Word使用技巧大全超经典.docx

Word使用技巧大全超经典.docx

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Word使用技巧大全超经典

1、固定最近打开的文档

     我们知道，Word提供了“最近使用的文档”列表，这样就可以非常方便的打开最近曾访问过的文档，但假如打开过的文档太多，恐怕就会不太容易找到以前常用的文档，这一现象无论是在Word2007或是Word2003都是存在的。

　　不过，我们现在可以将常用的Word文档固定在“最近使用的文档”列表中，方法是单击Office图标，单击需要固定的文档文件名称后面的图钉按钮就可以了，以后即使打开的文档数量超过了默认的限制，这个文档也会继续固定在“最近使用的文档”列表中，只不过它的位置可能会被自动转移至最底端而已。

需要指出的是，显示“最近使用的文档”数量可以在“Word选项”→“高级”的“显示”小节中重新进行设置，当然建议还是请根据显示器大小的大小进行调整为好。

2、一次性更新文档中的域

　　在以前的版本中，我们需要逐个执行“更新域”的命令才能完成文档中多个域的更新工作，而在Word2007中则变得相当简单。

现在，我们可以一次性完成文档中的域更新，方法是首先切换到“开始”选项卡，然后在“编辑”功能组中选择“全选”，然后在文本编辑区域中单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“更新域”就可以了。

5、利用全新的实时预览功能试用标题样式

在先前版本的Word中，如果不确定要为标题指定何种样式的字体，经常需要反复地应用多种样式来查看效果，一个不满意再撤销重换下一个样式。

但在Word2007中，全新的实时预览功能可以让用户在应用某个样式之前轻松而快速地查看其应用后的效果，只需鼠标指向某个样式即可立即查看，省事又省时，极大地方便了用户。

操作方法如下：

1.将光标定位在标题文本中的任意位置

2.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后在其中单击“样式库”右下方的【其他】按钮。

3.在打开的“样式库”中，只需在给出的各种样式之间轻松滑动鼠标，标题文本就会自动呈现出当前样式应用后的视觉效果。

4.如果你还没有决定哪种样式符合心意，只需将鼠标移开，标题文本就会恢复到原来的样子；一旦找到了满意的样式，单击它，该样式就会被应用。

6、即时翻译文档中的英文单词

具有屏幕取词功能的翻译软件可以帮助大家在阅读英文文档时流畅自如，但如果你在使用Office的过程中还要去安装其他第三方翻译软件，那你对自己手中的Office就太不了解了。

MicrosoftOfficeWord2007已经内置了强大的翻译功能，与你所熟悉的桌面词典软件一样即指即翻，使用方便。

操作步骤如下：

1.在Word2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。

2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。

3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。

8、利用主题让文档焕然一新

文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。

Word中提供的这种全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。

操作步骤如下：

1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。

2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。

3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。

9、眩目封面立即呈现

专业的文档要配以漂亮的封面才会更加完美，想要不再为设计漂亮的封面而大费周折？

当然是可以办到的，Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选择。

操作如下：

1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封面库”。

“封面库”以图示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。

2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的文档内容会自动后移。

3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。

10、利用文档部件实现内容的再利用

对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，例如个人简介、个人的联系信息都属于这种情况。

如果每次输入这些信息时都重复一次，一是很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，二也非常麻烦，利用Word中提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并方便以后再次使用。

具体操作方法如下：

1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。

2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。

3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。

4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。

11、使用更快捷的方法为文档插入目录

在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。

新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。

操作方法如下：

1.将光标定位在要插入目录的位置。

2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”

3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

14、轻松插入数学公式

在先前的Word版本中，向文档中插入数学公式是一件非常麻烦的事情。

现在可以将这项工作进行彻底地简化。

在内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在你插入公式后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在你面前。

操作方法如下：

1.将光标定位在要插入公式的位置。

2.切换到“插入”选项卡，并在“符号”组中单击【公式】按钮，打开“公式库”。

3.浏览“公式库”中的内置公式，并选择一个要将其插入到文档中的公式。

4.当插入该公式后，公式的“设计”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，这时候可以利用该选项卡中的工具对当前公式进行随意编辑。

17、如何告知他人这是最终版本的文档

当你对某个文档进行编辑或修改，并确定该文档已经最终完成之后，很可能不希望阅读这个文档的其他人再对其进行任何修改。

为了提醒其他人留意，要么你可以在文档的第一行用“请不要修改此文档！

”之类的语句来告知读者，但会影响到整个文档的美观性，而且让别人觉得你不够专业；其实使用全新的“标记为最终状态”功能就能完美解决这个问题。

操作如下：

1.打开或新建一个Word2007文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作为最终版本。

2.单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】——>【标记为最终状态】命令。

3.执行该命令之后，Word2007会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。

只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标，当别

27、在Word2007样式列表中排列样式顺序

通常情况下，Word2007中的样式会按照样式名称首字母的顺序进行排列，用户可以根据实际需要按推荐排列样式，使经常使用的样式排列在样式列表的前面，操作步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮，如图所示。

第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，如图所示。

　　第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“推荐”选项卡。

在样式列表中可以看到每种样式左侧都有一种推荐等级。

选中需要改变推荐等级（即改变排列顺序）的样式，然后单击“上移”、“下移”、“置于最后”或“指定值”按钮改变推荐等级。

设置完毕单击“确定”按钮，如图所示。

第4步，返回“样式”窗格，单击“选项”按钮，如图所示。

第5步，在打开的“样式窗格选项”对话框中单击“选择列表的排序方式”下拉三角按钮，在打开的排序方式列表中选择“按推荐”选项，并单击“确定”按钮即可改变样式排列顺序，如图所示。

33、在Word2007文档中使用主题

通过使用主题，用户可以快速的改变Word2007文档的整体外观，主要包括字体、字体颜色和图形对象的效果。

如果在Word2007中打开Word97文档或Word2003文档，则无法使用主题，而必须将其另存为Word2007文档才可以使用主题。

在Word2007文档中使用主题的步骤如下所述：

　　第1步，打开Word2007文档窗口，切换到“页面布局”功能区，并在“主题”分组中单击“主题”下拉三角按钮，如图所示。

　　第2步，在打开的“主题”下拉列表中选择合适的主题。

当鼠标指向某一种主题时，会在Word文档中显示应用该主题后预览效果，如图所示。

小提示：

如果希望将主题恢复到Word模板默认的主题，可以在“主题”下拉列表中单击“重设为模板中的主题”按钮，如图所示。

36、调整表格列宽

　　我们都知道可以用鼠标拖动单元格右侧的边线来调整表格列宽，但这种方法会影响右侧单元格的列宽。

除此之外，我们还可以这样来调整列宽：

　　按下“Ctrl”后再用鼠标调整列边线：

结果是在不改变整体表格宽度的情况下，调整当前列宽。

当前列以后的其它各列，依次向后进行压缩，但表格的右边线是不变的，除非当前列以后的各列已经压缩至极限。

　　按下“Shift”后再用鼠标调整列边线：

效果是当前列宽发生变化但其它各列宽度不变，表格整体宽度会因此增加或减少。

　　而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠标调整边线：

效果是在不改变表格宽的情况下，调整当前列宽，并将当前列之后的所有列宽调整为相同。

但如果当前列之后的其它列的列宽往表格尾部压缩到极限时，表格会向右延。

37、快速添加单元格编号

　　有时我们需要为表格中的某一部分单元格添加编号。

逐个添加显然很麻烦。

比较好的办法是：

选中要添加编号的各单元格（如果单元格不连续，可以按下“Ctrl”键进行选取），然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组“编号”按钮右侧的小三角形按钮，在弹出的列表中选择一种编号格式就可以为选中的单元格添加编号了，如图所示

也许您已经从上图中看到了。

新添加的编号即使我们点击“居中”按钮

后也很难在单元格中水平居中。

不过不要紧。

选中这些单元格，点击“段落”功能组右下角的对话框启动器，打开“段落”对话框。

单击对话框左下角“制表位”按钮，在打开的“制表位”对话框中点击“全部清除”按钮，再将右上角“默认制表位”的数字调整为最小，确定后就可以轻松地将编号水平居中了，如下图所示

38、调整单元格内字符与边框距离

　　单元格内的字符与边框在默认情况下有一定的距离，这会增加表格的美感。

但有时它会妨碍我们在单元格内放下更多的文字，尤其是单元格的高度和宽度均被固定的情况下。

要想调整字符与边框的距离，只要如此这般：

　　选中要调整的单元格，点击右键，在弹出菜单中选择“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中点击“单元格”选项卡，然后点击右下方的“选项”按钮，打开“单元格选项”对话框。

　　先取消选择“与整张表格相同”复选项，然后用“上”、“下”、“左”、“右”四个微调按钮调整相应的数值，确定后就可以了，如图所示。

但如果我们要整张表格都调小这个距离的话那就简单多了。

先将鼠标定位于任一单元格，然后点击功能区“表格工具”下的“布局”选项卡“对齐方式”功能组中“单元格边距”按钮，在打开的对话框中调整相应数值就可以了。

39、删除表格后空白页

　　如果表格占去了页面的最后一行，那么Word会自动在表格后添加一个空白页。

如果感觉这个空白页碍眼的话，那么我们可以选中空白页上的段落标记，然后点击功能区“开始”选项卡“段落”功能组的对话框启动器，打开“段落”对话框。

点击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表中选择“固定值”，并设置其后的数值为“1磅”，如图所示。

好了，现在那个空白页就看不见了。

注意，此时表格的最下边线和页面正文的下边线之间的距离要大于1磅

41、多篇论文合并技巧

在Word2007中要合并上百个论文文档还是比较简单的。

先把交上来的所有文档集中存放在同一文件夹内，比如“d:

\论文集”。

打开Word2007，新建一个文档，切换到“插入”选项卡，单击“文字”区域的“对象”，从下拉列表中选择“文件中的文字”。

在“插入文档”窗口中打开论文所在文件夹“d:

\论文集”，按Ctrl+A键选中所有论文文档，再单击“插入”按钮，马上可以看到所有论文已经合并到当前文档中了。

　　合并后所有论文是首尾相连的，而在汇编中通常要求每一篇的标题都要从独立的页面开始，也就是说需要在每一篇的标题前分页。

百来篇论文若逐一按“Ctrl+回车键”分页可得不少时间。

好在学校对论文格式有统一要求，所有上交论文的标题都是二号字、加粗，根据这一特点我们可以用Word的查找替换快速分页。

　　在Word2007，单击“开始”选项卡“编辑”区域的“替换”，在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮以显示高级选项。

然后单击“格式”按钮选择“字体（F）…”，在“查找字体”窗格中选择字号为“二号”、字形为“粗体”，确定后在“查找和替换”窗口的查找内容下会显示“格式：

字体：

二号，加粗”。

查找内容不用输入，只在“替换为”中输入^m^&（图1），单击“全部替换”按钮即可在所有标题前逐一插入分页符完成自动按篇分页。

对于标题分两行的论文，Word只会在第一行标题前分页。

　　注：

^m代表人工分页符，^&代表查找的内容。

此外，在重启Word前设置的查找格式不会自动消除。

因此查找格式后再找其他内容，记得先定位到查找内容的输入框中单击“不限制格式”按钮取消查找格式，否则你可能会找不到所需内容。

　　如果直接输入汇编论文目录显然会很麻烦，以后编辑页码时修改也很麻烦。

我们可以先对标题统一设置标题样式，再让Word根据标题样式自动生成目录，这样就简单多了。

　　单击“开始”选项卡“编辑”区域的“查找”，单击“更多”按钮，然后单击“格式”按钮选择“字体（F）…”设置查找字体为“二号”、“粗体”。

查找内容不用输入，单击“在以下项中查找”按钮，选择“主文档”，文档中所有论文标题会全部被选中。

现在单击“开始”选项卡“样式”列表中的“标题”，即可把所有论文标题设置为“标题”样式。

　　现在定位到文档开头，切换到“引用”选项卡，单击“目录”选择“插入目录”。

在“目录”窗口中设置“显示级别”为1，再单击“选项”按钮，在“目录选项”窗口的样式列表中删除“标题1”后的目录级别数字1，只保留“标题”（图2），一路确定返回，即可在文档开头自动插入目录。

然后切换到“页面布局”选项卡，单击“分隔符”选择分节符的“下一页”，把目录和论文分开。

当然你可能还需要在目录上输入目录两个大字。

以后若重新排版造成论文标题、页码变化时，只要右击目录选择“刷新域”即可自动修正目录。

设置文档页码比较简单，切换到“插入”选项卡，单击的“页码”选择“页面底端”的“普通数字2”即可为文档插入页码。

接下来还得双击把输入点定位到第一篇论文前，再次单击“页码”选择“设置页码格式”，在弹出窗口中设置“起始页码”为1，确定让论文部分的页码从1开始。

最后右击目录选择“刷新域”以显示新页码即可。

至此我们的论文汇编工作就大功告成了。

43、Word2007快速绘制分割线

在编辑文档时，出于美观和醒目的需要，有时需要为文档添加一些分割线，如果利用特殊符号来输入，则可以达到事半功倍的效果。

　　输入3个"-"，然后回车，就可以得到一条直线，很方便吧.

　　其它的还有，三个"*"得到一条虚线。

　　3个"~"得到波浪线；

　　3个"="得到双直线；

三个"#"得到中间加粗的三直线

44、Word2007表格奇偶行交错着色轻松实现

第一步——插入Excel电子表格：

用Word2007打开或新建将要插入表格的文档，依次点击菜单栏“插入”→“表格”→“Excel电子表格”，就可以插入一个与普通Excel文档并无二致的表格，通过鼠标拖拽的方法来可以增加表格的可视行或列（图1）。

双击选中它，就可以在其中进行Excel表格的编辑操作（比如可以增加多个工作簿，不过当它保存为Word文档时，显示的只有当前打开的工作簿内容，但双击该表格又可以在其中看到所有的工作簿内容）;

第二步——给表格的偶数行着色：

切换到Word2007的“开始”选项卡，选中工作簿，单击“条件格式”→“管理规则”，在随后出现的“条件格式规则管理器”窗口中，点击“新建规则”，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”规则类型，在“为符合此公式的值设置格式”中输入：

=MOD（ROW（）,2）=0（图2），并点击“格式”按钮，设置“填充”颜色及“边框”颜色;

第三步——给表格的奇数行着色：

仿照第二步，输入公式：

=MOD（ROW（）,2）=0，并设置不同的“填充”颜色及相同的“边框”颜色。

46、快速到达某章、某节

　　1、在Word2007窗口中单击“开始”选项卡，在“样式”组中把文档中每一章的标题设为“标题1”，每一节的标题设为“标题2”，如果节下面还有更小的单元设为“标题3”……如果对设置的标题1、标题2……样式不满意，可以再选中标题，然后对字体、字型、字号、颜色、字间距和对齐方式等进行二次重设。

　　2、单击“视图”选项卡，在“显示/隐藏”组中把“文档结构图”项勾选上，这时窗口左侧会根据你设的章节标题显示出文档结构图。

　　3、在左侧文档结构图中，单击你要查看、修改的内容所在的章或节的标题，就能快速到达你所需的章节了。

47、轻松操作word2007

在word2007里按Alt，你就会在Word菜单上（现在叫Ribbon）看到一些字母和数字，然后你再键入那些字母，就可以执行相应的功能。

哦！

原来用键盘就可以操作，胳膊肘少受劳累之苦。

48、你一定没有注意的技巧

还是在word2007里面，可能很少有人注意到一个按钮，就是在“文”上面有个拼音的图标按钮。

位置在哪里呢？

在“开始”－“文”，如果用键盘直接操作的话，就是Alt->H->FR。

您在文本编辑的时候，选择一段文字，然后按下“文”的按钮，哦！

word给所有选择的字标注了拼音，这下有不知道怎么发音的字，再不用敲五笔了。

52、如何插入多个自选图形对象

　　在文档中如果插入了多个自选图形对象，尤其是在位置上重叠时，想选中位于底层的对象或欲选中位于不同层次的多个对象时，就有点麻烦。

不过，我们可以使用“选择多个对象”命令来实现这个任务。

默认情况下“选择多个对象”命令不在功能区中，需要我们手动添加。

　　先点击“自定义快速访问工具栏”右侧的三角形，在弹出的列表中点击“其它命令”，打开“Word选项”对话框。

此时在左侧列表中自动选中“自定义”项目，在中间“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，并在下方的命令列表中选中“选择多个对象”，点击“添加”按钮，将其添加到快速访问工具栏，如图1所示。

　　以后当我们点击快速访问工具栏中的“选择多个对象”按钮时，可以打开“选择多个对象”对话框，从列表中选择要选中的对象就可以了，如下图所示。

55、Word2007快速将多个文档合而为一

1.新建一个文档，并使其页面设置等与要合并的多个文档一致。

也可以打开其中一个要合并的文档，然后另存为一个新的文档，并将其中内容全部删除。

　　2.单击功能区中的“插入”选项卡，然后单击“对象”按钮右侧箭头，并单击弹出菜单中的“文件中的文字”命令，如图所示。

　　3.在“插入文件”对话框中选中要合并的多个文档，如图所示。

　　4.单击“插入”按钮。

如果要以链接形式插入文档，则单击“插入”按钮右侧的箭头，然后单击弹出菜单中的“插入为链接”命令。

这样所选的文档就插入到新的文档中了，从而轻松实现了合并多个文档。

57、稿纸设置

运行Word2007，切换到“页面布局”选项页，可以看到异常亲切的“稿纸”组，单击上面的“稿纸设置”，此时会弹出图所示的对话框，“格式”下拉菜单中提供了三种网络格式：

方格式稿纸、行线式稿纸和外框式稿纸，我们在这里当然是选择“方格式稿纸”，默认的行列数都是20，当然你也可以重新调整，如果更改了行列数、线条颜色或页面方向，那么右下方的图像上会动态的预览结果，确认后稍候片刻即可显示图2所示的稿纸格式。

图字号的调整

默认设置下，稿纸设置中输入的字符使用的是宋体5号字，虽然字体可以随便选择，但5号字却是无法调整（图中呈灰色的按钮），其中的原因是如果改变字体大小后，所输入的字符可能就会“跑”到格式外面，因此Word2007索性去除了用户调整字号大小的功能，即使你事先设置好了相应的字号，但启用稿纸格式后仍然会恢复成默认的五号字。

补充：

对于中文用户来说，“换行”小节中的版式非常实用，建议勾选这里的两个选项，这样可以按中文习惯控制行的首尾字符，还可以允许文档中的标点溢出边界。

2.向现有文档应用稿纸设置

打开一份需要应用稿纸设置的Word文档，然后单击“页面布局/稿纸”组中的“稿纸设置”，待打开类似于图1所示的对话框后，选择所需要的稿纸样式，设置并应用稿纸样式后，文档中的所有文本都将与网格对齐，同时字号也会适当更改，以确保所有字符都限制在网络内并显示郎，但最初的字体名称和颜色不会改变。

如果需要删除文档中现有的稿纸设置，只要再次打开“稿纸设置”对话框，在“稿纸样式”列表中选择“非稿纸文档”，确认后即可生成一个普通的Word文档。

需要指出的是，如果选择10×20的行列格式，那么当前文字方向会变成垂直样式，而此时的文字方向、页边距、纸张方向什么的当然都是无法调整，不过虽然字体大小仍然是无法调整，但发觉现在已经变成了三号字，看来稿纸格式中的字体大小是与稿纸行列数有关系。

59、MicrosoftOffice2007兼职硬件诊断

　　打开MicrosoftOffice2007某一组件，以WORD2007为例，点击Office徽标按钮，选择“Word选项”，再依次选择“资源”→“诊断”→“继续”→“开始诊断”（如果不能运行Office程序，可以单击“开始”菜单，依次指向“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOffice工具”，然后单击“MicrosoftOffice诊断”）。

　　在这一诊断过程中，主要测试硬盘及内存的问题，其中硬盘测试主要依赖于硬盘的自监控、分析与报告技术（SMART）功能（SMART是某些磁盘驱动器制造商提供的一种功能，可以预先通知用户硬盘存在潜在故障）。

而内存诊断主要验证计算机的随机存取内存（RAM）的完整性（图3）。

60、中文输入法状态下也可输入省略号

　　许多人都误以为：

在Word中，只有切换到英文输入法状态下才可以输入省略号，否则敲击键盘上的“.”键，就只能输入中文标点符号中的句号而非英文的省略号了。

其实不然，在中文输入法状态下只要同时按下“Ctrl+Alt+.”键也可以快速输入省略号。