措施,明确规定电子文件归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检测数据等归档要求,确保归档电子文件的质量。
8.1.2参建各单位应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管、利用,实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性,确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全。
8.1.3城乡建设档案管理机构应配置计算机等数字设备和应用软件,能有效读取归档的电子文件。
电子档案应以城乡建设档案管理机构可接收的文件格式和方式报送。
8.1.4建设工程电子文件形成各单位应将已归档的电子文件保存至少1年。
8.2收集与报送
8.2.1建设工程电子文件（除扫描格式电子档案）的收集范围、要求、程序、代码标识、格式与载体要求等,应按国家现行标准<建设工程文件归档整理规范>GB/T50328和<建设电子文件与电子档案管理规范>CJJ/T117的规定执行。
8.2.2建设工程电子文件主要包括电子著录信息、建设工程活动中形成的技术文件。
电子著录信息应按照项目级著录、案卷级著录、文件级著录的次序,分别建立相应的目录结构。
8.2.3本标准对建设工程电子档案的编制要求,主要是针对向城乡建设档案管理机构报送的扫描格式电子档案。
8.2.4扫描格式电子档案的存储格式要求如下:
1档案封面、红头文件、加盖公章的重要文件及其它重要文件,要求采用32位彩色ISO10918－1（JPEG）压缩格式存储。
2其它文件采用1位TaggedImageFileFormat（TIF）黑白二值图存储。
3成图像素不得低于300dpi,JPEG文件不得低于中质量压缩,TIF文件采用CCITTGroup4方式压缩,标准格式图纸黑白二值图像存储空间须符合表8.2.4规定。
表8.2.4标准格式图纸黑白二值图像存储空间
图纸标准格式
文件大小
A4
100KB左右
A3
300KB左右
A2
600KB左右
A1
800KB左右
A0
1MB左右
4扫描格式电子档案的存储路径及命名方式应符合下列规则:
1）扫描格式电子档案命名:
首字母+4位页码+5位备用码+文件扩展名;
2）封面首字母:
F;
3）目录首字母:
M;
4）正文首字母:
N;
5）备考表首字母:
Z;
6）备用码:
00000;
7）存储路径:
盘符:
\工程名称\案卷题名\电子文件名。
8.2.5凡报送城乡建设档案管理机构的建设工程档案,必须同时报送工程准备阶段文件、竣工验收文件和竣工图的扫描格式电子档案（具体文件内容详见<建设工程扫描格式电子档案归档内容一览表>附录E）。
8.2.6建设工程电子文件的元数据应同电子文件一同收集。
8.3整理与归档
8.3.1建设工程电子文件的整理、鉴定、归档、验收、报送等应按国家现行标准<建设工程文件归档整理规范>GB/T50328和<建设电子文件与电子档案管理规范>CJJ/T117的规定执行。
8.3.2建设工程电子文件的保管期限和密级等级划分,应按现行国家标准<建设工程文件归档整理规范>GB/T50328执行。
电子文件的背景信息和元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。
9建设工程档案整理
9.1分类立卷的原则和方法
9.1.1分类立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管、保密和利用。
9.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程分类立卷。
9.1.3分类立卷可采用如下方法:
1按工程建设程序分类立卷。
2按专业分类立卷。
3按载体类型分类立卷。
4按文件形成责任单位分类立卷。
5按工程部位分类立卷。
6按文件内容特征分类立卷。
7按文件形成时间分类立卷。
9.1.4组成保管单位的要求如下:
1案卷内文件应是一组有机联系的文件,一般应具有相同的保存价值和密级。
2案卷不宜过厚,文字、照片不超过15mm,图纸不超过20mm。
3案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别立卷。
9.2卷内文件的排列
9.2.1卷内文件材料的排列可采用下列方法:
1按重要程度排列。
2按时间顺序排列。
3按文件材料之间的逻辑关系排列。
4按文件材料的客观形成过程排列。
5按文件材料所反映的对象在工程程序上的衔接关系排列。
9.2.2卷内图纸的排列可采用下列方法:
1按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
2按总体和局部的关系排列,反映总体、全局、系统的图纸在前,反映局部、单项的在后。
9.2.3照片按时间、部位、施工工序排列。
9.2.4小型工程或专业工程中,文件材料数量少,各种载体文件材料难以独立成卷的,文字、图纸、照片可组成混合卷。
文字材料应排列在前,图纸应排列其次,照片应排列在最后。
9.3案卷编目
9.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:
1卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从”1”开始。
2页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3页号编写应使用号码机。
4案卷封面、卷内目录、照片目录、卷内备考表不编写页号。
9.3.2卷内目录的编制应符合下列规定:
1卷内目录式样宜符合本规范附录F的要求。
2序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
3责任者:
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时,选择一个主要责任者。
4文件材料题名:
填写文件标题的全称。
图纸为图名。
5编制日期:
填写文件形成的起止日期。
6起止页号:
填写文件在卷内所排的起始页号。
卷内最后一份文件填写起止页号。
7备注:
对卷内文件作必要说明。
8卷内目录排列在卷内文件首页之前。
9.3.3照片目录的编制应符合下列规定:
1照片目录式样宜符合本规范附录G的要求。
2序号:
以一张或一组照片为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
3责任者:
填写照片拍摄单位。
4照片题名:
填写照片所拍摄的内容。
5摄影时间:
填写照片实际的摄影日期。
6照片/底片编号:
填写照片/底片排列顺序号。
7备注:
对卷内照片作必要说明。
8照片目录排列在卷内照片首页之前。
9.3.4卷内备考表的编制应符合下列规定:
1卷内备考表的式样宜符合本规范附录H的要求。
2卷内备考表主要标明卷内文件
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