参观接待规程和指引通用版.docx
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参观接待规程和指引通用版
xxx参观接待流程和指引
前言
[适用范围]:
公司各部门
[规范目的]:
为规范公司对外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象,特制定本规定。
xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
1.1、来访时间及宾客信息确认
确认接待的地点。
客户公司经营性质。
1.2、接待活动主题以及来访情况确认
合作诚意。
1.2.2客户预期谈判的内容。
1.3、来访安排
1.3.1制作客户接待安排表、一式三份,于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与洽谈的人员。
如需要总裁参加,必须提前2天通知总经办,以便确认。
1.4、资料稿件准备确认
宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。
1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
1.5、成立接待小组(详情参见附件二)
根据每次接待情况的不同,组建接待小组。
1.5.1接待接口人:
统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递。
1.5.2接待助理:
制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待。
1.5.3接待负责人:
对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排,承担接待工作。
——行政部;讲解人员——技术支持部;等等。
)
2、接待来访前期准备工作
2.1、吃、住、行安排(详情参见附件三)
根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。
2.2、制定参观路线
2.3、公司整体布置(详情参见附表二)
①欢迎横幅
②指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等)
③花篮/植物绿化
④KT版签名墙
⑤红地毯
(以上信息可以根据每次具体来访而定)
①红地毯(按照参观区域布置红毯)
②植物/花盆装饰
③果盘/茶水/咖啡
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟(烟缸)、打火机等。
(以上信息可以根据每次具体情况而定)
2.4、采购接待所需物品(详情参见附表二)
根据每次接待活动的实际情况而定。
操作流程:
①接待小组提出一定诉求;
②行政部门制作预算报价呈批;
③行政部获批后进行采购;
④根据要求进行布置/装饰。
*消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等)
*循环用品(套装茶具、咖啡机、装饰摆件等)
*特殊用品(机器设备等)
2.5、员工面貌整理(详情参见附件四)
统一要求全体员工职业装接待。
2.6、人员安排(详情参见附表二)
3、接待来访当日具体工作
3.1、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。
①一级——高级接待
*高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。
*高级轿车(奔驰、宝马等)。
②二级——中级接待
*中级商务车(别克商务、日产商务等)。
*中级轿车(雷克萨斯、大众等)。
③三级——普通接待
*普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。
*普通轿车/打车。
3.2、设备调试
产品设备调试:
①第一阶段:
定下来访计划后,根据计划所需展示的产品,进行调动与调配。
②第二阶段:
来访前一天,最终设备调试。
③第三阶段:
来访当天,进行最终设备确认。
3.3、工作人员到位
①接待前一日开会,最终确认审核各项事物的安排情况。
②接待当日,所有参与接待人员提前到岗。
③最终确认每项环节的安排,防止出现纰漏。
3.4、领导会晤
①陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等)。
②会晤期间,所有接待人员待命。
3.5、结束送行
①根据身份确定规格而定。
(一级客户送至公司门口、汽车旁。
二级三级客户送至公司门口等)
②送行至门口或车旁挥手致意,方可离开。
4、接待来访后期总结工作
4.1、电话回访、后期跟进
接待小组/具体项目组执行:
4.2、总结会议
4.3、总结整理资料留档
5、特别注意事项(详情参见附件三)
6、保密原则特别申明
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜对方摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
【结束语】
兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定,此规定从颁布之日起执行,请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。
附件一xxx客户来访接待流程图
注:
1、为接待部门执行,为接待小组执行。
2、为需要才执行的流程,为必须执行的流程
附件二
xxx客户来访接待人员职责说明
一、接待接口人
1、处理接待信息
一般有两个来源:
一是客人直接向管理工程部提出;二是对接客户人员提出的接待需求。
并要有相关领导批准,并对其要求参观交流的内容进行审查控制。
2、确定接待负责人
根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理,并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。
3、归档保存接待记录
接待接口人归档,建立客户接待信息库,对其中有价值的信息知会相关领导。
每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况,作为工作考核参考。
4、资料维护
负责组织对交流资料的维护。
每半年检查更新一次,督促各资料编写人更新内容。
要符合公司宣传策略,把好信息保密关。
二、接待助理人
1、进行接待安排
①制定详细接待计划。
②确定来访的议题及来访时间、地点。
③明确双方与会人数、人员姓名、职位。
④作好接待日程安排及议程安排。
⑤与接待负责人确认此接待计划。
⑥礼品资料准备。
⑦会议准备。
⑧填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。
2、接待工作记录/意见反馈
①填写《接待记录》,记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。
②接待后组织会议,收集意见。
三、接待负责人
实施接待:
主持接待,按接待议程陪同客人参观,为客人讲解与客人交流。
附件三
xxx客户来访接待注意事项
一、接待注意事项:
1、接机
①举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。
②客人来了要主动接行李,而且要挑最重的,就算推辞也要接过来。
③接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。
2、吃饭(根据情况选定餐厅)
饭桌上谈生意是中国的特色。
顾客定方向,主人定消费额度。
菜的个数应该比人数多一道,酒水占总金额的40%。
问过客人之后再定餐厅,菜可以先点好,依照客户进行小改动。
3、酒店
根据客人需求和级别来订酒店。
(三星——五星)具体方案由行政部制定。
二、特别注意事项
4、送礼
送礼;酒店是最好的地方。
1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况,谈到最多的人就是送礼对象。
2.三级客人应先用小礼物试探一下,再用大概两倍于它的工资的钱活动。
5、合影
这是大部分民营企业忽略的一点。
即拍即印,再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。
6、必要摆放
在客户座位前应该有名牌,包括公司和姓名,如果官位比较大也要写上职位。
还要笔记本,有关公司的书面资料等。
7、幻灯片
对于公司的历史要简明扼要,而关于两公司的合作历史要详之又详。
对于自己满足客户的能力要着重介绍,一定要真实,但不用什么都说。
8、参观厂房
在顾客来之前就要准备演示,需要有人通知客人即将参观的车间,而且要专人展示(只展示基础的东西)。
但核心技术要说的比较深奥,而且没必要展示。
9、反馈
在最末一次餐饭上,一定要问一下宾客他们的感受,一个为了改善自我,另外也为了了解情况。
附件四
xxx客户来访接待人员着装要求事项
一、男士:
1、衬衫、领带、西装(成套)、皮鞋。
2、不需留长发、蓄长须,留长指甲;整体仪表干净整洁。
二、女士:
1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜(肉色/黑色)高跟鞋(3—5公分适宜)。
2、换淡妆、头发整洁(尽量要求扎发或者盘发)。
三、禁忌:
怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。
附件五
xxx客户来访接待参观指引
一、礼仪规范
1、仪表:
面容清洁,衣着得体。
2、举止:
稳重端庄,从容大方。
3、言语:
语气温和、礼貌文雅。
4、态度:
诚恳热情,不卑不亢。
5、迎接来宾时:
要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
6、接受名片时:
要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时:
通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意。
8、进电梯时:
要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9、座谈时:
客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。
10、送客时:
根据身份确定规格,送至公司门口、汽车旁。
二、商务接待中的座次安排
1、关于会议主席台座次的安排
1.1主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。
1.2主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。
1.3几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。
可灵活掌握。
如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排。
另外,对邀请的上级单位或平级单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:
上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。
这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。
1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。
领导同志到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。
如主席台人数很多,还应准备座位图。
如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。
还要注意认真填写名签,谨防错别字出现
1.4.1主席台人数为奇数时
1.4.2主席台人数为偶数时
2、关于宴席座次的安排
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。
以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。
2.1中餐桌
2.2西餐桌?
3、仪式的座次安排
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
4、关于乘车的座次安排
小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。
(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。
中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。
乘车座次安排
5、合影座次安排与主席台安排相同
附:
会议座位安排
长条桌
注:
A为上级领导,B为主方席
沙发室
与外宾会谈
注:
A为主方,B为客方
与上级领导座谈
注:
A为上级领导,B为主方领导
附表一
xxx客户来访接待通知单
(一)来客基本信息
姓名
性别
年龄
单位
职务
地址
电话
邮编
(二)、重要来宾个人信息:
1、背景:
2、在项目中的具体作用:
3、对公司技术、文化管理的认可度:
4、来访公司、会见领导历史记录:
5、个人爱好、忌讳等:
(三)、来访目的:
□选型□参观□签合同□合作
□顺访□游玩□其它
(四)接待级别
□A省级□B地市级□C普通级□其他特殊客户
接口部门:
接待日期:
接待负责人:
手机及电话:
责任部门:
责任款项:
配合部门:
配合款项:
(五)来访时间及安排
到达日期
月日
航班号(车、船次):
从至
出发时刻到达时刻
预计离开日期
月日
返程票:
□已订月日时分从至
□待定月日时分从至
(六)接待要求:
1、迎接
迎接地点:
□机场□火车站□其它
接待人员:
□司机□指定人员
其它要求:
□需持鲜花迎接□需在迎接地点打欢迎□车型有特殊要求
2、住宿
入住酒店:
□一类:
五星□二类:
四星□三类:
三星(快捷类)□其它
房间类型:
□标准间间□豪华间间□套房间
费用承担:
□公司全部承担□客人完全自付□公司只承担房费,其它费用自理
其它要求:
□提前办好入住手续□开通国内长话费□酒店包早餐□摆放水果□摆放鲜花□摆放公司宣传资料□摆放公司欢迎牌
3、就餐
费用承担:
□公司全部承担□公司承担接风、送行,其余客人自理
□客人完全自理□其它
接风、送行宴建议陪同领导:
□总经理□副总经理
□部门经理□指定人员
4、游览
5、礼品
礼品类别:
□电器类□文化类□工艺品类(续写申请单)
6、送行
是否安排车辆:
□是□否送到地点:
(七)其它要求:
□录音□录像□拍照□翻译□做会议记录□其它:
(八)接待费用预算:
元以内
申请人
部门经理审批
主管总经理审批
抄送告知部门
附表二
xxx客户来访接待物品申请单
(一)公司外部
□欢迎横幅□指示牌(大堂、电梯出口、楼梯间)
□花篮/植物绿化□KT版签名墙□红地毯
(二)公司内部
1、参观区:
□红地毯□植物/花盘装饰
2、会客室:
□果盘□/茶水/咖啡/饮料□香烟/烟缸/打火机
3、会议室:
□国旗□鲜花□姓名牌□投影设备
4、展厅:
□产品彩页□样品
5、资料:
□公司宣传片□公司宣传册□产品彩页□演示样品□汇报演讲ppt/稿件
(三)车辆安排
1、一级/高级接待:
□高级商务车(丰田三花、奔驰商务)
□高级轿车(奔驰、宝马)
2、二级/中级接待:
□中级商务车(别克商务、日产商务)
□中级轿车(雷克萨斯、大众)
3、三级/普通接待:
□普通商务车(东风商务车、江淮商务车)
□普通轿车
□打车
4、机动车辆:
□安排1-2辆随即车辆
(四)人员安排
1、调配人员:
□接待接口人
□接待助理
□接待负责人
2、各环节负责人:
□产品演示人员安排
□产品讲解人员安排
□网络调试人员安排
□照相跟拍人员安排
3、礼仪人员:
□前台礼仪□个重要出入口礼仪
□会议/会晤室礼仪□宴会礼仪
4、其他人员:
□陪同人员
□机动人员
附表三
xxx客户来访接待总结报告
1、参观情况:
2、交流内容:
3、效果总结:
4、资料图片汇总:
5、后期电话反馈情况:
6、费用记录:
费用计划
实际费用
结算方式
现金方式
签单方式
交通费
住宿费
餐饮费
旅游娱乐费
总计
超标情况