10档案管理操作手册.docx
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10档案管理操作手册
档案管理操作手册
档案管理操作手册
一、档案管理平台综述
档案管理分为文书档案和工程档案。
操作路径为：
工作管理→档案管理→分类档案管理
→文书档案/工程档案
如右面图1所示。
双击打开进入档案管理平台界面，
如下面图2所示（以文书档案为例）
图1
图2
说明：
1.组织目录树：
显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；
2.案卷平台：
显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理；
3.卷内文件：
选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；
4.未归卷文件：
所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。
二、档案案卷管理
图3
如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：
图4
文书档案案卷管理平台字段说明：
编号
数据名称
来源说明
其他说明
1
档号
自动生成
组织号.年+流水（2位）
2
保管期限
选择录入
永久、长期、短期
3
密级
选择录入
绝密、机密、秘密、普通
4
件数
自动生成
本卷内文件总份数
5
页数
自动生成
本卷内文件总页数
6
案卷题名
手工录入
卷名
7
立卷单位
选择录入
8
存放位置
手工录入
实体档案存放地点
9
起始日期
自动生成
卷内文件最早成文日期
10
终止日期
自动生成
卷内文件最新成文日期
工程档案案卷管理平台字段说明：
编号
数据名称
来源说明
其他说明
1
档号
自动生成
项目编号.流水（2位）
2
工程项目
选择录入
该操作员拥有权限的项目
3
保管期限
选择录入
永久、长期、短期
4
密级
选择录入
绝密、机密、秘密、普通
5
件数
自动生成
本卷内文件总份数
6
页数
自动生成
本卷内文件总页数
7
案卷题名
手工录入
卷名
8
立卷单位
选择录入
9
存放位置
手工录入
实体档案存放地点
10
起始日期
自动生成
卷内文件最早成文日期
11
终止日期
自动生成
卷内文件最新成文日期
录入完毕后，点击“保存”即可。
注意：
在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换
文书档案案卷分类要求：
1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。
2.档号：
以公司总部为例，档号01.201001代表总部2010年永久卷；
档号01.201002代表总部2010年长期卷；
档号01.201003代表总部2010年短期卷；
档号01.201102代表总部2011年长期卷；
3.文书档案上线范围：
08年起至今所有文书档案。
工程档案案卷分类要求：
01基建文件卷；02监理资料卷；
03施工管理资料卷；04施工技术资料卷；
05施工测量记录卷；06施工物资资料卷；
07施工记录卷；08施工试验资料卷；
09过程验收资料卷；10竣工验收资料卷；
11竣工图卷；12声像资料卷；
13荣誉资料卷
各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。
三、档案文件管理平台
1.信息系统内已有文件，归入至档案管理平台
对于在信息系统其它模块中已经录入的信息文件，系统支持自动归档。
现以北京公司呼市海亮广场项目的合同信息业务作业举例：
将该项目的总包合同，自动归档到该项目档案中已经建好的施工管理资料卷内，如下面图5所示，在合同信息作业中查找到该项目的总包合同
图5
点击“事务处理”，选中“归档”，出现“文件归档选择”对话框，如下面图6所示：
图6
选好档案类型、档案目录和卷目录后，点击“归卷”，出现“案卷归档编辑窗口”，如下面图7所示：
图7
窗口上半部分是该卷的基本信息内容，下半部分是该卷内文件列表，此时系统已经自动将海亮广场总包合同的基本信息转到了档案平台内，形成一条单据信息，双击该单据，出现档案文件维护窗口，如下面图8所示：
图8
档案文件字段说明：
编号
数据名称
来源说明
其他说明
1
文件标题
手工录入/自动生成
2
保管期限
选择录入/自动生成
永久、长期、短期
3
文件编号
自动生成
规则：
项目编号.年+流水（3位）
4
档号
自动生成
所属卷的档号
5
材料属性
选择录入
原件、复印件
6
页数
手工录入
本文件页数
7
份数
手工录入
8
责任者
手工录入
9
顺序号
自动生成
卷内文件的顺序号，可修改
10
单据编号
自动生成
原业务单据编号
11
文件日期
手工录入
成文日期
12
项目
选择录入/自动生成
该操作员拥有权限的项目
13
存放地点
手工录入
14
竣工资料
选择录入
是、否
15
备注
手工录入
录入完毕后，点击保存。
对于没有建立案卷的工程档案目录，可将文件信息暂归入到该档案目录下的未归卷文件列表内。
方式为：
在上述图6“文件归档选择”对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文件”，即出现上述图8“档案文件维护平台”。
录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示
图9
备注说明：
所有从系统内各业务模块归至档案管理平台来的信息文件，都可通过双击“单据编号”字段，直接调用查看原始单据信息。
2.信息系统中没有原始文件，需在档案管理平台直接新增信息文件
图10
如上面图10所示，呼市海亮广场档案目录下，已经建立好两个案卷，同时有一份文件已归至该项目档案下，但暂未归卷。
新增文件至已有卷内
选中需要归入的案卷行数据，点击“修改”，出现案卷维护窗口，如下面图11所示：
图11
点击“新增”，出现文件维护窗口，如下面图12所示：
图12
录入完毕，点击保存即可，文件会存入本案卷内。
新增文件到档案目录下，暂不归卷
在上面图10所示中的文件操作平台中，点击“新增”，就会直接出现上面图12的文件维护窗口。
录入完毕，点击保存，文件就会存入本档案目录下，但暂不归入任何卷。
后期若需将档案内的未归卷文件进行归卷处理，可在档案管理平台的案卷平台中选中案卷行数据，再到文件操作平台中，选中文件行数据，然后点击“归卷”即可。
注意：
文件的保管期限一定要跟归入的案卷一致，否则不能将文件归卷。
四、档案文件的列表导入
档案管理平台可以针对某个案卷，将系统外部文件列表进行批量导入。
在档案管理平台的案卷管理平台中，选中某个案卷，点击“修改”，进入案卷维护窗口，如下面图13所示：
图13
点击“导入”，进入数据导入/导出维护窗口，如下面图14所示：
图14
文件路径：
选择需导入的文件列表EXCEL
工作表：
EXCEL中下面的对应表名
系统行范围：
导入进系统后的目标行范围，个数应与EXCEL一致
EXCEL行范围：
EXCEL表中的数据行范围，个数应与系统行范围一致
系统字段列名与EXCEL表对应单元格列名一一设置对应
参数全部设置完毕后，点击“导入”，成功后点击“确定”存入系统。
最后可逐个选择文件行数据，双击
进行实体文件的上传。
五、档案借阅管理
操作路径：
工作管理→表单自定义→业务
表单自定义列表→档案借阅登记
如右面图15所示。
双击打开进入档案借阅登记表，
如下面图16所示：
图15
图16
单据编号规则：
组织号+固定前缀“.”+年（4）+月
（2）+流水码
（2）。
录入完毕后，点击保存，并核准。
系统按年度在公司总部和区域公司分别形成档案借阅登记一览表。
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