广东省文件材料归档方式改革方案.docx
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广东省文件材料归档方式改革方案
广东省文件材料归档方式改革方案
（广东省档案局2000年2月16日印发）
1序言
文件材料归档，既是文书处置工作的最后环节，也是档案工作的起始点。
长期以来，我国的文件材料归档方式。
大体上是沿用传统的“六个特点”结合运用的立卷归档方式。
这种方式在我国文书工作及档案工作历史进程中曾起过踊跃的作用。
可是，随着社会的进步和科学技术的进展，专门是电子运算机等现代办公设备在档案治理中的普遍应用和办公自动化进程的加速，传统的立卷方式愈来愈显示出它的局限性。
为此，有必要对传统的立卷归档方式进行改革。
2依据和目的
依据：
《中华人民共和国档案法》，《广东省档案治理规定》，国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，《广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施方法》；
要紧参考文献：
《文书档案案卷格式》（GB9705-88）。
目的：
通过对传统的文书立卷归档方式的继承和改革，成立一种操作简易、格式标准、便于保管和利用，同时又能充分发挥现代科学技术在档案治理中的作用的归档方式，使档案工作更适应现代化的要求，更好地为社会各方面效劳。
3适用范围
本方案适用于各级机关、集体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档。
实施本方案的前提是利用了电子运算机和国家档案局推荐的优秀档案治理软件。
4归档原那么
遵循文件的自然形成规律，维持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。
5归档要求
依照归档范围的规定，凡应归档的文件都必需齐全完整。
凡是原先文件上有会生锈的金属物，归档时都必需去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂从头将文件缝（粘）合。
凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
6归档方式
总的方式：
顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
“件”的含义：
单份文件，一份文件为一件。
各类报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。
正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。
文件处置单（表）与被处置文本合为一件。
分类
由全宗单位档案室集中整理归档的，按年度——机构——保管期限逐级进行分类。
6.3.2 由全宗单位内各部门别离整理归档的，按年度——保管期限逐级进行分类。
在分“年度”时，应遵循以下方式：
一样的文件材料，放在其形成年度归档；打算、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；久远计划应放在文件内容针对的头一年；连年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在了案的一年。
不同年度的文件一样应分开排放。
档案排列
由全宗单位档案室集中整理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，依照机构——时刻前后排列，而且尽可能将关系紧密的（犹如一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一路。
由全宗单位内各部门别离整理归档的，先将归档文件按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，依照时刻前后排列，而且尽可能将关系紧密（犹如一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一路。
同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。
7档案编号
归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章（格式见附件1），并填写有关栏目的内容。
档号章的项目及填写内容：
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
类别号：
一个立档单位不同门类档案的代号。
期限：
即保管期限，标注归档文件保管期限简称：
永久、长期、短时间、30年、10年。
年度：
填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
机构：
填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。
件号：
以年度为界限，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门别离整理归档的，每一个部门内按保管期限别离编三个小流水号。
在每一年归档工作终止后，如发觉有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件以后编号归档。
8档案装盒
档案编号后，要依照编号顺序装入档案盒，并在盒的背脊（格式见附件2）上填上“档号”。
档号的填写方式参见。
填写盒内备考表（格式见附件3）。
盒内文件情形说明：
要紧用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情形，如无上述情形，可暂不填写。
整理人：
填写本盒文件材料整理归档人的姓名。
日期：
填写归档的年、月、日。
由全宗单位内各部门整理归档的，不同部门的档案不该装入同一盒内。
档案盒外形尺寸采纳长300mm、宽220mm的规格，厚度可依照需要设置15mm、20mm、25mm、30mm、40mm、50mm等多种规格。
9编制档案检索工具
编制《档案目录》
《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部份组成。
“目录夹封面”（格式见附件4）内容应包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个大体项目，需要时还可增加其它项目；“目录夹脊背”（格式见附件5）项目由全宗号、类别、年度、期限组成。
“归档说明”的内容包括：
今年度立档单位要紧工作概况，今年度内设机构及机关党、政要紧领导人转变情形；今年度文书归档情形（含归档工作的组织情形、文件材料完整与否、档案数量、有何缺点和问题等）。
“归档文件目录”（格式见附件6）应包括以下大体项目：
机构、件号、责任者、文号、落款、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目。
.1机构：
参见。
.2件号：
参见。
.3责任者：
制发文件的组织或个人，亦即文件的签名者或发文机关。
.4文号：
文件的发文字号。
.5落款：
即文件的题目，一样应如实抄写。
原文没有题目的应当加拟题目，外加“［］”号；原文有题目但不能说明文件内容的，应重拟题目，重拟题目外加“［］号附于原题目以后。
.6日期：
指文件形成的日期。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“.”号。
.7页数：
指每一份归档文件本身的有效页面数。
.8备注：
用以标注归档文件的转变情形或参见档号。
.9“归档文件目录”至少应汇编一式二份，其中一份是作为尔后进馆的移交目录。
编制其它检索工具。
各单位应依如实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各类经常使用的专题目录等，以方便日常手工检索。
附件1：
档号章格式
全宗号
类别号
期限
年度
机构
件号
（全宗名称）
全宗号
类别号
年度
期限
机构
起止件号
附件2：
档案盒背脊式样
注：
本式样已依照粤档办〔2001〕1号文进行修改。
附件3：
盒内备考表式样
备考表
盒内文件材料情况说明
整理人：
检查人：
整理时间：
年月日
附件4：
《档案目录》夹式样
档案目录
全宗名称
全宗号
类别
期限
年度
附件5：
《档案目录》脊背式样
档
案
目
录
全宗号
类别号
期限
年度
附件6：
《档案目录》格式
年度
期限
机构
2006
永久
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
云安县**局
云县**
[2006]12号
关于召开***工作会议的通知
2006
.12.
01
3
2
云安县**局
云县**
[2006]13号
关于召开***工作会议的通知
2006
.12.
08
5
3
云安县**局
云县**
[2006]14号
关于召开***工作会议的通知
2006
.12.
11
6
4
云安县**局
云县**
[2006]15号
关于召开***工作会议的通知
2006
.12.
15
3
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