Excel技巧收集.docx

Excel技巧收集.docx

《Excel技巧收集.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel技巧收集.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

Excel技巧收集

Excel技巧收集

1.快速给单元格重新命名

　　EXCEL给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。

如果要将某单元格重新命名，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。

2.去掉默认的表格线（网线）

单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“×”去掉）。

3.实现条件显示

　　统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。

这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。

　　假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。

那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：

　　=if（b3<=60,"不及格"，"及格"）　分"不及格"和"及格"两个等级

　　=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=90,“及格”，“优秀”））　分三个等级

　　=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=70,“及格”，if（b3<90,“良好”，“优秀”）））　分为四个等级

　　注意：

符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

4.两次选定单元格

　　有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

此时，你肯定会通过选择“工具”\“选项"\“编辑"，取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。

其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。

5.“Shift＋拖放"的妙用

　　在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法为：

选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?

"，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"状标志，左右拖拉时会变为垂直“工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。

6.超越工作表保护的诀窍

　　如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？

有。

选定工作表，选择“编辑"\“复制"、“粘贴"，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：

一定要新工作簿），即可超越工作表保护。

7.数据填充技巧

在Excel97表格中填写数据时，经常会遇到一些在结构上有规律的数据，例如1997、1998、1999；星期一、星期二、星期三等。

对这些数据我们可以采用填充技术，让它们自动出现在一系列的单元格中。

　　填充功能是通过“填充柄”或“填充序列对话框”来实现的。

用鼠标单击一个单元格或拖曳鼠标选定一个连续的单元格区域时，框线的右下角会出现一个黑点，这个黑点就是填充柄。

打开填充序列对话框的方法是：

单击“编辑”菜单下的“填充”中的“序列”即可。

　　一、数字序列填充

　　数字的填充有三种填充方式选择：

等差序列、等比序列、自动填充。

以等差或等比序列方式填充需要输入步长值（步长值可以是负值，也可以是小数，并不一定要为整数）、终止值（如果所选范围还未填充完就已到终止值，那么余下的单元格将不再填充；如果填充完所选范围还未达到终止值，则到此为止）。

自动填充功能的作用是，将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充，也就是用来填充相同的数值。

　　例如从工作表初始单元格A1开始沿列方向填入20、25、30、35、40这样一组数字序列，这是一个等差序列，初值为20，步长5，可以采用以下几种办法填充：

　　1利用鼠标拖曳法

　　拖曳法是利用鼠标按住填充柄向上、下、左、右四个方向的拖曳，来填充数据。

　　填充方法为：

在初始单元格A1中填入20，再在单元格A2中填入25，用鼠标选定单元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至单元格A5时放手即可。

　　2利用填充序列对话框

　　在初始单元格A1中填入20，打开填充序列对话框，选择“序列产生在”列、类型是“等差序列”、“步长值”填入5、“终止值”填入40，然后“确定”。

　　3利用鼠标右键

　　在初始单元格A1中填入20，用鼠标右键按住填充柄向下拖曳到单元格A5时放手，这时会出现一个菜单，选择菜单的“序列”命令，以下操作同利用填充序列对话框操作方法一样。

　　二、日期序列填充

　　日期序列包括日期和时间。

当初始单元格中数据格式为日期时，利用填充对话框进行自动填写，“类型”自动设定为“日期”，“日期单位”中有4种单位按步长值（默认为1）进行填充选择：

“日”、“工作日”、“月”、“年”。

　　如果选择“自动填充”功能，无论是日期还是时间填充结果相当于按日步长为1的等差序列填充。

利用鼠标拖曳填充结果与“自动填充”相同。

　　三、文本填充

　　在涉及到文本填充时，需注意以下三点：

　　1文本中没有数字

　　填充操作都是复制初始单元格内容，填充对话框中只有自动填充功能有效，其它方式无效。

　　2文本中全为数字

　　当在文本单元格格式中，数字作为文本处理的情况下，填充时将按等差序列进行。

　　3文本中含有数字

　　无论用何种方法填充，字符部分不变，数字按等差序列、步长为1（从初始单元格开始向右或向下填充步长为正1，从初始单元格开始向左或向上填充步长为负1）变化。

如果文本中仅含有一个数字，数字按等差序列变化与数字所处的位置无关；当文本中有两个或两个以上数字时，只有最后面的数字才能按等差序列变化，其余数字不发生变化。

例如，初始单元格的文本为“第4页”，从初始单元格开始向右或向下填充结果为“第5项”、“第6项”……；从初始单元格开始向左或向上填充结果为“第3项”、“第2项”……再如初始单元格的文本为“（3）2班第4名”，向下填充时它的变化依次为“（3）2班第5名、（3）2班第6名……”

8.将Excel文本数字转换成数字的方法

在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为文本格式。

然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。

　　1.一次转换一个单元格

　　在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。

选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。

在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。

　　2.一次转换整个区域

　　在某空白单元格中，输入数字“1”。

选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。

选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。

在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。

在“运算”下，单击“乘”。

单击“确定”按钮。

　　3、引申：

如何对数字区域万元化？

9.Excel中鼠标双击妙用

1、双击单元格，就可以编辑单元格的内容（对应用快捷键——F2）。

2、在行/列边缘双击鼠标，则可以得到此列的最适合的行高/列宽。

3、双击工作表标签，可以直接重命名工作表的名称。

4、在填充的时候，选定单元格再移动到这个区域的右下角，这时鼠标会变成细十字。

（1）当选择区域当下方的单元格有内容时，双击会自动填充下方有数据的区域。

（2）当选择区域当下方的单元格为空时而左边有数据时，双击会自动填充到与左边有数据的区域齐。

（3）当选择区域当下方与左边的单元格为空时而右边有数据时，双击会自动填充到与右边有数据的区域齐。

5、将鼠标移动到选定单元格的边上，这时鼠标会变成带箭头的十字。

（1）这时双击，可以移动到数据区域的边缘，相当于快捷键——Ctrl+方向键。

（2）如果按住Shift再双击，可以快速选择数据，相当于快捷键——Shift+Ctrl+方向键。

6、双击工具栏的空白处，就可以调出自定义工具栏的对话框。

7、双击左上角工具栏中工作簿的图标，可以关闭当前工作簿；双击标题栏中的Excel图标，可以关闭Excel。

8、在菜单上双击，可将菜单中所有的菜单项（包括不常用的菜单项）全部展开。

9、双击拆分窗格的分割条（上下滚动条的上方，左右滚动条的右边，没试过拆分窗口的朋友可以先从窗口/拆分里体验一下），可以按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复。

10、双击还可以恢复被隐藏的行或列

如要恢复被隐藏的第3行,先将鼠标指针移动到第2行与第4行之间的位置,当鼠标的指针变成横向为“＝”号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状时,再双击操作，被隐藏的行就会显示出来了

10.Excel中快速定位的技巧实例

在Excel中，我们需要到达某一单元格，一般是使用鼠标拖动滚动条来进行，但如果数据范围超出一屏幕显示范围或数据行数非常多时，想快速定位到某一单元格可要有点麻烦了。

其实我们可以使用“定位”功能迅速到达想要的单元格。

    例1：

需要选中Y2008单元格（或快速移动到Y2008单元格），我们可以使用“编辑/定位”菜单，在引用位置里输入“Y2008”后按回车即可。

    例2：

需要选中Y列的2004～2008行的单元格，我们按照相同的方法，在引用位置里输入“Y2004:

Y2008”按回车即可。

    例3：

需要选中2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2008:

2008”按回车即可。

    例4：

需要选中2004～2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2004:

2008”按回车即可。

使用编辑--定位—定位条件快速定位符合职条件的区域，如公式、空值、数值等

11.用Excel盖章

第一步：

制作公章图案

　　首先我们要做出一个公章的图案，最简单的办法是把公章图案扫描到电脑中，然后处理成透明的GIF图像。

我们也可以直接用Excel来制作：

把绘图工具打开，选中“椭圆”工具，在按下“Shift”键的同时拖开鼠标，就可以得到一个正圆了。

双击这个正圆打开“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，填充颜色选“无填充颜色”，线条颜色设为红色，选3磅粗的单线形（图）。

公章的文字用艺术字来制作，填充颜色和线条颜色都用红色，并设成无阴影产。

弧形文字和水平文字要分开来做，在做弧形文字时，把艺术字拖到圆形的上方，在艺术字工具中选“艺术字形状－细上弯弧”，按住黄色的四方块往下拉，再作适当的调整，就可以做出公章里的圆弧形的文字了。

公章中间还有一个红五星，用“自选图形”的星形就可以做出来了，填充颜色和线条颜色用红色。

最后，按住“Shift”键把组成公章的文字、图形全部选上，执行右键菜单中的“组合”命令，一个公章就做好了。

　　如何把做好的公章保存出来？

这里有一方法：

把工作表另存为Web页，然后到保存目录中找到*.files的文件夹，里面有一个GIF图片，这就是刚才做好的公章图案了，它的背景是透明的，我们把它改名为gongzhang.gif保存下来即可。

　　第二步：

添加“盖章”按钮

　　接下来我们给Excel添加一个盖章按钮，当一个工作表做好后，点击这个盖章按钮，就可以为我们盖上公章了。

　　先把公章图形复制出来（用来粘贴作为按钮的图标），然后打开“工具－自定义”对话框，选中“命令”标签，在“类别”栏中找到“宏”，在右边的“命令”栏里就会出现一项“自定义按钮”。

用鼠标把这个笑脸图标拖出到菜单栏或工具栏上放下，在笑脸图标上击右键，在弹出的菜单中把“命名”处的文字改为“加盖公章”。

接下来点击“粘贴按钮图标”这个命令，就可以用刚和复制的公章图形来代替笑脸图标了。

把鼠标移下来选中“分配超级链接－插入图片”，然后在“请键入文件名称或Web页名称”栏里输入公章图片gongzhang.gif的文件名及路径，然后按“确定”返回。

　　好了，看到“加盖公章”这个按钮了吧，点击一下看看，呵呵，页面上就盖上一个鲜红的公章了，用鼠标可以把它拖到任意的地方。

在Word文档中加盖公章的方法与此大同小异，大家可以自己试一试。

12.Excel自定输入数据下拉列表

如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据（如“职称”等），我们可以通过“数据有效性”建立一下下拉列表，来进行选择输入，以方便统一输入的数据。

　　选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素（如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等），确定返回。

　　注意：

各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。

　　选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素（如“助理工程师”），即可将该元素输入到相应的单元格中。

13.Excel：

日期与时间的快速处理

1、任意日期与时间的输入数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期，而数字键与“：

”配合可输入时间：

如输入“3/25”，然后回车即可得到“3月25日”。

又如输入“9:

25”，回车即得到“09:

25”。

2、当前日期与时间的快速输入选定要插入的单元格，按下“Ctrl”键与分号键“；”，然后回车即可插入当前日期。

而要输入当前时间，同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与分号键，然后回车即可。

3、日期与时间格式的快速设置如果对日期或时间的格式不满意，可以右击该单元格，选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”，然后在类型框中选择即可。