龙湖现场文控管理工作总结A.docx
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龙湖现场文控管理工作总结A
**文控管理工作总结
林洋
2005年3月
目录
一、**一组团文控管理概述
二、文档管理体系的构成
三、建立文件实体的分类分级管理模型
四、表格的建立
（一）、文件登记表的建立
（二）、管理理用表模板
五、文件编号及存档编号规则的建立
六、文件查询体系的建立
七、标准流程及样板
1、文件处理流程
2、图纸收发流程
3、档案验收流程
4、规划验收样板
5、备案样板
6、项目资料移交样板
7、维保合同移交样板
八、计算机运用技巧
一、**一组团文控管理工作概述
**于2002年底成立到现场已是两年多了，经过两年的不断摸索和总结，对文档管理有一定的体会。
我认为作了项目文员，基本职责有两项，一项是文控管理，一项是项目部内部协调，即协助项目经理做好办公室日常事务，后勤保障等。
在这里我主要对文控管理工作进行总结。
**文控工作在项目部成立之初就开始建立了。
经过了大约两个月的摸索，建立了一套较为有序的文档管理体系，为以后的工作打下了良好基础。
但实际上在工作中有很多因素导致了最开始建立的体系不得不作许多调整，这种调整过程也是一种完善过程、一种优化过程。
文控管理主要包含两方面的工作，一方面是对文档的处理归类，一方面是从各种文档中进行统计和分析，为管理提供有用的数据。
在文档处理归类方面，由于前期建立了较系统的分类体系，文件的归类较合理，比较容易查询。
在数据统计分析方面，做了大量工作，但还需进一步提高系统性。
对于统计分析应形成一套标准的表格，形成标准流程，利于标准化管理，也易于数据的查询和使用。
**在文控管理方面有一定的自身特色，有优点也有许多不足。
下面就例举一些实例说明**在文控管理方面的优点与不足。
在工程变更管理方面，做得比较好，主要体现在：
第一，工程变更的编号体系很完善，很容易查找到一个单位工程有多少份变更，为造价结算提供了方便。
第二，每份工程变更均进行了扫描，建立了电子文档，用链接的形式实现网络查询。
第三，每份变更单及时复印到工程师手里，督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上，随时跟踪实施。
第四，工程变更单按单位工程分类成册，易于查询，不易丢失。
工程变更管理也存在不足，主要体现在：
第一，由于工程变更单采用一个单位工程一个编号，当一份变更单对应多个单位工程时，在统计上出现误差，不能真实反映变更数量，应采取改进措施。
第二，工程变更在产生过程中存在把关不严的现象，应增加技术负责人的审签手续。
**的图纸管理总体较好。
建立了图纸管理制度，图纸由专业工程师使用保管。
专门制作了图纸柜，用于图纸堆放。
所有图纸收到后均在封面加盖收图的时间专用章，用于版本控制。
图纸管理也存在不足，主要体现在：
第一，图纸收发记录不完善，不利于查询收发记录，特别是对于过程中的变更图纸，记录不详。
应建立一套较为完善的表格，可以很方便的查找到什么时间收到什么图纸，数量多少，发给哪些单位和部门等。
第二，图纸的电子版管理不完善，设计院未对拷贝的电子版进行清理分类，往往拷贝回来的图纸存在漏、缺、错等情况，由于图纸量大，专业性强，作为文员也不可能一一进行整理。
文件的处理跟踪上，**做得较出色，较少出现文件在处理过程中丢失的情况。
这主要是因为建立了文件处理跟踪记录表，对每一份需处理的文件进行编号跟踪。
最初容易丢失的文件是施工单位报送的签证单。
由于施工单位报送的签证单有的没有编号，不易表述，造成丢失后也不知什么内容的签证单丢失了。
后来，采用扫描跟踪的形式，即使用出现丢失，也可立即查找到文件的内容是什么，以便补办。
文件查询系统的建立上，总体做得较好。
主要以电子表格建立多级索引的形式进行查询。
文件的共享区主要是在fileserver01文件服务器上，在每个人的桌面上建立快捷方式，当需要查询时只需点击桌面上的快捷方式即可打开最新的表格。
但这种方式存在很大不足，主要体现在：
由于界面不友好，工程师极少去查看它，工程师对文件的查询还主要依赖于人工查找，给文员工作带来很大压力。
目前**正在偿试建立网页式查询方式，依靠局域网资源，将需要的数据、文件放在网页上，以友好的界面实现各种数据的查询。
文控管理最核心最重要的工作是数据统计和分析。
所有资料只有统计和分析后才能从中提练出可沉淀的数据，为以后的工作积累经验，为管理提供可靠的依据。
**在数据统计分析上还做得不够，虽做了很多表格，但还需进一步理清思路，将统计分析表格结构化，形成标准模式。
这些统计分析表包括对面积指标的统计、对工程变更的统计分析、对工程进度的统计、对节点计划执行情况的统计、对项目部人力资源管理的统计、对项目进展有着重要影响的大事记的统计等。
以上内容仅是对文控管理工作中的部分内容进行了总结，下面将对文控管理工作的一些思路和方法作阐述。
二、文档管理体系的构成
项目工程文档管理体系由两大类构成：
文件实体和表格。
文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。
建设方文件包括立项报建文件、设计文件、勘察测量文件、招投标及合同文件、建设方通知等。
监理文件包括监理规划、监理细则、监理会议、监理通知、监理月报、监理总结、质量进度检查文件等。
施工单位文件包括技术资料、质保资料、往来信函、进度报表、结算报表等。
政府职能部门文件主要指国家行政事业单位颁发的有关规章、规定、通知、通报等，是建设过程中指导项目管理必须遵守的文件。
表格由文件登记查询表和管理用表构成。
文件登记查询表是将不同类型的文件用表格索引的形式统一起来，并建立链接查询，形成系统的文件体系。
管理用表是对管理过程中形成的数据进行统计、分析，从而指导管理。
文件是表格的基础，是数据的来源，表格是对文件数据的统计、提练和分析。
三、建立文件实体的分类分级管理模型
不论是纸质文件还是电子文件，都必须以一定的有序方式放在指定的位置上，这样才能有利于文件的查询。
为了实现这一点，我们必须建立分类分级的文件夹体系用于存放不同类型的文件。
文件夹体系的建立包括纸质文件盒的建立和电子文件夹的建立。
电子文件夹的建立相对容易且对文件夹容量大小无限制。
而纸质文件盒则有固定的容量的限制，且不可能像电子文件夹那样在文件夹中还可建立子文件夹。
因此文件夹的分类分级设置必须将电子文档和纸质文件盒结合起来考虑。
文件夹的分级大小也必须考虑，分级太大，文件夹少，文件不同类型混杂，不利于查询；分级太小，文件盒太多，也不利于查询。
文档的分类可以从纵向和横向两个方面来考虑，纵向就是按项目实施阶段为依据，分为前期准备阶段、工程实施管理阶段、工程验收及移交阶段和项目后期评价阶段。
横向分类主要以工程实施管理相关单位、单位工程、专业等为依据进行分类。
文档的分类原则：
1力求简洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少。
2、符合国家档案管理现行规范。
3、易于各专业工程师理解和查找。
4、便于权限的设置。
5、利于项目竣工后进行档案整理。
（一）、文档分类分级模型
根据国家现行档案管理规范，结合实际需要**建立了如下分类分级模型：
文档分类分级模型表
一级目录
二组目录
三级目录
第01前期文件
第01前期报建
第02勘察测绘文件
第03设计文件
第02招投标文件及合同
第01招投标文件
第02建安合同
第03配套合同
第03监理文件
第01监理规划细则
第02监理工作总结
第03监理例会
第04现场管理
第05监理通知
第04主体工程施工管理
第01XX组团XX标区
第01土建设计变更
第02安装设计变更
第03土建技术核定
第04安装技术核定
第05施工方案
第06技术交底
第07工程量报审
第08进度计划
第09材料计划
第10材料报验
第11土建工序报验
第12安装工序报验
第13验收纪要
第14收方记录
第15现场签证
第16其它资料
第05配套工程施工管理
第01平基土石方工程
第02样板房售楼处资料
第03动步公园
第04综合管网
第05电梯安装
第06铝合金门窗工程
第07防水工程
第08楼宇自动化
第09消防分包
第06资质管理
第01企业资质
第02岗位资质
第07会议纪要
第01项目例会
第02其它会议
第08成本管理
第01概预算资料
第02零星工程管理
第03技术经济方案
第09项目部文档
第01项目管理实施大纲
第02工作计划及总结报告
第03人力资源管理
第10往来信函
第01建设方对外发文
第02从设计院收文
第03从施工单位收文
第04发出工作联系单
第05接收工作联系单
第06其它往来信函
第11临时图纸
第12竣工资料
第13政府职能部门文件
第14影像资料
第15不归类文档
注：
此分类模型与2003版的分类模型有较大变化，主要根据实际应用情况作了大大的简化，提高可操作性。
主体工程主要指小区内的住宅、商铺、写字楼、车库等单位工程，配套工程主要指配电箱、景观、水体、游泳池、安防、电梯等工程。
把主体工程与配套工程分开建立档案是因为配套工程的资料往往比较少，如果按主体工程分类建立档案会造成文件柜、文件夹的浪费，也不利于查询和管理。
与2003版比，增加了“不归类文档”，用来处理管理过程中很多不容易归类类的文档。
（二）、纸质档案盒的建立
文档分类分级表完成后，根据此表建立对应的纸质文件盒。
文件盒的标识要统一、清晰、明了。
为了便于一目了然地知道文件盒之间的相互顺序，可以使用一些小技巧，如给文件盒编号，或采用划线的方式。
文件柜中的文件盒
文件盒上的标识
（一）文件盒上的标识
（二）
（三）电子文件夹的建立
电子文件夹的建立可以相对灵活些，因为电子文夹可以不受固定容量限制，但也要遵循文档分类分级体系（如图）。
电子文件夹可以清晰地看出各级文件夹之间的关系。
电子文件夹的名称也最好与文档分级体系吻合。
四、表格的建立
（一）、文件查询登记表
**最开始的文件查询登记表是建立在一个Excel上的，最初的目的是为了保障文档体系的完整性，通过一个表即可查到所的的文件，但实际应用时发现文件增多后，运行速度会较慢，反而不利于查询。
为了提高查询率，也利于统计分析，将常用的一些文件统计表分解出来，建立了多级索引的方式。
为了保证文件夹移动位置时，索引表中的链接关系不被坏，每个索引表与其表中对应链接的文件应放在同一个文件夹中。
其模式如下：
（二）管理表格的建立
管理表格是进行项目管理的一种重要工具，它包括对分供方的管理、项目部内部自身管理以及一些统计分析表格。
1、分供方管理：
（1）、进度计划管理用表，包括总计划、月计划、周计划和日报（详见计划管理体系）
（2）、材料计划用表（详见计划管理体系）
（3）、施工单位组织机构人员素质考核用表
（4）、监理单位组织机构人员素质考核用表
（5）、工程量进度报审表
（6）、现场签证单
（7）、施工方案报审表
（8）、监理规划、细则报审表
（9）、合同罚款通知书
（10）、工程进度跟踪记录表
（11）、单项工程验收表
（12）、建设方工程师通知
（13）、技术变更（洽商）核定单
（14）、零星工程委托验收表
（15）、工程量完成报审表
（16）、用水用电分摊表
（17）、工程移交清单
（18）、档案移交书
2、项目部内部管理用表
（1）、个人计划管理用表，包括月计划、周计划等（详见计划管理体系）
（2）、部门工作联系单
（3）、部门会议签到表
（4）、人力资源管理用表
（5）、传真范本
（6）、人员动态调配台帐
3、统计分析用表
（1）、规划、消防、施工图面积指标统计分析表
（2）、项目大事记流水帐
（3）、通讯录
（4）、文件处理跟踪记录表
（7）、技术洽商、工程变更登记表
（8）、合同查询表
（9）、现场签证统计分析表
（10）、施工方案查询登记表
（11）、往来信函统计表
（12）、监理规划细则统计分析表
（13）、其它文件查询登记表
有了这一系列的表格，只需要将这些表格链接起来，借助于计算机网络资源，将文件放在共享的计算机上，就可以实现资源共享了。
当然，只采用电子表格的方式来建立查询体系是不太方便的，最好的办法是采用网页的方式进行链接查询，这在后面的内容中将谈到。
五、文件编号及存档编号规则的建立
1、文件编号规则
序号
文件产生
文件名称
编码撰写
单位
编码规定
举例
1
设计院
设计变更单
项目部
（户型）单位工程—专业—流水号
H1-1土变001
2
现场发出
技术洽商/核定单
项目部
（户型）单位工程—专业—流水号
X2-3电核001
3
A1
工程开工/复工报审表
施工单位
单位工程—开工（复工）+流水号
水K15商配—开工（复工）001
4
A2
施工组织设计（方案）报审表
施工单位
方案+流水号
方案001
5
A3
分包单位资格报审表
施工单位
单位工程—分包资质+流水号
水K15商配—分包资审001
6
A4
报验申请表
施工单位
单位工程—土建+流水号
1-2—土建001
单位工程—水+流水号
1-2—水003
单位工程—电+流水号
1-9—电005
单位工程—暖通+流水号
1-8—暖通002
单位工程—其它+流水号
商铺A—其它002
7
A5
工程款支付申请表
施工单位
标区—流水号
3标—001
8
A5.1
（）月完成工程量报审表
施工单位
标区—流水号
3标—001
9
A6
监理工程师通知回复单
施工单位
标区—流水号
4标—001
10
A9
工程材料/构配件/设备报审表
施工单位
土建+流水号
土建001
安装+流水号
安装002
11
A10
工程竣工报验单
施工单位
单位工程—专业—竣工+流水号
水K15商配—电—竣工001
12
A11
施工测量放线报验单
施工单位
单位工程—流水号
1-5—001
13
A12
施工进度计划报审表
施工单位
标区+流水号
五标001
16
A16
质量问题报告单
施工单位
标区+流水号
三标001
19
B1
监理工程师通知单
监理公司
流水号
第001号
20
B2
工程暂停令
监理公司
流水号
第002号
21
B3
工程款支付证书
监理公司
标区+流水号
二标第005号
22
B4
工程临时延期审批表
监理公司
标区+流水号
五标001
23
B5
工程最终延期审批表
监理公司
标区+流水号
五标001
24
B6
费用索赔审批表
监理公司
标区+流水号
三标001
25
B7
不合格工程项目通知
监理公司
标区+流水号
三标001
27
C1
监理工作联系单
监理公司
流水号
第001号
28
施工单位
工程量签证单
施工单位
标区+土建+流水号
四标土建—001
标区+安装+流水号
四标安装—001
29
监理单位
工地例会纪要
监理公司
例会+流水号
例会第001号
30
监理单位
专题会议纪要
监理公司
专题+流水号
专题005
31
施工单位
验收会议纪要
施工单位
标区+流水号
三标001
32
施工单位
施工方发的报告、申请类
施工单位
标区+流水号
三标_001
33
施工单位
现场管理类、通知（除会议通知）类文件
建设方
流水号
第012号
34
施工单位
甲供材料计划表
施工单位
标区+甲供（土建）+流水号
五标甲供（土建）005
标区+甲供（安装）+流水号
五标甲供（安装）005
35
施工单位
乙供甲控材料计划
施工单位
标区+乙供（土建）+流水号
三标乙供（土建）007
标区+乙供（安装）+流水号
三标乙供（安装）001
36
建设单位
建设方通知
项目部
年月日+总第号
040215008
37
建设单位
项目部会议纪要
项目部
年月日+总第号
040215008
38
建设单位
工作联系单
项目部
年月日+总第号
050301025
2、文件存档编号：
文件存档号是查找文件时一个十分重要的标致，每一份归档文件都必须在右上角用铅笔标明存档编号，编号规则为：
××××××A×××
一级目录
二级目录
三级目录
案卷编号
卷内流水号
例如：
030200A001表示一级目录为合同管理（03），二级目录为咨询合同（02），00表示无三级目录，A表示文件保存在A卷内，001表示卷内第一份文件。
文件编号实际上也是文件存放地址，有了编号就很容易找到相关文件。
六、文件查询体系的建立
各种表格建立后，如何将这些表格统一起来建立查询体系呢？
充分利用链接功能，将多个表格链接起来，表格里再建立链接关系把对应的文件链接起来，模型如下
除了可以采用excel外也可建立个人网页来实现链接查询。
对于网页的建立较为复杂。
另外单独阐述。
七、工作流程和样板
（一）、文件处理流程：
1．收文
2、发文
3、图纸发放流程
4、移交给档案馆的前期文件及验收文件清单
序号
文件名
1
立项申请
2
立项批文
3
投资许可证
4
建设用地规划许可证及附件（红线图和选址意见通知书及规划设计方案审查意见通知书）
5
重庆市建设工程设计条件、要求通知书（选址意见通知书附件）
7
建设用地批准书
9
规划方案专家审查会议纪要
10
有偿使用国有土地的批复
12
国有土地使用证
13
方案设计审查意见书
14
初步设计审查的申请
15
初步设计审查会议纪要
16
初步设计的批复
17
建设工程规划许可证及附件
18
施工图设计文件审查备案书
19
方案设计消防设计的审查意见
20
初步设计消防设计的审核意见
21
施工图消防设计的审核意见
22
施工图设计的审核意见
23
防雷工程设计审查意见书
24
重庆市新建建（构）筑物防雷设施设计审核、施工监审、防雷装置安全检测申请表
25
防雷工程验收报告
26
防雷合格证
27
重庆市新建建设计项目防雷工程验收报告
28
建筑工程施工许可证
29
重庆市建设工程质量监督工作方案
30
地勘资料
31
建安合同
32
监理合同
33
白蚁防治合同
34
主要的分包合同
35
竣工验收意见书
36
工程竣工报告书、工程竣工通知书
w37
工程质量评价报告
38
勘察成果审查意见书、质量检查报告
w39
设计单位设计文件及设计变更质量检查报告
40
工程付款证明
41
重庆市建设工程质量保修书
42
工程有关人员责任书
43
安全专项验收意见书
44
电梯专项验收意见书
45
规划专项验收意见书
46
消防验收合格的意见
47
重庆市建设项目试生产（预验收）环保审批意见书
48
建设工程档案验收意见书
49
园林验收合格意见书
50
室内环境污染检测报告
51
房屋建筑面积测量报告书
5、规划验收样板
序号
清单
1
1、建设工程规划许可证及附页（复印件）
2
2、工程竣工图
3
3、设计单位资质证书副本（复印件）
4
4、施工单位资质证书副本（复印件）
5
5、消防、园林、环保、防雷等部门验收合格意见书
6
6、房屋建筑面积测量计算报告书
7
7、1/500竣工实测地形图
8
8、缴纳有关规费凭证（复印件）
9
9、地勘资料
10
10、工程实物照片
6、备案样板
序号
文件清单
1
备案申请书
2
重庆市建设工程竣工验收意见书
3
施工单位提供的工程竣工报告
4
工程竣工验收通知书
5
监理单位提供的工程质量评价报告
6
勘察成果审查意见书
7
勘察单位提供的勘察质量检查报告
8
设计单位设计文件及设计变更质量检查报告
9
工程施工许可证
10
施工图设计文件审查报告及备案书
11
消防验收合格的意见
12
重庆市建设项目试生产（预验收）环保审批意见书
13
建设工程档案验收意见书
14
防雷合格证
15
安全生产、文明施工竣工验收表
16
规划验收合格证
17
施工单位提供的建设单位已按合同约定支付工程款的证明
18
重庆市建设工程质量保修书
19
新建商品房屋使用说明书、新建商品房质量保证书
20
竣工工程有关质量问题整改、处理情况通知书
21
竣工工程有关质量问题整改、处理情况回执
22
中标通知书
23
质量体系审查记录表
24
建设单位主要管理人员质量责任书（项目经理）
25
建设单位主要管理人员质量责任书（工程师）
26
监理主要管理人员质量责任书（总监）
27
监理主要管理人员质量责任书（监理工程师）
28
施工单位主要管理人员质量责任书（项目经理）
29
施工单位主要管理人员质量责任书（技术负责人）
30
总包单位资质
31
分包单位资质
32
重要材料（构配件）进场及检验记录
33
单位（子单位）单位工程质量竣工验收记录
34
单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
35
单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
36
地基与基础分部验收记录
37
主体结构分部质量验收记录
38
建筑装饰装修分部验收记录
39
建筑屋面分部验收记录
40
建筑给水、排水及采暖分部验收记录
41
建筑电气分部验收记录
42
智能建筑分部验收记录
43
通风与空调分部验收记录
44
电梯分部验收记录
45
防水工程试水记录
46
给水系统气密性试验记录
47
排水系统灌水试验记录
48
排水管道通水、通球试验记录
49
饮用水系统消毒冲洗记录
50
卫生器具蓄水试验记录
51
外墙面砖抗拨试验报告
52
室内环境检测报告
53
铝合金门窗、幕墙三性试验报告
7、维保合同移交样板
点击链接
八、计算机运用技巧
作为项目文员，熟练地掌握计算机运用是必不可少的一项基本技能，必须掌握的软件主要有Word、Excel、Powerpoint，不常用但必须也会简单运用的软件主要有：
CAD、ACAD、Acrobat等。
文员还应具备一些简单的网络知识，一些常用软件出现故障的处理方法。
在这里也不可能一一列举，只选择性地编写了两篇文章，供其他项目部的文员参考。
各项目部文员在这方面应多沟通多学习。
1、计算机应用技巧\如何架设虚拟主机.doc
2、计算机应用技巧\Excel的一些应用技巧.doc
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