企业内部物流管理系统概述.docx

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企业内部物流管理系统概述

第一章概述

一、关于XXX中的物料管理系统

XXX物料管理系统以物流为数据流主流程，全面带动物资管理中各个环节的管理水平的提高，完成物流各个环节的自动化水平，确保物流各环节的自动化数据流畅，准确无误，为全面实现企业的物流现代化打下坚实的基础。

XXX中的物料管理系统主要负责接收各作业部门提请的各类材料需求计划,通过对提请的材料需求计划进行平衡利库，自动产生材料采购计划及建议采购量，通过订单发出功能实现订单的自动化传送，通过到货登记检验，对允收物料经过发票登记后验收入库,各级领料部门按需求计划进行领料出库，同时将作业材料成本及时反馈给各级成本中心。

二、XXX中的物料管理系统的主要流程图

开始

1、物料需求计划流程图：

编制部门

判断部门是否存在工程

工程名称

N

施工部门，计划批次

输入计划明细信息

保存

提交

计划是否审批

N

N

选择审批链

是否批准

执行

结束

Y

2、采购计划流程图

开始

计划员根据自已的材料权限搜集采购计划

计划员编辑自已巳搜集的采购计划

保存编辑结果

提交

N

判断数据的合法性

Y

判断采购计划是否需要审批

N

Y

N

判断是否批准

Y

判断是否合同

Y

合同处理

N

自动生成采购订单

结束

3、入库流程图

开始

是否有在途

Y

在途单是否正确

N

N

Y

入库确认

是否成功

N

Y

库存增加

结束

.4、正常出库流程图

开始

领用部门、工程项目、产权

部门工程是否有效

N

Y

是否允许优惠

是否输入二级部门途单

是否生成二级库在途单

是否含管理费

Y

N

N

N

N

Y

Y

Y

输入领用班组

输入出库方式

输入打折比例

输入管理费率额

输入出库数量

是否和成本中心相连

保存

N

Y

判断工程及资金有效性

N

Y

根据需求计划分单

出库单

结束

第二章材料需求计划管理

一、编制材料需求计划

1、功能描述

物资公司根据厂内各部门工程计划的需求，为厂内各部门做材料计划编制，然后提交到上级部门领导进行审批。

2、版本存在描述

物资版计划管理/处理/编制材料需求计划

3、功能正确使用的条件

材料计划施工部门需为工作级部门

材料计划施工部门需为工作级部门

材料计划施工部门需允许发生材料费

材料计划施工部门要有一定的工程项目

计划批次内容不能为空

4、功能界面

5、 操作说明

进入材料需求计划编制窗口中后，选择〖编制部门〗，选择本次要做材料计划的〖工程名称〗，选择〖施工部门〗，输入本次的〖计划批次〗，回车，窗口的〖计划明细〗中会插入一行空记录（也可以在计划批次中选择原来没有提交的计划，重新进行编辑）。

在〖计划明细〗栏中的物码列输入本次所做计划物料的编码，系统自动会把该物资的品名规格价格填到当前行，如果不知道要做本次计划某种物资的编码，可以点击工具条上的〖物资浏览〗打开物资信息查询窗口。

用户在此窗口有两种查询物资的方法：

a、按品名规格查询

选中〖按品名规格查询〗页面，比如在品名里输入“钢”字，点击〖确定〗按扭，系统自动会把所有品名中含有“钢”字的物资列出，如图：

b、按仓库、帐本查询

选中〖按仓库、帐本查询〗页面，选择〖仓库名称〗，然后选择〖帐本名称〗，搜索结果如上图：

   选中需要的物资，点击〖选择〗按扭。

技巧：

按住〖shift〗键或者〖ctrl〗键可以选择多条物资。

    在材料需求计划编制窗口〖材料明细〗中输入本次计划各种物资的需求数量，保存。

6、 经常出现的问题及解决方法 

在本次材料需求计划的明细中，有的物资会被忘记输入需求数量，这样保存时候，系统会弹出小窗口提示您某一行物资的需求数量不能为空，等你输入需求数量后才能保存成功。

 如果在〖物资信息查询〗窗口中找不到某种物资，就可以新增一条物资。

 双击新增行的〖物码〗，弹出窗口是否要增加一条新物资，选择〖是〗按扭，弹出新增物资窗口,在窗口中输入新增的〖物资名称〗、〖物资规格〗、〖单位〗和〖参考价〗，点击〖确定〗。

7、参考

二、材料需求计划审批

1、功能描述

材料需求计划编制完成以后，提交到上级部门领导进行审批。

本功能是物资公司领导对各生产部门提交上的材料需求计划进行审阅审批过程。

在审阅完某一部门某次的材料需求计划后，如果批准签字，此材料需求计划即告本次审批完成，如果不批准则可以直接发回到编制人手中。

2、版本存在描述

 物资版\全版领导查询/处理/材料计划审批

3、本功能正确使用的条件

部门材料需求计划编制已保存提交。

材料需求计划已到达最后一级审批。

4、功能界面

5、操作说明

如果当前登录用户是审批用户而且有需要审批的材料需求计划时，系统探测器自动弹出窗口提示用户有材料需求计划需要审批。

如图：

此时可以登录系统，输入口令后打开主程序界面，进入材料计划审批的窗口，位置：

领导查询/处理/材料计划审批

双击窗口中的待审批的材料需求计划主记录，弹出窗口：

切换到〖审批签字〗页面，输入审批意见。

如果同意该材料需求计划，则点击〖批准签字〗按扭，采购员可自动搜集到本次批准的材料需求计划；如果不同意该材料需求计划则点击〖发回重审〗按扭，将该材料计划直接发回到编制人手中。

见下图：

 当然审批用户可以修改、增加或者删除计划明细记录，修改完毕后保存，在〖审批变更记录〗里面会记录你的一切操作。

6、经常出现的问题及解决方法

7、参考

已经提交的材料需求计划

计划探测器

三、材料计划的汇总平衡

1、功能描述

计划员将自已所辖部门提报批准后未平衡过的材料需求计划进行平衡利库，生成按需采购计划。

2、版本存在描述

物资版及全版计划管理-计划汇总平衡

3、本功能正确使用的条件

部门提报的材料需求计划需批准

部门提报的材料计划未参与过平衡

使用此功能的计划员对部门所提报的材料计划中的物料有操作权限

部门提报的材料需求计划未设置为暂停平衡

待平衡物料采购策略为按需采购

4、功能界面

5、操作说明

计划员进入计划汇总平衡窗口后，可查看暂停平衡计划、不参与平衡计划、待平衡计划。

用户如果想暂时不平衡某个材料计划可到[设置]菜单项中的[设置计划平衡过滤器]中暂停平衡此材料计划，不参与平衡计划是指采购策略为零星采购或定量采购，或者超市中物料。

选择待平衡计划，可按部门计划批次查看部门提报的材料需求计划，选择〖显示所有待平衡计划〗按钮,则在待平衡计划栏中显示所有的待平衡计划。

点击〖计划平衡〗按钮，系统会提示用户[确实要对显示的待平衡计划进行汇总平衡吗？

]，如确认平衡，选择〖确定〗按钮，在汇总结果栏中会显示本次汇总平衡后的结果。

6、经常出现的问题及解决方法

在做零星采购时，将物料的采购策略设置为零星采购，造成部门材料计划不参与平衡，可将物料的采购策略由零星采购改为按需采购。

7、参考

部门批准后的材料需求计划

第三章采购管理

一、按需采购计划收集

1、功能描述

计划员将汇总平衡后的结果，收集生成按需采购计划批次。

2、版本存在描述

  物资版及全版[采购管理][处理][按需采购计划收集]

3、本功能正确使用的条件

 物料采购策略需设置为按需采购

有参与平衡过且未收集成采购批次的材料需求计划

使用此功能的计划员对被收集材料计划中的物料有操作权限

4、功能界面

5、操作说明

  打开按需采购计划收集的窗口，窗口中会显示上次汇总平衡的结果。

计划员可以按库名及帐名进行过滤，如果将所有汇总平衡的结果收集成一个采购批次，选择〖全部收集成批次〗按钮，也可以用鼠标依次选择生成不同的采购批次。

6、 经常出现的问题及解决方法

7、 参考                                                            

计划汇总平衡后的结果

二、零星采购计划的收集

1、 功能描述

将采购策略为零星采购的物料收集生成零星采购计划批次。

2、版本存在描述

物资版及全版[采购管理][处理][零星采购计划收集]

3、本功能正确使用的条件

物料采购策略需设置为零星采购

使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限

4、功能界面

5、操作说明

打开零星采购计划收集的窗口，窗口中显示需零星采购的全部物料。

计划员可以按库名及帐名进行过滤，如果将所有需零星采购的物料收集成一个采购批次，选择〖全部收集成批次〗按钮，也可以用鼠标依次选择分别生成零星采购批次。

如果该计划员还有未提交的零星采购批次，系统会提示[已存在未提交的批次名称有N个,您是否愿意追加到已存在的批次中?

],如果选择〖是〗，请在选择采购计划批次名称选择框中选择采购批次，选择〖否〗系统会另生一个采购批次。

6、 经常出现的问题及解决方法

7、参考

物料的采购策略

三、按需采购计划的编辑

1、 功能描述

编辑所收集的按需采购计划批次，生成采购订单。

2、版本存在描述

物资版及全版[采购管理][处理][按需采购计划编辑]

3、本功能正确使用的条件

已收集的按需采购计划批次

需确定采购物料的供应商

需确定采购物料的采购价格

使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限

4、功能界面

5、操作说明

  选择所要编辑的采购计划批次，在[未编辑供货单位的的采购计划]栏中会显示本次编辑的采购批次的物料明细。

如果此采购批次的物料较多，可以通过选择库名及帐名过滤，选择需采购的供货单位（也可通过输入供应商简称的方法选择供应商，简称为供应商名称的第一个声母，如邯郸市大众机电物资公司可输入HDSDZJD即可）。

然后选择在此供应商采购的物料，选择〖选定登记〗按钮，进入[明细编制界面]，对应每一种物料输入单价（输入单价时可选择含税单价或不含税单价），采购的数量（采购数量默认值为汇总平衡时的建议采购量），预计使用日期，如果需检验或签订合同的选择检验及合同，。

将本次编辑的采购计划批次都编辑完成后选择〖提交〗按钮，如果采购计划需要审批选择相对应的审批链即可。

注：

采购计划在未提交前可以修改编辑，一旦提交后不允许再修改。

6、 经常出现的问题及解决方法

 同一批次的采购计划没有全部编辑完成造成采购计划不能提交，需全部编辑完后再提交。

7、参考

 已收集的按需采购计划批次

四、零星采购计划编辑

1、 功能描述

编辑所收集的定量采购计划批次，生成采购订单。

2、版本存在描述

物资版及全版[采购管理][处理][零星采购计划编辑]

3、本功能正确使用的条件

已收集的按需零星计划批次

需确定采购物料的供应商

需确定采购物料的采购价格

使用此功能的计划员对被收集采购计划中的物料有操作权限

4、功能界面

5、操作说明

选择所要编辑的采购计划批次，在[未编辑供货单位的的采购计划]栏中会显示本次编辑的采购批次的物料明细。

如果此采购批次的物料较多，可以通过选择库名及帐名过滤，选择需采购的供货单位（也可通过输入供应商简称的方法选择供应商，简称为供应商名称的第一个声母，如邯郸市大众机电物资公司可输入HDSDZJD即可）。

然后选择在此供应商采购的物料，选择〖选定登记〗按钮，进入[明细编制界面]，对应每一种物料输入单价（输入单价时可选择含税单价或不含税单价），采购的数量，预计使用日期，如果需检验或签订合同的选择检验及合同，。

将本次编辑的采购计划批次都编辑完成后选择〖提交〗按钮，如果采购计划需要审批选择相对应的审批链即可。

注：

采购计划在未提交前可以修改编辑，一旦提交后不允许再修改。

6、 经常出现的问题及解决方法

同一批次的采购计划没有全部编辑完成造成采购计划不能提交，需全部编辑完后再提交。

7、参考

已收集的零星采购计划批次

五、采购计划提交

1、 功能描述

将编辑完的采购计划批次提报领导审批。

2、版本存在描述

物资版及全版

3、本功能正确使用的条件

采购计划模块中采购计划是否需审批参数设置为需审批

有已编辑完的采购计划批次

采购计划的提交人与编辑人相同

4、功能界面

5、操作说明

 计划员在采购计划编辑完成后，点击〖提交〗按钮，系统会弹出审批链的选择窗口，窗口的左边为可选择的审批链，双击所需的审批链，在窗口的右边会显示此审批链的审批人员组成，审批的顺序自上而下。

当当前审批人审批完成后，系统会自动提示下一审批人审批，最后一级审批人审批完成后此采购计划批次审批即告完成。

确定本次采购计划批次使用选择的审批链请点击〖选择〗，取消本次提交请选择〖取消〗按钮。

注：

本次编辑采购计划在未提交前可以修改编辑，提交成功后不允许再进行修改。

6、 经常出现的问题及解决方法

 所选择的审批链没有审批人，造成采购计划不能提交，可重新定义审批链的组成。

7、参考

已编辑完成采购计划批次

六、采购订单的发出

1、功能描述

同一批次采购计划批准完成后，系统根据采购供应商不同，自动生成订单，订单生成后通过Ｅ_mail将订单发送给供应商。

2、版本存在描述

 物资版及全版采购管理\处理\采购订单的发出

3、本功能正确使用的条件

已批准的采购计划

用户部门及订单供应商需接通互联网

用户需有及订单供应商需有电子信箱

用户需身份验证正确

4、功能界面

5、操作说明

采购订单发出的窗口中，左面是待发送的订单列表，在列表中双击需发送的订单，在窗口的右面会显示此订单的订单明细。

 用户可选择选择〖订单打印〗按钮打印订单。

发送订单前请首先验证身份，在〖发信人E_mail〗处输入发信人的E_mail，在〖用户名〗处输入用户的电子信箱的用户名，在〖密码〗处输入电子信箱的密码。

身份验证正确完毕后在〖供应商E_mail〗、〖SMTP〗、〖邮件主题〗处输入供应商的E_mail、供应商电子信箱的SMTP服务器名及邮件主题。

选择〖订单发出〗按钮即可发送订单。

6、经常出现的问题及解决方法

供应商的E_mail输入错误

供应商的信息SMTP服务器名错误

7、参考

批准后的采购计划