文件和记录控制程序中英文.docx

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文件和记录控制程序中英文

文件和记录控制程序

1.0目的Purpose

对与管理体系有关的文件、资料和记录（含电子版）进行控制，确保所有使用部门使用的文件和记录（含电子版）都有效。

Controloverdocumentsandmaterialsrelatedtomanagementsystemsoastoensurethatallthedocumentsandmaterialsandrecords（electronic）usedbyeachdepartmentarecurrentandvalid.

2.0范围Scope

适用于所有与管理体系等有关的文件、资料和记录（含电子版）的控制。

Applicabletothecontroloverdocumentsandmaterialsandrecords（electronic）relatedtomanagementsystems.

3.0职责Responsibility

3.1管理者代表负责手册（质量手册、EHS手册）及程序文件的批准。

ManagementRepresentativeisresponsiblefortheapprovalofmanuals（qualitymanual,EHSmanual）andprocedurefiles.

3.2质量部经理负责质量手册、EHS手册的审核，程序文件的复核。

QMisresponsibleforverificationofqualitymanual,EHSmanual,recheckprocedurefiles.

3.3体系工程师负责质量手册、EHS手册的编制、更改和控制；程序文件的编写和三级文件的审核。

ISOspecialistisresponsibleforcompilation,alternationandcontrolofqualitymanualandEHSmanualandproceduredocumentsandreviewthesupportivedocuments.

3.4文控室负责检查文件编号、控制，外来文件的控制、管理。

DocumentControlOfficeisresponsibleforcheckingandcontrollingdocumentnumbersaswellasregulationandmanagementofexternaldocument.

3.5技术部负责技术、工艺、图纸的控制。

TechnologyDept.isresponsibleforcontrollingoftechnology,techniqueanddrawings.

3.6各部门负责三级文件的编写、编号及本部门所使用文件的管理。

Eachdepartmentisresponsibleforcorrelativefiles’establishmentandnumberingaswellasexaminationandverificationtogetherwiththedocumentsmanagementusedbythesaiddepartment.

3.7各部门对本部门产生的记录（含电子版）的准确性、完整性负责。

Eachdepartmentisresponsibleforaccuracy,integrityofrecordproducedinit.

3.8各部门对本部门归口管理的记录（含电子版）进行标识、收集、编目、归档、保管和处理。

Eachdepartment’spersonnelconcernedshallconductidentification,collection,cataloging,filing,keepingandhandlingoftherecordsunderthemanagementofsuchdepartmentinaccordancewiththisprocedure.

4.0程序Procedure

4.1手册、程序文件、三级文件及记录编号规则根据《文件和记录编号作业指导书》。

Manual,proceduredocuments,thesupportivedocumentsandrecordsnumberingrulesreferenceWorkinginstructionofnumberingdocumentandnote

4.2文件和记录编制、审批

Compilationandapprovalofdocumentsandrecords

4.2.1手册由体系工程师负责编写，质量部经理审核，管理者代表批准。

ManualsarecompiledbyISOspecialist.,examined&verifiedbyQMandapprovedbymanagementrepresentative.

4.2.2程序文件由体系工程师编写，部门经理审核，质量经理复核，管理者代表批准。

ProcedurefilesarecompiledbyISOspecialist，reviewedbydepartmentalmanagers,checkedbyQM,andapprovedbymanagementrepresentative.

4.2.3产品图纸、技术文件的管理按《技术文件控制办法》执行。

ManagementofproductdrawingsandtechnologicaldocumentsshallbeinaccordancewithControlProcedureforTechnicalDocuments.

4.2.4支持文件及作业指导书由相关部门按《文件编写作业指导书》负责编写，体系工程师审核，由部门经理批准发布。

各种表单由部门有关人员编写，本部门经理批准，经体系工程师及文控室备案后发布。

SupportingdocumentsandworkinginstructionsarecompiledbyrelevantdepartmentsaccordingtoWorkingInstructionforDocumentCompiling,examined&verifiedbyISOspecialistandapprovedtoissuebydepartmentmanager.Variousformsarecompiledbydepartment’spersonnelconcernedandapprovedbydepartmentmanagesandfiledbyISOspecialistandDocumentControlOfficebeforeissue.

4.2.5每一编号的文件为一独立文件，其它文件在文件的末页的末端明示编写、审核、批准人。

对于图纸的设计、校对、审核、批准可直接在图纸上签名。

Eachnumbereddocumentisauniquefile,andnamesofpersonswhocompiled,examined&verifiedandapprovedthedocumentshallbeshownattheendofthedocument’slastpage.Astopersonswhodesigned,proofed,examined&verifiedadrawingcandirectlysignonit.

4.2.6公司至少每年对管理体系文件评审一次，当不能适应公司质量/环境/职业健康安全管理时，可增加评审频率，修改后还要按4.2.1至4.2.5进行批准。

Thecompanyshallconductreviewprocedureorsupportivedocumentsatleastonceeveryyear.Reviewfrequencycanbeincreasedwheninadaptabletocompany’squality/EHSmanagement,andshallbeapprovedaccordingto4.2.1-4.2.5afterrevision.

4.2.7手册、程序文件及支持性文件均以文件批准日期为正式实施日期。

Manual，proceduredocumentationsandsupportivedocumentationareformallyissuedasperthedocumentapprovingdate.

4.2.8记录（含电子版）原则上使用体系文件所规定的记录格式，如确因工作需要可用其它方式作记录，必须能有效保存。

Inprinciple,recordsadoptrecordingformatstipulatedinsystemfile;duetoworkingrequirements,othermethodcanalsobeusedinrecords,butitmustbeabletobestoredeffectively.

4.2.9记录的内容应真实、及时、完整，字迹清晰，能够准确辨识。

如有某些原因导致表格未能填写完整，则由填表人用斜线（从左下往右上）划去。

Alltherecords’contentshallbetrue,current,completeandlegibleforaccurateidentification.Ifsomereasonscausethefillers’incompletionintheform,he/sheshallmakeaslash（fromleftbottomtorighttop）.

4.2.10记录（含电子版）应进行编号，以方便查询和追溯。

Recordsshallbenumberedfortheconvenienceofinquiryandtracing.

4.2.11记录只能用圆珠笔或钢笔填写，不得用铅笔。

Recordscanbemadewithballpensorpens,pencilsarenotallowed.

4.3文件的版本、标识和受控状态Version,identificationandcontrolstatusofdocuments

4.3.1《质量管理手册》、《EHS管理手册》和程序文件及其它文件的版本以第AX版即第A1、A2、A3…来表示。

TheversionofQualityControlManual,EHSManagementManual,procedurefilesandotherdocumentsareindicatedbyVersionAX,namelyVersionA1,A2,A3…

4.3.2《质量管理手册》、《EHS管理手册》、程序文件和其它文件都以文件编号为标识。

DocumentserialnumbersaretheidentificationsforQualityControlManual,EnvironmentalManagementManual,procedurefilesandotherdocuments.

4.3.3《质量管理手册》、《EHS管理手册》、程序文件和其它文件的受控状态分“受控”和“非受控”两种状态。

分别用“受控”印章和未盖“受控”印章为标记。

为此负责文件发放部门的文控室要编制出“管理体系文件清单”，以确保得到相应文件的有效版本，以防止使用失效或作废文件，《质量管理手册》、《EHS管理手册》的管理按4.4.1执行。

ControlstatusofQualityControlManual,EnvironmentManagementManual,procedurefilesandotherdocumentsincludes“controlled”and“uncontrolled”,whicharerespectivelyidentifiedbywhetherthereisa“Controlled”stamponit.Tothisend,DocumentControlOfficeofthereleasingdepartmentshallcompileManagementSystemDocumentListsoastoensureacquiringvalidversionofthecorrespondingdocumentstoavoidusinginvalidorcancelleddocuments;QualityControlManualandEnvironmentManagementManualshallbemanagedaccordingto4.4.1

4.4文件的发放和更换Releaseandreplacementofdocuments

4.4.1《质量管理手册》、《EHS管理手册》、程序文件和其它文件（包括外来文件）都由文控室负责在“文件发放/回收表”上造册来确定发放范围，经管理者代表批准后实施发放。

发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。

顾客或来访者索取本公司《质量管理手册》、《EHS管理手册》，须经管理者代表批准，文控室凭批准单发给“非受控”本的《质量管理手册》、《EHS管理手册》，该本《质量管理手册》、《EHS管理手册》不予编号。

程序文件及三级文件不对外提供给顾客。

DocumentControlOfficeisresponsiblefortablingonDocumentRelease/WithdrawalSheettodeterminereleasescopeofQualityControlManual,EnvironmentalManagementManual,procedurefilesandotherdocuments（includingexternaldocuments）,whicharereleasedaftertheapprovalofmanagementrepresentative.Thereleaseshallensurethatthevalidversionsareavailable.Thecompany’sQualityControlManualandEnvironmentalManagementManualrequestedbyclientsorvisitorsshallbesubjecttotheapprovalofmanagementrepresentative,whileinlightofapprovalproof,DocumentControlOfficedelivers“Uncontrolled”versionofQualityControlManualandEnvironmentalManagementManual（notnumbered）tothem.Procedureandsupportivedocumentsarenotavailabletoclients.

4.4.2受控文件的领取Receivingacontrolleddocument

文件领用人在“文件发放/回收表”上签名领取。

对《质量管理手册》、《EHS管理手册》和程序文件和其它文件注明分发号和加盖“受控”印章。

发放完毕，发放人员在“文件发放/回收表”上填写修订状态，以便对发放文件修订状态的控制，以防止误用。

DocumentreceivershallsignonDocumentRelease/WithdrawalSheetforthereceipt.IssueNo.and“Controlled”stampshallbemarkedonQualityControlManual,EnvironmentalManagementManual,programfileandotherdocuments.Aftertheissuebeingfinished,theissuingpersonnelshallfillinrevisionstatusontheDocumentRelease/WithdrawalSheetsoastocontroltherevisionstatusofreleasedfilesandpreventfrommisusing.

4.4.3有关人员所使用文件严重破损而影响使用时，持有者提出口头申请，经体系工程师同意后，才可向文控室以旧换新。

新发的《质量管理手册》、《环境管理手册》和程序文件的分发号要与交回的保持一致，使用者要确保文件保持整洁、清晰。

Whendocumentusedbypersonnelconcernedisseriouslydamagedandaffectsusing,theholdershallmakeverbalrequest,afterconsentofISOspecialistandthenreplaceolddocumentwithnewonefromDocumentControlOffice.TheissueNo.ofnewQualityControlManual,EnvironmentalManagementManualandprocedurefilesshallbeinlinewiththatofreturns.Inaddition,theusershallkeepdocumentstidyandclear.

4.4.4受控文件如有丢失，文件持有者应及时报告文控室，并申请补发，经管理者代表批准后，由文控室办理补发手续。

Incasethatacontrolleddocumentislost,documentholdershallreporttoDocumentControlOfficeintimeandapplyforreissue.Afterapprovalofmanagementrepresentative,theDocumentControlOfficewillhandlethereissue

4.4.5为了文件得到有效控制，各职能部门需指定一名人员负责文件的接收、管理和控制。

收到文件时应在“文件接收登记表”上进行登记，同时各部门应相应做好本部门的文件控制工作。

Eachfunctionaldepartmentisrequiredtoappointapersontoseetodocuments’receiving,managementandcontrolinordertocontroldocumentseffectively.Whenreceivingadocument,he/sheshallrecordontheDocumentReceivingRegistrationForm,andeachdepartmentshallimplementdocumentcontrolaccordingly.

4.4.6采用电子档发放的文件，加盖相关印章后，由文控员存放在公司内部局域网Datacenter/HRD/public相应的文件夹内，相关人员可以在电脑上阅读文件。

StamptheE-filesorE-documentsandputintoDatacenter\HRD\publicrelevantfoldersbyfilecontroller!

4.5文件和记录的修订、换版和作废Revision,updateandcancellationofdocuments&records

4.5.1文件修订时，由文件更改提出者或部门提出申请，并在“文件修订申请单”中填写修订条款、内容及原因。

Revisionofdocumentshallbeappliedbyitsalternationraiserordepartmentandfilloutterms,contentstoberevisedandcauseinDocumentRevisionRequisition.WhileunderexaminationandverificationofISOCommissionerandapprovalofmanagementrepresentative,DocumentRevisionRequisitionshallbesubmittedtoDocumentControlOffice.

4.5.2文件修订批准后，若是《质量管理手册》、《EHS管理手册》及所包含的程序文件，由文控室统一收回，由文控室进行修订换页或划改。

换页后或划改好后再由文控室发给持有者，与此同时，文控室在“修改记录”中填写修订内容。

对于其它文件也由文控室统一收回，由文控室组织部门修订，进行换页或划改，修订并经审批后再由文控室发给持有者。

Afterapprovalofdocuments’revision,QualityControlManual,EHSManagementManualandprocedurefilesincludedtoberevisedshallbecalledback,revised,changedpageorcorrectedbyDocumentControlOffice,andtheDocumentControlOfficeshalldeliverthemtoholderafterpage-changingorcorrectingwhilefillinrevisioncontentonRevisionRecord;revisionofotherdocumentsarethesameasabove.As