办公室管理制度.docx

办公室管理制度.docx

《办公室管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室管理制度.docx（64页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

办公室管理制度

第二章办公事务管理

第一节办公事务岗位职责

一、办公事务主管岗位职责

办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。

通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。

其主要职责如下：

1、组织制定本部门办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行

2、拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行

3、组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作

4、负责部门的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作

5、按照部门经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围

6、组织做好本部门与其他部门往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作

7、负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作

8、负责向营运办公室经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议

二、办公事务专员岗位职责

办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。

其主要职责如下：

1、协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况

2、统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养

3、协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围

4、协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作

5、负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料

6、监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议

7、负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误

8、提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作

三、内勤岗位职责

内勤的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。

其主要职责如下：

1、安排接待来宾

2、处理电话、邮件和传真等

3、组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要

4、负责收发公司内、外各种来往文件

5、负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作

6、协助上级领导其他部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作

7、协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总

第二节办公事务管理制度

一、办公设备管理制度

制度

名称

办公设备管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。

第2章办公设备购买

第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。

第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。

第3章电脑使用管理

第5条专人专管

1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。

2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

第6条操作规定

1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。

2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。

3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。

第7条病毒防护

1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。

2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。

3．所有电脑不得安装游戏软件。

4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。

5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。

6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。

第8条硬件保护

1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。

2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。

3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。

4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。

5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。

6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。

第9条电脑保养

1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。

使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。

2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。

备份的磁盘由电脑管理员保管。

3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。

第4章电话使用管理

第10条电话由营运办公室统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。

第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。

该表每月转办公事务主管审阅。

第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。

第13条禁止因私事拨打长途电话。

第5章打印机、复印机使用管理

第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。

第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。

第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。

打印的文件由拟稿部门负责校对。

第6章传真机使用管理

第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。

第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。

第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案。

第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。

第7章其他办公设备使用管理

第21条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。

第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。

第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。

第8章办公设备使用监管

第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。

第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。

第9章附则

第26条营运办公室对本制度拥有解释权。

第27条本制度自公布之日起实行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、办公用品管理制度

制度

名称

办公用品管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。

第2章办公用品的申请

第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到营运办公室登记领取。

公司易耗品申请单

部门

领用人

领用时间

序号

物品名称

规格

数量

单位

用途

单价

总价

领用人（签字）：

主管领导（签字）：

年月日年月日

第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。

公司办公用品订购审批单

部门

使用人

填表时间

序号

物品名称

规格

数量

单位

特殊要求

需求时间

订购原因：

部门主管审批意见：

签字：

年月日

营运办公室审批意见：

签字：

年月日

如果金额超过审批权限须请行政总监签批

意见：

签字：

年月日

第5条“申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。

第3章办公用品的购买

第6条办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。

第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。

第8条办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。

第9条办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。

订购进度控制卡

项目

物品名称

订购日期

订购数量

单价

物品来源

到货日期

办公事务人员（签字）：

主管领导确认（签字）：

第10条收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。

第11条收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。

第4章办公用品的核发

第12条办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。

办公用品分发通知单

需求部门

需求人

到货时间

物品名称

规格

数量

单位

用途

单价

合计

今物品已于____年____月____日到达本部门，请于____年____月____日之前领取

接收人员（签字）：

主管领导确认（签字）：

第13条办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。

第14条办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。

将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。

第5章办公用品的保管

第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。

项目

物品名称

编号

数量

单价

入库时间

备注

第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。

第17条办公用品仓库一年盘点两次。

盘点工作由办公事务主管负责。

盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。

第18条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。

一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。

第19条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。

第20条非工作原因严禁将办公用品带出公司。

第6章办公用品的报废处理

第21条对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。

报废物品清单

物品编号

物品名称

数量

单价

出厂时间

使用时间

报废类型

报废原因

以上物品本部门申请报废处理：

部门主管（签字）：

办公事务专员

□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：

办公事务主管

□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：

第22条对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第23条不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。

第7章办公用品使用的监督

第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。

第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。

第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。

第8章附则

第27条本制度自发布之日起实行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

三、办公文书管理制度

制度

名称

办公文书管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。

第2条管理原则

准确、快速。

第3条适用范围

本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。

第2章文书的种类

第4条文书的范围

本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。

第5条文书保密等级划分

1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。

2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。

3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4．普通，指非机密文书。

如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。

第3章文书制作规范

第6条文书的制作要领

1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。

2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。

3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。

4．修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。

第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。

重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。

第8条文书的署名

1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。

如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。

除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第9条文书的盖章

1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。

3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。

第4章文书的收发

第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。

1．如果一般文书，予以启封，分送各部门。

2．将私人信件直接送交收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。

第11条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。

第12条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。

如是公司内部文书，原则上不需封缄。

第5章文书的处理

第13条普通文书处理

1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。

2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。

第14条机密文书处理

1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。

2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。

如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。

第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。

第6章文书的整理与保存

第16条文书的整理与保存

1．全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2．个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交营运办公室登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。

3．分公司或分支机构的文书分为两类：

一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。

第17条文书的保存年限

1．永久保存的文书包括：

章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

2．保存10年的文书包括：

请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。

如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

第18条注意事项

1．对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

2．对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。

一律以焚烧的方式销毁机要文件。

任何个人不准擅自销毁文件或出售。

不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。

3．销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。

4．如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

5．必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。

借阅前必须出示借阅证。

第7章附则

第19条营运办公室对本制度拥有解释权。

第20条本制度自公布之日起实行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节办公事务管理表格

一、办公设备登记表

年月日

设备名称

编号

厂名或品牌

出厂时间

购买时间

使用年限

规格

颜色

附属设备

价格

存放地点

环境要求

主要用途简介：

管理部门

负责人

使用部门

责任人

二、办公用品领用表

年月日

部门

领用人

核发

序号

物品名称

规格

数量

单位

用途

单价

总价

领用人：

主管：

保管员：

三、办公文书会签单

1．文件会签单

发文单位

发文文号

发文日期

年月日

时限

普通件

急件

特急件

密级

普通

秘密

机密

绝密

标题

会签顺序

单位

收文时间

发文时间

会签人（签字）

1

月

日

时

月

日

时

2

月

日

时

月

日

时

3

月

日

时

月

日

时

备注：

注：

会签文件附在“会签单”后。

2．对外行文单

编号：

日期

拟稿人职务、姓名

行文字号

行文标题

内容简介

经济审核人

法律审核人

营运部部长

总经理

备注

3．发文目录表

文件号

文件标题

领导签发

拟稿部门

密级

发放范围

份数

登记日期

发出日期

封号

明细账页

备注

四、档案借阅审批表

编号

文书档案名称

密级

起草人

起草部门

起草日期

归档日期

借阅原因：

借阅人（签字）：

年月日

营运办公室意见：

主管（签字）：

年月日

批准人意见：

批准人（签字）：

年月日

第三章行政人事管理

第一节行政人事岗位职责

一、人事内勤主管岗位职责

人事内勤主管负责根据公司发展战略和年度经营计划，组织制订公司年度行政人事工作计划，为营运部正常有序的经营提供良好的后勤保障服务。

其具体职责如下：

1、组织制定与修改公司人事行政管理规定

2、安排日常办公会议，协调各部门之间的工作，并协助组织公司重大活动

3、协助主管领导与外部单位搞好关系，并代表本公司出席相关会议

4、组织实施人员的招聘、录用和晋升等事务

5、制订员工培训计划，并组织实施

6、制定本部门的考核指标体系及相应的激励机制，并组织实施

7、负责员工日常的薪酬福利管理工作

8、组织、协调、安排营运部的后勤保障工作，确保营运部整体工作正常有序进行

9、按照公司经费预算，严格监督和控制行政费用支出，并确认费用分摊范围

10、负责公司对外的形象宣传和企业文化建设

二、内勤专员岗位职责

内勤专员负责协助人事内勤主管完成公司的日常行政人事工作。

其具体职责如下：

监督、协调公司各部门对各项制度的执行和管理情况

1、负责来访人员的接待工作

2、负责公司办公用品的申购、管理和发放等工作

3、协助完成公司人力资源管理与开发工作，包括人员的招聘、培训、员工关系和绩效管理等

5、收集、汇总员工对行政管理和人力资源管理工作的意见和建议，并向相关部门反馈

6、协助上级领导与公司内部进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作

7、负责部门相关档案及文件的归档和管理

第二节行政人事管理制度

一、员工考勤管理制度

制度

名称

员工考勤管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为了使员工明确工作和休息时间，严肃纪律，保证工作效率，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于营运部所有员工。

第2章员工作息时间

第3条公司实行每天标准工作制，周一至周五为正常工作日，周六、周日休息。

若有特殊情况，可另行安排作息时间。

第4条上班时间为每天8：

00至18：

00，中午12：

00至13：

30为午餐时间。

第3章员工考勤规定

第5条签到地点：

公司营运办公室

第6条签到时间：

上下班时间分别签到

第7条员工上下班必须签到，因故不能签到者，须在当天电话告知考勤员，并说明事由

第8条所有员工上下班须亲自签到，任何人不得代替他人签到或由他人代替签到，违反规定者，一经发现，签到者与持卡者每次各扣元。

第9条公司每天安排人员监督员工上下班签到，监督人员负