会议策划的要点.docx

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会议策划的要点

会议策划的要点

　　会议策划的要点

　　会议策划要点如下：

　　一、需要做些什么？

　　会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

　　二、谁来筹划会议？

　　从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：

　　作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。

下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事

　　善于注意小节

　　善于解决问题

　　善于与人协商

　　能够管理会议财务事宜

　　能够安排恰倒好处的菜单

　　能妥善接待贵宾和外国客人

　　熟知各种礼仪

　　行事果断、执着

　　会议筹划者的任务：

　　制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

　　制定会议议程

　　了解可供使用的场所和设施情况

　　选择或提议合适的场所

　　检查并比较各项设施

　　安排交通事宜

　　协调会务工作人员的活动

　　制定可行预算或按既定预算安排有关工作

　　确定各项工作的时间安排

　　视察选定的场所和设施

　　与各有关方面进行接洽（旅行社等）

　　同会议发言人和各位贵宾进行联系

　　三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了：

　　预计召开会议的日期；

　　会议预计召开几天；

　　打算在什么地方召开会议；

　　会议形式或程序是什么；

　　需要多大的场地；

　　将有多少人到会；

　　会议预算是多少；

　　打算选用什么级别的酒店和设施；

　　打算选用最高级的房间标准是什么；

　　谁来制作会议邀请函；

　　会议需要向与会者打印相关资料吗？

会议的发言人有哪些？

　　会议需要什么样的视听设备；

　　需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？

　　打算为与会者安排一些特别活动吗？

　　打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？

是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

第二篇：

会议策划范文5200字

　　xx省写作学会20xx年学术年会——百名作家采风活动

　　会

　　议

　　策

　　划

　　方

　　案

　　目录

　　、活动背景主办方：

xx省写作学会承办方：

xx县委宣传部支持方：

xx市市政府xx市政府1

　　2、可行性分析

　　3、活动主题

　　4、活动目的

　　5、活动时间、地点、参会人员

　　6、宣传方案

　　7、活动安排

　　8、活动预案

　　9、经费预算

　　10、附件

　　前言：

　　对于文化与经济的关系，历来有“经济决定文化”、“经济与文化无关”、“经济与文化互相补益”等观点。

其中“经济决定文化”是今日主流。

　　从哲学的角度探讨了社会发展史中的文化与经济关系后认为：

本源上，文化是经济之母，决定经济活动的存在与方式，经济是文化的反映，文化决定经济，文化是潜在的，是内因，经济是显在的，是外因；（社会）本体上，在不同的历

　　史条件下，文化与经济的相互作用会视历史背景的不同有所侧重。

　　本源与本体上文化与经济的关系在历史上的显例众多，中国有汉时的“独尊儒术”、现代的“文革”、“改革开放”和“有中国特色的社会主义市场经济”等等；他国有“文艺复兴”、“产业革命”、“欧洲文明”等等；世界范围内有“地理大发现”、“信息经济”、“宗教改革运动”等等。

　　在社会发展史的总体规律中，文化与经济的关系是在政治的协理下互相决定的，哲学上称“互为本体”，如鸟之双翼，车之两轮。

　　标题：

　　贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会

　　一、活动背景：

　　贵州省写作学会成立于19xx年9月，以“研究写作理论，普及写作知识，培训写作人才，为兴黔富民办实事”为宗旨，至今已有28历史。

28来，学会从当初的40余名会员发展到现在的900余人每年度，写作学会都择期举行学术年会，以总结年度学会学术成果和表彰优秀论文等。

20xx年来，贵州省写作学会在学术领域取得了多个成果，为总结20xx年来写作学会取得的成果及对优秀作品进行表彰，受道真县热情邀请，学会将20xx年学术年会安排于道真县举行。

道真县作为遵义市下属的一个县，尤其悠久的历史，秦朝就属巴郡，其地处云贵高原，有着奇特的地形及适宜的气候，包藏了许多动植物资源及旅游资源。

悠久的历史为这个拥有31个少数民族杂居的地域孕育了独特的民族风情。

她是文人、旅游爱好者、考察人员的好去处，贵州省写作学会受邀来到此地举行进行采风活动。

，同时也为道真县的旅游发展提意见，促进道真县旅游业发展。

二、可行性分析

（一）贵州省写作学会年度学术年会是一年一度的会议，自召开以来，在学术年会上有着多年的经验。

（二）贵州省写作学会在开创至今，取得了优异的成绩，并为贵州省写作做出了重要贡献，因而受到省内很多人士的支持，省文联支持。

　　（三）学术年会受道真县邀请，将举行地点定于道真县，有着会场、住宿等保证。

　　（四）学术年会择期为12月中旬，能够保证各与会人员有合理的时间分配。

　　（五）采风活动在道真县举行，由道真县县委部门安排人员引导，能够保证采风活动的完整举行。

　　（六）在资金问题上，写作学会及道真县政府有充足的资金保障。

　　（七）文化教育是一个民族进步的灵魂，所以大力发展文化教育是我们的义务

　　和责任。

　　三、活动主题

（1）学术年会

（2）采风活动

　　四、活动目的

（一）为了总结20xx年来写作学会的各方面成果及表彰获奖论文。

（二）充分发挥知识分子的先进行及干劲，为地方发展提出宝贵意见，促进道真旅游业的发展。

　　（三）举行采风活动，深入到人民群众中去，在人民群众中找到优秀的资源

　　（四）让写作学会走出去，与外界各组织深入交流，增进友谊。

　　（五）加强文化交流，推进工作的进展

　　（六）促进各民族的文化与经济发展，加强民族凝聚力，促进社会主义和谐社会的建设

　　五、时间、地点、参会人员

　　1、时间：

20xx年12月11日——15日

　　2、地点：

道真县会场地址：

道真县县政府报告采风活动地址：

道真县各景点

　　3、参会人员：

贵州省写作学会会长袁昌文，副会长黄俊杰、涂万作、游来林、喻丽娟、郑江义；写作学会各地代表及嘉宾；道真县县委常委，宣传部部长，文联主席。

　　六、宣传方案

（一）在学会内部做好宣传，宣传方式为通知形式。

　　1、用电话通知方式告知每个会员

　　2、在学会专用网站发布通知。

（二）由会议秘书处拟写新闻稿，送请贵州日报、贵州都市报、贵阳晚报、道真县人民政府网等媒体编发。

　　（三）会议前的宣传由会议相关负责人贴宣传海报，会议过程中由学会秘书部写会议进程，并于第一时间公布在学会网站。

　　七、活动安排

（一）前期准备

　　1、设立领导小组

　　2、设立会议办公室处

　　办公室主任：

道真县委宣传部部长

　　成员：

田xx杨xx任xx万xx

　　办公室下分设四个小组，以配合完成此次会议。

具体如下：

（1）会务组

　　会务组由写作学会人员组成，主要负责整个会议的全程策划，会议相关事宜的通知及调度，会议所需材料的搜集，论文的收集。

（2）宣传组

　　宣传组由写作学会与道真方面共同组成，主要工作是本次会议活动的宣传工作，联系媒体，联谊活动的举办工作。

　　（3）后勤组

　　后勤组由道真方面组成，主要工作是负责会议期间的接站、报到、签到、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度等工作，且遵义县后勤服务小组在19日8：

00—20：

00开始在遵义客车站和火车站接待参会人员。

　　（4）科研组

　　科研组由写作学会组成，主要负责安排会议议程，邀请专家对论文评奖。

（备注：

未尽事宜，各组自行完善。

）

　　3、选派代表

　　本次会议学会代表有158人，根据贵州省各地实际情况，在学会成员中按地区选派代表参加会议。

具体选举比例如下：

　　4、邀请嘉宾，嘉宾名单如下：

向各嘉宾致邀请函，由学会对外交流部负责。

在12月1号之前完成邀请函的发送。

（邀请函见附件）

　　5、会场布置：

（1）会场外：

　　氢气球挂出会议名称，会场外摆放鲜花。

有几个迎嘉宾的服务员。

（2）会场内：

　　会场作为格局为上下相对式。

主席台为主持人及会议领导人座位处。

会场前方打出本次会议横幅。

　　各座位上摆放姓名牌、笔、纸、茶水。

会场相应地方设置指示标。

会场入口处安排礼仪人员。

　　音响、灯光设备由后勤组完成设计。

　　6、采风活动分组表：

（1）

　　查询邮箱：

（2）采风注意事项

　　1.参加外出采风活动的会员，各人应做好衣服、用具及个人的必备药品等物以防各种变化。

　　2.所有同路会员是一个整体，要相互照顾，充分发扬团队精神。

　　3.需要拍摄的会员自己准备好摄影器材，并保管好自己的物品。

　　4.在采风过程中一定要注意交通安全，并遵守当地的民俗风情。

　　5.在采风过程中，对于地形险峻的环境，一定不要单独出发，听从领队的指挥。

　　6.采风过程有一定的安全因素，如果身体不适者，可以提前向组织申明，放弃采风。

　　7.采风地点离市区较远的，可以就在当地歇息，食宿由遵义县政府统一安排，采风会员不得私自行动，有事需单独外出需讲明理由。

　　8.工作人员必须穿上工作制服。

（二）活动流程表

　　20xx年12月12日——12月15日

　　注：

1、所有参会人员都必须遵守会议纪律。

会议纪律见附件

　　2、所有会员的早餐请自行解决。

　　八、活动预案

（一）通知与会人员参加会议前，应该确保每人皆收到通知并能按时参加会议。

如果出现成员不能收到通知或者不能按时参加会议的，则另外选人参加。

（二）会议设置专线车辆接送参会会员，若有人在此过程中严重超出规定时间1小时，不能赶到发车时间，则有该会员自己乘车赶到。

　　（三）在会议和采风活动过程中，如遇上参会人员身体不适，应立即送至相应医疗点医护。

　　（四）会议过程中，若出现停电或其他设备故障，后勤组应立即将提前预备用上。

　　九、经费预算

　　会议预计开支：

　　10、附件：

　　附件一：

会议通知

　　贵州省写作学会文件

　　**发[2011]10号

　　关于贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会通

　　知

　　学会各参会会员：

　　自贵州写作学会成立以来，每年定期举办学术年会，总结一年以来的经验和成果，奖励和鼓励在这一年中学术或论文取得先进的人员、接纳新成员，并对下一年工作做出相应安排。

20xx年以来，我学会又取得丰厚的成果，趁此机会我学会将向社会呈现自身的成果，总结今年写作届的经验和教训。

此次活动根据需要将要在道真县举行，旨在通过写作学会会员在会议期间在道真县采风，针对贵州省发展的现状下的道真少数民族风情及自然景点，以宣传道真的旅游和文化，推动当地旅游业的发展。

现将有关事宜通知如下：

　　一、会议时间

　　20xx年12月11日——20xx年12月15日

　　二、

　　道真县

　　三、会议注意事项会议地点

　　1.所有参会人员须于20xx年12月1日前交会费100元于会议办公室处。

　　2.所有参会人员须在规定时间内到相应的车站等候专车，会议工作组将在客车站、火车站接站，并不得带其家属，如若则自行负责食宿问题。

　　3.所有参会人员须在12月11日18时到达道真县，晚上8点在住宿酒店会餐，会议期间，食宿统一由遵义县领导安排，望参会者配合其工作。

　　4.所有会员在会议期间请佩戴其会议会员证，道真县后勤组接待处将凭证接待，如若没有，恕不接待。

　　5.所有与会者不得在会议期间向他人出售自己的书籍，一旦发现，将取消其参会资格，并开除出写作学会，且所有参会人员必须遵守会场纪律，并不得做有损贵州写作学会形象的事情。

　　6.所有写作学会会员须携带自己的论文参与会议，并准备一篇不少于10000字的论文提交专家审批小组，并用A4纸打印，形式符合论文规格。

　　7.所有参会者需遵守会场纪律。

　　8、报到时间地点：

请各代表于20xx年12月11日18:

30之前前往贵州省道真县新华大酒店报到。

　　四、联系人：

虎xx

　　联系地址：

贵阳市xx

　　联系电话：

152xxxxx

　　查询网址：

/

　　特此通知

　　贵州写作学会（盖章）

　　20xx年11月25日

　　主题词：

省写作学会学术年会通知

　　抄送：

道真县县委

　　附件二：

邀请函

　　20xx年贵州省写作学会学术年会暨道真采风活动会

　　邀请函

　　尊敬的xxx：

　　您好

　　由贵州省写作学会主办，道真县委宣传部、道真县文联、道真县旅游局承办的贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会将于20xx年12月12至15在道真县召开。

特邀请xx省/市写作学会会长xxx、副会长xxx参加。

谢谢！

　　主办：

贵州省写作学会

　　承办：

道真县委宣传部

　　道真县文联

　　道真县旅游局

　　时间：

12月12日——12月15日

　　联系人：

方xx

　　联系电话：

18786286xxx

　　20xx年12月1日

　　附件三：

会议签到表

　　贵州省写作学会20xx年学术年会暨道真采风活动会签到表

　　共印10份

　　附件四：

会议纪律

　　会议纪律

　　一、参会代表务必在每节会议召开前10分钟入场完毕并按照指定位置就座。

参会人员须提前15分钟到达会场，到签到处签到，会议开始前5分钟向大会报到点报告人员到场情况。

大会工作人员现场核查到场情况。

　　二、参会人员要自觉遵守会场秩序，会议进行时，不得在会场内抽烟、来回走动、接打电话、交头接耳、打瞌睡等；严禁随意离开会场，特殊原因离开暂时离开会场，须在门口报到处进行登记，返回会场时亦需登记，否则视为早退。

　　三、本次会议设立会风通报制度，每节会议的参会情况，会务组将以书面方式，向领导小组通报。

同时，将在会场门口设会风通报栏及时通报。

通报的内容包括会议缺席、迟到、早退、请假以及会议进行期间会场纪律、离场人数等情况。

　　四、会议原则上不能请假，如因特殊情况确需请假的，要在会前经代表领导负责人批准后，向会务组进行书面请假，经批准后方能请假。

　　五、无故缺席、迟到、早退或违反会议其他纪律者，要在通报当天向会务组

　　书面说明情况。

对情节严重者，给予纪律处理。

　　六、不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。

　　七、与会人员不得在会议期间向他人兜售自己的书籍，或借机宣传自己的作品等。

　　附件五：

注意事项

　　1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作；

　　2、活动督查负责督促各工作组的工作按时完成。

　　3、活动期间活动人员必须佩带工作牌；

　　4、活动期间工作人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。

　　专业：

汉语一班

　　学号：

2姓名：

万海彦

　　2011/10/22