办公室文员助理都要学的办公软件应用1.docx

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办公室文员助理都要学的办公软件应用1

绝招:

一、输入三个“”，回车，得到一条双直线；

二、输入三个“”，回车，得到一条波浪线；

三、输入三个“*”或“”或“”，回车，惊喜多多；

在单元格内输入（）  显示日期

在单元格内输入（（）,"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日"）        显示星期几

常用函数大全

、函数 

函数名称：

主要功能：

求出相应数字的绝对值。

使用格式：

（） 

参数说明：

代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。

应用举例：

如果在单元格中输入公式：

（），则在单元格中无论输入正数（如）还是负数（如），中均显示出正数（如）。

特别提醒：

如果参数不是数值，而是一些字符（如等），则中返回错误值“！

”。

、函数 

函数名称：

主要功能：

返回逻辑值：

如果所有参数值均为逻辑“真（）”，则返回逻辑“真（）”，反之返回逻辑“假（）”。

使用格式：

（,...） 

参数说明：

……：

表示待测试的条件值或表达式，最多这个。

应用举例：

在单元格输入公式：

（>>），确认。

如果中返回，说明和中的数值均大于等于，如果返回，说明和中的数值至少有一个小于。

特别提醒：

如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“!

”或“”。

、函数 

函数名称：

主要功能：

求出所有参数的算术平均值。

使用格式：

（,……） 

参数说明：

……：

需要求平均值的数值或引用单元格（区域），参数不超过个。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（），确认后，即可求出至区域、至区域中的数值和、的平均值。

特别提醒：

如果引用区域中包含“”值单元格，则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。

、函数 

函数名称：

主要功能：

显示所引用单元格的列标号值。

使用格式：

（） 

参数说明：

为引用的单元格。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（），确认后显示为（即列）。

特别提醒：

如果在单元格中输入公式：

（），也显示出；与之相对应的还有一个返回行标号值的函数——（）。

、函数 

函数名称：

主要功能：

将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。

使用格式：

（，……） 

参数说明：

、……为需要连接的字符文本或引用的单元格。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（,"",""），确认后，即可将单元格中字符、、单元格中的字符和连接成一个整体，显示在单元格中。

特别提醒：

如果参数不是引用的单元格，且为文本格式的，请给参数加上英文状态下的双引号，如果将上述公式改为：

""""，也能达到相同的目的。

、函数 

函数名称：

主要功能：

统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。

使用格式：

（） 

参数说明：

代表要统计的单元格区域；表示指定的条件表达式。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（,">"），确认后，即可统计出至单元格区域中，数值大于等于的单元格数目。

特别提醒：

允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。

、函数 

函数名称：

主要功能：

给出指定数值的日期。

使用格式：

（） 

参数说明：

为指定的年份数值（小于）；为指定的月份数值（可以大于）；为指定的天数。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（），确认后，显示出。

特别提醒：

由于上述公式中，月份为，多了一个月，顺延至年月；天数为，比年月的实际天数又多了天，故又顺延至年月日。

、函数名称：

主要功能：

计算返回两个日期参数的差值。

使用格式：

（,""）、（,""）、（,""）

参数说明：

代表前面一个日期，代表后面一个日期；（、）要求返回两个日期相差的年（月、天）数。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（（）,""），确认后返回系统当前日期[用（）表示）与单元格中日期的差值，并返回相差的年数。

特别提醒：

这是中的一个隐藏函数，在函数向导中是找不到的，可以直接输入使用，对于计算年龄、工龄等非常有效。

、函数

函数名称：

主要功能：

求出指定日期或引用单元格中的日期的天数。

使用格式：

（）

参数说明：

代表指定的日期或引用的单元格。

应用举例：

输入公式：

（""），确认后，显示出。

特别提醒：

如果是给定的日期，请包含在英文双引号中。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目。

使用格式：

（）

参数说明：

表示需要统计的单元格区域；表示函数所使用的数据列（在第一行必须要有标志项）；包含条件的单元格区域。

应用举例：

如图所示，在单元格中输入公式：

（,"语文"），确认后即可求出“语文”列中，成绩大于等于，而小于的数值单元格数目（相当于分数段人数）。

特别提醒：

如果将上述公式修改为：

（），也可以达到相同目的。

、函数

函数名称：

主要功能：

以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。

使用格式：

（）

参数说明：

表示用来计算频率的一组数据或单元格区域；表示为前面数组进行分隔一列数值。

应用举例：

如图所示，同时选中至单元格区域，输入公式：

（），输入完成后按下“”组合键进行确认，即可求出至区域中，按至区域进行分隔的各段数值的出现频率数目（相当于统计各分数段人数）。

特别提醒：

上述输入的是一个数组公式，输入完成后，需要通过按“”组合键进行确认，确认后公式两端出现一对大括号（{}），此大括号不能直接输入。

、函数

函数名称：

主要功能：

根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。

使用格式：

（）

参数说明：

代表逻辑判断表达式；表示当判断条件为逻辑“真（）”时的显示内容，如果忽略返回“”；表示当判断条件为逻辑“假（）”时的显示内容，如果忽略返回“”。

应用举例：

在单元格中输入公式：

（>,"符合要求","不符合要求"），确信以后，如果单元格中的数值大于或等于，则单元格显示“符合要求”字样，反之显示“不符合要求”字样。

特别提醒：

本文中类似“在单元格中输入公式”中指定的单元格，读者在使用时，并不需要受其约束，此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格，具体请大家参考所附的实例文件。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回列表或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。

使用格式：

（）

参数说明：

代表单元格区域或数组常量；表示指定的行序号（如果省略，则必须有）；表示指定的列序号（如果省略，则必须有）。

应用举例：

如图所示，在单元格中输入公式：

（），确认后则显示出至单元格区域中，第行和第列交叉处的单元格（即）中的内容。

特别提醒：

此处的行序号参数（）和列序号参数（）是相对于所引用的单元格区域而言的，不是工作表中的行或列序号。

    、函数

函数名称：

主要功能：

将数值向下取整为最接近的整数。

使用格式：

（）

参数说明：

表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。

应用举例：

输入公式：

（），确认后显示出。

特别提醒：

在取整时，不进行四舍五入；如果输入的公式为（），则返回结果为。

    、函数

函数名称：

主要功能：

用于测试函数式返回的数值是否有错。

如果有错，该函数返回，反之返回。

使用格式：

（）

参数说明：

表示需要测试的值或表达式。

应用举例：

输入公式：

（），确认以后，如果单元格为空或“”，则出现错误，此时前述函数返回结果，反之返回。

特别提醒：

此函数通常与函数配套使用，如果将上述公式修改为：

（（）,""），如果为空或“”，则相应的单元格显示为空，反之显示

的结果。

、函数

函数名称：

主要功能：

从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。

使用格式：

（）

参数说明：

代表要截字符的字符串；代表给定的截取数目。

应用举例：

假定单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在单元格中输入公式：

（），确认后即显示出“我喜欢”的字符。

特别提醒：

此函数名的英文意思为“左”，即从左边截取，很多函数都取其英文的意思。

、函数

函数名称：

主要功能：

统计文本字符串中字符数目。

使用格式：

（）

参数说明：

表示要统计的文本字符串。

应用举例：

假定单元格中保存了“我今年岁”的字符串，我们在单元格中输入公式：

（），确认后即显示出统计结果“”。

特别提醒：

要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“”；与之相对应的一个函数——，在统计时半角字符计为“”，全角字符计为“”。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。

使用格式：

（）

参数说明：

代表需要在数据表中查找的数值；

表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域；

表示查找方式的值（、或）。

如果为，查找大于或等于的最小数值，必须按降序排列；

如果为，查找小于或等于的最大数值，必须按升序排列；

如果为，查找等于的第一个数值，可以按任何顺序排列；如果省略，则默认为。

应用举例：

如图所示，在单元格中输入公式：

（），确认后则返回查找的结果“”。

特别提醒：

只能为一列或一行。

、函数

函数名称：

主要功能：

求出一组数中的最大值。

使用格式：

（……）

参数说明：

……代表需要求最大值的数值或引用单元格（区域），参数不超过个。

应用举例：

输入公式：

（），确认后即可显示出至单元和区域和数值，，，中的最大值。

特别提醒：

如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。

、函数

函数名称：

主要功能：

从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。

使用格式：

（）

参数说明：

代表一个文本字符串；表示指定的起始位置；表示要截取的数目。

应用举例：

假定单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在单元格中输入公式：

（），确认后即显示出“天极网”的字符。

特别提醒：

公式中各参数间，要用英文状态下的逗号“,”隔开。

、函数

函数名称：

主要功能：

求出一组数中的最小值。

使用格式：

（……）

参数说明：

……代表需要求最小值的数值或引用单元格（区域），参数不超过个。

应用举例：

输入公式：

（），确认后即可显示出至单元和区域和数值，，，中的最小值。

特别提醒：

如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。

、函数

函数名称：

主要功能：

求出两数相除的余数。

使用格式：

（）

参数说明：

代表被除数；代表除数。

应用举例：

输入公式：

（），确认后显示出结果“”。

特别提醒：

如果参数为零，则显示错误值“!

”；函数可以借用函数来表示：

上述公式可以修改为：

*（）。

、函数

函数名称：

主要功能：

求出指定日期或引用单元格中的日期的月份。

使用格式：

（）

参数说明：

代表指定的日期或引用的单元格。

应用举例：

输入公式：

（""），确认后，显示出。

特别提醒：

如果是给定的日期，请包含在英文双引号中；如果将上述公式修改为：

（""），则返回年份对应的值“”。

、函数

函数名称：

主要功能：

给出当前系统日期和时间。

使用格式：

（）

参数说明：

该函数不需要参数。

应用举例：

输入公式：

（），确认后即刻显示出当前系统日期和时间。

如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下功能键，即可让其随之改变。

特别提醒：

显示出来的日期和时间格式，可以通过单元格格式进行重新设置。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回逻辑值，仅当所有参数值均为逻辑“假（）”时返回函数结果逻辑“假（）”，否则都返回逻辑“真（）”。

使用格式：

（,...）

参数说明：

……：

表示待测试的条件值或表达式，最多这个。

应用举例：

在单元格输入公式：

（>>），确认。

如果中返回，说明和中的数值至少有一个大于或等于，如果返回，说明和中的数值都小于。

特别提醒：

如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“!

”或“”。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位。

使用格式：

（）

参数说明：

代表需要排序的数值；代表排序数值所处的单元格区域；代表排序方式参数（如果为“”或者忽略，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小；如果为非“”值，则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大；）。

应用举例：

如在单元格中输入公式：

（,$$:

$$），确认后即可得出丁同学的语文成绩在全班成绩中的排名结果。

特别提醒：

在上述公式中，我们让参数采取了相对引用形式，而让参数采取了绝对引用形式（增加了一个“$”符号），这样设置后，选中单元格，将鼠标移至该单元格右下角，成细十字线状时（通常称之为“填充柄”），按住左键向下拖拉，即可将上述公式快速复制到列下面的单元格中，完成其他同学语文成绩的排名统计。

、函数

函数名称：

主要功能：

从一个文本字符串的最后一个字符开始，截取指定数目的字符。

使用格式：

（）

参数说明：

代表要截字符的字符串；代表给定的截取数目。

应用举例：

假定单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在单元格中输入公式：

（），确认后即显示出“天极网”的字符。

特别提醒：

参数必须大于或等于，如果忽略，则默认其为；如果参数大于文本长度，则函数返回整个文本。

、函数

函数名称：

主要功能：

返回列表或数据库中的分类汇总。

使用格式：

（,,,...）

参数说明：

为到（包含隐藏值）或到（忽略隐藏值）之间的数字，用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算（如图）；,,……代表要进行分类汇总区域或引用，不超过个。

应用举例：

如图所示，在和单元格中分别输入公式：

（）和），并且将行隐藏起来，确认后，前者显示为（包括隐藏的行），后者显示为，不包括隐藏的行。

特别提醒：

如果采取自动筛选，无论参数选用什么类型，函数忽略任何不包括在筛选结果中的行；函数适用于数据列或垂直区域，不适用于数据行或水平区域。

、函数名称：

主要功能：

计算所有参数数值的和。

使用格式：

（……）

参数说明：

、……代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。

应用举例：

如图所示，在单元格中输入公式：

（），确认后即可求出语文的总分。

特别提醒：

如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。

数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：

（（,{}）），则可以求出前名成绩的和。

、函数

函数名称：

主要功能：

计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。

使用格式：

（）

参数说明：

代表条件判断的单元格区域；为指定条件表达式；代表需要计算的数值所在的单元格区域。

应用举例：

如图所示，在单元格中输入公式：

（,"男"），确认后即可求出“男”生的语文成绩和。

特别提醒：

如果把上述公式修改为：

（,"女"），即可求出“女”生的语文成绩和；其中“男”和“女”由于是文本型的，需要放在英文状态下的双引号（"男"、"女"）中。

、函数

函数名称：

主要功能：

根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。

使用格式：

（）

参数说明：

代表需要转换的数值或引用的单元格；为指定文字形式的数字格式。

应用举例：

如果单元格中保存有数值，我们在单元格中输入公式：

（,"$"），确认后显示为“$”。

特别提醒：

参数可以根据“单元格格式”对话框“数字”标签中的类型进行确定。

、函数

函数名称：

主要功能：

给出系统日期。

使用格式：

（）

参数说明：

该函数不需要参数。

应用举例：

输入公式：

（），确认后即刻显示出系统日期和时间。

如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下功能键，即可让其随之改变。

特别提醒：

显示出来的日期格式，可以通过单元格格式进行重新设置（参见附件）。

、函数

函数名称：

主要功能：

将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型。

使用格式：

（）

参数说明：

代表需要转换文本型字符串数值。

应用举例：

如果单元格中是通过等函数截取的文本型字符串，我们在单元格中输入公式：

（），确认后，即可将其转换为数值型。

特别提醒：

如果文本型数值不经过上述转换，在用函数处理这些数值时，常常返回错误。

、函数

函数名称：

主要功能：

在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。

使用格式：

（）

参数说明：

代表需要查找的数值；代表需要在其中查找数据的单元格区域；为在区域中待返回的匹配值的列序号（当为时,返回第列中的数值，为时，返回第列的值……）；为一逻辑值，如果为或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于的最大数值；如果为，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值。

应用举例：

参见图，我们在单元格中输入公式：

（），确认后，只要在单元格中输入一个学生的姓名（如丁），单元格中即刻显示出该学生的语言成绩。

特别提醒：

参见必须在区域的首列中；如果忽略参数，则的首列必须进行排序；在此函数的向导中，有关参数的用法是错误的。

、函数

函数名称：

主要功能：

给出指定日期的对应的星期数。

使用格式：

（）

参数说明：

代表指定的日期或引用含有日期的单元格；代表星期的表示方式[当（星期日）为、（星期六）为时，该参数为；当（星期一）为、（星期日）为时，该参数为（这种情况符合中国人的习惯）；当（星期一）为、（星期日）为时，该参数为]。

应用举例：

输入公式：

（（）），确认后即给出系统日期的星期数。

特别提醒：

如果是指定的日期，请放在英文状态下的双引号中，如（""）。

一。

单元格颜色效果全选表格，格式－条件格式，条件选择“公式”，公式如下，然后选“格式”按钮，“图案”，选择需要颜色。

.隔行颜色效果（奇数行颜色）：

（（））

.隔行颜色效果（偶数行颜色）：

（（））

.如果希望设置格式为每行应用一次底纹，可以使用公式：

（（））

.如果希望设置奇偶列不同底纹，只要把公式中的（）改为（）即可，如：

（（））

.如果希望设置国际象棋棋盘式底纹（白色＋自定义色）:

（（）（）） 

说明：

该条件格式的公式用于判断行号与列号之和除以的余数是否为。

如果为，说明行数与列数的奇偶性相同，则填充单元格为指定色，否则就不填充。

在条件格式中，公式结果返回一个数字时，非数字即为，和错误值为。

因此，上面的公式也可以写为：

（（）（））<>

.如果希望设置国际象棋棋盘式底纹（自定义色＋自定义色）:

加入样式：

（（）（）） 

二。

用颜色进行筛选

可以按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序。

如果是，需要添加辅助列，用定义名称的方法得到对应的颜色号，然后对辅助列进行排序：

颜色单元格在列，选中,插入>名称>定义，输入，下面输入公式（,$），

此法可得到字体色的序列号。

输入将公式向下复制到相应行。

将全表按列排序即可。

若是想获得背景色序列号，将改成即可。