档案归档范围及分类1103.docx
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档案归档范围及分类1103
一、主表
DQ党群
11党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）
12纪检
13组织
14宣传教育
15统战：
（民主党派材料入此）
16工会：
（妇女工作材料入此）
17团委：
（学生社团材料入此）
XZ行政
11行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）
12人事（师资培养材料入此）
13监察审计
14武装保卫
15总务
16档案、图书、文博
JX教学工作
11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）
12学科与实验室建设（专业设置入此）
13招生
14学籍管理（学生奖惩材料入此）
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生（毕业生信息反馈工作入此）
18教材
19职业培训
注：
此类二级类目的划分，可以采用以下分类方法：
11综合
12研究生教育
13全日制本、专科教育
14成人教育
KY科学研究
11综合（科研经费管理、学术活动材料入此）
[12]按学科或专业或项目设置类目
CP产品生产与科技开发
11综合
[12]按产品种类或项目设置类目
JJ基本建设
11综合
[12]按单项工程设置类目
SB仪器设备
11综合
[12]按仪器设备种类或型号设置类目
CB出版
11综合
12报纸
13刊物
14书稿
15音像
WS外事
11综合
12出国（境）（国际合作与会议材料入WSl4）
13来校（外国留学生工作材料入WSl5。
国际合作与会议材料入WSl4）
14国际合作与会议
15外国留学生工作
CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿"
l4会计凭证
15工资清册（奖金，助学金入此）
注:
“[]”代表随机符号
附:
SX声像
12照片
13录音带
14录像带
15幻灯片
16磁盘
17影视胶片
18缩微胶片
19光盘
二、各类档案归档范围的确定
1、党、政文件归档
1.1确定的原则
1.1.1归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
1.1.2归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
1.1.3归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
1.2归档的主要内容和重点
1.2.1归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、二。
1.2.2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。
其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。
上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
1.3不归档的文件材料
1.3.1上级机关普发供参阅、不办的文件材料;
1.3.2上级机关发来供工作参考的抄件;
1.3.3上级机关征求意见未定稿的文件;
1.3.4重份文件;
1.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件;
1.3.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）;
1.3.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
1.3.8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;
1.3.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等;
1.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
1.3.11为参考目的从各方面收集的文件材料;
1.3.12非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（以上某些方面如果需要，也可以进择作资料暂存。
）
附件一
高等学校党群类档案
归档范围和保管期限表
DQll党务综合（党政办）
序号类目名称保管期限
1.上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）长期
2.本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍，大会选举办法，选举结果和上级批复等。
永久
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等长期
（3）参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样短期
3.本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书
记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久
4.党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久
5.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久
6.以党委名义召开的工作会议材料永久
7.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久
8.党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久
9.党委工作简报永久
10.党委大事记永久
11.党群系统启用印章的文件和印模永久
12.党群系统重要统计材料永久
13.党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期
14.党委保密、秘书工作的有关文件长期
15.重要的群众来信来访及处理材料长期
16.党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期
17.分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期
18.分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期
19.分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期
DQ12纪检（党政办）
序号类目名称保管期限
1.上级纪委关于纪检工作的文件长期
2.纪委工作规章制度长期
3.纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久
4.校纪委会议记录长期
5.党员处分、复查资料长期
DQl3组织（党政办）
序号类目名称保管期限
1.上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期
2.本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料长久
3.本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久
4.落实政策的有关材料长期
5.副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通
知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久
6.副处级以上干部名册永久
7.总支、支部改选报告、审批材料长期
8.各总支、支部委员名册长期
9.党员名册长期
10.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料长期
11.发展新党员、预备党员转正的名肋长期
DQl4宣传教育（宣传部、思政部）
序号类目名称保管期限
1.上级关于宣传工作的文件长期
2.本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久
3.教职工政治思想工作动态及调查材料长期
4.理论学习的决定、通知、计划、总结长期
5.反映本校重大活动的剪报及图表永久
6.上级有关学生思想政治工作的文件长期
7.本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久
8.学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久
9.学生思想政治工作典型调查材料和统计长期
10.关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件长期
11.各系学生政治工作人员名单长期
DQl5统战（宣传统战部）
序号类目名称保管期限
1.上级关于统战工作的文件长期
2.本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久
3.统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久
4.本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久
5.台、港、澳和侨务工作材料长期
6.各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期
7.统战工作重要会议记录长期
DQl6工会（工会）
序号类目名称保管期限
1.上级有关工会工作的文件长期
2.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久
3.会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、
领导讲话、大会发言等文件）长期
4.表彰工会先进集体个人的材料、名单长期
5.处分会员的有关材料长期
6.工会委员会会议记录、纪要短期
7.基层工会干部名册长期
8.会员名册长期
9.妇女工作材料长期
10.家属工作材料长期
11.群众来信来访及处理意见等件材料短期
12.关工委工作产生的文件材料长期
DQl7团委
序号类目名称保管期限
1.上级关于团的工作文件长期
2.本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领
导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久
3.本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领
导讲话、大会发言和文件）永久
4.团委工作计划、报告、总结及规章制度永久
5.团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期
6.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期
7.处分团员的材料及复查材料长期
8.批准入团、离团材料及名单长期
9.团干部名单长期
10.团员名册长期
11.团委会议记录长期
12.学生会文件、材料长期
13.本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期
14.各分团委的有关材料长期
15.研究生会的有关材料长期
16.团委牵头进行的重大活动的有关材料长期
17.社团活动、勤工俭学、学生资助社会实践、艺术团等有关材料长期
附件一
高等学校行政类档案
归档范围和保管期限表
XZll行政综合（办公室）
序号类目名称保管期限
1.上级有关高校行政管理的综合性文件长期
2.全校性的规章制度永久
3.学校年度、学期工作计划、报告、总结永久
4.校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要永久
5.校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久
6.全校性的工作会议、座谈会文件长期
7.校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期
8.本校教育事业规划、计划及上级批复永久
9.学校评估材料永久
10.教职工代表大会文件材料长期
11.本校向上级的请示及其批复永久或长期
12.本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期
13.有关全校性工作的调查材料和经验总结永久
14.学年报表及综合统计永久
15.启用印章的文件及印模永久
16.本校历史沿革、情况介绍永久
17.本校大事记、简报、信息、动态等永久
18.校史工作材料永久
19.校友工作材料长期
20.校庆工作材料长期
21.群众来信来访文件材料长期
22.普选工作材料短期
23.上级有关与本院、所、中心的来文长期
24.院、系、所、中心会议记录、纪要、简报长期
25.院、系、所、中心工作计划、总结、报告长期
26.院、系、所、中心开展各种学术活动的文件长期
27.院、系、所、中心与国内单位协作的材料长期
28.院、系、所、中心统计年报及重要资料长期
XZl2人事（人事处）
序号类目名称保管期限
1.上级机关有关人事工作的文件长期
2.本校人事工作的规章制度长期
3.人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久
4.关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久
5.关于校内机构设置、变化的文件材料永久
6.人事处权限内的干部任免文件及名册永久
7.表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期
8.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期
9.教职工动态月报长期
10.师资培养、管理工作计划、规定、总结永久
11.教师进修计划、安排、总结长期
12.教师工作量的规定及执行情况长期
13.教师业务考核材料长期
14.人事统计报表永久
15.教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久
16.教研室、研究室正副主任名册长期
17.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期
18.教职工工资调整材料、名册长期
19.教职工转正定级材料长期
20.教职工校内调动材料长期
21.教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期
22.教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期
23.教职工援外和支援边远地区材料短期
24.教职工退职、离职和出国的有关材料长期
25.教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期
26.教职工退休后重新工作的材料长期
27.教职工福利工作长期
28.教职工商调函件长期
29.使用临时工有关材料长期
30.人民来信来访材料长期
XZl3监察、审计（党办）
序号类目名称保管期限
1.上级有关监察、审计工作的文件长期
2.本校监察、审计工作方面的规章制度长期
3.监察、审计工作计划、总结、调查报告长期
4.监察、审计工作统计年报及重要报表长期
XZl4武装、保卫（保卫处）
序号类目名称保管期限
1.上级有关公安保卫工作的文件长期
2.本校公安保卫工作方面的规章制度长期
3.本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久
4.本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期
5.本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期
6.要害部门的公安保卫、消防工作长期
7.保卫工作简报长期
8.上级有关武装、人防、新生军训工作的文件长期
9.本校武装部职责范围内的规章制度长期
10.武装部工作计划、总结、调查报告长期
11.武装部工作统计年报及重要报表长期
12.学生应征入伍文件材料长期
12.复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期
XZl5总务（总务处）
序号类目名称保管期限
1.上级有关总务工作的文件短期
2.本校总务处及各科规章制度长期
3.本校总务工作计划、报告、调查材料长期
4.房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期
5.防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期
6.爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期
7.学生参加城镇居民医疗产生的文件材料永久
8.师生员工健康状况调查材料及统计表永久
9.本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期
10.车辆工作的有关文件材料短期
11.食堂工作的有关材料短期
12.校园绿化工作的有关材料短期
XZl6档案、图书、文博（办公室、图书馆）
序号类目名称保管期限
1.上级有关档案、图书、博物工作的文件长期
2.档案、图书、文博规章制度长期
3.档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期
4.档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久
5.档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料长期
6.档案馆指南、全宗介绍永久
附件二
高等学校党群类档案
二级类目代号简表
DQ
11党务综合。
分党委、总支、直属支部综合材料入此
12纪检
13组织
14宣传教育。
学生思想政治工作入此
15统战。
民主党派材料入此
16工会。
妇女工作入此
17团委。
学生社团材料入此
附件三
高等学校行政类档案
二级类目代号简表
XZ
11行政综合。
学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此
12人事。
师资工作材料入此
13监察、审计
14武装、保卫
15总务
16档案、图书、文博
2．教学档案归档范围的确定
2.1确定的原则
2.1.1归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学
校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
2.2归档的主要内容和重点
2.2.1归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件一。
2.2.2归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
2.3不归档的文件材料
2.3.1上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件;
2.3.2上级有关教学的未定稿的文件;
2.3.3重份文件;
2.3.4无查考利用价值的事务性临时性文件;
2.3.5非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;
2.3.6校内其他单位发来的文件;
2.3.7与校外单位交换来的材料;
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
附件一
高等学校教学类档案
归档范围和保管期限表
JXll综合（教务处日常工作）
序号类目名称保管期限
1.上级下达的有关教学工作的文件材料长期
2.教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久
3.学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久
4.教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料长期
5.非学历教育的培训班、进修班材料长期
6.统计报表永久
7.学生运动会材料长期
JXl2学科与实验室建设（实训中心、教务处）
序号类目名称保管期限
1.上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期
2.学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久
3.重点学科、专业、实验室建设材料永久
4.学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期
5.学科、专业、实验室建设统计报表永久
JXl3招生（招生办、就业中心）
序号类目名称保管期限
1.上级有关招生工作的文件材料长期
2.招生计划、规定、生源计划长期
3.新生录取材料及新生名单长期
4.委培、代培、自费生计划、合同及名单长期
5.招生宣传、招生工作总结短期
6.研究生入学试题及指导教师名册长期
JXl4学籍管理（教务处）
序号类目名称保管期限
1.新生入学登记表永久
2.学生学籍卡片永久
3.学生成绩总册永久
4.在校学生名册永久
5.学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期
6.学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期
7.学生处分材料长期
JXl5课堂教学与教学实践（教务处、各分院）
序号类目名称保管期限
1.各专业教学计划、教学大纲永久
2.课程建设要求及安排，校历表，课表长期
3.各系、科、专业课程试题库长期
4.典型教案、重要备课记录长期
5.上级单位要求参加的各专业学生技能大赛文件永久
6.教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期
7.社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期
JXl6学位（高职高专无此类目）
序号类目名称保管期限
1.上级有关学位工作文件材料长期
2.本校学位评定条例、办法及计划、总结长期
3.学位委员会会议记录、决定长期
4.学位委员会授予各层次学位清册永久
5.本科生优秀学士学位论文长期
6.博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期
JXl7毕业生（就业中心）
序号类目名称保管期限
1.上级有关毕业分配的文件材料长期
2.毕业生工作计划、简报、总结长期
3.毕业生供需统计、计划、合同长期
4.毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久
5.毕业证、派遣证存根领取签收册长期
6.毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期
JXl8教材（教务处、各分院）
序号类目名称保管期限
1.自编、主编教材长期
2.各系各专业使用教材目录长期
3.自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期
4.其他有保存价值的自编参考资料短期
JX19职业培训（职培中心、考试中心、技校）
序号类目名称保管期限
1.培训机构产生的文件长期
2.计算机、英语等级考试及自学考试产生的文件长期
3.技工学校的文件长期或永久
附录:
存系教学类档案
序号类目名称保管期限
1.本科生毕业论文及评审意见长期
2.课堂教学材料、课程进度表短期
3.教师任课安排、教案长期
4.优秀实习报告短期
5.本专业教学检查、调查材料及总结短期
6.教师工作量核算、登记材料短期
附件二
高等学校教学类档案
二级类目代号简表
JX
11综合。
学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此
12学科与实验室建设。
专业设置入此
13招生
14学籍管理。
学生奖惩（包括助学贷款、奖助学金等文件）材料入此
15课堂教学与教学实践
16学位工作（高职高专无此类目）
17毕业生工作。
毕业生信息反馈工作入此
18教材
注:
此大类也可以划分为如下二级类目
JX
11综合
12研究生教育
13全日制本、专科教育
14成人教育
3.科研档案归档范围的确定
3.1确定的原则
3.1.1归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
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