offic文秘课件.docx
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offic文秘课件
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第一章Word课件3
一、文本输入3
1.选择输入法3
2.插入点移动的方式：
3
3.插入符号4
4.插入特殊符号4
5.插入时间4
6.删除或添加（显示段落标记）5
7.插入页眉和页脚5
8.页面设置5
9.分栏5
二、插入表格6
1.插入行和列6
2.删除行和列6
3.表头的插入7
三、Word的图形功能7
四、案例分析10
第二章EXCEL案例分析13
一、案例一：
成绩表13
二、案例二：
分数段统计表：
14
1.小技巧：
14
三、案例三：
记录单的应用15
四、案例四：
家庭支出、收入、综合表制做16
1.小技巧：
19
五、案例五：
工资表20
六、案例六：
身份证号码自动得出个人信息21
1.函数的解释：
21
2.小技巧：
22
第三章PPT课件23
一、发送PPT图标：
23
1、如何选择版式：
23
2、输入文字：
23
3、如何再建一个新幻灯片？
23
4、文字修饰23
5、幻灯片修饰23
6、保存演示文稿24
二、下载新的模板：
24
三、添加文本24
四、插入影片25
五、插入声音26
六、案例分析26
1.自下而上的字幕效果26
2.滚动字幕效果26
3.沿轨迹运动效果27
4.组织结构图27
5.制作程序流程图27
6.制作电子相册（风雪相册）28
第一章WORD课件
一、文本输入
1.选择输入法
CTRL+空格键在中英文输入法之间切换
CTRL+SHIFT在各种已安装的输入法这间切换
2.插入点移动的方式：
键盘中的光标键————上（下）左（右）移动一行
PageUp/pageDn————上（下）移动一屏
Ctrl+PageUp（Ctrl+pageDn）—————移动窗口顶（底）部
Home（End）————移到当前行首（尾）
Ctrl+Home（Ctrl+End）—————移到文件首（尾）
3.插入符号
在文本编辑过程中，有时需要输入不同的符号。
有数学去处符、小级别数字、几何图形以及特殊字符等各类符号，可以方便地把它们插入到文本中。
具体操作步骤两种：
●将插入点移动到需要插入符号处。
●单击“插入”菜单的“符号”命令，弹出“符号”对话框。
●在“符号”选项卡的两列表框中，选择插入符号的类型，选项中间部分显示可以插入的符号。
●单击选用的符号，此时被选择的符号放大反显示。
●单击插入，所选符号即插入到文本的插入点处。
在小键盘中：
●
右击输入法中的小键盘：
4.插入特殊符号
●在输入法中小键盘上右击即可找到特殊符号。
●插入——“符号”，或“特殊符号”，都可找到特殊的符号。
5.插入时间
●插入——日期和时间——语言（国家/地区）中选择中国——选择时间——确定。
插入当前日期和时间的快捷键：
●插入——日期和时间
●日期：
Alt+shift+D
●时间：
Alt+shift+T
6.删除或添加（显示段落标记）
在视图——显示段落标记前加勾即可。
如何找到窗口中的工具？
视图——工具栏——把想要的工具前打上勾即可出现在窗口中。
文本的复制、删除、移动
复制Ctrl+c粘贴Ctrl+v剪切Ctrl+x
查找ctrl+F替换ctrl+H
文字设置
Ctrl+D字体对话框
7.插入页眉和页脚
●视图——页眉和页脚
●把光标放在页眉框中输入标题，然后找到页脚，并把光标放在页脚框中，单击“插入自动图文集”列表框下拉箭头，选择“第x页共x页”，则页脚区自动给当前页编号且标记统计的总页数。
8.页面设置
●文件——页面设置
●纸张的大小
●页边距
9.分栏
格式——分栏
●页眉页脚：
视图——页眉页脚
●插入页码：
插入——页码
●分页：
插入——分隔符
（有时希望某些内容独占一页，尽管该页可能还有剩余空间。
这时只需分在两部分内容之间插入分页符即可。
）
二、插入表格
1.插入表格：
●表格—插入—表格（在表格的对话框中选择行、列数）即可。
●在常用工具框中找到“插入表格”的小标志，然后选择表格数即可。
调整行的高度和列的宽度
将鼠标移到表格横线上，当光标变为上下箭头形状时，按住鼠标左键上下拖动，即能改变某行的宽度。
同样，手动表格竖线也能改变某列的宽度。
还可以为单元格的指定具体值。
使用操作步骤如下：
●将插入点移到某一单元格内击右键，从引出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，显示“表格属性”对话框。
●选择“行”选项卡。
●指定行的高度。
●选择其他行，再为其指定高度。
2.插入行和列
在表格中，如何添加一行：
如果最初建立的表格行数或列数不够，可以随时增加行或列。
要插入珩，要先将插入点移动到某一单元格内，选择“表格”菜单的“插入”命令，在显示的层叠菜单中选择待插入的一行的位置。
注：
（光标移到最后一个单元格，按下“Tab”键，即可添加一行）
3.删除行和列
如果最初建立的表格行或列多了，可以随时删除多余的行或列。
●删除行：
选择待删除的一行或多行，选择“表格”菜单的“删除行”命令，所选行被删除。
●删除列：
方法同上。
●只删除行单元格中的内容：
选择待删除行的若干单元格，按Del键即删除所选择行单元格中的内容。
●只删除列单元格中的内容：
选择待删除列的若干单元格，按Del键即删除所选择列单元格中的内容。
●利用复制、剪切、粘贴等操作，可以方便地复制、删除、移动一些行或列单元格中的内容，这些操作留给读者自己去完成。
4.平均分布和列
新建立的表格经过若干次修改，表格行的高度和列的宽度可能各不相同，有时需要将全部或部分行或列的宽度和高度设置为同样的值，操作如下：
●选择待平均分布的若干行。
●单击常用工具栏的“表格和边框”按钮，显示“表格和框”工具栏。
这是一个浮动的工具栏，可以通过拖动改变它的位置，还可以用它完成许多与表格相关的工作。
●单击“平均分布行”按钮。
●单击“表格和边框”工具栏右上角的以关闭该工具栏。
如果是在进行表格编辑工作，留住这个工具栏会给编辑工作带来方便。
●平均分布列和方法与之相同。
（表格——自动调整——平均分布各行（或平均分布各列））
5.表头的插入
表格——绘制斜线表头——选择样式——填好行和列的标语——确定
在word中如何求和：
先在一个单元格中把“=sum（LEFT）”公式写好，按“ctrl+F9”把公式粘贴到大括号中，然后选择整个表格，按“F9”即可。
6.合并单元格：
选中要合并的单元格后（右击）----合并单元格
居中字体：
在单元格中选中字体，右击选择“单元格的对齐方式”中的居中，即可
如何选择多个表格样式？
表格——表格自动套用格式（常用格式“网页型”）
三、Word的图形功能
在文本中插入图片：
●插入—图片—来自于文件
●绘图对话框中—插入图片
插入剪贴画
●打开word文件，将插入点移动到待插入剪贴画的地方。
●选择“插入”菜单的“图片”中的“剪贴画”命令，弹出“插入剪贴画”对话框。
图片的编辑：
●缩放图片：
将鼠标指向8个句柄之一，当鼠标指针形状发生变化时拖动鼠标，图片的大小即发生变化。
在拖动4个角的句柄时按住“shift”键，图片的长宽比例保持不变。
●剪切图片：
单击“图片对话框”中的“裁剪”工具按钮，鼠标形状发生变化，移动鼠标到8个句柄任何一个上，按住鼠标拖动，则图片中的部分被剪裁掉。
●文字环绕方式选择：
单击“图片对话框”上的“文字环绕”按钮，弹出列表，从中选择一个文字环绕的方式。
●移动图片：
鼠标指向图片，按住鼠标左键拖动，使图片移动到新的位置再松开鼠标左键。
●双击图片会弹出设置图片格式的对话框，我们可以在这里进行对图片的设置。
首字下沉：
选中文章开头第一个字，格式——首字下沉——下沉（更改字体和下沉行数）——确定
插入艺术字：
1.在绘图中找到“插入艺术字”
2.视图——工具栏——艺术字
水印
格式——背景——水印（选择图片水印或文字水印，然后根据情况改字体和字号）注：
图片水印和文字水印不可兼有。
拼音指南：
格式——中文版式——拼音指南
格式工具栏中有个“拼音指南”小图标
绘图工具中的“选择对象”按钮可以使图片进行组合。
图片与图片之间进行迭放，选中一张图片右击“迭放次序”进行调整即可。
画正圆：
Ctrl+shift+鼠标
微调图形：
ctrl+光标键
缩放图形：
Ctrl+shift+鼠标
上标：
Ctrl+shift+=
下标：
Ctrl+=
®:
Ctrl+Alt+R
™:
Ctrl+Alt+T
©:
Ctrl+Alt+C
中文繁简字体转换
●工具——语言——中文繁简转换
●根据需要选择“转换方向”为“繁体中文转换为简体中文”单选钮或“简体中文”单选钮，单击“确定”按钮。
使用word翻译文档
●工具——语言——翻译
●在“翻译内容”选项列表中选择“文字”单选钮，在“文字”编辑框中输入“中国”，单击“浏览”按钮。
文档加密方法
●工具——选项
●在打开的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡，分别在“打开权限密码”编辑栏和“修改权限密码”编辑栏中输入相应密码。
快速输入特殊符号：
●将光标定于需要输入特殊符号的位置。
●选择“插入”——“符号”
●单击“符号”选项卡，在“字体”下拉列表框中选择字体，在“子集”下拉列表框中选相应的符号子集，可以加快查找符号速度。
●单击“快捷键”按钮。
●在“请按新快捷键”文本框中输入“ctrl+p”，单击“指定”按钮。
●“当前快捷键”列表框中出现“ctrl+p”，单击“关闭”按钮回到“符号”对话框中，“快捷键”按钮变为“快捷键：
ctrl+p”。
快速输入大写中文数字
光标放在需要插入大写中文数字的位置。
●插入——数字
●在“数字”编辑框内填入数字2008，在“数字类型”列表中选择“壹、贰、参”选项，单击“确定”按钮即可得到大写的中文数字。
输入10以上的带圈阿拉伯数字
●格式——中文版式——带圈字符
●在“文字”编辑框中填入“18”，在“圈号”列表框中选择“○”，单击“确定”按钮。
为word文档添加行号
●文件——页面设置
●版式——行号
选择“添加行号”复选框——“确定
四、案例分析
如何使页脚的前一页和后几页不同？
●先插入好页眉页脚，然后把光标移动在第一页的尾部，回车。
●插入——分隔符——下一页，然后选中页脚，在页眉和页脚的对话框中找到“设置页码格式”，更改页脚的页数号，即可。
制作名片：
●插入——对象——“microsoftword图片”。
●文件——页面设置（纸张：
宽：
8.8，高：
5.5，页边距左、右、上、下，装订线为0）。
●在定位框中输入文字即可。
●（保存只能用副本另存为）
去除页眉中的横线
●点击页眉，（边框和底纹）——设置边框为“无”在应用于下拉列表框中选择“段落”。
流程图：
根据绘图工具栏中——自选图形里的各种图形组合而成的。
组织结构图：
绘图工具框中——插入组织结构图或其它图示。
2007年中央国家机关公务员考试报名流程图
国家公务员考试报名流程图
第二章EXCEL案例分析
一、
案例一：
成绩表
●选出条件范围
格式——条件格式
●求总分和平均数
常用工具栏——“自动求和”——下拉箭头中有“平均值”。
●名次
=RANK（G3,$G$3:
$G$11,0）名次
只用求出第一个学生的名次，拖动单元格即可
二、
案例二：
分数段统计表：
=COUNTIF（$B$3:
$B$11,">84"）优
=COUNTIF（$B$3:
$B$11,">69"）-c27良
=COUNTIF（$B$3:
$B$11,">59"）-C27-C28中
=COUNTIF（$B$3:
$B$11,"<60"）差
图表：
插入——图表
美化图表
小技巧：
输入日期：
ctrl+；
输入时间：
ctrl+shift+；
输入分数：
先输入“0”，然后“空格”，输入“1/5”
拖动一个单元格
——按shitf拖
——选中一个单元格直接拖动
三、
案例三：
记录单的应用
●在excel中如何写公式：
上标和下标的写法：
选中一个单元格——右击——设置单元格格式——字体——上标或下标打上勾即可。
●在excel中计算公式：
公式：
=a7^3-10*a7^2-4*a7+7
四、案例四：
家庭支出、收入、综合表制做
公式：
=sum（B3：
B33）
公式：
=sum（B3：
B33）
●如何在excel中插入表头?
1\直接把word做好的表头复制过来.
2\在excel中输入"月份",按住"Alt"+回车,使其在同一单元格内换行,再输入"日期"。
（必须先在单元格格式里把斜线输入出来）
●表格中背景色的填充：
选中A2到H2的单元格，右击——设置单元格格式——图案——颜色——确定。
●批标的插入：
●冻结窗口
格式—自动套用格式
●自动套用格式
格式（菜单中）—自动套用格式
收入表的做法：
先在"E3"中输入公式:
=B3+C3+D3
然后在每单元格中输入每个的收入
最后总收入会自动出现.
全年总收入也是一样,先在"B15"中输入公式:
=SUM（D3:
D14）
综合收支表做法：
★在相同工作簿中，不同工作表间的单元格引用的格式是：
源工作表名称！
单元格或单元格区域引用（引用另一个工作表单元格区域的数据时大多数都采用绝对引用。
如果工作表名称中包含空格，则必须用单引号将工作表括起来）。
每月收入：
=家庭收入明细表！
E3
每月支出：
=家庭支出明细表！
B34
每月结余：
=B3-C3
全年总收入：
=SUM（B3：
B14）
全年总支出：
=SUM（C3：
C14）
全年结余：
=B15-B16
小技巧：
欧元字符：
Alt+0128€
分币字符：
Alt+0162¢
英镑字符：
Alt+0163£
人民币字符：
Alt+0165¥
￥shift+4（在中文输入法的情况下才可以）
美元字符就可是键盘中找到。
输入大写中文数字：
右击“设置单元格格式”——数字——特殊（中文大写数字）
例如：
5566.23
伍仟伍佰陆拾陆.贰参
五、案例五：
工资表
保险扣款：
５％
住房公积金：
８％
保险扣款：
=应发工资＊０．０５
住房公积金：
=应发工资＊０．０８
应发工资：
基本工资＋奖金
●个人所得税的计算公式：
每月应税所得额＝每月的所有薪金－１２００元
每月应缴纳个人所得税＝每月应税所得额＊（税率－速算扣除数）
此外，税率和速算扣除数是根据每月应税所得额的多少来计算的，详细规定可以参照表：
本工资收入中，应税所得额没有超过２０００元的，所以只需考虑表中的前两种情况即可。
●个人所得税的函数计算公式：
＝if（应发工资-1200<0,0,if（应发工资-1200<500,0.05*（应发工资-1200）,if（应发工资-1200<2000,0.1*（应发工资-1225）,0.15*（应发工资-1325））））
●实发工资：
实发工资＝应发工资－所有的扣款
所有的扣款＝应发工资-保险扣款-住房公积金扣款-个人所得税
六、案例六：
身份证号码自动得出个人信息
●输入多于１１位的数字：
选中一个单元格右击－设置单元格格式－数字－分类-自定义-类型中找到＠－确定。
然后在单元格中输入数字即可。
●判断性别：
=if（mod（value（mid（身份证号码,17,1））,2）=0,"女"，"男"）
根据身份证判断出生日期：
=MID（身份证号码（如：
B2），7，4）&"年"&MID（身份证号码，11，2）&"月"&MID（身份证号码，13，2）&"日"
根据身份证判断年龄：
=ＹＥＡＲ（ＴＯＤＡＹ（））－ＶＡＬＵＥ（ＭＩＤ（身份证号码，７，４））＆"岁"
函数的解释：
if－－是执行真假值判断，即根据逻辑计算的真假值返不同结果．（判断条件，真值，假值）
Mod－－是返回两数相除的余数，结果的正负号与除数相同．
（其语法结构是MOD（数值、除数））
value---是将代表数字的文本字符串转换成数字。
Mid---是返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。
（其语法结构是MID（文本字符串，字符数））
year---是返回某日期对应的年份，返回值为１９９０到９９９９之间的整数．（其语法格式（ＹＥＡＲ（serial_number））serial_number:
为一个日期值，其中包含要查找年份的日期．
today（）－－－是返回当前日期的序列号．
●还有更多的函数：
菜单框中帮助－excel帮助－目录－使用数据——函数引用
小技巧：
输入以“0”开头的数字
直接输入“00118”这样以“0”开头的数字时，会发现数字前面的“0”被自动省略了，
想要输入以“0”开阔大的数字的正确方法是先输入一个单引号“’”再输入你想要输入的数字，这样前面的“0”就不会被省略掉了。
快速输入大量相同的数据
如要要在多个单元格中输入相同的数据或文字，逐个输入必然很费时，且极易出错。
下面介绍在多个相邻的单元格中快速输入相同的数据或文字的方法，其操作步骤：
1、选中需要输入数据的所有单元格（对于不相邻的单元格可在按住“ctrl”键的同时依次单击单元格）
2、输入需要填充的数据或文字，按“ctrl”键的同时敲回车键。
快速输入部分重复的数据
统计学生成绩时需要输入学生的学号，比如班级中第一名学生的学号是“02110801”，第二个学生的学号是“02110802”，依此类推。
我们可以发现学生学号的前六位都是“021108~”。
输入这些部分重复的数据时，我们没必要逐个输入。
1、选中单元格区域A1：
A10
2、选择“格式”>“单元格”菜单
3、单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”，在“类型”列表框中选择任意一种内置格式，在“类型”编辑框中输入“"021108"@”,单击“确定”按钮。
4、此时，单元格A1中输入“01”，然后按“Enter”键，系统就会自动在输入数字的前面添加“021108”。
第三章PPT课件
一、发送PPT图标：
开始——程序——OFFFICE2003（找到软件图标）——右击——发送到—桌面快捷方式
1、如何选择版式：
格式——幻灯片版式（根据内容选择相应版式）
2、输入文字：
在版式中“单击此处添加标题”处单击，显示一个矩形文本框，且有一个插入点闪动。
在此处输入标题或内容
3、如何再建一个新幻灯片？
单击格式工具框中的“新幻灯片”按钮即可。
4、文字修饰
对于所输入的文字，可以设置其字体、字号、加粗、颜色等，这与word是相同的。
5、幻灯片修饰
●新建的两张幻灯片看起来很单调，可以给它们增加背景，给文字加上颜色等进行修饰。
●如何更改幻灯片中的背景：
可以直接在其中一个幻灯片中右击——背景——填充色选择颜色即可。
●如何更改幻灯片的模板：
选择其中一个幻灯片，在点击设计模板后会出现右边下拉箭头“应用于选定幻灯片”即可。
6、保存演示文稿
✓文件——“保存”或“另存为”——选择路径——保存当前的演示文稿。
✓Ctrl+s
保存演示文稿的扩展名为：
PPT自动放映扩展名：
PPS
我的电脑——工具——文件夹选项——查看——隐藏已知文件的扩展名（把勾取消即可）
7、如何放映幻灯片
✓选择“幻灯片放映”——“观看放映”。
✓在键盘中按“F5”幻灯片即充满整个屏幕。
按空格或回车键能逐一放映。
按pageup键和pagedown键，或上下光标键，能在各幻灯片之间切换。
8、返回幻灯片：
直接按“ESC”键结束放映。
回到幻灯片编辑状态。
二、下载新的模板：
从网上下载好模板后，保存到D盘中，然后打开PPT文档中的“幻灯片设计”最下角有个“浏览”——找到模板保存的路途——插入即可。
不同的演示文稿视图
PPT共有四种视图
✪普通视图
✪幻灯片浏览
✪幻灯片放映视图
✪备注页视图
三、添加文本
1、调整文本框
✪在文本框中单击，插入点在文本框闪动，此时即可以输入文字。
✪如果文本框太小不能容纳所需的文本，通过拖地矩形框边上的8个调控柄可以改变占位符的大小。
幻灯片版式中的文本框称为（占位符）
✪将鼠标移动到占位符的边框上，鼠标变成四角箭头形状，按住鼠标左键托运可以改变占位符的位置。
2、添加和删除文本框
✪添加文本框，直接在绘图工具栏上的“文本框”按钮即可添加；将鼠标移动到幻灯片上，此时光标变为十字形状；在幻灯片中拖出一个矩形，一个新的文本框就可添加上去了。
✪删除：
选中一个文本框，然后按DEL键删除。
2、插入特殊符号
✪在文本输入时，如果要插入特殊符号，则选择“插入”菜单的“特殊符号”命令，弹出“插入特殊符号”对话框。
3、复制与移动对象
✪复制（剪切）、粘粘
✪要复制或移动对象，首先选择该对象，然后再复制或剪切该对象，最后在指定位置粘贴对象。
✪这种方法在新旧位置相距较远时使用。
✪复制、剪切和粘贴操作，可以用按钮或快捷键，也可以使用相应的菜单命令。
拖放
✪当待复制或移动的对象新旧位置相距较近时，一般采用拖入的方式复制或移动对象。
✪先选择对象，然后将它们拖放到新的位置。
在拖动时按住院ctrl键是复制操作，不按ctrl键是移动操作。
4、查找与替换
Ctrl+fctrl+h
5、项目符号和编号
✪格式——“项目符号和编号”
✪格式工具栏——项目符号
插入对象
和WORD的一样
插入图片
插入艺术字
插入表格
四、插入影片
插入——影片和声音——文件中的影片命令，弹出“插入影片”对话框，
在该对话框中，通过“查找范围”列表框找到存放影片的文件夹，“文件类型”栏中显示“影片文件”，则对话框中部即为PPT所支持的影片文件。
从中选择一个文件再单击“确定”，则所选影片被插入到当前幻灯片中。
显示出插入的幻灯片是一个黑色的方块，且有一个对话框。
如果希望在插入幻灯片时自动插放影片，则单击该对话框中的“是”，否则单击该对话框中的“否”。
此后在播放幻灯片时，只要单击它，影片即插入。
五、插入声音
插入文件中的声音操作与插入文件中的影片操作相同。
插入声音之后，幻灯片上会有一个小喇叭图标，双击它能预听声音。
设置动画效果
幻灯片放映——动画方案（针对幻灯片整篇动画）
幻灯片放映——自定义动画（针对幻灯片局部动画）
六、案例分析
1.自下而上的字幕效果
✪在PPT中选择“视图”——“工具栏”——“绘图”，显示“绘图”工具栏。
单击绘图工具栏中的“文本框”，在幻灯片中插入文本框。
在文本框中输入相应的文字后
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