中海地产集团招标采购采购标准程序.docx

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中海地产集团招标采购采购标准程序

中國建築工程總公司（香港地區）

中國建築工程（香港）有限公司中國海外建築有限公司

標準工作程序

第四號：

物資採購工作程序

編號：

PRO/004版本：

第七版：

E

日期：

2005年4月

目錄

1.目的

2.範圍

3.參考資料

4.定義

5.作業程序

5.1認可供應商名冊的制定、更新及供應商評估

5.1.1供應商名冊制定

5.1.2供應商名冊更新

5.1.3供應商評估

5.2訂購

5.2.1大宗和裝飾材料採購辦法

5.2.2夾板、木方採購辦法

5.2.3零星及小批量材料採購辦法

5.2.4化工及特殊材料採購辦法

5.2.5電腦及有關軟、硬件訂購辦法

5.3進料

5.4驗收

5.5物料儲存、保養及發放

6.附錄

附錄I物資採購流程圖

附錄II投標之材料詢價辦法附錄III材料報批辦法

7.附表

P04-01（B）供應商預審表P04-02（B）供應商評估表P04-03物資詢價表P04-04（A）報價邀請書

P04-05（A）物資採購比價單

P04-06（B）物資採購比價會審表P04-07訂購合約

P04-09（A）物資申請表

P04-10（A）地盤零星材料申請表P04-11石矢申請單

P04-17已訂貨通知單

1.目的

根據工程質量、安全及健康和環保要求，選擇合適的供應商，以保證所有與工程質量、安全及健康和環保有關的物資採購能滿足業主及有關人士的要求。

2.範圍

適用於公司及公司有關附屬機構所承包工程之各類與工程質量、安全及健康和環保有關的物資採購。

公司有關附屬機構之物資採購均通過物資部按本程序進行。

3.參考資料

公司《質量管理手冊》、《安全及健康手冊》及《環保管理手冊》

4.定義

參照《質量管理手冊》、《安全及健康手冊》及《環保管理手冊》有關名詞解釋。

4.1零星材料：

指可從定點供應商（五金店或電器店）中購買的零星材料。

4.2材料員：

包括負責材料管理之庫管員。

5.作業程序

5.1認可供應商名冊的制定、更新及供應商評估

5.1.1供應商名冊制定

a.與工程質量、安全及健康和環保有關物資之供應商在進入供應商名冊前應填寫《供應商預審表》（參考表格P04-01），並交採購員。

b.採購員負責檢查供應商所提供的資料，交物資部副總經理處理。

c.物資部總經理應以供應商的實力、商譽及以往服務的表現作為依據，決定是否列入名冊內。

d.物資部秘書負責編印並保存經物資部總經理簽名的最新版供應商名冊以供採購員查閱。

5.1.2供應商名冊更新

a.物資部每年定期負責對所有供應商就過去一年的表現進行全面的評估，覆審並更新供應商名冊。

對表現不好的供應商將從名冊中除名。

b.對犯有嚴重違反按時、按質、按量、按安全及健康和按環保要求供貨的供應商，地盤負責人及採購員要及時通知物資部副總經理。

物資部副總經理在全面考慮實際情況後提出處理意見，並報物資部總經理。

必要時，經物資部總經理批准可立即將供應商從名冊中除名。

c.被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經地盤負責人或採購員說明原因，由物資部副總經理審查及物資部總經理批准後方可選用。

d.更新後的供應商名冊經物資部秘書重新編印後，由物資部總經理簽名確認。

5.1.3供應商評估

a.對每年與公司及公司附屬機構有來往的供應商，採購員及地盤負責人要按照評估準則填報《供應商評估表》（參考表格P04-02），交物資部副總經理評估。

b.物資部副總經理核對有關的評估資料，交物資部總經理審批。

c.所有評估表要作為質量、安全及健康和環保管理記錄，由物資部秘書按

《文件及資料管理工作程序》的有關要求保存。

d.採購員要及時將收集到的供應商最新資料交物資部秘書輸入電腦，更新舊的資料，以保證對供應商做出正確的評估。

5.2訂購

a.物資部的採購工作原則上只限於公司自用的材料，若分判商以包工包料的形式供應的材料，則不在物資部的採購工作範圍之內。

b.地盤應盡早組織編制施工材料計劃（參考表格PQP-5），寫明所需材料的品種規格，並附上有關之技術、質量、安全及健康和環保要求，以及所需數量和進料時間，並應於地盤開工初期提交物資部，以便物資部安排採購。

如果根據工程的實際情況需調整原施工材料計劃，地盤負責人應及時通知物資部，並提交新的施工材料計劃表。

c.地盤有關人員應根據施工材料計劃及工程需求情況編制《物資申請表》（參照表格P04-09），經地盤負責人審批後，正本送物資部辦理，副本由地盤存檔。

工字樁、閘板及裝飾材料要提前3個月提出申請。

《物資申請表》必須填寫清楚，並盡可能包括下列各項內容：

材料名稱、規格、型號、數量、要求進貨日期、技術要求、適用於該項材料的質量、安全及健康和環保體系標準的名稱、編號和版本，以及業主代表審批文件的拷貝，必要時加上附帶條件。

d.若工程合約規定公司需協助業主在貨源地、收貨地或工作現場進行檢驗時，地盤負責人應盡早提出，以便物資部在邀請供應商報價時能作出相應的規定來滿足業主檢驗的要求。

e.當工程合約對安全及健康和環保有特別要求需要進行相關物資採購時，物資部可會同地盤及有關方面一道向供應商作出說明，並在合約中列出相關的特別條款及條件。

對於合約無特別要求的物資，採購員要兼顧貨物品質及交貨中的安全及健康和環保因素（如噪音、能源消耗、揚塵、廢氣、廢料、化學品等），在對此作出評價的基礎上選擇合適供應商，採購較為安全及健康和環保的產品。

f.凡公司代判頭購買的材料，地盤負責人要填寫《物資申請表》（參考表格P04-09），并經有關工程公司/部門負責人批准後，物資部方可辦理。

5.2.1大宗和裝飾材料採購辦法

a.應用範圍

大宗材料（如鋼筋、型鋼、石矢、石矢制品、沙、石、英泥等），裝飾材料（如各類瓦仔、紙皮石、潔具、龍頭、門五金等）。

b.採購辦法

物資部在收到地盤有關施工材料計劃或《物資申請表》後，按以下採購辦法辦理。

i.選擇供應商報價

（a）一般情況下，採購員應從認可供應商名冊中選擇供應商報價。

若採購員要選用尚未進入認可供應商名冊的供應商，應填報《暫准使用供應商申請表》并經物資部總經理批准後方可邀請報價。

通常情況下，應邀請3-5家供應商參加報價。

（b）採購額在HK$3萬以下，採購員可用電話邀請報價。

（c）採購額在HK$3-100萬，採購員要編制並簽發《報價邀請書》（參考表格P04-04）。

（d）採購額在HK$100萬以上，《報價邀請書》須由物資部總經理或副總經理審核簽發。

ii.定標決定供應商

（a）定標決定供應商的準則是在同等條件下，優先選用最低價者；若價格亦相同，則再優先選用商譽、服務表現和供貨經驗居佳者（商譽、服務表現參考年度供應商評估結果，供貨經驗參考其工程記錄）。

（b）採購員要詳細分析各供應商的報價，並選擇有競爭力的供應商議價，基本原則是取最低價前3名，然後做比價單（參考表格P04-05，P04-06），提出選用供應商建議。

（c）採購額在HK$100萬以下，由物資部副總經理審核，必要時再徵詢地盤意見，最後經物資部總經理審批。

（d）採購額在HK$100萬以上，首先採購員要組織議價會議，由物資部總經理或副總經理主持，召集供應商與地盤人員參加，通過會議了解供應商交貨品質、時間及報價情況，並進行議價;之后公司領導、物資部、有關單位及地盤人員一道舉行“三堂會審定標會＂，綜合比較各種因素後共同決定供應商。

iii.送樣板報批

需要業主代表審批的材料，採購員要通知供應商，按材料報批辦法（參照附錄III）辦理。

iv.《訂購合約》簽定

（a）採購員根據《物資申請表》編制《訂購合約》（參照表格P04-07）或由供應商編制訂購合約。

《訂購合約》要包括《物資申請表》所列的項目、檢驗規格、基本條款及條件，必要時加上特別條款及條件。

（b）採購員要把《訂購合約》交物資部副總經理評審，HK$100萬以上的合約必要時還要由地盤或有關單位負責人簽名加以確認。

（c）簽約前，供應商須認可所有與其有關的合約要求以及工作程序中與之有關的條款，並保證遵照執行。

（d）經審核的《訂購合約》由物資部總經理簽署。

v.《訂購合約》存檔

物資部秘書要把供應商簽回的合約，連同《物資申請表》及《比價單》按《文件及資料管理工作程序》要求，按地盤分類存檔。

《訂購合約》副本，交地盤簽收存查。

vi.《訂購合約》修訂和補充（a）《訂購合約》簽定後，如有任何修改，地盤負責人或地盤代表要

以書面通知有關採購員，由物資部總經理批准後發函通知供應商

辦理合約變更。

（b）補充訂貨按本章5.2.1.b節辦理，原則上採用原合約供應商。

（c）所有補充合約和修訂函件由物資部秘書按本章5.2.1.b.v節規定存檔。

5.2.2夾板、木方採購辦法

a.申請方式

地盤必須提前2天將《物資申請表》交物資部。

在特別情況下，也可以

電話通知物資部先落柯打，並在48小時內補送物資申請表。

b.供應商的選用和訂購辦法

i.採購員定期從供應商的最新報價中，選擇若干信譽好、品質優、價格合理並可按時送貨的供應商，由物資部副總經理審核，再經物資部總經理審批。

ii.採購員通知其中一家供應商按接受價格及時送貨。

iii.採購員將訂貨價格及交貨期傳真給地盤備查（參考表格P04-17）。

5.2.3零星及定點供應材料採購辦法

a.申請方式

申請人填寫《零星材料申請表》（參考表格P04-10）報地盤負責人審批，然後交材料員辦理並存檔。

b.供應商的選用和訂購

零星材料一般要從定點供應商中挑選供應商。

特殊情況下需由非定點供應商供貨時，材料員要選擇一家信譽好、品質優、價格合理並可按時送貨的供應商‚且要經地盤負責人審定後才可通知供應商送貨，但超過

HK$2萬元時要通過物資部採購。

5.2.4化工及特殊材料採購辦法

a.應用範圍

油料、隔熱材料、防水及疏水材料、黏接及封口材料、PVC管及閘制等。

b.訂購辦法

i.參照本章5.2.1.b規定，物資部或地盤選擇供應商詢價、洽談合約條款，之后定標、簽定訂購合約。

ii.如果地盤直接同供應商洽談合約，地盤應將擬好之《訂購合約》連同《物資申請表》，《報價單》及《比價單》交物資部審核後由物資部總經理簽署。

iii.供應商簽回的《訂購合約》由物資部秘書按本章5.2.1.b.v節規定處理。

5.2.5電腦及有關軟、硬件訂購辦法

參照公司《管理制度》第九號《電腦管理》的有關之採購辦法。

5.3進料

5.3.1地盤材料員要掌握採購合約中各項材料的供貨時間，督促供應商按時送貨，並及早通知地盤負責人或總管，以便做好存倉準備。

5.3.2訂購合約寫明按柯打分批送貨的材料:

a.鋼筋由材料員按《訂購合約》的要求填報《物資申請表》提前向供應商落柯打。

《物資申請表》（參照表格P04-09）上的負責人簽字要與簽字樣本相符，否則供應商可以拒絕送貨。

b.石矢、沙、石、英泥等，由材料員提前一天向供應商落柯打。

石矢方面，管工要填寫《石矢申請單》（參照表格P04-11）交材料員存檔。

5.3.3如供應商未能按時供貨，材料員要立即通知地盤負責人及物資部經辦採購員，以便向供應商交涉解決。

5.3.4對於供應商的送貨通知書，物資部經辦採購員要及時轉發到地盤。

5.4驗收

採購物料的接收、檢驗、試驗和不合格品的處理要按《施工管理、檢驗和試驗工作程序》執行，以保證滿足工程合約要求。

5.5物料儲存、保養及發放

採購物料的儲存、保養及發放要按《施工管理、檢驗和試驗工作程序》執行，以保證滿足工程合約要求。

第七版：

E日期：

2005.04.30物資採購工作程序第7頁

6.附錄I:

物資採購流程圖

1

2

大宗材料

裝飾材料

３

化工及特殊材料

4

零星材料及定點供應材料

5

夾板、木枋

6

開辦器材、測量儀器、

汽車等固定資產

附錄II.投標之材料詢價辦法

（a）當投標工程所需HK$100萬元以上材料時，物資部將有關單位投標估價科送來的《物資詢價表》（參考表格P04-03）及有關資料，分類交主辦採購員詢價。

（b）採購員向若干個供應商詢價。

（c）供應商收到資料後如有疑問，採購員與投標估價科負責人應解答材料商問題或安排會議直接解答材料商的問題。

（d）報價單收齊後，由採購員轉交投標估價科。

（e）對於鋼筋、混凝土、工字鋼等對投標總價影響較大的大宗材料，若有關單位及物資部認為需要簽標前採購協議或合約時，要參考5.2.1.b辦法進行。

物資部秘書負責將標前採購協議或合約按投標工程項目存檔，並拷貝後送投標估價科。

當投標工程中標後，採購員可根據有關協議或合約直接通知供應商供貨。

附錄III材料報批辦法

（a）採購員通知供應商送樣板及有關資料，包括物料及安全資料（MaterialSafetyData

Sheet簡稱MSDS）到物資部或地盤寫字樓。

如對需提供MSDS的材料範圍有任何疑問，可諮詢質安部。

（b）採購員收到樣板並核對符合要求後連同備忘錄轉交地盤代表。

（c）地盤代表收到樣板後核對是否符合要求，然後連同工程合約規定的材料報批表（SubmissionForm）呈交業主代表審批。

（d）如材料不獲批准而供應商又無法按要求送板時，則物資部配合地盤代表組織約見業主代表。

由供應商直接向業主代表解釋，若業主代表仍不接受時，採購員要匯報物資部總經理研究應否更改供應商。

如採購額在$100萬以上，還要經物資部、有關單位、地盤三堂會審定標會決定。

（e）材料經批准後，地盤代表要保留一份業主代表的批准文件及樣板。

（f）地盤編制物資申請表交採購員，按採購程序辦理採購。

7.附表

P04-01（B）供應商預審表P04-02（B）供應商評估表P04-03物資詢價表P04-04（A）報價邀請書

P04-05（A）物資採購比價單

P04-06（B）物資採購比價會審表P04-07訂購合約

P04-09（A）物資申請表

P04-10（A）地盤零星材料申請表P04-11石矢申請單

P04-17已訂貨通知單

表號：

P04-01（B）

中國建築工程總公司（香港地區）中國建築工程（香港）有限公司中國海外建築有限公司

供應商預審表

填報日期：

年月日供應商編碼：

商戶名稱：

英文：

中文：

商業證記號：

註冊日期：

註冊地址：

聯絡地址：

電話：

公司性質：

傳真：

1.□獨資經營□合伙經營□有限公司□上市公司

□其它

2.所屬母公司名稱：

附屬子公司名稱：

聯營公司名稱：

已發行資本：

□港幣拾萬元或以下□港幣拾萬至壹佰萬元□港幣壹佰萬至壹仟萬元

□港幣壹仟萬元以上

每年營業額：

□港幣壹佰萬元或以下□港幣壹佰萬至壹仟萬元□港幣壹仟萬至壹億元

□港幣壹億元至拾億元□港幣拾億元以上

業務性質及範圍：

主要客戶：

本地

%，國內

%，海外

%；合計100%

主要貨源：

本地

%，國內

%，海外

%；合計100%

總代理牌子：

代理牌子：

經銷牌子：

（以上三項牌子，請在附頁打字填寫及附上供應記錄）

組織架構:

供應商預審表格（續前）

1.公司最高負責人：

業務聯絡人：

職位：

職位：

2.員工人數：

行政管理人員人營業員人一般事務員人

3.公司架構表：

請附上公司架構表設施設備:

1.貨倉露天總面積：

有蓋總面積：

地點：

地點：

2.門市部：

附屬：

聯營：

間名稱：

間名稱：

3.檢定/測試用儀器/設備：

質量體系:

1.ISO9000證書：

□有（請附上副本）□無

2.質量最高負責人：

職位：

姓名：

3.發貨前有否檢查品質：

a）□廠方□獨立檢驗公司□本公司

b）□必定有□經常□甚少□無

4.檢定/測試貨品方法：

安全體系:

1.OHSAS18001或認可證書：

□有（請附上副本）□無

2.安全最高負責人：

職位：

姓名：

3.違反安全法例：

□有□無

4.安全計劃或措施：

□有□無環保體系:

1.ISO14001證書：

□有（請附上副本）□無

2.環保最高負責人：

職位：

姓名：

3.違反環保法例的物品：

□有□無

4.減少及回收包裝材料的計劃或措施：

□有□無

發生法律訴訟合約/工程：

諮詢銀行：

諮詢公司/客戶：

補充說明：

與本公司合作紀錄：

工程名稱

供應材料

合約金額

合約日期

填報公司簽名印章：

-------------------------------------------------------------------------------

公司專用□接受□否決

核對：

覆核：

批准：

Company：

CommodityunderSoleAgency

Item

Product

Brand

Origin

Remarks

Date：

Note：

1.PleasePrint.

2.Jobreferencelistisrequired.

Company：

CommodityunderAgency

Item

Product

Brand

Origin

Remarks

Date：

Note：

1.PleasePrint.

2.Jobreferencelistisrequired.

Company：

AuthorizedDistributorfor

Item

Product

Brand

Origin

Remarks

Date：

Note：

1.PleasePrint.

2.Jobreferencelistisrequired.

表號：

P04-02（B）

供應商評估表

地盤名稱:

地盤編碼:

日期:

編碼

供應商

物料名稱

地盤經理評分

採購員意見

準期

質量

環保

安全

服務

合計

20

20

20

20

20

100

地盤經理意見及簽名:

註:

1.環保表現的評估準則:

物料供應商:

機械租賃公司:

-有否回收、減少包裝物料（包括卡板）-機械有否排放黑煙

-運輸車輛有否造成不必要的空氣污染（包括黑煙、塵埃）-機械有否發出不必要的噪音

-運輸車輛有否造成不必要的噪音-發電機等機械有否附加儲漏盤

-運輸車輛離開地盤前有否洗車-風機、風炮等有否貼上噪音標籤

-如有檢控記錄，每次扣5分

2.安全表現的評估準則:

-進入地盤的人仕佩戴合標準的安全帽，並提供合適的個人保護用具包括眼罩、口罩、聽覺保護器具、手套及安全鞋等予該等人士，及確保他們正確使用該等保護用具。

-起重機械或吊重器具在依照建築地盤（安全）及工廠及工業經營（起重機械及裝置）規例的規定取得了有效之檢驗証明文件

-電動及手工具符合工廠及工業經營（電）及（木工機械）規例及建築地盤（安全）規例的要求

-運送、儲存及使用危險物料時符合工廠及工業經營（危險物質）、（可致癌物質）規例的要求，並且在該容器上張貼正確標籤及即時呈交地盤該等物料的安全資料報告書

-地盤人員持有有有效之“平安咭＂（綠咭）

3.評估準則:

-供應商合計得分低於60分或單項評分低於10分為不合格,滿分為100分

-評分19-20分為優、15-18分為良、11-14分為常、0-10分為劣

物資詢價表

表號：

P04-03

提出單位：

聯絡人：

提出日期：

工程名稱：

截標日期：

工程編號：

工程工期：

物資名稱

規格型號

單位

數量

要求回覆時間

質量要求說明

環保要求說明

安全及健康要求說明

備註

表號：

P04-04（A）

中國建築工程總公司（香港地區）中國建築工程（香港）有限公司中國海外建築有限公司

TRANSMISSION傳真稿Date日期：

To至：

From發文人：

FaxNo傳真號碼：

TelNo電話號碼：

Subject標題：

投標報價邀請書TotalPages總共頁數：

（includingthispage）

Message內容：

報價邀請書

本公司承建/投標之

報價，現隨函附上下列資料:

□材料技術及品質要求

□材料估計數量

□預算批板及送樣板房日期

□送貨日期

□合約條款

□安全及健康規則

□環保要求

工程，特邀請貴公司參與

本工程截止報價日期為年月_日正午時，請詳閱有關文件並填妥報價

單，依時密封送還本公司物資部時送交報價將不予考慮。

多謝合作!

先生/小姐，本公司有權選擇任何報價，逾

簽發：

物資部

物資採購比價單

表號：

P04-05（A）

地盤名稱：

規格及型號

單位

數量

單價

總價

單價

總價

單價

總價

安全及健康因素評價

質量因素評價（較好A‚居中B‚較差C）環保因素評價

建議：

採購員

年月日

物資部副總經理

年月日

審批意見：

物資部總經理

年月日

*註：

此表格適用於$100萬以下的物資採購

地盤名稱：

物資採購比價會審表

表號：

P04-06（B）

規格及型號