电算化下的结账方法.docx

电算化下的结账方法.docx

《电算化下的结账方法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电算化下的结账方法.docx（23页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

电算化下的结账方法

电算化下的结账方法

来源：

-时间：

2008-10-2816:

24:

53

字体：

大小【我要纠错】

每月月底都需要进行结账处理，计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还要进行一系列电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。

与手工结账相比，电算化结账工作更加规范，结账全部是由计算机自动完成。

电算化结账工作需注意以下事项。

（1）专人负责。

由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。

（2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。

若结账条件不能满足，则应退出结账模块，检查当月输入的会计凭证是否全部登记入账。

只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结账。

（3）结账必须逐月进行，上月未结账不允许结本月的账。

若结账成功，则应做月结标志，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。

（4）年底结账时，系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件，包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额，同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。

（5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1月份的凭证。

企业可以根据具体情况，将结账环境设置为“在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证”。

（6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

账户余额的结转

来源：

-时间：

2008-10-2816:

22:

42

字体：

大小【我要纠错】

年末终了结账时有余额的账户，其余额直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。

因为，既然年末是有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。

否则，就无法体现有余额的账户和无余额的账户的区别。

对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。

但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账、重抄一遍的工作量较大，因此可以跨年度使用，不必每年更换一次。

各种备查簿也可以连续使用。

实际工作中，结转账户余额的做法如下。

（1）将本账户年末余额以相反的方向记入最后一笔账下的发生额内。

例如，某账户年末为借方余额，在结账时，将此项余额填列在贷方发生额栏内（余额如为贷方，则做相反记录），在摘要栏填明“结转下年”字样，在“借或贷”栏内填“平”字并在余额栏的“元”位上填列“0”符号，表示账目已经结平。

（2）在“本年累计”发生额的次行，将年初余额按其同方向记入发生额栏内，并在“摘要”栏内填明“上年结转”字样。

在次行登记年末余额，如为借方余额，填入贷方发生额栏内，反之记入借方，并在“摘要”栏填明“结转下年”字样。

同时，在该行的下端加计借、贷各方的总计数，并在该行“摘要”栏内填列“总计”两字，在“借或贷”栏内填“平”字，在余额栏的“元”位上填列“0”符号，以示账目已结平。

年终结账的步骤

来源：

-时间：

2008-10-2816:

20:

43

字体：

大小【我要纠错】

年终清理完毕，在账目核对相符的基础上即可进行年终结账。

年终结账工作一般分为3个步骤，即年终转账、结清旧账和记入新账。

1.年终转账

年终转账的程序如下：

（1）计算出各账户的借方和贷方的12月份合计数和全年累计数，结出12月月末的余额；

（2）编制结账前的“资产负债表”，并试算平衡；

（3）按年终转账办法填制12月31日的记账凭证，并记入有关账户。

2.结清旧账

结清旧账的做法如下：

（1）将转账后无余额的账户结出全年累计数，然后在下面划双红线，表示本账户全部结清；

（2）对年终有余额的账户，在“全年累计数”下行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，再在下面划双红线，表示年终余额转入新账，结束旧账。

3.记入新账

根据本年度各账户余额，编制年终决算的“资产负债表”和有关明细表，按表列出各账户的年终余额数，不编制记账凭单，直接记入新年度相应的各有关账户，并在“摘要”栏注明“上年结转”字样，以区别新年度发生数。

常见错账的查找方法

来源：

-时间：

2009-1-613:

50:

12

字体：

大小【我要纠错】

在对账过程中，可能发生各种各样的差错。

产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反，从而影响会计信息的正确性，如发现差错，会计人员应及时查找并予以更正。

常见的差错查找方法有以下几种。

1.差数法

差数法是按照错账的差数查找错账的方法。

如会计凭证上记录的是：

借：

应交税费——营业税5250

——城市维护建设税367.5

——个人所得税500

其他应交款—教育费附加157.5

贷：

银行存款6275

若会计人员在记账时漏记了城市维护建设税367.5元，那么在进行应交税费总账和明细账核对时，就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367.5元的现象。

对于类似差错，应由会计人员通过回忆相关金额的记账凭证进行查找。

2.尾数法

对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。

如只差0.06元，只需看一下尾数有“0.06”的金额，看是否已将其登记入账。

3.除2法

当账账、账证或账实不符，且差数为偶数时，应首先检查记账方向是否发生错误。

在记账时，有时由于会计人员疏忽，错将借方金额登记到贷方或将贷方金额登记到了借方，这必然会出现一方合计数增多，而另一方合计数减少的情况，其差额恰是记错方向数字的1倍，且差数是偶数。

对于这种错误的检查，可用差错数除以2，得出的商数就是账中记账方向的反方向数字，然后再到账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标。

如：

借：

其他应收款——总务科500

贷：

库存现金500

登记明细账时，错把其他应收款登记入贷方，总账与明细账核对时，就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1000元，将1000元除以2，正好是贷方记错的500元。

4.除9法

除9法是指用对账差额除以9来查找差错的一种方法，主要适用于下列两种错误的查找：

（1）数字错位。

在查找错误时，如果差错的数额较大，就应该检查一下是否在记账时发生了数字错位。

在登记账目时，会计人员有时会把位数看错，把十位数看成百位数，百位数看成了千位数，把小数看大了；也可能把百位看成十位，千位看成百位数，把大数看小了。

这种情况下，差错数额一般比较大，可以用除9法进行检查。

如将70元看成了700元并登记入账，此时在对账时就会出现余额差700-70=630（元），用630元除以9，商为70元，70元就是应该记录的正确的数额。

又如收入现金800元，误记为80元，对账结果会出现800-80=720（元）差值，用720元除以9，商为80元，商数即为差错数。

（2）相邻数字颠倒错误的查找。

在记账时，有时易将相邻的两位数或三位数的数字登记颠倒了，如将86记成68，315记成了513，它们的差值分别是18和198，都可以被9整除，这样知道错误问题之后，进一步判断错在哪一笔业务上就可以了。

如果用上述方法检查均未发现错误，而对账结果又确实不符，还可以采用顺查、逆查、抽查等方法检查是否有漏记和重记等现象。

顺查是指按账务处理的顺序，从凭证开始到账簿记录止从头到尾进行普遍核对。

逆查法是指与账务处理顺序相反，从尾到头的检查方法。

抽查法是指抽取账簿记录中某些局部进行检查的方法。

结账时如何划线？

来源：

-时间：

2009-1-2313:

57:

06

字体：

大小【我要纠错】

结账划线的目的，是为了突出本月合计数及月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。

根据《会计基础工作规范》规定，月结划单线，年结划双线。

划线时，应划红线；划线应划通栏线，不应只在本账页中的金额部分划线。

结账时如何划线？

来源：

-时间：

2009-1-2313:

57:

06

字体：

大小【我要纠错】

结账划线的目的，是为了突出本月合计数及月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。

根据《会计基础工作规范》规定，月结划单线，年结划双线。

划线时，应划红线；划线应划通栏线，不应只在本账页中的金额部分划线。

错账的更正方法

来源：

-时间：

2008-10-2816:

16:

34

字体：

大小【我要纠错】

如果发现账簿记录有错误，应按规定的方法进行更正，不得涂改、挖补或用化学试剂消除字迹。

错账的更正方法有三种：

1.划线更正

划线更正又称红线更正。

如果发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时文字或数字的笔误，应采用划线更正的方法进行更正。

更正的方法如下：

（1）将错误的文字或数字划一条红色横线注销，但必须使原有字迹仍可辨认，以备查找；

（2）在划线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任。

2.红字更正

红字更正又称红字冲销。

在会计上，以红字记录表明对原记录的冲减。

红字更正适用于以下两种情况。

（1）根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，且记账凭证同账簿记录的金额相吻合，应采用红字更正。

更正的方法如下：

①先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；

②再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字或黑字登记入账。

【例】以现金支付银行利息800元，在填制记账凭证时误记入“银行存款”科目，并据以登记入账，其错误记账凭证所反映的会计分录为：

借：

应付利息800

贷：

银行存款800

该项分录应贷记“库存现金”科目。

在更正时，应用红字金额编制如下记账凭证进行更正。

借：

应付利息

贷：

银行存款

错误的记账凭证以红字记账更正后，表明已全部冲销原有错误记录，然后用蓝字或黑字填制如下正确分录，并据以登记入账：

借：

应付利息800

贷：

库存现金800

（2）根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目和记账方向都没有错误，记账凭证和账簿记录的金额也吻合，只是所记金额大于应记的正确金额，应采用红字更正。

更正的方法是将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以冲销多记金额，求得正确金额。

【例】用银行存款4000元购买办公用品，在填制记账凭证时，误记金额为40000元，但会计科目、借贷方向均无错误，其错误记账凭证所反映的会计分录为：

借：

管理费用40000

贷：

银行存款40000

在更正时，应用红字金额36000元编制如下记账凭证进行更正。

借：

管理费用

贷：

银行存款

错误的记账凭证以红字记账更正后，即可反映其正确金额为4000元。

如果记账凭证所记录的文字、金额与账簿记录的文字、金额不符，应首先采用划线法更正，然后再用红字冲销法更正。

3.补充登记

补充登记又称蓝字补记。

根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目和记账方向都没有错误，记账凭证和账簿记录的金额也吻合，只是所记金额小于应记的正确金额，应采用补充登记法。

更正的方法是将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以补记少记金额，求得正确金额。

【例】用银行存款40000元购买原材料，在填制记账凭证时，误记金额为4000元，但会计科目、借贷方向均无错误，其错误记账凭证所反映的会计分录为：

借：

原材料4000

贷：

银行存款4000

在更正时，应用蓝字或黑字编制如下记账凭证进行更正：

借：

原材料36000

贷：

银行存款36000

错误的记账凭证以蓝字或黑字记账更正后，即可反映其正确的金额为40000元。

如果记账凭证中所记录的文字、金额与账簿记录的文字、金额不符，应首先采用划线法更正，然后用补充登记法更正。

期末财产清查的种类及步骤

来源：

-时间：

2008-10-2816:

07:

44

字体：

大小【我要纠错】

账产清查实际上就是对财产进行查点，查明是否账实相符的一种方法。

1.财产清查的意义

财产清查是通过对企业的财产（包括各种财产物资、货币资金、各种往来款项）进行实地盘点或核对，以查明其实有数和账面数是否相符的一种方法。

账实相符是保证会计信息资料真实的客观要求，只有真实的会计信息，才能起到会计核算应有的作用。

然而，由于种种主客观原因，往往会造成账实不符。

其主要原因有：

财产物资的自然损耗、收发差错、计量器具失灵、会计凭证或会计账簿的漏记、重记、错记或计算错误；不法分子的营私舞弊、贪污盗窃；自然灾害等非常损失等。

因此，必须对财产进行清查，对各项财务报表的真实性予以实地检验。

财产清查可以起到下列作用。

（1）保证会计资料的真实性，提高会计信息质量。

通过财产清查，可以确定各项财产的实有数，将实有数和账面数进行对比，将盘盈或盘亏数及时调整入账，做到账实相符，以保证账簿记录的真实正确，为编制报表做好准备。

（2）加强企业财产物资的管理，提高经济效益。

通过财产清查，可以找到财产账实不符的原因，从而发现企业财产管理上存在的问题，并在此基础上采取措施，堵塞漏洞，健全企业的财产物资管理制度，以保证财产物资的安全完整。

同时，通过财产清查可以查明各项财产物资的使用情况，有无闲置、超储或不足的现象，从而充分发挥财产物资的潜力，加速资金周转，提高经济效益。

（3）确保结算制度的执行。

通过财产清查，可以查明企业的债权债务情况，促使企业及时结算应收应付款项，对已确认的坏账及时处理，对应付款项及时归还，避免长期挂账和长期拖欠，遵守结算纪律，维护商业信用。

2.财产清查的种类

财产清查的种类很多，可以按不同标志进行分类。

主要分类有以下几种。

（1）按照清查对象的范围划分，财产清查可分为全面清查和局部清查。

①全面清查。

全面清查就是对所有财产物资、货币资金和各项债权债务进行全面盘点和核对。

全面清查的内容多，范围广，一般是在以下几种情况下，才需要进行全面清查。

●年终结算之前，为确保年度会计报表的真实性，要进行一次全面清查。

●在企业撤销、合并或改变隶属关系时，为明确经济责任要进行一次全面清查。

●在开展资产评估、清产核资等活动时必须进行全面清查，以便按需要组织资金的供应。

②局部清查。

局部清查就是根据需要对部分财产物资、债权债务进行盘点和核对。

它一般在以下情况下进行。

●商品、原材料、产成品等流动性较大或容易发生溢余、损耗的财产，除年终全面清查外，还应在每月、每季轮流盘点或重点抽查。

●各种贵重物资，至少每月盘点1次。

●库存现金由出纳人员在每日终了时自行清点1次。

●银行存款和银行借款每月应与银行核对1次。

●各种债权债务，每年至少核对1~2次。

（2）按照清查时间划分，财产清查可分为定期清查和不定期（临时）清查。

①定期清查。

定期清查就是按预先安排的时间对财产进行清查，可以是局部清查，也可以是全面清查。

定期清查一般是在年度、季度、月份、每日结账时进行。

②不定期清查。

不定期清查是事先并未规定时间，而是根据实际需要所进行的临时性清查。

在以下几种情况下，才需要进行不定期清查。

●更换财产物资和现金的保管人员时，为分清经济责任，需要对有关人员所保管的财产物资和现金进行清查。

●发生自然灾害和意外损失时，要对受灾损失的财产物资进行清查，以查明损失情况。

●单位撤销、合并或改变隶属关系时，应对本单位的各项财产物资、货币资金、债权债务进行清查。

不定期清查通常是局部清查，也可以是全面清查。

3.财产清查的步骤

不同目的的财产清查，应按不同程序进行，但就其一般程序来说，主要包括3个步骤。

（1）成立清查组织。

财产清查涉及面较广、工作量较大，必须专门成立清查组织，具体负责财产清查工作。

清查组织应由会计、业务、仓库保管等有关业务部门人员组成，并由某个主管人员负责清查组织的各项工作。

（2）业务准备工作。

为做好财产清查工作，会计部门和有关业务部门要做好各项业务准备工作。

准备工作主要有以下几项。

①会计部门应在进行财产清查之前，为账实核对提供正确的账簿资料，并将有关账簿登记齐全，结出余额。

②财产物资保管和使用等业务部门为方便盘点核对，应登记好所经管的各种财产物资明细账，并结出余额。

将所保管的各种财产物资整理好，贴上标签，标明品种、规格和结存数量。

③准备好各种工具和登记用的表册，例如“未达账项登记表”等。

（3）实施财产清查。

在做好各项准备工作以后，应由清查人员根据清查对象的特点，采用相应的清查方法，实施财产清查。

在盘点财产物资时，财产物资的保管人员必须在场；在盘点现金时，出纳员必须在场。

盘点时，要由盘点人员做好盘点记录。

盘点结束，盘点人员应根据财产物资的盘点记录，编制“盘存表”，并由盘点人员、财产物资的保管人员及有关责任人签名盖章。

同时，应根据有关账簿资料和盘存表资料填制“实存账存对比表”，据以检查账实是否相符，并根据对比结果调整账簿记录，分析差异原因，做出相应的处理。

结账的一般程序？

来源：

-时间：

2008-8-1314:

18:

08

字体：

大小【我要纠错】

结账，是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额。

《会计基础工作规范》规定的结账程序及方法是：

（1）结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

（2）结账时，应当结出每个账户的期末余额。

需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下应当通栏划双红线，年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

（3）年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

什么是对账？

来源：

-时间：

2008-8-1314:

17:

22

字体：

大小【我要纠错】

对账就是核对账目。

按照《会计基础工作规范》的要求，各单位应当定期将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符，对账工作每年至少进行一次。

就出纳工作而言，对账的主要内容是：

（1）账证核对。

核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

（2）账账核对。

核对不同会计账簿记录是否相符。

包括：

总账有关账户的余额核对；总账与明细账核对；总账与日记账核对等。

（3）账实核对。

核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。

包括：

现金日记账账面余额与现金实际库存数核对；银行存款日记账账面余额与银行对账单核对；各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

发现记账错误时怎样处理？

来源：

-时间：

2008-7-716:

04:

56

字体：

大小【我要纠错】

填制会计凭证或登记账簿发生的差错，一经查找出就应立即更正。

由于差错性质不同，发现的时间有先有后，所以采用的更正方法也有所不同。

现将通常更正错误的几种主要方法介绍如下：

（1）划线更正法。

在填制凭证、登记账簿过程中，如发现文字或数字记错时，可采用划线更正法进行更正。

即先在错误的文字数字上划一红线，然后在划线上方填写正确的记录。

在划线时，如果是文字错误，可只划销错误部分；如果是数字上错误，应将全部数字划销，不得只划销错误数字。

划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。

更正后，经办人应在划线的一端盖章，以示负责。

（2）红字更正法。

在记账以后，如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时，可以采用红字更正法进行更正。

所谓红字更正法，即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证，据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”，据以登记入账，这样就把原来的差错更正过来。

应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

例如，李明出差，借差旅费5000元，开出现金支票支付。

记账时本应贷记“银行存款”科目，而却误记“现金”科目，并已登记入账。

其更正方法如下：

①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证，分录如下：

借：

其他应收款――李明5000

贷：

现金5000

②用蓝字填制一张正确记账凭证，其分录如下：

借：

其他应收款――李明5000

贷：

银行存款5000

有时，根据记账凭证分别记入有关科目并无错误，但所填的金额大于应填的金额时，也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，以冲销多记部分，并在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。

例如，采用商业汇票结算方式，收到购货方开出并承兑的商业汇票10000元，作为销售实现。

在填制记账凭证时，将金额10000元误记100000元，多记了90000元，并已入账。

其误记会计分录为：

借：

应收票据100000

贷：

商品销售收入100000

为了更正有关账户多记的900O0元，就应用红字金额填制一张记账凭证。

其分录如下：

借：

应收票据90000

贷：

商品销售收入90000

根据此记账凭证登记入账后，使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。

（3）补充登记法。

在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可采用补充登记法进行更正。

更正时，可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账，并在摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”。

例：

通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款6500元，在填制记账凭证时，将金额误记为5600元，少记了900元，并已登记入账。

更正时，应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。

其补充更正分录是：

借：

银行存款900

贷：

应收账款900

根据此记账凭证登记入账后，使“银行存款”和“应收账款”两科目的原来错误都得到了更正。

红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账错误而产生的记账差错。

如果记账凭证无错，只是登记入账时发生误记，这种非因记账凭证误记的差错，无论何时发现（在实际工作中，由于定期核对账目，不可能经过很长时间才被发现）都不能用这两种方法更正，而应用划线法进行更正。

因为记账必须以凭证为根据，一张记账凭证不仅是登记明细账的根