公文写作电建公文处理办法WORD12页.docx

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公文写作电建公文处理办法WORD12页

电建公文处理办法

第一章

第一条为使电力建设有限公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。

第二条公司的公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达党和国家的方针、政策，贯彻落实南方电网公司、贵州电网公司和贵州天能电力实业有限公司工作部署，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

　　第三条　公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条　公司总经理工作部是公文处理的管理部门，主管公司的公文处理工作，并指导公司各部门、各项目部的公文处理工作。

   第六条在公文处理工作中，必须严格执行《保密工作条例》，确保公司秘密的安全。

第二章公文种类

　第七条　公司常用的公文种类有：

（一）决定

　　适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门、项目部及人员，变更或者撤销部门、项目部不适当的决定事项等。

（二）规定、办法

　　“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。

　　“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

　　（三）通知

　　适用于发布规章，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求部门、项目部办理和需要周知或者执行的事项，任免和聘用、续聘人员等。

　　（四）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或情况。

　　（五）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

　　（六）请示

　　适用于向上级请求指示、批准。

　　（七）批复

　　适用于答复部门、项目部的请示事项。

　　（八）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。

　　（九）函

　　适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

　　第八条　公文一般由发文单位、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家和公司秘密的公文应在发文机关标识右上角用3号黑体字标明密级，两字之间空1字。

如需同时标明密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。

其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份号，份号标注在发文机关标识左上角。

（二）紧急公文应在发文机关标识的右上角3号黑体字分别标明“特急”、“急件”，电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，两字之间空1字。

如需同时标识密级与紧急程度，应将密级标识在紧急程度之上。

　　（三）发文单位应当使用单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（四）发文字号应当包括：

单位代字、年份、序号，在发文单位标识下空两行，用3号仿宋字，横线上方居中排布。

年份用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字，如“黔天电建字〔2008〕34号”。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同。

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空１个字，签发人姓名居右空１个字；签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第１行，其他签发人姓名从第２行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依法顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

向上级机关的请示，必须有联系人姓名、联系电话。

　　（五）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　转发文件的标题，除被转发文件的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。

（如需要转发的文件是：

“国务院关于加强安全生产工作的通知”；转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，不用“通知的通知”。

）

　　（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

　　（七）公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的外，一律加盖印章。

联合发文，各联合发文单位都应当加盖印章。

联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

（八）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空４个字；加盖印章应上距正文１行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

落款用领导同志签名章的，应在签名印章前面注上该领导的职务。

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空７字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，印章用红色。

两印章间互不相交或相切，相距不超过３ｍｍ。

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　（九）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；主题词用三号黑体字，居左顶格标识，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，一般不超过五个词汇。

　　（十）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关应在主题词下１行；左右各空１个字，用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，主送机关应在抄送机关之上。

（十一）文字从左至右横写、横排。

公文标题用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，回行时，需做到词意完整。

正文用3号仿宋GB2312字体，一般每面排22行，每行28个字。

公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。

（十二）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数字（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空２个字加圆括号标识在成文日期下１行。

（十三）印发机关栏，设在公文末页最后一行，用３号仿宋体字。

印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。

印发机关左空１个字，印发日期右空１个字。

　　第九条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章　行文规则

　　第十条　行文应当确有必要，注重效用。

　　第十一条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定：

（一）公司在职权范围内，可以对各部门、项目部行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

（二）公司各部门，就具体业务工作，可对公司项目部行文。

　　（三）各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，以部门名义行文；公司领导讲话，发《内部情况通报》，由总经理工作部统一编号；总经理办公会议一般需发会议纪要。

　　第十二条　一般不得越级行文。

因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。

　　第十三条　公司内部之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

　　第十四条　同级单位、合作伙伴可以联合行文。

　　第十五条　“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。

　　报告中不得夹带“请示”事项。

第十六条　除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章　发文办理

　　第十七条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程。

包括草拟、会签、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第十八条　草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合实际工作情况。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文中的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第十九条　拟制公文对涉及公司其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。

　 为提高办文效率，会签时间不能超过三个工作日，并在发文稿纸中注明会签时间。

公司发文由有关部门领导会签。

　　第二十条　各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。

公司发文在送总经理签发前，应先由总经理工作部负责人核稿；各部门主任对本部门草拟的文件负责，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

　　审核的重点是：

（一）是否需要行文，行文方式是否妥当；

（二）有关部门、单位是否已协商、会签；

　　（三）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

　　（四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定。

　　第二十一条签发

（一）以公司名义对外发文的，先由主办部门起草，部门负责人初核，经总经理工作部门负责人审核后，送分管副总经理会签，由总经理签发。

以部门名义发文的，由部门负责人审核，分管副总经理签发。

发文内容如涉及其他副总经理的分管业务，应送其他副总经理核签。

（二）《内部情况通报》由讲话领导本人签发。

　　（三）授权签发

　　以公司名义办理一般具体事项，经公司总经理授权可由有关副总经理、部门主任签发。

第二十二条公文正式用印前，总经理工作部应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十三条草拟、修改和签批公文必须使用蓝黑、碳素墨水或墨汁。

不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水等。

不得在文稿装订线外书写。

第六章　收文办理

第二十四条　收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第二十五条　公司收文，凡需办理的，由总经理工作部提出拟办意见，经总经理工作部负责人审核，按分工送总经理或副总经理阅批；各部门的业务文件，按分工送各部门阅办。

　　需要两个以上部门共同办理的文件，应明确主办部门，由主办部门商有关部门会办。

紧急公文，应当明确办理时限。

　　第二十六条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应及时退回交办的文件处理部门并说明理由。

　　第二十七条　各部门收到重要的或领导批示的文电，要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。

凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与相关部门协商办理。

第二十八条　文件传阅后，需全部收回总经理工作部归档。

　　第二十九条　凡属公司领导和各部门传阅的文件，由总经理工作部组织传阅，传阅文件不得积压，也不得横传。

　　第三十条　审批公文，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十一条　对重要的和有时限要求的文电，文件处理部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

除文件处理部门负责催办外，承办单位的负责人要及时催办，并将办理情况及时反馈。

第七章 公文归档及管理

第三十二条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》，按照《国家电网公司机关文件归档制度》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像制品）整理好，交本部门归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条　公司与其他单位联合办理的公文，定稿由主办单位归档，其他单位保存公文正本。

第三十四条　公文由总经理工作部专职人员统一收发、用印、归档和销毁。

　　第三十五条　不具备归档和保存价值的公文，经鉴定和主管领导批准后，可以定期销毁。