长江公司采购计划管理实施方案.doc

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南车长江车辆有限公司采购计划管理实施方案

南车长江车辆有限公司

ERP系统项目

采购计划管理实施方案

（第二稿）

北京机械工业自动化研究所软件工程研究中心

二〇〇九年三月

日期：

2009-02-27

提交方：

北京机械工业自动化研究所长江公司项目组

版本号：

V2.00

完成日期：

2009-03-26

北京机械工业自动化研究所

保密声明：

这份文档的制作版权属于北京机械工业自动化研究所（建议方案提交方，以下简称北自所）。

文档所涵盖的信息仅提供给南车长江车辆有限公司（建议方案接收方，以下简称“长江公司”）。

接收方所得到的全部信息及相关知识均属于保密文件。

这份文档包含保密性的信息的所有权属于北京机械工业自动化研究所。

这份保密性的信息仅提供给长江公司，其目的在于由长江公司去评估北自所技术解决方案的可行性。

在没有得到北自所的事先许可的情况下，不允许直接或间接地提供或复印给与本项目无关的公司内部或联盟公司、个人以及其它公司，由于保密信息泄露造成的后果，长江公司将负责赔偿和承担相应的法律责任。

接收方同意这份文档的版权属于北京机械工业自动化研究所。

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目录

1现状分析 1

1.1业务现状 1

1.2存在的主要问题 2

2系统目标与范围 2

2.1实施目标 2

2.2实施范围 3

3方案概述 3

4集采计划管理主要业务流程 7

4.1集采物资正常采购模式 7

4.1.1集采物资MRP采购需求编制流程 7

4.1.2特殊采购BOM编制流程 8

4.1.3集采物资采购协议审批流程 9

4.1.4集采物资需求申请审批流程 9

4.1.5集采物资集中采购计划编制流程 10

4.1.6集采物资采购合同审批流程 11

4.2集采物资战略采购模式 13

4.3集采物资紧急采购模式 14

4.4集采物资采购指导价审批流程 15

5自采物资采购计划管理主要业务流程 16

5.1自采物资需求申请审批流程 16

5.2自采物资采购计划编制流程 16

5.3自采物资采购合同审批流程 17

5.4自采物资采购指导价审批流程 18

6实施推进关注点与管理保障措施 19

7上线准备工作说明 19

7.1基础信息准备明细说明 19

7.1.1 相关系统的数据准备 19

7.1.2 采购计划管理数据准备 20

7.2人员及权限设置说明 20

北京机械工业自动化研究所目录

南车长江车辆有限公司采购计划管理实施方案

2系统目标与范围

2.1实施目标

通过实施ERP采购计划系统，实现：

（1）能够及时准确的编制长江公司物资采购计划，实现以合理的物资储备和资金占用来满足企业的生产需要。

（2）规范计划编制、合同审批流程，加强控制，提高效率。

（3）减少业务人员简单的事物性工作，有更多时间从事供应链管理工作。

2.2实施范围

（1）本次采购计划管理实施的范围仅限于生产用物资；非生产用物资采购业务延用原采购订单流程管理。

（2）实施的主要部门包括总部生产运营部、市场营销部，分公司采购供应处。

3方案概述

1）集采自采物资使用现有划分原则：

制造BOM中采购物料为集采物料；其余物料为自采物资。

2）改变采购计划编制方式：

n新造车（含订单试制车）、新造配件、货修车所需外购配件和原材料采购需求通过物料需求计划MRP生成；

n进口件的采购需求、试修车的采购需求、科研车采购需求、战略采购需求、紧急采购需求采用分类申请、审批方式管理；

n机物料等消耗性材料按订货点方式管理；

3）生产用物资设置采购指导价，采购指导价制定方式有以下两种：

n对于主要物料（指生产常用的、大规模的、关键和重要的以及采购成本较高的物料，如型钢、板材、零部件、焊丝焊条等），财务部门价格管理员根据市场价格波动情况给出采购指导价；

n为了减少采购指导价的维护工作量，其他物料暂以计划价格（计划价参考不含税的采购平均价，每年调整一次）乘以系数（系数由财务部门价格管理员给出）作为采购采购指导价，在实际业务过程中维护调整物料的采购指导价。

4）规范采购业务，设置不同的合同审批流程，强化各部门职责，并将采购计划生成采购合同流程纳入ERP系统管理，实现采购计划、纸质采购合同、ERP系统采购订单之间的一致。

采购合同审批模式包括以下四种：

n招标采购，按照公司采购业务管理规定，需要进行招标的物料采购。

采购计划员根据招标结果和审核通过的采购计划编制采购合同，通过工作流方式依次提交采购计划主管审核、部门领导审批。

审批通过后，计划员打印合同并盖采购合同章，合同生效，同时在ERP系统生成采购订单。

n战略采购，包括根据市场的价格波动进行的以储备为目的大宗采购、为某些战略目标而进行的物资采购。

采购计划员确定供应商和价格，依据审核通过后的需求申请编制采购合同，通过工作流方式依次提交采购计划主管审核、采购归口部门领导审核、公司主管领导审批，如果超过物料指导价，首先报财务管理部审批价格。

审批通过后，计划员打印合同并盖采购合同章，合同生效，同时在ERP系统生成采购订单。

n紧急采购，指在产车缺料、工艺临时变更等急需物料，正常采购已经不能满足采购周期而进行的采购活动。

采购计划员依据审核通过的需求申请编制采购合同，报采购计划主管审核、采购归口部门领导（正职）审批，审批通过后，计划员打印合同并盖采购合同章，合同生效，同时在ERP系统生成采购订单

n标准采购，除了招标采购、战略采购、紧急采购外的物料采购。

采购计划员通过询价和与供应商洽谈方式确定供应商和采购价格，依据审核通过的采购计划编制采购合同，通过工作流方式依次提交采购计划主管审核、部门领导审批，如果超过物料指导价，首先报财务管理部审批价格。

审批通过后，计划员打印合同并盖采购合同章，合同生效，同时在ERP系统生成采购订单。

5）加强供应商管理，设置供应商的准入、退出和评价机制，保证分公司对供应商评估权重，供货及时、质检合格率、售后服务等考核指标由各分公司按照实际情况评定，价格考核指标由总部按照实际情况评定。

通过供应商管理为提高采购实物质量、保证交货期、降低采购成本提供保障。

（具体方案在供应商系统实施时进行描述）

6）总部采购计划员加强集采物资的跟催，到货接收时与分公司做好交接直到入库为止，后续物流由分公司管理，严格按照采购业务管理流程执行。

7）审计部门在采购指导价格体系制定、采购合同签订与执行过程中进行监督，定期对采购部门的合同进行核查、审计和评估。

若发现违规行为，公司将按有关规定对相关人员进行严肃处理，同时取消相关供应商的供货资格。

8）采购计划管理总体流程

n集采物料采购管理流程：

n集采物资采购计划编制流程：

n自采物资采购计划管理流程：

4集采计划管理主要业务流程

4.1集采物资正常采购模式

4.1.1集采物资MRP采购需求编制流程

集采物资MRP采购需求编制流程适用于新造车（批量、订单试制）、货修车、新造配件的采购需求编制。

图1.集采物资MRP采购需求编制流程

流程说明：

（1）市场营销部营销策划员按照销售预测管理流程规定，每个月发布一次预测信息，预测近三个月销售计划，并将《预测产品排产需求单》提供相关部门，预测需求转为销售合同或预测需求撤消后的一个工作日内提报《预测产品排产需求撤销单》。

生产计划主管根据市场营销部提供的《预测产品排产需求单》录入产品预测信息，根据《预测产品排产撤消单》调整产品预测信息。

（2）ERP系统中，新车型签订的销售订单为两份，一份为试制车销售订单，一份为批量车销售订单。

生产计划主管接到《样机试制通知》后，将试制车销售订单以预测的方式录入系统，读入批量车销售订单并承诺，采购计划主管编制完采购计划后，以OA形式通知生产计划主管，生产计划主管删除录入的试制车的预测信息。

制造BOM传入ERP系统后，采购计划主管重新编制采购计划。

（3）试制车排产前，工艺研究所工艺人员根据产品研究所提供的特殊材料采购清单给出特殊采购BOM，批量投产前给出制造BOM。

（4）试制车完工后，采购计划主管需要重新编制批量车的采购计划，进行采购。

（5）对于采购直送件，将采购需求导出到EXCEL表格中，作为外协直送供应商的预排产计划，实际送货计划按照日领送料计划或配送计划执行。

4.1.2特殊采购BOM编制流程

此流程用于已经有了特殊材料采购清单，但是还没有制造BOM，为了编制采购计划，将特殊材料采购清单转换成特殊采购BOM。

图2.特殊采购BOM编制流程

流程说明：

（1）产品研究所主管设计师根据新产品开发流程给出特殊材料采购清单。

（2）工艺研究所主管工艺师根据特殊材料采购清单，给出特殊采购BOM。

配件产品研究所已经给出图号，可以指导采购，但是原材料没有给出规格，不能指导采购，所以工艺人员必须给出原材料编码，用于指导采购。

（3）维护特殊采购BOM时，将特殊材料采购清单中的物料维护到新车型产品编码下，只有一层。

（4）产品研究所特殊材料采购清单发布两天后，工艺研究所需要完成特殊采购BOM维护并传入ERP系统，否则会压缩采购周期时间。

（5）制造BOM传入ERP系统后，采购计划主管重新编制采购计划。

4.1.3集采物资采购协议审批流程

集采物资MRP采购需求编制完成后，采购直送件需要定义采购协议，在采购物资办理直送业务时，自动读取采购协议的价格产生应付单据。

图3.集采物资采购协议审批流程

流程说明：

（1）采购归口部门采购计划员使用此流程定义没有协议的采购直送件采购协议。

（2）直送协议的价格是采用定价制，由财务根据供应核定的定额数据制定采购价格。

4.1.4集采物资需求申请审批流程

试修车采购需求、进口物料采购需求、科研车采购需求、三包配件采购需求使用集采物资需求申请审批流程，审批流程使用工作流审批。

图4.集采物资需求申请审批流程

流程说明：

进口配件采购需求由市场营销部综合管理员负责提出需求申请以及后续业务，试修车采购需求、科研车采购需求、三包配件采购需求由生产运营部采购计划员负责提出需求申请以及后续业务。

4.1.5集采物资集中采购计划编制流程

采购计划员使用此流程编制集采物资集中采购计划，需求来源为集采物资MRP采购需求和审核通过后的需求申请。

图5.集采物资集中采购计划编制流程

流程说明：

（1）采购计划汇总后，计划主管审核和部门领导审批时，对于有调整的数据应该重点关注。

（2）采购计划汇总后，应该对汇总后的采购数量按照采购包装规格进行取整。

（3）采购计划调整时，只能调整需求申请数（调整后）、MRP采购需求（调整后），不能直接调整汇总数。

4.1.6集采物资采购合同审批流程

集采物资正常采购模式采购合同审批分为二种，招标采购合同审批流程、标准采购合同审批流程。

集采物资招标采购合同审批流程：

图6.集采物资招标采购合同审批流程

流程说明：

（1）采购计划编制完成后，采购部门通过招标方式确定供应商和采购价格；

（2）供应商和价格确定后，采购计划员在ERP系统中生成电子采购合同并编制正式采购合同，将正式采购合同以附件形式和电子采购合同通过工作流方式提交采购计划主管审核、采购归口部门主管领导审批。

（3）审核