会议预案模板.docx
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会议预案模板
会务工作
筹办工作方案
一、会议主题与背景
1、会议主题
文秘教育工作，深入商讨文秘教育实践性教课，沟通秘书职业资格证的考试信息和考据指导
2、会议背景
为了庆贺世界秘书周的到来，促使目前文秘专业教材的创新，推进秘书专业人材培育模式的改革，使文秘教育工作可以获得更好的发展，培育出更多的秘书专业的新式人材，广东省某学院文秘专业的学生计划邀请广东省内各高校从事文秘职业教育的工作者和各系部教课秘书来校参加商讨会，深入商讨文秘教育怎样展开实践性教课，沟通对于秘书职业资格证的考试信息和考据指导方法。
二、日期与地址
1、会议日期：
2013年4月23-25日，共3天，详细安排为：
代表报到：
4月23日下午
参加商讨会：
4月24日上午8:
00
结束走开：
4月25日正午13:
00
2、会议地址：
学院学术报告厅，学院三其中报告室
优选
三、主办单位和包办单位
主办单位：
广东省某学院文秘专业
支持单位：
广东省秘书协会广东省各高校文秘专业部门广东省职业资格考试中心广东省各高校文秘专业部门
包办单位：
广东省某学院文秘专业
履行单位：
广东省某学院文秘专业广东省秘书协会广东省各高校文秘专业部门广东省职业资格考试中心广东省各高校文秘专业部门
四、筹办工作机构及职责
为了庆贺世界秘书周的到来，促使目前文秘专业教材的创新，推进秘书专业人材培育模式的改革，使文秘教育工作可以获得更好的发展，培育出更多的秘书专业的新式人材，我院拟在本院的学术报告厅及三其中会议室举办商讨会，对
2012年广东省文秘教育工作进行全面总结，深入商讨文秘教育怎样展开实践性
教课，沟通对于秘书职业资格证的考试信息和考据指导方法。
（一）会议机构设置
商讨会领导小组名单
主任：
本学院院长xxx
副主任：
院团委组织部
秘书长：
本学院文秘专业主任xxx
商讨会下设秘书组、会务组、宣传组、灵活组、演出组、财务组、捍卫组七个工作小组。
1、会议秘书组组长：
xxx
人员：
xxxxxx
优选
2、会务组组长：
xxx
人员：
院有关人员
3、宣传组组长：
xxx
人员：
院宣传部门
4、灵活组组长：
xxx
人员：
校有关技术人员
5、演出组组长：
xxx
人员：
校园学生
6、财务组组长：
xxx
人员：
xxxxxx
7、捍卫组组长：
xxx
人员：
捍卫处
二、任务分解
1.会议秘书组工作职责：
（1）负责起草筹办会议工作的详细方案。
（2）负责筹委会工作会议及有关会议的组织、协调工作。
（3）起草领导发言资料、现场会欢迎辞及会议要求、大会主持词等文件。
（4）负责商讨会经验介绍资料的审察、把关。
（5）负责采集、整理商讨会公动工作文件、资料，编制目录，分类归档，供给与
会代表观光。
（6）负责商讨会沟通时多媒体服务。
（7）打印和采集合议材（资）料，一致装袋散发，负责会议以后所有资料的组卷。
（8）达成筹委会安排的其余工作。
（一）参加人员安排
优选
会议回执清单、确立商讨会参会人员组织部有关成员
拟邀请的贵宾名单组织部有关成员
贵宾的电话和传真邀请组织部有关成员
商讨会议指南及资料的整理、起草等XXX
（二）会议日程安排XXX
代表分组名额分派XXX
开幕式议程XXX
（三）贵宾的邀请
从事文秘职业教育的工作者XXX
各系部教课秘书XXX
（四）起草发言稿
开幕式发言稿
领导发言稿
上述工作在30日前达成
2.会务组工作职责：
：
（1）负责提出经费总估算，制定财务开销标准。
（2）负责参会代表和工作人员的报到、招待工作。
（4）负责制作会议资料,设计制作会议列席证、工作人员证（5）部署会场，依据会场席次摆放座签。
（6）负责发放纪念品、预定票、接送站等招待工作（6）在参会代表住地设医疗、捍卫联系处。
（9）保证会
优选
议时期电、水、暖供给正常。
（10）达成筹委会安排的其余工作。
（一）负责提出经费总估算，制定财务开销标准XXX
（二）招待工作
贵宾招待、报到、资料发放、登记XXX
收费、开票XXX
纪念品发放XXX
食宿、指引XXX
联系交通、预约门票和旅行观光XXX
饮食安排、住宿需要XXX
（三）商讨会报告厅的会议部署XXX
会议室主席台、座牌制作及摆放XXX
会议室座位区分及发送座位表XXX
会议室音响、投影仪的调试XXX
（四）会议资料制作
制作会场口号XXX
制作会议指南等宣传资料XXX
会场会标、中心标牌制作XXX
优选
以上工作会议前5日制作达成
（五）商讨会报告厅及与会领导、专家、学者的指引XXX
（六）与会贵宾的照相和开幕式的合影XXX
（七）会后后勤工作XXX
3.宣传组工作职责：
负责此次商讨会的所有宣传工作
对外宣传:
（1）参会人员安排
会议回执清单、确立省自察外参会人员组织部
拟邀请的贵宾名单组织部
贵宾的电话和传真邀请组织部
（2）贵宾的邀请组织部
（3）会议新闻报导整体组织和策划组织部
对内宣传：
（1）悬挂各种口号
地址一：
学校中主要地域悬挂会议口号XXX
行政楼悬挂宣传口号
优选
学术报告厅悬挂横幅
校内电子屏循环显示欢迎口号等
地址二：
主楼大门悬挂欢迎词口号
（2）学术报告厅及会议室主席台的部署XXX
（3）学生座位安排XXX
（4）礼仪队安排XXX
4.灵活组（遵从组委会的暂时安排）
（1）会场音响设备及投影仪的调试XXX
（2）现场各样设备的安装XXX
（3）会议议论通知和安排XXX
5.演出组
（1）负责组织开幕式联欢节目
（2）负责选拔、审察节目
（3）负责邀请有关人员演出
6.财务组
（1）负责商讨会的估算、进出及账目管理
（2）负责商讨会的资助费、会务费、资料费的进出管理及结算
7.捍卫组
优选
（1）拟订会场安全捍卫方案与实行
（2）联系协调与会人员住宿地址的保安工作
（3）负责与会人员的观光交通安全
会议工作制度：
此次招待将在广东省某学院举行，为了搞好招待工作，特拟订本方案
一、指导思想
踊跃发挥招待工作的桥梁和纽带作用，努力做好各项招待工作，以文明、礼貌、热忱、周祥的服务，让每位贵宾快乐而来，满意而归。
促使目前文秘专业的
创新，全面推进秘书专业人材培育模式的改革，使文秘教育工作可以获得更好的发展。
二、组织机构
文秘专业商讨会的招待工作由招待部部长xx同志负总责，贵宾招待由招待部一致组织。
（一）招待工作组织机构
部长——主持招待部全面工作。
负责会间医疗卫生工作并负责所有贵宾食、宿点的整体区分安排；对口学院医卫处。
副部长——负责招待工作的组织实行，安排大型宴请活动，协调办理暂时突发状况；对口招待部综合处。
处长——负责综合处工作。
（二）招待部
1、负责招待工作的指挥和协调。
2、负责贵宾信息的汇总及食宿安排。
优选
3、负责监察指导定点招待单位完美硬件设备，规范服务行为。
4、负责卫生防疫和医疗救护工作。
5、对抽调的招待工作人员和定点招待单位的有关人员进行培训。
6、组织做好参会贵宾会期的招待工作。
7、对定点招待单位拟订出住宿餐饮标准并签署责任书。
8、达成领导交办的其余工作。
三、职责区分
（一）招待方式
依据本质状况，招待工作采纳统分联合的方式进行。
统：
即一致组织指挥，一致质量标准，一致服务要求，一致培训人员，一致分配车辆，一致区分旅馆，一致拟订
分：
即分对象，分任务，分职责，分别安排住宿，包干到部门，责任到人头。
（二）招待对象
贵宾、新闻记者、大会工作人员共估计——人。
（三）责任区分
依据责任区分，有贵宾的部、室负责采集贵宾的来回信息；招待部负责
迎接欢送、食宿安排。
四、票证办理
（一）个证人件
贵宾及随行人员、新闻记者等贵宾的证件，由有关部、室负责采集贵宾的照
片、身份证号码等，并送安保部实时办证。
优选
（二）车辆通行证
1、交通部抽调车辆的通行证，由交通部负责与安保部连接手理。
2、各高校领导招待用车的通行证，由办公室负责与安保部连接手理。
3、会议食品采买车、医卫保障车由招待部负责与安保部连接手理。
（三）大型活动入场证
1、贵宾参加商讨会的入场券由招待部负责落实到人。
2、有关人员参加开、谢幕式和宴会的安排名单由办公室确立，请帖印制、分送由办公室负责。
五、贵宾接送
（一）接机接站
（二）贵宾返程
按交通部实行方案履行。
六、贵宾住宿
（一）贵宾住宿
1、贵宾住宿安排，由招待部依据贵宾数目，并提出分派建议，经组委会审
定后履行。
2、所有贵宾一律依据组委会安排，到指定的旅馆饭馆住宿。
超出规定住宿
天数的，花费自理。
（二）贵宾就餐
1、所有贵宾一律凭据件就餐，定点使用；地址就在学院的培训中心。
2、关怀照料好暂时伤病人员，做好病号饭。
3、尊敬少量民族的生活习惯，按需要开设清真餐，设置清真餐厅或餐桌。
优选
七、卫生防疫
（一）学院卫生部负责组织卫生防备工作，指导、敦促做好食品卫生、饮用水
卫生、除害消毒、传得病防治等工作。
根绝传得病暴发流行和影响健康事故的发
生。
（二）为了保证贵宾饮食安全，学院要派驻2名食品卫生监察员，对食品从原
料采买到菜肴上桌的全过程进行卫生监察。
八、医疗救护
（一）为保证能获得实时救治，可与学院就近医院达成共鸣，成立贵宾抢救中心24小时应诊。
（二）学院医务室人员随时待命，推行24小时价班制。
（三）贵宾在会议时期因常有病（如感冒）或轻度创伤，可在医务室治疗，费
用由大会负担；因突发疾病或不测受伤的，则应到医疗门诊或住院治疗，所发生
的花费由贵宾自理。
九、交通用车
会期贵宾用车，按交通部方案实行。
十、经费
所有贵宾食宿、医疗、车辆、工作人员就餐，按财务部有关规定实行。
筹办日程表
时间事项负责单位负责人备注
2013年3月11.制定与会人员，会务组
日
联系并确认
综合组
2.会务先期文件
优选
资料准备
3.初步拟订筹办计划
2013年3月10
日
1.起草第一轮会秘书组
议通知，寄送有关
个人和单位
2013年4月
1.联系并再次确
综合组
10日
认与会人员
宣传组
2.在网络进行宣
传
2013年4月
1.起草第二轮会
宣传组
11日
议通知，寄送有关
秘书组
个人和单位
2.报告筹办状况
2013年4月1.达成交通、住
优选
12日
宿、餐饮等规划书
2.
召开筹办会议，
拟订会议时期各
组的详细工作
2013年4月制作工作人员证、
综合组
13日
代表证以及纪念
品
2013年4月
1.
整理与印制会
综合组
15日
议手册
秘书组
2.
查收各参加人
员论文的提交情
况
3.
起草欢迎词、领
导发言稿等
2013年4月
1.
召开协调会议，
秘书组
18日
再次明确各组职
综合组
责
2.
会议报导、日程
安排、发言稿等相
优选
关文件的打印。
3.备好会议所需电脑、投影仪等
2013年4月1.招待工作进入招待组
20日本质工作状态，检
宣传组
查落实工作细节
秘书组
2.对会议报导进行整体组织和策划。
3.筹备完美会场部署
4.检查会务筹办工作，实时查漏补
缺
优选
升级会员 