Excel在会计凭证中的应用3.docx

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Excel在会计凭证中的应用3

第Ⅱ部分 Excel的行业应用

第4章  Excel在会计凭证中的应用

学习要点与要求：

1．了解会计凭证有关基本概念；

2．掌握如何建立会计科目表；

3．掌握修改和删除会计科目；

4．掌握如何建立会计凭证表。

教学重点与难点：

Excel在会计处理流程中编制会计凭证环节的应用。

教时安排：

4学时。

4.1会计凭证概述

4.1.1  会计凭证的含义及作用

会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据，填制和审核会计凭证，既是会计工作的开始，也是会计对经济业务进行监督的重要环节。

会计凭证在会计核算中具有十分重要的意义，主要表现在：

⑴填制和取得会计凭证，可以及时正确地反映各项经济业务的完成情况。

⑵审核会计凭证，可以更有力地发挥会计的监督作用，使会计记录合理合法。

⑶填制和审核会计凭证，可以加强经济管理中的责任感。

4.1.2  会计凭证的类型

会计凭证按其填制的程序的及其在经济管理中的用途，分为原始凭证和记账凭证。

1.原始凭证

原始凭证是指在经济业务中发生时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成等情况，并作为原始凭证的会计凭证，原始凭证必须真实、完整、规范、、及时和正确，并必须有经办人的签字，此外，原始凭证只有经过审核后，才能作为记账依据。

审核原始凭证是保证会计记录的真实和正确、充分发挥会计监督的重要环节。

2.记账凭证

记账凭证是指会计人员根据审核后的原始凭证而填制的，用来确定经济业务应借、应贷会计科目分录，作为记账依据的会计凭证。

记账凭证在记账前需经过审核。

4.2建立会计科目表

在利用Excel完成会计账务处理时，首先要建立会计科目表。

建立会计科目表时，需要在Excel工作表中录入数据，数据的录入又两种：

一种是直接在对应单元格中输入数据；一种是在“记录单”中录入数据。

由于采用记录单的方式便于新建、删除及查找会计科目。

本书将介绍采用记录单方式建立会计科目表。

4.2.1建立会计科目表

建立会计科目表的步骤如下。

⑴首先打开Excel并建立工作表，如图4-1所示。

⑵单击A1单元格，输入公司名称“圣大有限公司会计科目表”，如图4-2所示。

图4-1  打开的Excel

图4-2  输入公司名称

⑶选择A2和B2单元格，分别输入公司名称“科目编码”和“科目名称”，如图4-3所示。

⑷将光标移至列标A和B中间，当光标变成†时，单击并拖动，将列A单元格调整成所需的宽度。

⑸将光标移至列标B和C之间，当光标变成†时，单击并拖动，将列B单元格调整成所需的宽度。

⑹将光标移至A2，单击并拖动至B2,选定A2:

B2的区域，如图4-4所示。

图4-3 输入“科目编码”和“科目名称”

图4-4  选定区域

⑺选择“数据”|“记录单”命令，打开Sheet对话框，如图4-5所示。

⑻在“科目编号”和“科目名称”文本框中分别输入1000和“资产类”，

然后单击“新建”按钮，如图4-6所示。

图4-5 使用记录单

图4-6  在记录单输入数据

⑼完成记录添加后，单击“关闭”按钮完成会计科目的添加并关闭记录单，形成会计科目表，如图4-7所示。

图4-7   使用记录单输入数据后的会计科目表

⑽将鼠标移至Sheet1的工作表标签处并右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，如图4-8所示。

⑾将工作表1命名为“会计科目表”，如图4-9所示。

⑿单击“常用”工具栏上的©（保存）按钮，或选择“文件”|“保存”命令完成保存任务，命名后的工作表如图4-9所所示。

4.2.2修改和删除会计科目

企业会计科目的设置应保持相对稳定，但是并非一成不变，必须根据社会经济环境变化和本单位业务发展的需要，对已使用的会计科目进行相应的修改、补充或删除。

1.修改会计科目

具体步骤如下。

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵单击需要修改的会计科目表中的任一单元格，如图4-7所示。

⑶选择“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。

⑷单击“下一条”按钮或者“上一条”按钮找到需要修改的记录，在记录中修改相应的信息，如图4-10所示。

⑸完成会计科目修改后，单击“关闭”按钮更新显示的记录并关闭记录单。

完成会计科目的修改操作。

2.查询删除会计科目

当会计科目表内的会计科目比较多时，找到某个会计科目就不容易了。

可以利用记录单快速查找数据清单记录单的功能，找到某个会计科目并进行删除。

具体步骤如下：

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵单击相应修改的会计科目表中的任一单元格，如图4-7所示。

⑶单击“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。

⑷单击“条件”按钮，在记录单中输入要查询的会计科目名称、科目编码或者会计科目的编号范围，如图4-11所示。

⑸单击“上一条”按钮或者“上一条”按钮进行查找，可以按顺序找到满足查找条件的记录。

如图4-12所示

⑹单击“删除”按钮，将弹出如图4—13所示的对话框。

⑺在对话框中单击“确定”按钮，记录即被删除。

⑻单击“记录单”对话框中的“关闭”按钮，完成会计科目的删除操作。

4.2.3美化会计科目表

    前面完成了会计科目表的基本操作，但是制作出的会计科目表略显粗糙。

接下来对会计科目表表进行填充颜色、设置字体等操作。

具体步骤如下。

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵选取整张工作表。

⑶单击“常用”工具栏的“填充颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“淡蓝”，如图4-14所示。

单击后。

整张会计科目表都填满了颜色。

图4-14      选择科目颜色

 ⑷选择A1单元格，单击“字体颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“褐色”，如图4-15所示。

单击后，会计科目表标题颜色变成褐色。

图4-15     选择字体颜色

⑸选择A1单元格，单击“加粗”按钮，会计科目表标题字体变粗，如图4-16所示。

图4-16     会计科目表标题加粗

⑹选择A3:

B3单元格，按住Ctrl键。

⑺继续选取A5:

B5单元格及A7”B7单元格。

⑻释放Ctrl键，此时共有6各单元格被选定。

⑼单击“填充颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“浅蓝”，单击后，表格中行与行之间颜色分明，显得格外清晰，如图4-17所示。

图4-17   进行颜色设置的会计科目表

⑽选择A3:

B8单元格，单击“格式刷”按钮。

⑾按住鼠标拖动选取A9:

B57单元格。

⑿释放鼠标，会计科目表内容不变，但一张行间色彩分明的会计科目表生成，如图4-18所示。

图4-18    完成设置的会计科目表

4.3建立会计凭证表

建立会计凭证科目表后，按照手工会计账务处理程序，应该将企业日常发生的经济业务填在记账凭证上，但大部分的会计信息系统都省略填写凭证这个环节，只是在接口操作上，看起来像是填写凭证，而事实上是利用表单功能建立数据库。

4.3.1设计会计凭证表

建立会计科目表的步骤如下。

⑴首先打开“第四章.xls”工作簿的“会计凭证”。

⑵选择A1:

J1单元格，单击“合并及居中”按钮

⑶选择A1单元格，输入文本“圣大有限责任公司会计凭证表”，并单击“加粗”按钮。

⑷将光标移至“列标”A和B、B和C、C和D、D和E中间，当光标变成±时，单击并拖动，并将列A、B、C、D单元格调整成所需的宽度，如图4-19所示。

图4-19  完成列宽调整的会计凭证表

⑸分别选择A2至J2单元格，输入“年、月、日、序号、凭证号码、摘要、科目代号、科目名称，借方金额、贷方金额”，如图4-20所示。

图4-20    输入表头

⑹选取整行2，单击 按钮，执行“居中”命令，使单元格内容居中，如图4-21所示。

图4-21     居中设置

⑺选取I13:

J100单元格并右击。

在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图4-22所示。

⑻在弹出的对话框中打开“数字”选项卡，选择“会计专用”选项，在“小数位数”文本框输入“2”，如图4-23所示。

⑼单击“确定”按钮，将“借方金额”和“贷方金额”设置为数值格式。

会计凭证表的基本格式已经完成。

4.3.2自动生成会计凭证编号

会计人员在用会计凭证记录经济业务时，要对每笔经济业务进行编号，以便查找和以后的核对，用Excel进行会计凭证表编制时，可以利用CONCATENATE（）函数，以“年+月+日+当日序号”自动生成会计凭证的编号。

⑴打开“第四章.xls”工作簿的“会计凭证表”。

⑵选取整列A:

D并右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。

⑶在弹出的对话框中打开“数字”选项卡，选择“文本”选项。

⑷单击“确定”按钮。

⑸选取E3单元格。

⑹单击“求和”按钮，执行“粘贴函数”命令。

⑺在“函数分类”中选择“文本”类别函数。

在“函数名”列表框选择CONCATENATE（）函数。

⑻单击“确定”按钮。

⑼在CONCATENATE（）函数中输入公式“=CONCATENATE（A3,B3,C3,D3）”,即在“函数参数”界面内输入“年、月、日、序号”。

⑽单击“确定”按钮，得到所需要的格式。

⑾E3单元格并右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。

⑿E4:

E30单元格并右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。

这样，E4:

E30套用E3的函数。

4.3.3自动显示会计科目

进入经济业务记录的工作后，现登记完业务发生的时间，接下来就要用会计专门的语言“会计科目”来记录企业发生的经济活动了。

上节设置好的会计科目表要在这里派上用场了。

在输入经济业务时，为了节约时间，可以利用VLOOKUP（）函数，来自动显示会计科目。

1.“范围名称”

“范围名称”在Excel中有着举足轻重的地位，在许多地方都可以应用。

由于需要用VLOOHUP（）函数完成会计科目的目的自动显示，而VLOOKUP（）函数中引用的位置使用“范围名称”，故应先了解如何定义“范围名称”。

定义“范围名称”具体步骤如下。

⑴首先打开“第四章.xls”工作簿的会计凭证表工作表。

 ⑵选择“插入”|“名称”|“定义“命令。

⑶打开的“范围名称”对话框中的“在当前工作簿的名称”一项内输入“会计科目”。

⑷单击“引用位置”旁的折叠按钮

⑸在会计科目表的工作表标签处单击，切换到会计科目工作表。

⑹选择A3:

B61“定义名称对话框的“引用位置”会随着变动。

⑻对话框的折叠按钮，“定义名称”的“引用位置”已确定。

⑼单击“添加”按钮。

⑽单击“确定”按钮，完成“范围名称”的设置。

2.自动显示会计科目

依照上述步骤，完成“范围名称”设置的操作后，开始进行自动显示会计科目的设置。

步骤如下。

⑴打开“第四章,xls”工作簿的“会计科目表”工作表。

⑵选择H3单元格。

⑶单击“求和”按钮，执行“粘贴函数”命令。

⑷在“函数分类”中选择“逻辑”类别函数。

在“”函数名中选择IF（）函数。

⑸单击“确定”按钮。

⑹在IF（）函数Logical_test自动变量位置输入“G3=”””。

⑺在IF（）函数Value_if_true自变量位置输入“”””。

⑻将光标移至在IF（）函数Value_if_false自变量位置空白处。

⑼在VLOOKUP（）函数Lookup_value自变量位置输入“G3”。

⑽将光标移至VLOOKUP（）函数Table_array自变量空白处。

⑾选择“插入”|“名称”|“粘贴”命令。

⑿在弹出的对话框中选择“会计科目”选项。

⒀单击“确定”按钮。

⒁在VLOOKUP（）函数Col_index_num自变量位置输入“2”。

⒂在VLOOKUP（）函数Rang_lookup自变量位置输入“1”。

⒃单击“确定”按钮，完成函数设置。

⒄选取H3单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。

⒅选取H4单元格下来至最后一行并右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。

这样，整个“科目名称”下的单元格均自动套用公式。

⒆任意在“科目代号”单元格的位置下输入一个会计科目编码，则在其后的“会计名称”中将自动出现相应的科目名称。

4.3.4数据筛选

筛选，就是从数据中找出满足给定条件的数据，将符合添加的数据显示在工作表上，不符合添加的数据隐藏起来。

在会计核算过程中，经常遇到数据筛选这种情况。

进行筛选的具体步骤如下。

⑴打开“第四章.xls”工作簿中的“会计凭证表”工作表。

⑵单击“会计凭证表”工作表任一单元格。

⑶选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。

⑷“会计凭证表”每一个字段上会增加一个“筛选”按钮。

⑸单击“科目名称”的“筛选”按钮，并选择“银行存款”。

⑹工作表仅列出“银行存款”的业务，而其他的业务隐藏起来了。

4.4 本章小结

本章讲解了如何利用Excel编制会计凭证。

首先，介绍了会计凭证的有关概念，使读者对会计凭证有感性认识。

接下来介绍了如何利用Excel记录单功能建立会计科目表，并加以引深，让读者掌握修改删除记录单及美化会计科目表。

最后，利用Excel的CONCATENTE（）函数、VLOOKUP（）函数建立具有自动生成序号、自动生成会计科目等多项功能的会计凭证表。

这些工作完成之后，就可以为进一步会计核算提供资料。