胜记仓财务报销管理制度1016.docx

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胜记仓财务报销管理制度1016

胜记仓物流有限公司

财务报销管理制度

第一部分总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据企业会计制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

　　第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分业务周转金管理规定及借支流程

一、业务周转金的使用主体、用途、额度

使用主体

用途

周转金额度

二、业务周转金的管理

1、周转额度：

各主体的业务周转金额度由财务部以2011年九、十月份各使用主体实际支出金额为基础确定，并根据业务发展需要，每季度对额度进行审核和调整。

2、各主体负责人即为业务周转金管理责任人，负责业务周转金的具体使用管理。

各管理责任人负责指定专人保管、报销业务周转金，并将人员名单报送财务部备案，按规定的使用范围和权限使用，接受财务部门的监管。

使用主体

管理责任人

操作责任人（保管、报销）

3、为保证资金安全，各主体常备业务周转金3000元（现金），其余周转金由财务部代为保管。

各主体需要使用大额度业务周转金时，需由各主体书面申请（周转金管理责任人签字同意），并提前一天通知，财务部根据申请备款。

4、业务周转金以操作责任人的名义入账核算。

各操作责任人凭借使用周转金取得的有效票据填制报销单，每周五到财务部办理报销，财务部依据报销票据统一结算，并补足常备业务周转金额度。

5、操作负责人离职或职务变动时要办理周转金的移交手续，原操作责任人销账，新责任人建账，重新挂账核算。

6、操作责任人出差或休假5天以上，管理责任人负责指定其他人管理。

7、业务周转金的使用额度不能超过月度预算，超过部分由使用主体申请调整额度。

8、各主体的业务周转金仅限用于关系维护、业务招待及事务性临时开支，严禁挪用和滥用，确保资金安全。

三、业务周转金使用流程

见附表一（业务周转金使用流程图）。

第三部分日常费用报销管理制度及流程

日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、物资费用、后勤保障费用、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算，对于超预算或预算外费用，需要增补在下个预算期间内。

一、差旅费用

1、费用定额标准:

职务

一般员工

部门负责人

副总经理

总经理及以上

交通工具

汽车、火车硬卧/高铁

汽车、火车

硬卧/高铁

汽车、飞机

（经济仓）

汽车、飞机

（经济仓）

住宿标准（元/天）

地区一

实报实销

地区二

实报实销

地区三

实报实销

伙食标准（元/天）

地区一

实报实销

地区二/三

实报实销

备注

地区一：

直辖市、省会城市和国家计划单列市的城区；地区二：

各省级地级市，直辖市、省会城市和计划单列市的外埠地区；地区三：

其它地区（除地区一、地区二、港澳台及海外以外的地区）；港澳台和海外地区实报实销

2、费用标准的补充说明：

2.1、实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回燕郊时间为准，12：

00以后出发（或12：

00以前返回）以半天计，12：

00以前出发（或12：

00以后返回）以一天计。

2.2、所有员工出差应选用经济、便利的交通工具。

特殊情况下，员工需乘坐飞机的，经总裁同意，在《出差申请表》上注明“可乘坐飞机”。

2.3、员工在集团内工作调动原则上乘坐火车卧铺，在紧急情况下经总裁审批可以乘坐飞机，产生的交通费据实报销。

2.4、员工应本着节约的原则，优先选择由行政部签订的协议酒店。

住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

2.5、伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

2.6、宴请客户需由中心负责人批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

2.7、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2.8、因参加工作会议、培训、学习等，所交会务（培训）费中含食宿费的，不再报销相应费用；

2.9、出差期间购买的办公物品和资料等，需另外填费用报销单。

2.10、财务部门有权对不实的出差费用向有关方面直接查询，对于弄虚作假、虚报冒领、违反规定的行为要严肃处理。

。

3、出差申请及购票流程

3.1、出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理审核后报请总经理批准。

《出差申请表》一式两份，由出差人与财务部各留一份；部门或中心负责人出差申请，由其直接上级审批。

如出差一天且无需在外住宿的，不用填写《出差申请表》；总裁以上领导出差不用填写《出差申请表》。

3.2、借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3.3、购票:

出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票必须通过当地机票代办部门购买，由公司统一结算支付，特殊情况下员工本人自己付款，需书面说明情况，报销时必须以机票乘客联作为凭证，经审批人签字后报财务备案）。

二、电话费报销制度及流程

1、费用标准

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费；营销中心招商热线电话费用根据协议优惠政策支付。

2、报销流程

固定电话费由总务部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总裁办批示处理办法。

三、市内交通费报销制度及流程

1、费用标准：

1.1、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在无车或情况紧急时经部门领导同意后可以乘坐出租车；

1.2、因外出办事支出的市内公交车费（包括公交车、地铁）应保存相应车票报销；

1.3、报销交通费用需附上“市内交通费用明细表”，在表中列明日期、起止地点、金额、事由等明细内容（具体格式见附件）。

1.4、市内因公务发生的误餐费用不分级别，均按照每人午餐20元/人，晚餐20元/人的标准补贴，早餐不发放误餐补贴。

2、报销流程

2.1、员工整理交通车票，在车票背面签经办人名字、日期和事由，并由部门负责人签字确认，并按规定填好《交通费报销单》。

2.2、审批程序:

按日常费用审批程序审批。

2.3、员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

四、办公费、低值易耗品、行政后勤费用等报销制度及流程

1、费用分类

1.1、办公费包括：

特快专递费、邮寄费、印章费、复印费、晒图费、办证费、发票收据费等，由各业务部部门组织上报，企业管理中心统一管理；

1.2、行政后勤费用包括：

办公用品费、低值易耗品费用、员工用餐费、拜神费、房租、物业费、水电费、燃气费、通讯费、修理费、环境美化及其他政府性行为收费等费用，由总务部集中购置、统一上报，总裁办统一管理；

2、报销流程

2.1、购置申请:

公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2.2、报销程序：

报销人先填写费用报销单（附入库单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

2.3、费用归集：

财务部按月根据总务部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

五、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

1、费用标准

1.1、招待费：

交际应酬费支出必须是因商业目的与公司之外人士所发生的交际费用。

各项业务招待工作实行周到、得体、适当、节俭的原则。

各种礼品、纪念品的购置费用需严格控制，须由总裁批准后，统一置备，未经公司事前批准的一律不予报销，谁决定由谁负责；招待费的支出需严格规范，大额招待费应事前征得总裁的同意，报销时，经办人须填写交际费用报销明细表，详细注明日期、地点、事由、宴请对象、公司参加人员、总人数、金额等内容。

1.2、培训费:

为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。

人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

1.3、资料费：

在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。

各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。

1.4、其他费用：

根据实际需要据实支付。

2、报销流程：

2.1、招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.2、培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

2.3、资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

2.4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程

一、工薪福利支付流程

1、工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，月度由人事部编制职工工资清单、职工津贴清单，报公司总裁和董事会、薪酬绩效委员会审核签署后，由财务部负责发放。

2、职工过节费、奖金奖等对全体职工发放的奖金由公司董事会、薪酬绩效委员研究确定，人事部制表，报公司总裁审核签署后，由财务部发放。

3、财务部根据国家的税收法规对职工个人收入应缴纳的个人所得税实行代扣代缴管理。

4、每月14日由人事组织部将本月按工薪审批程序批准后的工资表（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；

5、每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资，员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实；奖金的发放同工资发放程序。

二、临时工资支付流程

同工资支付流程。

三、社会保险及住房公积金支付流程

由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

四、其他福利费支出流程

由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第五部分专项支出财务报销制度及流程

第一条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第二条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

1、填写购置申请：

说明购置固定资产的必要性、计划购置数量、固定资产品牌、规格、型号、市场询价情况、投资资金来源等，购置计划由公司董事会研究决定。

2、报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

3、结账报销：

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单银行转账付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第三条其他专项支出报销制度及流程

1、费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、工程项目、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修、临时设施及土地使用权等其他专项费用）支出。

2、费用标准：

此类费用一般金额较大，由投资管理部门根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

3、财务报销流程

3.1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

3.2、签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

3.3、付款流程：

（1）由经办人整理发票等资料并填写付款申请单；

（2）按审批程序审批：

主管部门经理审核签字→中心负责人审批→财务复核→总裁审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第六部分纳税的管理

一、公司应向政府缴纳的各种税收及地方附加税费由财务部负责，严格根据税国家税法和税收征管办法的规定按时、足额缴纳，任何人不得授意财务部门偷逃各种税款。

二、公司应缴纳的流转税（营业税、增值税）与地方附加税费的纳税申报由财务部经理负责审核审核，中心负责人核准，纳税后的完税证由公司总裁审签后入帐。

三、公司在一、二、三季度按季度预缴的企业所得税和年末汇算清缴的企业所得税，其纳税申报表由财务部报公司总经理签署，纳税后的完税证由公司总裁审签后入帐。

四、公司进口物资申报交纳关税与进口环节增值税由公司财务部负责办理，在取得海关出具的纳税证书后报公司总裁批准缴纳。

第七部分费用报销的要求

一、报销时间的具体规定

1、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

公司财务部每周四为财务报销日。

若当月的最后一个报销日在该月的28日，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

2、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理

3、差旅费、借款应在出差回来后（出差返回日以交通费发票日期为准）或相关工作结束后五个工作日内办理报销，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

4、各项费用应及时报销，对在相关工作结束后一个月以内未报销的费用，如无合理原因，财务部不再受理。

二、对报销凭证附件的要求

1、报销凭证的原始附件应是完整、合理、合法的发票、财政收据或其他原始凭证，票据不允许涂改和挖补，否则财务部不予报销；在发生保险索赔事故时，因发票和原始凭证已交给保险公司，可以凭复印件及责任解除书报销；

3、对于已签订的各类费用支出或资本性支出合同、经公司领导审批的申购项目应有财务部加签财务意见，申报部门在报销单上应填写上该合同的合同号或附上批准文件的复印件；报销物料用品和低值易耗品时附验收单和已审批的申购单，验收单上应有验收人签字；公司安排员工参加的业务培训签有协议的，须凭发票和协议复印件报销；

6、费用报销时出现假发票需退回申请人换票，否则不予报销，一旦发现经办人有意提供虚假发票等有违诚信的行为将上报公司调查处理；对公业务，需直接将款付到对方账户，不得直接打入经办人账户或以现金支付；经办人应使用胶水牢固粘贴单据，不得使用订书机进行装订，单据粘贴范围不能超出报销单页面。

三、对报销单据的填写要求

1、每一项报销事项必须分开填写；必须准确而完整地填写费用报销单和差旅费报销单所列示的相关栏次，出差补贴不得与出差期间发生的费用分单填列；如做为团队出差的借款人，应归集本次出差人员所发生的单据一次报销，不允许分人分次报销；报销单据必须填写大小写金额，且大小写金额必须一致；填写大写金额须以圆圈内交叉锁定各位数空格，如位数前有币种格则填写人民币字样；

2、付款方式必须正确填写，如现金、支票、转账、冲账、备用金等；如付款方式为非现金且收款方是个人，则同时提供个人银行卡或存折账号和身份证复印件；

3、当付款方式是支票或转账时，必须注明收款单位全称，且与发票或收据上的单位名称一致；转账方式还需注明收款银行及其账户，如因填写错误导致的损失由申请人承担；

4、报销凭证必须有报销人的签字，如报销人与原借款人不为同一人，应在姓名栏填写原借款人（在经办人栏加注“代办”等字样）；

5、借款单和报销单上的签名应为申请和审批人员的全名，不准签英文名或以姓氏代替。

6、借款单、报销单及押金退还单的申请人必须是公司内部经办相关事项的人员，非公司人员不得作为申请人填制单据。

四、对最终审批人费用报销的要求

1、最终费用审批人的费用原则上每周汇总一次报对应领导审批；

2、本人不允许审核自己的费用单据，包括授意下属以其他人名义报销的费用单据。

五、对部门审批人审核内容的要求

1、审核费用发生的真实性；

2、审核费用发生是否符合成本效益原则；

3、审核单据上收款人与该笔业务内容是否相符（即此笔业务款项是否要付给该收款人）。

六、对财务部审核的要求

1、审核收据和发票是否真实、合理、完整；

2、审核“费用报销单”填写是否正确；

3、审核金额是否符合权限规定；

4、审核“费用报销单”的报销金额是否与所附票据一致；

5、审核是否有个人借款；

七、对授权审批的相关要求

1、部门负责人出具授权书后需供给财务部费用审核人员备案，授权书内说明授权方、被授权方，原因，权限和期限。

如时间紧迫，发送电子邮件或传真亦可，但事后必须填制授权书。

八、报销流程

1、填单：

经办人整理原始单据，填写报销单据；

2、经办部门审核：

经办人将报销单据交所在部门负责人审核；

3、中心负责人审核：

经办人将报销单据交所在中心负责人审核；

4、各部门的费用报销单据由各部门负责人审批完毕后，送交给财务部审核人员。

对于超出预算的费用，由各部门根据权限传各级审批人审批完毕后，最后才传给财务部审核人员；

5、财务审核：

对于已按第B、C项处理完毕的单据，财务审核人员对其进行财务审核，并将合格的报销单报请公司领导审批；

6、付款：

领导审批后的费用报销单传出纳，出纳通知经办人领款，公司内部的费用报销和周转金领取可以以现金方式支付，对外支付的款项尽量通过银行转账支付。