连锁超市采购办法.docx

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连锁超市采购办法

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购

手

册

一、前言

二、采购职务讲明

1、采购总监

2、采购经理

3、采购主管

4、采购工作职责

5、采购作用资格

三、采购谈判技巧

四、商品质量治理

五、商品建档与维护治理

六、新品引进流程与规定

七、商品调价流程与规定

八、供应商治理

1、商品渠道治理

2、联营供应商治理

3、新供应商引进治理

4、供应商清场治理

九、采购巡店治理

十、促销作业治理

十一、快讯企划流程

十二、商品自采治理规定

十三、采购成功七大要素

一、前言：

欢迎加入采购部的行列，本部门的的工作将是全公司最具挑战性的工作之一，我们期盼各位的加入会为本部门带来冲劲、活力、及创新，使我们迈向成功的大道。

采购部要紧的任务在于：

一、筛选合作的供货商。

二、慎选适合本公司客户群的产品。

三、与供货商谈判最有利的供货条件。

（包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销方法、订货数量、交货期限、及送货地点等。

）

四、订定最有竞争力，同时又有合理利润之售价。

五、与各部门、各门店作最有效的沟通，确保商品畅销。

六、收集市场信息，掌握市场之需要及以后的趋势。

七、为公司制造最高的业绩及利润，回报公司，并为全体工作同仁谋求最佳的福利。

二、采购之职务讲明：

1.采购总监

直接主管：

总经理

直接部属：

采购经理

要紧职责

1．在总经理的领导与授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权。

2．在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策等各项经营政策。

3．在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求。

4．给予采购人员相应的培训。

5．与其它部门以及门店紧密沟通与配合。

要紧工作项目

1.制定及督导各项经营政策及措施的实施。

2.制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标。

3.协调各部门经理的工作并予以指导。

4.负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实。

5.负责监督及检查各采购部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况。

6.负责职员的考证工作，在授权范围内核定职员的升职、调动、任免等决定。

7.定期给予采购人员相应的培训。

2．采购经理

直接主管：

采购总监

直接部属：

采购经理

要紧职责

1．对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核。

2．负责本部门全体商品群商品的品项合理化、数量合理化及品项选择。

3．负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护。

4．制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销打算。

5．督导新商品的引进、开发特色商品及供应商。

6．督导滞销商品的淘汰。

7．决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司运营。

8．负责审核每期快讯商品的所有内容。

9．参与A类供应商的谈判，为公司争取最大利益。

10．在采购主管需要支援时予以支援。

11．负责本部门工作打算的制订及组织实施和监督治理。

12．负责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。

13．负责执行采购总监的工作打算。

14．负责采购人员的业务培训和治理。

3．采购主管

直接主管：

采购经理

直接部属：

采购员（买手）

要紧职责

1．负责公司指派商品的经营及业务的拓展工作。

2．筛选合作的供应商，并负责协商最佳的采购交易条件。

3．执行最有效的价格策略。

4．打算各种促销活动。

5．与卖场人员合作，扩展业绩并达成业绩及毛利额指标。

要紧工作项目。

1．在公司分配的卖场空间下，确定符合本公司顾客需要的商品结构。

2．选择最佳的供应商，并取得最佳的采购交易条件，包括：

质量、规格、价格、折扣、广告赞助、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时刻、及运送配合事宜等。

3．开发并协商适合自选式的包装（包括标示及讲明）。

4．考虑市场的竞争状况，价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其他营业损失等因素，制定市场上可能的最低售价、塑造特不有竞争力的价格形象。

5．选择新联快讯（DM）及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助，吸引顾客到新联来购物。

6．与卖场紧密合作，以扩展业绩，并达成毛利率及营业的目标。

7．争取最大的营业外收入。

8．注意库存，与卖场合作并提供支援，使卖场库存维持在最适当的水准。

与卖场合作无间，以扩展业绩（业绩是与卖场共同分担的责任），并达成毛利率及毛利额的目标（毛利是采购人员的要紧责任）。

9．尽可能多到卖场访问，以了解卖场的问题与机会，另外经常以电话，传真或采购通告等方式与卖场沟通。

10．定期访问并评估供货商，以确保供货的稳定性及公司的最佳利益。

11．应实地观看竞争厂商、研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志、并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究，以了解市场一般及个不的产品趋势走向。

采购任用资格

（一）、特质之要求：

1．老实、易处、成熟、及稳健。

2．能对成果负责，并具有强烈的责任感。

3．有自我激励、办事积极、并富有创意。

4．能努力工作、活力充沛、且百折不挠。

5．有弹性、具团队精神、同时能接纳好的意见。

6．对个人在公司的事业有追求的目标。

7．情愿同意更多的挑战。

8．能在公司的压力下有效的工作。

9．能以具有质量与成本的观念来做事。

10．愿与公司一齐成长。

附件

谈判内容与技巧

1.谈判的原则：

谈判的过程是与厂商共同协商、分析市场、查找商机的过程，不可单纯的理解为双方利益的分割。

因此、双方只有以诚信为本、才能互利双赢、共同进展。

2.谈判的差不多内容和层次：

2.1交换各种手续、验明确认双方的法人资格及商品资格、质量标准、行业标准等各种统一必备证明,采购主管对供应商提供的“营业执照复印件”、“税务登记证”（国税、地税）、“生产许可证”（特种商品由制造商提供）、“商检合格证”、“进口商品检验合格证”（进口商品适用）、“商品检验报告”、“商标注册证”（由制造商提供）、“卫生许可证”（食品制造商适用）、“安全认证”（电工类商品适用）、“代理授权书”、“指定/总经销证书”等文件资料进行书面复审.填写供应商资料表备档、提供商品报价单、提供返利政策等,

2.2商品分档、排队：

双方分析商品报价单、按照市场份额的排队理论、分客层、档次筛选主力品项、目的是：

不管谈判是否成功，对方手里最好的东西我要明白、要备档。

（询问供应商排队名次的依据是什么，了解该品牌商品销售网络、可能有水份、供参考）简述：

我方市场销售份额、网络、速度、进展前景等。

优点要讲够、讲透、缺点要客观、不回避。

3.商品进价：

3.1对方提供商品价格的依据是什么？

税率是多少？

能否提供增值税票及提供票据方法（是票货同行依旧双方确认后开票）。

3.2以计算成本的思路引导价格谈判。

3.3敢于提出想不到的商品进价、促销方式、厂家支持。

3.4敢于提出对方的身份答复不了的条件。

3.5为了公司利益敢于见对方最高领导据理力争。

3.6敢于用经销方式探测到想不到的价格。

3.7用市场零售价倒算的方法推断进价是否合理。

3.8要求市场的最低进价。

如出现卑视性价格厂方必须无条件补偿或做出其它书面补偿性承诺。

3.9善于从商品质量上挑毛病；材料上、工艺、包装上挑毛病；用市调的信息在市场操作、促销价格上挑毛病。

3.10总之以挑毛病的形式造成对方不自信、商品不是“物有所值”、而在价格上做出让步。

4.折扣、返利：

4.1折扣、返利（有条件返利，无条件返利）对供应商的销售政策留档、分析后再谈判。

确认后明确写进合同条款并注明货款扣除依旧支票返还及返还时刻。

5.成交方式：

5.成交条件方式的种类：

帐期、短帐期、预付款、（“承兑”贴息不贴息和“支票”）样品铺底、商品买断、商品包销、售后结、批发分销、部分付款、订金、信用额度、带机按装等，灵活运用成交方式和其它条件之间的转换为公司争取适用本公司经营状况的交易条件.

6.费用

6.1节庆费、进店费、广告灯箱营业外收入等。

6.2交费方式:

货款扣依旧支票

6.3费用是对进价的弥补,不可单纯的追求费用而忽略价格,因此必须先谈商品价格、后谈费用、否则一切无从谈起。

7.其它：

售后服务及调退货、样品处理。

长、短途运输及费用等。

（确认AA、AB赠品数量及发放层序）爱护库存、价格补偿要文字讲明不要口头承诺。

出现卑视性价格和卑视性返利如何为？

在合同中必须写清晰。

8.谈判的技巧：

8.1谈判前要预备充分、做好谈判打算、明确目标，谈判要对对方在市场的形象、份量、角色、排队等、情况差不多了解。

要预备几个不同谈判方案.

8.2用咨询的方式获知他们在市场上的竞争对手及同行排队情况。

8.3辨清对方的权限，幸免与无权决定人的无效谈判。

8.4做好谈判纪录，存档备案。

保持谈判的连续性。

8.5尽可能在本公司谈判。

心理上、资料查找方面占有优势并费用节约。

谈判一般在预约下进行。

8.6有打算的提出问题，注意倾听对方的谈话，以便站在换位的角度分析对方在谋求什么。

8.7不轻意讲明我方的最终目标条件，也要幸免把对方逼的无退路宣告他们的原则立场而造成谈判失败。

8.8坚持原则，但不对抗、真诚相待、不卑不亢，营造和谐的谈判气氛。

幸免因态度、个人因素造成谈判破裂。

8.9以守为攻，对一些原则和超权的谈判条件要留余地，与领导上报后再做决定。

8.10注意导向谈判的走势、节奏。

做到“激情”而不是“急切”、“沉默”而不是“退让”。

强势而不“霸道”。

谈判认真、耐心、尤其双方意见严峻对峙时；不大声喧哗、注意对人的尊重、不带脏话、不骂街、注意因个人形象而阻碍企业形象。

8.11谈判越诚信、越困难，对方越感兴趣、对我方越有信心。

谈判的目标越有希望。

质量可能越高。

8.12和同事、助手与对方谈判时内部观点要一致，配合要默契。

8.13要紧供应商经理直接参与谈判。

对个不A类必选重点帐期供应商我们能够采取灵活掌握，用“放水养鱼”的方法加以引进。

合同期要短。

待时机成熟后重新完善交易条件。

或者是引进过渡的供应商来代替。

8.14不要因斤斤计较而阻碍公司原则和重点利益。

11.对谈判结果的分析与监控：

作为经理要紧是对谈判结果的分析与推断，要紧检查以下几项内容：

11.1合同中所选的商品是否服从商品结构？

11.2所选品项是否与市场热点、卖点接轨？

是否服从已确定的品类角色?

11.3商品价格是否服从市场？

11.4依据市调和商品角色的定位审定商品进价能否满足小分类的毛利率？

11.5成交条件：

对所有供应商合同条件的核查。

对一些短帐期商品和重点经销商品进行核查、把关。

11.6检查退货条款是否清晰\明确便于操作.

11.7初步推断合作结果的前提下对返利\赞助费\促销等其它条款进行判定.

12.谈判的职业道德：

正常谈判也好、DM谈判也好，从技术上讲、有层序、有技巧、有方法，但最大的前提条件是职业道德。

一个吃回扣的采购是谈不出好价格、更谈不出惊爆商品。

因此、为培养一批献身于民族商业，职业道德优秀、有高度思想觉悟、思路清晰、谈判内功强、能打硬仗的采购队伍，我们须做长久之努力。

附件

商品质量治理规定

1.商品质量、标识、计量治理进行审核的要紧内容：

1.1中文标明的商品名称、生产厂商厂名和厂址。

1.2商标、品牌、价格、用途、性能、生产批号、产品标准号、定量包装、商品的净含量及其标注方式。

1.3依照商品的特点和使用要求，需要标明的规格、等级、所含要紧成分的名称和含量。

1.4限期使用商品的生产日期和安全使用期或者失效日期（安全使用期包括：

保质期、保鲜期、保存期等）。

1.5对使用不当，容易造成商品本身损坏或者可能危及人身、财产安全的商品有警示标志或者中文警示讲明。

1.6性能结构及使用方法复杂，不易安装使用的商品，有详细的安装、维护及使用讲明书。

1.7进口商品能够不标原制造者的名称、地址；但应当标明原产地，以及代理商或者进口商或者销售商在中国依法登记注册的名称和地址。

2符合产品执行标准：

2.1产品执行标准有“国家标准”、“专业（部）标准”及“企业标准”，其中又分为“强制性标准”和“推举性标准”。

属于“强制性标准”的产品有药品、食品、兽药标准，产品及产品生产、储运和使用中的安全、卫生标准等。

不符合强制性标准的产品，禁止生产、销售和进口。

销售的产品，必须达到产品技术标准，有质量检验合格证。

在产品或其讲明书、包装上应当标注所执行标准的代号、编号及名称。

有关安全的产品，必须附有安全使用讲明书。

3严禁采购下列情形属伪劣商品

3.1失效、变质的商品；

3.2所标明的指标与实标不符的商品；

3.3冒用优质或认证标志和伪造许可证标志的商品；

3.4掺杂使假或以旧充新的商品；

3.5国家有关法律、法规规定禁止生产、销售的商品；

3.6无检查合格证或无有关单位同意销售证明的商品；

3.7没有中文标明商品名称、生产者或产地的商品；

3.8限时使用而未标明失效时刻的商品；

3.9实施生产许可证而未标明许可证编号和有效期的商品；

3.10高档、耐用消费品无中文使用讲明的商品；

3.11属处理商品未在包装等显著部位标明（处理品）字样的商品；

3.12剧毒、易燃、易爆等危险品而未标明有关标志和命名、用途讲明的商品。

商品建档及维护

一、电脑资料的录入及变更程序

1、目的与适用范围

本作业流程目的是为了录入组在电脑录入建档时有所遵循，确保在规定的时刻内建档完毕及内容真实无误。

本作业流程适用于新联连锁超市的商品录入、新品建档、快讯商品建档、供应商建档、转换供应商及档案修改和以上六项电脑资料维护活动。

2、职责：

2.1采购课长

2.1.1正确填写《新联超市新品登录表》。

2.1.2正确填写《新联超市快讯品项报批单》。

2.1.3正确填写《新联超市供应商差不多资料表》。

2.1.4正确填写《新联超市采购部调价单》。

2.2采购经理及采购总监

2.2.1对《新品单》、《新联促销商品信息单》、《供应商差不多资料表》《采购部调价单》进行审核。

2.3录入组

2.3.1对以上表格中的资料录入电脑。

3、差不多要求：

3.1采购填写以上表格应确保准确无误。

3.2信息部在进行资料录入时应保证准确无误并及时。

新品引进流程治理规定

一、目的

规范新品的引进流程，加快商品结构调整，提高商品效益。

二、范围

本标准适用于新联超市采购部及其相应的新品引进工作

三、职责

各买手负责实施，采购经理监督，财务部、信息部配合执行。

四、

新品引进流程

五、作业程序与治理规定

5．1采购员与供应商量价,谈判新品引进条件，同时须提供营业执照、税务登记证、卫生许可证及其它相关证件复印件及正规报价单；

5．2采购员进行市调、分析，依照调查结果再次同供应商量价，达成共识后填写《商品差不多信息档案》，连同《报价单》一并交采购经理。

5．3采购经理审核以上资料，有异议的返还采购员另议，并讲明缘故。

5．4采购员联系供应商及时交纳相关费用，财务人员签字确认已交纳。

5．5采购员统一将《新商品登录表》交信息人员进行登录；

5．6采购经理审核商品资料及商品价格，并将登录资料返还采购员；

5．7采购员向供应商订货，新品正式引进。

六、其它规定：

6．1，采购员应在每次会谈后应给客户一个明确答复，不得无理拒绝或模糊其词；

6．2直送商品首次订货由采购员下订单直送门店；配送商品由采购员统一订货至配送中心，配送中心依据《新品分配单》开单将新品调拔到门店;

6.3采购员做好新品到货跟踪工作，并依照商场布局确定其陈列位置及排面，门店配合执行，整个时刻跨度不超过5天;

6．4新品试销期限定为3个月，采购员3个月做一次新品试销记录，试销期达1个月时，若销售不理想应分析缘故（陈列定位错误、进价不合理或区域性销售差异等），并依照实际情况于一周内作出调整，门店配合执行；若调整后在3个月内仍达不到试销要求的将在1周内无条件清场。

商品调价流程

1、目的与适用范围：

变价是对定价的修正

2差不多要求：

变价的库存处理

供应商补差价

另送赠品数量

3．流程（描述）：

3.1填写申请

采购人员进行总部变价时，必须先填写“调价单”

3.2审核：

●变价动作是否确实有必要

●变价后价格是否符合公司政策及毛利要求

●进价上调者，须经采购经理核准;

3.3录入检查

●无核准的“总部变价申请单”的变价，一律不予录入

●变价申请单上的货号、商品描述应与电脑记录的货号、商品描述一致

3.4录入、存档

●录入组人员按“调价单”录入电脑

●录入组人员录入完毕后，按采购组将“调价单”进行存档

供应商治理

一、供应商治理程序

1、目的：

与供应商建立紧密的工作关系与回馈的制度，以确保双方顺利合作。

2、本作业流程适用于新联下属各门店供应商。

3、职责：

3.1门店收货部负责供应商商品的检验及收货作业，必要时应提供反馈意见以供采购单位参考。

3.2门店楼面人员负责供应商验收商品的同意、销售及续订货工作。

3.3财务部部门负责供应商的付款工作及供应商赞助费的收取工作。

3.4采购部负责供应商意见的返遗和沟通以督促供应商改进合作中出现的问题。

3.5采购部对同类供应商进行储备。

4、程序：

4.1各部门随时关于已合作的供应商服务质量提出意见。

4.2采购部及时将各部门所提的合理建议与供应商沟通并促使其改进。

并及时将供应商所遇到的困难反遗给新联连锁超市有关部门。

4.3供应商的配合问题严峻阻碍双方合作的给予及时调换。

商品的流通渠道治理

一、商品流通的概念

商品流通是指以货币为媒介的连续不断的商品交换过程，是从总体看的商品交换；商品流通作为社会再生产过程的一个环节，是价值实现和使用价值替换的统一，亦是商品价值流通过程与商品实体流通过程的统一。

二、商品流通渠道

1.商品流通渠道的概念

商品流通渠道是指商品从生产领域向消费领域转移过程中,参与商品买卖活动的企业和个人所构成的序列。

生产者——中间商（包括各类批发商、零售商和代理商等）——消费者

2.商品流通渠道的类型

（1）直接渠道和间接渠道

直接渠道，即产销合一的渠道。

其形式表现为：

生产者——消费者

间接渠道，即产销分离的渠道，亦称商业渠道。

其要紧形式有：

①生产者（进口商）——零售商（或批发商）——消费者

②生产者（进口商）——批发商——零售商——消费者

③生产者（进口商）—代理商—批发商—零售商—消费者

（2）长渠道和短渠道

生产者（进口商）——产地批发商——中转地批发商——销地批发商——零售商——消费者

生产者（进口商）——零售商——消费者

三、商品流通渠道简图

生产者或进口商

“零售商”：

包括各行各业的零售店、农贸市场、杂货店、小卖铺、便利商店、超级市场、百货公司、邮购公司及无法个体经营地摊等直接卖给最终消费者的营利企业单位或个人。

分类项目

生产商

中间商

零售商

种

类

农、鱼、牧、生产者

内/外销工厂

进/出口商

批发商

代理商

经销商

小贩

个体户

零售商

功

能

市场研究/调查

开发设计

试制

采购

进口

生产

仓储

广告

促销

销售（批发）

运送

赊账

收款

售后服务

批量进货

仓储

销售（批发）

促销

运送

赊账

收款

售后服务

小量进货

广告促销

销售（零售）

展示陈列

售后服务

注：

有些大型的连锁店自行成立“物流中心”，替代了中间商的部份功能，例如批量进货、仓储及运送等。

四、各种流通渠道的种类及功能

联营商治理规范

为更好的适应公司进展，使联营商日常经营治理更加规范，达到双赢。

特对联营商治理做出如下规定：

1、凡进入公司卖场内经营的联营商必须服从卖场治理：

2、联营商促销员应严格遵守公司制定的《促销员治理制度》;不同意在卖场内以任何理由与他人发生争吵，违者予以处罚；促销员出现内盗，立即开除并扣除全部保证金，同时对联营商予以每次每人100元罚款。

3、生鲜联营商必须严格遵守生鲜部治理制度，保证促销员着装规范（着卖场统一工服，为白色上衣，围裙，白色帽子，口罩，接触商品应戴手套），违者每人每次10元罚款；保证商品质量，不得出现过期、变质、假冒伪劣商品，不得出现欺诈消费者（以次冲好）行为。

如因商品质量出现顾客纠纷问题，由联营商承担所有的责任，同时，情节严峻者予以罚款，情节严峻者予以清场。

4、联营商应爱惜卖场所提供的固定资产所提供的固定资产，损坏后照价赔偿。

5、联营商应节约低值易耗品，按领用流程到生鲜主管处领用，自行保管，不得随意使用其它联营商及卖场自营的低耗品，否则，处以十倍罚款。

6、联营商不同意私自收银，出现一次处以100元罚款；出现第二次予以清场。

7、联营商经营的品项，单品要遵守卖场的品类治理和品类优化原则，所经营的单品数，由采购或主管与联营商商定每个小类的单品数，不得超过规定的单品数，联营商新引进的品项或单品需由门店区域主管确认后报采购部录入商品档案；应按卖场治理人员的要求及时清理过季商品，残次品和30天、60天无销售单品的滞销商品、并引进适销对路的，市场流行的及引导消费趋势商品。

8、联营商商品退货或换季需要将商品退回，应将商品明细单写好，由本区域主管以上治理人员签字认可，方可通过收货通道由防损员退货负责人进行检查签字后方可携出卖场。

9、联营商经营的商不得无故断货，缺货，如出现严峻、缺货现象，公司将对联营商予以每次50元的罚款，出现三次予以清场，如联营商销售的畅销商品售价高于同一区域其它超市或同行同等商品的售价，卖场治理人员在能提供可靠依据的情况下，联营商必须及时将售价下调至同等价位。

10、联营商应配合公司做好每期促销，并对促销单品进行考核，每个联营商应与卖场每期促销同步，每期促销每个品类要提供3个以上强档促销单品，并提供充足的货源，做促销必须服从和紧密配合公司采购员或主管的安排；

11、联营商进场时必须按门店陈列要求提供相关设备及配件，并按照门店要求装饰，按陈列规范做好排面陈列，服从卖场陈列位的调整。

12、联营商应严格遵守门店退换货制度。

13、联营商合同终止后，必须填写退场申请表，按公司要求的程序程序执行，确保双方财务方面及相关物品的安全；

附表格：

1、联营供应商耗材治理

2、联营供应商沟通治理：

新联新供应商引进流程与规定

1、目的

加强公司采购部门的操作规范，确保各项工作正常、有序的进行

2、范围

本标准适用于新联超市有限公司

3、职责

采购部负责实施，财务科配合执行。

4、新供应商引进流程：

5、作业程序及治理规定：

1、采购员与供应进行谈判，附《营业执照》、《税务登记证》、《卫生许可证》、《商品报价单》和其它相关证件复印件，并约定下次会谈时刻；

2、采购员在3日内对供应商背景资料及商品价格等内容进行市调分析；

3、采购员确定引进，在3日内将市调《新供应商引进调查表》、《供应商登录表》交采购主管；

4、采购主管审核供应商资料，同意引进的由采购员与