Word应用与技巧.docx

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Word应用与技巧

十六、普通视图方式

　　普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，它可显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局（如对文档中嵌入的图形及页眉、页脚等内容就不予显示），其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。

广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。

执行“视图”菜单中的“普通”命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。

联机版式视图方式

　　联机版式视图方式是Word几种视图方式中唯一一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且联机版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。

另外，采用联机版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为“文档结构图”，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。

联机版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。

要切换到联机版式视图方式，只需执行“视图”菜单中的“联机版式”命令即可。

页面视图方式

　　Word的页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象当分栏都是很有用的。

执行“视图”菜单中的“页面”命令或按Alt+Ctrl+ P组合键即可切换到页面视图方式。

打印预览方式

　　用于显示打印效果的打印预览（通称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。

要切换到打印预览模式，可执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。

注意，在打印预览方式下，用户无法修改文档中的文字信息。

大纲视图方式

　　对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），此时采用前述几种视图方式就不太合适了，而大纲视图方式则正好可解决这一问题。

大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。

在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。

采用大纲视图方式显示Word文档的办法为：

执行“视图”菜单中的“大纲”命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键 

主控文档视图方式

　　当一篇文档过长时，有关保存、使用等操作都会不方便，为此，我们可以将长文档分成几篇子文档，然后采用主控文档对它们进行组织和维护。

这样我们就可以在不打开子文档的情况下轻松地创建包括全部子文档的交叉引用、目录和索引，直接打印所有的子文档，以及通过拖放操作重排子文档等，有关操作与直接对一篇长文档进行操作时完全一样，但效果要好得多。

通常我们在主控文档中采用主控文档视图方式进行显示，这样用户就可以查看及修订一篇较长文档的结构，亦可打开指定的子文档；而需要对具体的文档内容进行修改时则可切换到某篇子文档的普通视图中（每篇子文档在普通视图中都作为主控文档的一节出现），十分方便。

执行“视图”菜单中的“主控文档”命令即可切换到主控文档视图。

    　　上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。

另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与“全屏显示”相混淆。

“全屏显示”并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：

标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。

全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用“全屏显示”，我们只需执行“视图”菜单中的“全屏显示”命令即可切换到全屏显示方式，此后单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方，十分方便。

十七、驾轻就熟"项目符号和编号”

    项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word97/2000编辑文章的朋友欢迎。

编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。

一、应用“项目符号和编号”

    有两种方法：

手工和自动。

前者即通过单击“编号”、“项目符号”按钮或“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：

当在段首键入数学序号（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。

半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。

二、中断、删除、追加编号

    删除（取消）文档中的编号可通过下列方法：

①按两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行）

②将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。

    ③选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。

以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。

但如果要删除多个编号，只能用③法。

而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。

    将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。

三、死板的编号方式：

一段一个编号

     通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。

而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：

    ①、在第一段结束时按“Shift+Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。

    ②、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。

然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。

    ③、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。

（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式）。

    ④中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表（C）”。

    不难发现，②③④法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。

相形之下，①法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。

这里介绍一种快速而极其有效的方法——“多级编号”法：

    首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。

OK！

假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。

只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？

好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！

现在将2段内容输入；按回车输入3段时先按“Shift+Tab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。

升有降无（编号），你试试，是不是非常方便！

四、设置编号格式

    1、影响美观和规范的“间距”：

相信有许多朋友对word中编号和正文过大的相隔距离恼火不已，因为不知如何调整间距而放弃“编号”。

如果打开“选项”对话框并设置“制表符”在文档中显示出来的话，仔细观察水平标尺和文档中编号后的控制符号，你会发现使用编号后在左缩进标记附近会出现一个制表符（编号后也有）。

问题的症结就在此：

在word中编号时，会在编号和段落的第一个字符间插入一个不可编辑字符，默认用制表符将编号和正文隔开，并用制表位对齐正文。

明白了这个道理，问题就迎刃而解了：

选定要改变间距的编号列表，按住Alt向左拖动（以能看到编号后的制表符为准）标尺上的制表位，即可缩小编号和正文间的距离，反之向右拖则增大间距。

还有一种更绝的方法：

利用多级符号来插入编号，可改变作为默认间距的字符。

方法为：

单击主菜单中“格式”→“项目符号和编号”，打开对话框后再单击“多级符号”，选中一种合适样式后单击“自定义”，在“自定义多级符号列表”对话框中单击“高级”，然后将“编号之后”的内容（默认为制表符）改为“不特别标注”，再依次确定关闭对话框，则编号和正文紧连着不插入任何分隔符号；若改为“间距”同样可将间距改为很小而无需通过移动制表位来缩小间距。

虽然是多级符号，但作一级编号来用也顺顺溜溜。

    2、多种多样的编号格式：

在word中只提供了13种编号样式。

但如果你善于修改的话，可以“自定义”出不计其数的样式。

方法为：

打开“项目符号和编号”对话框后选中一种编号样式，然后单击“自定义”按钮，此时会打开“自定义编号列表”对话框，在“编号样式”的下拉列表框中选中一种样式后，可以在“编号格式”下的文本框中的编号前后输入其他字符，从而构成各种格式的编号。

如添加括号编号列表变成

（1）、

（2）、（3）……；添加“－”变成－Ａ、－Ｂ、－Ｃ……；添加“第、章”两字变成第1章、第2章、第3章……正是“天高任鸟飞，海阔凭鱼跃”。

    3、丰富多彩的编号字体：

单击“自定义编号列表”对话框中的“字体…”，即可为编号指定字体、字形、字号、颜色、字符间距及阴影等其他效果。

     4、不可轻视的编号、正文位置：

如果编号、正文的排版位置不合意，可在“自定义编号列表”对话框中修改。

其中“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”，“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”，理解了这两项的含义，该设置为多少相信无需多言了（其实，这些值你也可以直接用标尺上的“左缩进”“首行缩时”修改）。

如果是“多级符号”，则应逐项为每一级设置编号对齐位置和正文缩进位置直至符合实际需要。

    五、指定快捷键：

加快操作的有效方法

    为“编号”指定快捷键：

同时按下“Ctrl+Alt+数字键盘中‘+’”，鼠标指针变成花朵形后单击常用工具栏上的“编号”按钮，然后将光标移入“自定义键盘”对话框中的“请按新快捷键”内按下你想用的组合键，如“Ctrl+8”（快速编号或取消编号），再单击“指定”、“关闭”即可。

同样为“格式”菜单中的“项目符号和编号”定义一个快捷键，如“Ctrl+9"（打开详细设置框）。

定义快捷键后，要应用或取消（中断）编号，或者设置编号样式时，就可以直接用键盘操作，省时省力。

    六、复制含编号的文本：

注意帮倒忙

    如果将包含编号的文本内容复制到新位置，新位置文本的编号会改变，通常会接着前面的列表继续编号。

如果要和复制前的格式完全相同，需打开“项目符号和编号”对话框，选择“重新开始编号”，这一点往往会被人忽略。

    七、将编号转换为数字

    编号具有方便快速的特点，但在复制、改变编号样式等一些操作中不方便，此时可将编号转换为真正的文字编号。

选中带编号的段落，按“Ctrl+C”，再选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，按“无格式文本”粘贴到新位置，编号就转换为正文了，现在你爱怎么改随便你了。

    八、“多级符号”中的重磅炸弹：

Tab、Shift+Tab

    多级符号在进行如试卷排版中非常有用，输完某一级中一个编号（如1、2、3……）后的正文内容，按回车键即自动进入下一个编号，再按“Tab”键即可改为下一级编号样式（如A、B、C……），要返回到上一级继续编号，按“Shift+Tab”即可。

灵活运用这两项，同样能少费力气多办事。

    九、一点建议

    如果你想全权控制“编号”，不愿受“自动更正”干扰或摆布，请在“自动更正”中关闭“自动编号列表”。

如果你在“编号”时误操作，导致“编号”乱套，不妨多试试“Ctrl+Z”，它能为你省不少力。

关于“项目符号”的操作方法，大多相同，不再赘述。

十八、Word 中的批量文件格式转换器

     Word 是Microsoft公司出品的office系列办公套件的核心组成部分，其强大的文字编辑和排版功能，以及易学易用的特性，在同类软件中鹤立鸡群，赢得了广大用户的青睐。

批量文件格式转换就是其中一项有鲜明特色的功能，相信不少熟悉office的朋友都知道，但会用的恐怕不多。

笔者曾经翻遍菜单而一无所获，可谓真人不露相，下面就让我们来看看其中到底有什么诀窍。

在Word 中的使用方法。

    在Word 中，文件格式转换向导存放在文件Convert8.wiz内，将它打开后，一步一步地依照提示操作，即可实现整批文件的格式转换。

具体操作步骤如下：

准备工作:

    如果你不是以完全方式安装office97的话，请先检查Word下的“向导和模板”以及“转换器与过滤器”是否已装全，然后，选择或新建两个文件夹，一个用来存放要转换格式的文件，另一个则存放转换后的文件。

    启动Word 97，单击工具栏上的“打开”按钮，在Microsoft Office安装目录下，找到\Office\Macro\Convert8.wiz文件，打开后会出现一个警告宏病毒的对话框，单击“启用宏”，这时将出现一个选择对话框，应单击 “转换文件格式”按钮。

    进入“文件转换向导”后，点击 “下一步”按钮，Word 97会提示你是“将其他文件格式转换为Word文档格式”，还是“将Word文档格式转换为其他文件格式”。

这里以前者为例，单击其下拉箭头，选择源文件的格式，单击“下一步”。

    这时，向导要你选择源文件夹和目标文件夹所在的位置，分别点击相应的“浏览”按钮，选好刚才确定的那两个文件夹。

再单击“下一步”。

    随后出现选择文件的对话框，在“可用文件”列表中选择你要转换的文件，使其转移至“转换文件”列表中。

单击“完成”按钮，文件转换即刻开始，转换后的文件自动保存在你指定的目标文件夹中。

    转换完成后，会询问你是否进行其他转换，选“否”，并点击控制菜单上的“关闭”按钮，退出Convert8.wiz窗口。

在Word 2000中的使用方法。

    在Microsoft公司今年推出的Word 2000中，内置了功能更强大，使用更方便的文件转换向导，其使用方法与Word 97略有不同，主要是启动文件转换向导的方法变得简单多了，具体操作步骤是：

做好准备工作后，启动Word 2000，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在出现的对话框中，点击“其他文档”标签，可以看到“转换文件”图标，双击它即可进入文件转换向导，以下的步骤与Word 97大同小异，这里就不再赘述了。

    学会使用上述功能，就可以在Word中快速安全地转换成批文件。

该功能支持的文件格式十分广泛，既有常见的文本编辑器格式，还支持Excel，Lotus1-2-3等电子表格软件和Outlook通讯簿的格式。

特别值得一提的是，它还有一招“杀手锏”：

从任意文件中恢复文本，当你收到朋友寄来的一堆乱码时，或者面对不明格式的文件时，不妨用它试试，或许能给你一个惊喜。

十九、Word宏应用实例

　　一、宏的录制

　　在这里举一实例。

例如，在Word 97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。

对于一些常用的符号，如“￥”，便可以使用宏来使工作简化。

　　1.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“录制新宏”选项。

　　2.给宏取名为“Yuan”，再单击“键盘”。

　　3.在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为“Ctrl＋Y”，再关闭该对话框回到“录制宏”对话框。

单击“确定”按钮启动记录器。

　　4.运行“插入”选单中的“符号”子选单，从弹出的“符号”框中选择“￥”，插入后再关闭。

另外，也可以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把“Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中。

　　5.单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。

　　6.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。

　　7.选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。

　　这时我们可以从中看到以下代码：

　　Sub Yuan（）

　　 Selection.InsertSymbol Font:

=″楷体—GB2312″,CharacterNumber:

=－27,Unicode:

=True

　　End Sub

　　以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“Ctrl＋Y”，或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。

　　二、宏的编辑 

　　宏录制器将以上宏操作翻译为Visual Basic代码。

但是，录制宏时会受到一些限制。

许多复杂的宏，例如，要用到循环语句，便无法录制。

为了提高录制的宏的功能，就可能需要修改录制到模块中的代码。

　　具体操作为：

单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。

选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。

　　然后便加载Visual Basic编辑器，我们可以看到所录制的宏自动生成的Visual Basic代码。

　　例如，在C:

\My Document中有200个Word文档，依次命名为“1.doc”，“2.doc”，“3.doc”，…“200.doc”，我们需要把文件格式改变为文本文件，即txt文件。

　　先以1.doc为例，录制一个宏，打开文档，另存为txt文件，再关闭该活动文档。

生成的Visual Basic代码如下：

　　Sub Macro1（）

　　ChangeFileOpenDirectory ″C:

\My document″

　　Documents.Open FileName:

=″1.doc″

　　ActiveDocument.SaveAs FileName:

=″1.txt″,FileFormat:

=wdFormatText

　　ActiveWindow.Close

　　End Sub

　　下一步便进行编辑，用一个循环语句依次打开各个文件，转化后再关闭。

代码如下：

　　Sub Macro1（）

　　dim i

　　for i=1 to 200

　　ChangeFileOpenDirectory ″C:

\My document″

　　Documents.Open FileName:

=i ＆ ″.doc″

　　ActiveDocument.SaveAs FileName:

　　=i ＆ ″.txt″,

　　FileFormat:

=wdFormatText

　　ActiveWindow.Close

　　next i

　　End Sub

　　再次运行该宏，便可以轻松完成任务。

宏的作用由此可略见一斑。

二十、Word的“压缩”功能 

　　如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。

一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。

当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。

　　这种情况通常有两种解决办法。

一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。

二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。

我想，这两种办法都是非常不方便的。

笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。

当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。

“压缩”方法非常简单，步骤如下：

　　第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。

如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。

　　第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。

　　第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。

　　第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。

　　至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。

再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。

二十一、Word快捷键大全 

打印预览

Ctrl+Alt+I

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创建不间断空格 

Ctrl+Shift+Spacebar 

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创建不间断连字符 

Ctrl+连字符 

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使字符变为粗体 

Ctrl+B 

--------------------------------------------------------------------------------

使字符变为斜体

Ctrl+I 

--------------------------------------------------------------------------------

为字符添加下划线 

Ctrl+U 

--------------------------------------------------------------------------------

缩小字号 

Ctrl+Shift+< 

--------------------------------------------------------------------------------

增大字号 

Ctrl+Shift+> 

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删除段落格式 

Ctrl+Q 

--------------------------------------------------------------------------------

删除字符格式 

Ctrl+Spacebar 

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复制所选文本或对象 

Ctrl+C 

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