外联部工作具体流程及方法.docx
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外联部工作具体流程及方法
外联部工作具体流程及方法（总10页）
外联部工作具体流程及方法
高校间联合活动
Q1：
如何与高校取得联系？
A：
可以通过进入对方官网得到联系方式。
另一种方式是充分利用自己的新老同学，通过一层层人际网取得对方联系方式。
Q2：
如何与高校进行联系？
A:
一般是先发短信，短信内容根据不同的活动目的、活动需求而定。
如果对方没有任何回应，再打电话过去。
联系时，一定要注意称谓、措辞等。
之后（一直到活动全部结束之前），与之保持紧密联系。
Q3：
短信应该怎么写？
A：
尊敬的XX大学XX学院主席/部长您好！
N月N日将在我校举行……，我们衷心期盼贵校……组织/贵协会（如果不知具体组织名字，要查或问下全称）能来我校出席活动。
请于N月N日星期N之前告知能否来参加（或告知与会人数），收到烦请您回复我们谢谢！
北师大地遥学院学生会外联部XX。
我方作为主办方的接待事宜
Ｑ4：
活动即将开始，对方临时告诉我们他们出席不了活动。
之前该如何避免这种现象的发生？
Ａ：
我们联系的一般是外联部长，他们通常比较忙，可能是忘记了这件事。
这就需要我们在之前一直与他们保持紧密联系，强调此处活动的重要性，并不断提醒对方安排出席人员，还要列出各校出席人员的联系方式表，并与之取得联系。
在活动前一天再次提醒对方活动的时间、地点以及注意事项。
以保证对方准时出席。
Q5：
与高校代表打电话注意什么？
A：
开头先自我介绍：
“您好，我是北京师范大学地遥学院外联部的XX（最好告诉他们你的姓名，以便日后联系），请问您是XX学校XX组织的XX吗？
”接下来说正事儿~
打电话前先把自己要说的话想清楚，尽量用最简短的话表达最多的意思！
交谈过程中时刻注意礼貌与自信，对方没说清楚的要追问，对方问到自己不了解的问题，也可以实事求是，问清楚后尽快发短信告诉对方。
Q6：
接待高校代表入会场时注意什么？
A：
提前告诉他们快要到站或校门时通知自己。
在引导他们走向会场时最好交流一下，可以问他们学校的情况，或者介绍咱们学校，最好别没话说。
活动结束后如果需要的话，再送他们出校门，至少客气一下。
也许会结交到好朋友哦~
名家邀请准备阶段
1.如何寻找名家联系方式？
名家讲坛的名家不拘于任何一种形式，既可以是作家等文化名人，也可以是体育明星、企业家，但须具备一定知名度和社会影响力。
或者名家传记撰写者，名家身边的人等。
名家联系方式可通过以下几种途径获得：
1）网络查找相关信息：
入门时常采用，搜索范围广，但虚假信息多
2）通过往届积累的联系人查找：
效率较高，目标性强
3）关注举办校园活动的剧组、栏目和名人：
一般以高效巡讲的形式进行，成功率较高
4）人际关系：
利用亲朋好友的关系查找，操作较方便，也较易成功
5）中介机构：
费用较高，但工作量小，成功率高，特殊情况下采用
2.与名家联系应注意什么？
1）充分查阅名家的资料，避免不必要的错误
2）明确学联的性质（直属学联），了解这个组织，准备好简要为名人介绍我们。
3）使用敬语，有礼貌的沟通
4）电话联系以表示诚意
5）坚持不屑的努力，经常性的沟通
6）当名家表示最近档期已满时，不放弃联系，为以后的工作寻找机会
7）不卑不亢，树立北师大学联的良好形象
名家讲坛活动流程
●讲坛主题及名家：
●活动时间：
●活动地点：
●活动前期准备工作和宣传工作人员安排表：
如有合作社团，先分配工作，后统一调度
注：
如活动有合作单位，要确定协调好双方负责部分，开场前也要仔细确认。
以防活动中出现不必要的麻烦和纰漏。
一、前期准备
批教室及派票场地、桌椅在确定论坛时间后2天内完成
画海报在活动举办3天前完成
传单（制作后，活动3天前印好）
制票，盖章，制作观众信息登记表
名家讲坛宣传视频的制作，内容扩充
接待人员明确学联及师大的历史及特色，准备好向名家介绍我们。
也可以谈大学生生活现状。
充分了解名家的资料，避免出现不尊重对方的错误。
注：
批场地流程
1）审批教室（一般教室、敬文讲堂、教九502）
A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章
B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字，120葛老师处盖章
C送往保卫处106审核签字盖章（需要嘉宾的简历）
D送往主楼A102教务处教学服务中心审批合适教室
E教室审批表一式三份，审批结束后第一联（白）留在教务处，第二联（绿）交回保卫处，第三联（黄）交回社团联合会审查考评部，并补登活动地点。
2
2）审批大型活动场地（中北楼后、图书馆、食堂、操场）
A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章
B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字，120葛老师处审核盖章
a中北楼后学五对面到校长办公室（主楼A403）审核
b图书馆到图书馆办公室审核
c食堂到餐饮中心（学子二楼）审核
d操场到体育学院（邱季端101）审核
C送到保卫处106审核签字盖章
D大型活动审批表一式四份，审批结束后，第四联（黄）由社团自行留存，第二联（粉）交回保卫处，第三联（蓝）交到相应校办，图书馆，餐饮中心工体办公室，最后将第一联（白）交回社团联合会审查考评部，并补登活动举办地点。
（审批条幅需要在审查考评部领取登记表，填写后再交给物业管理人员，由他们负责安排悬挂，悬挂结束后要做好条幅回收工作）
注：
所有审批的单子一定在活动前送至活动当天负责人的手上。
二、前期宣传
1）海报：
（提前两天张贴海报，分上下午，共四次，上午十点后，下午四点后）
（在海报充足的情况下（每次28张））：
地点分配
A教二、教四、教九各1（2人）
B教八、教七、电子楼各1（2人）
C学五前1、澡堂旁边1、西南楼1、西北楼1、西西楼1（2人）
D研究生路2、东西操场2、艺术楼1（2人）
E中南楼后的那条路2、学十二等一排宿舍楼2（2人）
F中南中北的小院3、立身路5（2人）
（注：
可根据海报数量适当增减，如数量很少，可删去一些人流不密集的地点，如教八教七电子楼等，并相应减少其他地点的海报数量）
2）传单：
派票前1天发，每两人一栋楼，根据宿舍的方便程度分配。
3）喷绘：
提前一周去做
提前五~六天挂出来由1人负责（好好与对方联系后确定）
4）横幅：
提一周去做由1人负责（好好与对方联系后确认，到底要写哪些内容）
三、外场派票（提前一天或当天）
地点：
邱季端西南角
时间：
11：
30—12：
00准备工作共需4人。
将喷绘取下铺在地上，将宣传物置好
12：
00开始发票，共6人负责
2个人负责发票并让领票的同学登记，
4个人维持秩序，现场发传单宣传
四、活动正式开始
1）前期准备：
（共需工作人员7人、主持人1人、摄像或拍照1人：
要求拍到与嘉宾的合影，观众的照片）
以下以活动20:
00开始为例
19：
30—19：
45工作人员到场
在场内外各张贴海报2张确认打开嘉宾室或者教工休息室的门确认活动使用的设备（话筒个数，音量，电力，多媒体开启）等确认活动所需物资（矿泉水，纸杯，鲜花，横幅，座签等）确认拍摄人员到位。
19：
45—20：
00观众入场
2名工作人员检票2名工作人员负责场内秩序1名工作人员引领嘉宾
C
20：
00活动正式开始
（主持人1名、献花的工作人员1名、多媒体操作人员1名、场内机动人员3名、拍照或摄像（之前确认相机内存及电量）1名
2）活动流程
A开场前主持人提醒一下手机静音和不要提前退场
B播放名家讲坛宣传视频（要和合作方交流决定是否播放）
C介绍活动主题及嘉宾简介
D嘉宾讲座
E现场互动（提前与嘉宾沟通好进行，设立托儿数名）
F向嘉宾献花
G活动结束嘉宾退场，观众退场
H.工作人员收拾会场
I总结活动，保存照片及资料，向名家发去感谢信，活动照片。
五、活动阶段可能出现问题
1接待嘉宾有什么注意事项？
1）提前准备好礼物和名牌
2）提前一个小时到活动现场布置、调试
3）嘉宾如果初次来我校，尽可能到校门口迎接；若无法到门口迎接，至少在礼堂外或教学楼前接待
4）服装得体大方，讲话有礼貌，尽可能多的向嘉宾介绍师大及学联
5）活动正式开始前，请嘉宾到休息室休息（教九和敬文有休息室），备好水、水果
6）如果嘉宾提前到达学校，尽量批有休息室的教室，如果没有休息室则尽量与助理沟通使嘉宾不致太早到。
2.礼仪人员应如何着装？
1）穿黑色高跟鞋，化淡妆
2）按要求穿礼服或正装
3）学联有专门的礼仪队，一般定期选拔礼仪人员，有需要可联系其负责人
3.主持人应如何着装？
1）女生化淡妆，穿高跟鞋，最好穿裙装
2）男生穿西装，有条件的化淡妆（学联内部有主持人的选拔，选上的同学将有机会主持学联和社团举办的各种活动。
欢迎大家踊跃报名参加）
4.PPT若无法使用该如何应对？
1）提早备份
2）将其上主要内容告知支持人，由主持人在串词中讲出
5.若现场观众较少该如何处理？
1）让工作人员入座
2）发动同学来捧场
3）到附近人流量大的地方进行宣传
6.观众提问时间如果冷场怎么办？
1）工作人员提问
2）主持人提问
7.如何送嘉宾离席退场？
1）请嘉宾离席要有礼貌
2）可借机询问嘉宾是否有其他名家的联系方式
3）送嘉宾上车
8.如何清理会场？
1）迅速打扫干净
2）可回收物品回收
3）与管理员再见、致谢
4）将购买物品的收据交给部长或者副部长，由他们去财务部报账再返还。
5）将感谢信发给名家。
万众瞩目的赞助
拉赞助可分为四个阶段：
策划、交涉、落实、反馈。
一、策划阶段
首先，目标要明确：
说服对方，使之与你建立合作关系。
如何说服？
这是问题关键。
整个说服过程是建立在双基础上的，即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。
1）对方需要什么？
虽然求各不相同，但是归根到底，有一点是很明确的，即对方希望通过合作产生宣传效益，进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多利益。
2）我方优势何在，如何发挥？
这是对前一问题回答，是说服对方与你而非与他合作的依据。
3）两者结合，分析双方合作的基础，提出使对方宣传效益有作用的合作方案，即策划书。
在寻找合作伙伴过程中，需特别考虑我方优势与对方的契合点。
比如学校活动具有宣传方面的优势；各院系也各有特点，比如计算机系去找电脑商；体育活动去找体育器材专营，艺术系、外语系，因女生多，去找美容美发、时装化妆等商家，从理论上说成功率比较高。
二、交涉阶段
如果策划阶段是“示爱”，那么交涉阶段应该“确定关系”了。
因此，该阶段的工作重心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最终确定具体的合作模式。
首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比如
（1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给对方暗示：
我是尊重你的；我是干练的，有经验的；
（2）不迟到，向对方表明：
我是守时的，我是守信的，跟我合作没错；（3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话问题务必十分注意，尤其是双方初次见面的时候。
当然，这就要求我们平时就要培养良好的习惯。
其次，要充分利用语音、语调、语气、语速、手势等说服对方。
须知：
只有事先说服自己，才有可能说服别人。
当然，这里涉及一个“度”的把握，否则，过犹不及，适得其反。
如何把握“度”的问题，若现对方已被调动起来，你可适当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦，那么适可而止，策划书的改写，或简要列举，或重复强调，也要因人而异。
那么，如何观察？
观察脸部神情，尤其是观察眼睛，是最有效的。
有人说，处处留心皆学问，如果我们把人际交往当作是一门学问，那么这门学问的治学捷径正是：
心细。
当然，这里又涉及一个“度”的问题，即是“注视”而非“逼视”，否则会使对方恼火，使双方尴尬。
如何把握这个“度”，还是老方法，观察对方的反应，灵活处理。
以上谈的都是一些交往过程中应该注意的问题，事实上，该阶段的重要任务是与对方商讨合作细节问题，真正目标是确立合作关系。
当然，前提是态度要诚恳。
能做什么，准备如何去做，要求明确而详尽。
特别要注意的是，没有把握的事项不能随意答应下来，因为这些讨价还价将是协议的条款依据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责任的。
交涉过程中，应该强调的是宣传方式，即你能做什么，准备如何落实，而不要一味夸大宣传效益。
因为广告就是一种投资，投资就是要承担一定风险的。
这里有两层含义：
首先，宣传效益不等于经济效益，利弊得失的判断工作应该由对方去完成；其次，宣传效益最终要通过宣传行为来实现，因此有哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始自终要强调突出的，这实际上是消除对方的后顾之忧，引导对方作出有利于我方的判断。
经费预算，是谈判工作的重中之重。
如果能够作价格调整，该退让的还是要退让，以免因小失大。
如果无法让步，那么要特别注意说话技巧。
曾有一家商家很有合作意向，只待我在经费上作出让步，而我所列的经费是非常实在的，没有任何的调整空间了。
谈了三层意思：
1）我方价格是很实在的，而且基本上都用在宣传方面，我方是有诚意。
2）合作双方要有合作诚意，如果你方在价格上还坚持另有要求，那么，就是你方缺乏合作诚意的表现。
3）一起把活动搞好，是我们的共同目标，必需的经费是不能“偷工减料”的；我方价格很实在，所以我们不应该把时间花在一二拾、一两百的讨价还价中，而应该商讨如何保证地把活动做得最好，这才是对双方都更有利的。
其实，整个正面交涉过程实际上就是揣摩对方心理，并有针对性地一一化解矛盾的过程。
最后强调一点，在整个交涉过程中，确确实实要站在对方利益角度考虑问题，理由很简单：
只有对方认识到你有为他着想，他能从活动中受益，他才愿意投资，你才能获得资助。
这是整个过程的关键。
三、落实阶段
在很多同学想象中，拉赞助仅局限在前两步，以为拿到钱就结束了。
其实这是一种误解。
签合同，拿到钱，只是合作的开始，真正的工作刚刚展开，比如还要落实协议条款，还要提供反馈资料。
对于协议条款的落实问题，不仅仅是态度问题，还是性质问题，决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系。
如果是前者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一输，实际上是“双输”，往往是被欺诈者“一朝被蛇咬，十年怕井绳”，而欺诈者“捡个芝麻，丢了西瓜”。
如何做好落实工作，我以为最佳方式即与对方经常沟通，一起探讨，并付诸实施。
这里还涉及到积极反馈的问题。
四、反馈阶段
先回答一个问题：
为什么要反馈？
首先，要求反馈，这就鞭策你把承诺落实到位，把工作做到家；
其次，从学习和锻炼的角度来看，只有反馈，与商家多沟通，才能总结经验，吸取教训，从而得到提高。
广告就是投资，投资就有风险，因主客观原因，谁也不可能做每一次每一项都让商家百分之百地满意（更何况有些商家的期望值过高），那么，在反馈过程中与商家探讨问题何在，有无补救办法……一般说来，只要你的工作确实到位甚至基本到位，商家一般是不会太为难学生的。
商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不见踪影；商家最怕的是被骗的感觉，特别是被“学生娃”骗的感觉，这种感觉可能比丢了几个钱更让他们难受。
第一，好的服务方能招来“回头客”；
第二，这些“回头客”往往乐于从中穿针引线，帮你介绍他人，大家可以想象这类合作的成功率极高；
第三，如果你善于交际，你们可以探讨一些其他共同感兴趣的话题，往往可以建立良好的人际关系，而对方往往是有着丰富生活阅历的长者，你可以从中学到许多为人之道，在笔者看来，这比什么都重要。
更何况，一旦对方信任你，欣赏你，他们就将全力支持你。
最后，作一点小结。
拉赞助的要诀是“胆大、心细、脸皮厚”。
胆大——超越与陌生人打交道的心理障碍问题。
心细——处处留心皆学问。
脸皮厚——脸皮，像手茧，越磨越厚。
譬如，笔者之所以能敢自不量力，班门弄斧，皆归功于长期磨练的成果——脸皮够厚。
一位手机商说，校内大学生具有相当大的消费潜力。
利用组织的各种活动向学生进行宣传，不仅能节省很多广告成本，而且还省去了很多审批手续上的麻烦.所以,我们在拉赞助的过程中一定要有信心,要有坚持不懈的精神,只要我们做好了以上这些何患不嬴何忧不胜。
备注一：
如何取得公司的联系方法：
查公司号码。
2.通过协会或师兄师姐获得已联系过公司的联系资料。
3.逛街的时候，注意一下各个商家的联系电话，他们可能成为你下一个赞助商。
4.通过网络得到公司的联系方式。
5.通过商品得到公司的联系方式。
6.通过朋友，同学，亲人得到公司联系方式。
备注二：
联系公司注意的小问题。
1.不要在前台小姐那里浪费太多时间，她没有决定权。
2.当公司叫你传真过去的时候，不要理他，最好说送上门或直接见面会谈。
因为传真的价格不是你可以承担的，而且大部分都是没有结果的。
3.去一家公司，无论你如何失败，对方如何没有诚意和兴趣都好，你一定要拿到其中一个人的联系方式（卡片）。
4.拉赞助的时候，除了介绍的话，其他的少说，让你的赞助商多说话，并认真仔细回答他的问题。
并记录他的观点和看法。
5.拉赞助的时候注意提及具体、细节的东西。
这样的话公司会觉得我们是准备充分和认真对待的。
关于拉赞助指导教材
1．熟悉自己的学校，熟悉活动。
2．收集最近学校内外的活动信息，通过收集这些信息可以让你清楚什么公司有兴趣。
3．锁定公司后，先对该公司有初步了解，寻求话题和合作点。
4．出发前多准备一些资料，可以学校同类型活动好的一面或协会一些历史经典资料。
5．选择好你的拍挡，每次拉赞助最好2－3个人一组，男女搭配。
分好工：
谁做记录，谁解说，谁回答问题。
6．选择好去的路线、明确公司地址，并且与公司负责人先用电话约好时间。
7．外出拉赞助，除了拉赞助外，一行一动都代表着学校形象，所以注意言行，装束。
8．拉赞助最大的财富不是拉不拉得到赞助，是你可以接触一个公司，甚至一个公司的高层。
了解他们的运作和思维。
然后把它变成你的经验和财富。
迎新时期在高校搞宣传
一，赞助商在迎新时期在高校搞宣传有什么好处呢
A，最佳投资时机：
作为大学新生，只该群体踏入社会的第一个阶梯，是对一切的商业信息既敏感又冲动的时期。
因此，企业在这时期赞助的边际效用最大，令每一分钱都发挥到最大的宣传推广效果。
B，刺激短期销售：
大学生新生入学时，因为第一次拥有消费的自主权，往往冲动会成为购买的第一因素。
另外，由于新生入学后，他们也需要大量的和生活相关的产品，因此这个市场的需求很大，而且消费冲动是他们的首要购买因素。
在这时期选择适当的赞助，其宣传推广的力度将与其销售量呈现几何级数的增长，这是每个企业都不能忽视的“80后”现象。
C，培育市场：
有远见的企业在新生入学时赞助迎新活动，销售业绩往往不是最重要的考虑因素，最重要的因素是能为企业培育市场，提高产品在大学生的美誉度。
每个人都知道，“80后”个性化社群虽然购买力强劲，但他们购买方式已经不同于上一辈，他们对价格不敏感，崇尚个性，品牌忠诚度不高的特点决定了企业要在未来的市场上分一杯羹，就应该“从娃娃开始抓起”。
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