工程档案管理制度.docx

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工程档案管理制度

工程档案管理制度

1.总则

1.1根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）等国家标准以及万达集团档案管理制度编写制定本办法。

1.2工程施工资料是指在项目建设过程中形成的应当归档保存的各种图纸、表格、文字、音像材料等技术文件的总称。

它是工程建设及竣工交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护的依据。

2、工程档案的整理

工程资料的归档范围参照《万达集团工程资料归档范围与保管期限表》执行。

2.1工程文件的分类及代号如下：

2.1.1前期文件（A）：

决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、开工文件。

2.1.2竣工文件（B）：

验收文件、交档文件、总结文件。

2.1.3监理文件（C）：

监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料、竣工验收资料（过程验收）。

如进度、质量、造价、合同管理等文件较少，可合并为监理工作记录。

2.1.4施工文件（D）：

施工管理、技术及验收资料（过程验收），施工测量记录，施工物资资料，施工记录，施工试验记录及检测报告，施工质量验收记录。

2.1.5竣工图（E）：

建筑、结构（钢结构）、外立面装修（幕墙）、给排水及采暖、建筑电气、智能化系统、通风与空调、室外给排水、室外供热供气供电及照明线路、室外道路、绿化景观、消防、节能环保等。

2.1.6成本文件（F）：

招标文件及附件、中标文件及附件、中标通知书；结算报告、结算审批文件、现场签证；与建设工程相关的总包、分包、施工、勘察、设计、监理、技术服务、委托、大件物料采购等双方或三方协议等。

2.2档号

2.2.1档号由项目代码、项目顺序号、分类号、案卷号构成，中间用“-”隔开。

2.2.2项目代码由集团统一发放。

2.2.3类别号填写工程资料类别代码。

2.2.4案卷号填写工程资料案卷顺序号。

××××—×—×××

案卷号

类别号

项目代码+项目顺序号

2.3组卷的原则及方法

2.3.1工程档案中前期文件、竣工文件以“件”为单位进行整理，监理文件、施工文件、竣工图以“卷”为单位进行整理，成本文件按照成本部业务分类进行组卷。

2.3.2一个建设项目由多个单项工程组成时，工程文件应按单项工程组卷。

2.3.3工程档案的案卷厚度一般小于40mm。

2.3.4案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2.3.5前期文件、竣工文件、竣工图的每份文件或图纸在右上角空白处加盖档号章，档号章内容为档号、序号。

档号章

档号

序号

2.3.6施工文件的整理步骤

2.3.6.1按单项工程划分：

商业、写字楼、酒店、公寓、住宅楼等独立发挥生产能力或效益的工程（建筑）。

2.3.6.2单项工程下按分部工程划分：

基础工程、主体结构工程、建筑屋面工程、建筑装饰装修工程、给排水与采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、电梯工程、室外及景观工程、幕墙工程、消防工程、节能环保工程等分部工程。

2.3.6.3每个分部工程下按照施工管理技术及验收资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录等分别组卷。

2.3.7室外工程应按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷。

2.3.8如一个建设项目共用施工组织设计、图纸会审记录、设计变更、产品质量证明文件时，可按建设项目组卷。

2.3.9各单项建筑地下室为相互连通的，地下室工程可单独组卷。

2.3.10竣工图可按设计单位提供的施工图专业序列组卷。

竣工图电子版按单项工程、专业刻制只读光盘保存。

2.3.11胶装成册的文件可不拆卷，视作一件保存。

2.4排列

2.4.1文字材料按事项、专业、时间顺序排列。

2.4.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

2.4.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

2.5编目

2.5.1页号的编写

2.5.1.1案卷内文件材料有图文的页面均应编写页号。

单面书写的文件材料，在其右下角编写。

双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写。

2.5.1.2不拆卷的成套文件，有原始页号的可不用重新编写。

如与其他文件材料组成一卷的，应排列在最后，看成一份文件填写卷内文件目录，并在备注中注明页数。

2.5.1.3竣工图应在图纸右下角或标题栏下编写页号。

2.5.1.4案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

2.5.1.5以“件”为单位整理的工程文件，按件编写页号；以“卷”为单位整理的工程文件，按卷编写页号。

2.5.1.6无特殊要求，页号一般编写在文件右下角空白处。

如文件右下角有内容，页号位置可适当左移。

2.5.1.7页号应采用耐久材料编写，如油墨号码机、碳素墨水、黑色签字笔等。

2.5.2案卷封面的编制

案卷封面应与文件材料一起装订，装入档案盒。

案卷封面应包含案卷题名、编制单位、技术负责人、起止日期、保管期限、档号等内容。

2.5.2.1案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

2.5.2.2编制单位应填写负责文件材料组卷的单位。

2.5.2.3技术负责人应填写项目技术总工程师的姓名。

2.5.2.4起止日期应填写案卷内第一件与最后一件文件材料的形成日期。

日期填写8位阿拉伯数字，中间用“-”隔开，例如20110613-20130630。

2.5.2.5保管期限应根据要求填写永久或长期。

2.5.3案卷目录的编制

案卷目录由序号、档号、编制单位、案卷题名、起止日期、总页数、备注组成，并按照案卷号顺序排列的目录。

2.5.3.1序号应填写案卷排列顺序号。

2.5.3.3编制单位应填写负责文件材料组卷的单位。

2.5.3.4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

2.5.3.5起止日期应填写案卷内第一件与最后一件文件材料的形成日期。

日期填写8位阿拉伯数字，中间用“-”隔开，例如20110613-20130630。

2.5.3.6总页数应填写案卷内全部文件总页数。

2.5.3.7备注应填写其他需要说明的信息。

2.5.4卷内文件目录

卷内文件目录简称卷内目录，由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注组成。

2.5.4.1序号应填写卷内文件排列顺序号。

2.5.4.2文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。

2.5.4.3责任者应填写文件材料的形成单位或主要负责者。

2.5.4.4文件题名应填写文件材料的全称、标题名。

如标题不能准确描述或定义该文件的，应根据文件内容等信息自行拟定，外加〔〕。

2.5.4.5日期应填写文件材料的形成日期。

2.5.4.6页号应填写文件材料起始页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号。

2.5.4.7备注应填写原件、复印件、原件存放位置等其他需要说明的信息。

2.5.5备考表

卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后。

备考表应包含案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.5.5.1立卷人应由立卷责任者签名。

2.5.5.2立卷日期应填写完成立卷的日期。

2.5.5.3检查人应由案卷质量审核者签名。

2.5.5.4检查日期应填写案卷质量审核的时间。

2.6装订

2.6.1案卷可采用装订与不装订两种方式。

文字材料必须装订，图纸不装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

2.6.2前期文件、竣工文件按“件”装订。

页数较少的文件采用左上角胶粘的方法；页数较多的文件采用“三孔一线”的方法。

2.6.3监理文件、施工文件、成本文件采用“三孔一线”的方法按“卷”装订。

2.6.4装订时剔除金属物，左侧下侧对齐。

2.6.5“三孔一线”的装订要求。

2.6.5.1选择优质、结实的棉线。

2.6.5.2装订线位置与左侧文件边缘距离为15-25mm。

2.6.5.3装订孔不宜过大，避免对档案造成不必要的破坏。

2.6.5.4上下装订孔之间距离为160mm。

2.7装具与案卷脊背

2.7.1工程档案的装具推荐使用城建档案盒，也可使用220克以上的无酸纸档案盒。

光盘档案应使用国家档案局监制的《光盘档案盒》。

禁止使用塑料档案盒、牛皮纸档案盒。

2.7.2卷盒外表面规格为：

310mm×220mm。

2.7.3卷盒脊背厚度可根据需要设定，厚度一般不大于40mm。

2.7.4案卷脊背的编制

案卷脊背由全宗号、档案类别、项目名称、案卷题名、编制单位、保管期限、档号组成。

2.7.4.1全宗号由股份公司档案室统一编制、填写或下发。

2.7.4.2档案类别应根据股份公司档案分类方案填写工程档案所属类别，一般为“基本建设档案”。

2.7.4.3项目名称应填写集团正式对外发布的万达广场名称或项目的名称，不应填写工程报建时的名称。

3、管理与职责

3.1、施工单位应加强对资料管理工作的领导，建立健全岗位责任制，并配备至少一名专职资料管理人员，负责资料的收集、整理、立卷、归档工作。

对于实行总承包的项目，总包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部资料，分包应各自负责对分包项目的资料进行收集、整理。

3.2、资料应随工程进展及时整理，应按专业系统归类，认真填写，做到字迹清楚、项目齐全、记录准确、真实，且无未了事项，所需表格一律按相关规定所指定的表格。

3.3、资料应真实地反映工程实际情况，保证完整、准确，必须由各级负责人进行审核，该加盖公章的应加盖公章。

3.4、建设单位与施工单位在签订合同时，应对资料的编制责任和移交期限做出明确规定。

3.5、施工单位应将资料管理纳入单位的奖罚制度，对由于管理失控造成涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的行为造成资料不符合要求的，应按有关规定予以处罚，情节严重构成犯罪的，将依法追究刑事责任。

3.6、监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理单位应按有关规范、标准、规定对施工资料进行验收，并督促施工单位做好资料管理工作。

3.7、建设单位设置资料管理人员，按相关规定负责资料的收集、整理、立卷、归档，并配合监理单位定期（或不定期）对施工单位资料管理工作进行核查。

3.8、资料管理人员的职责

1）、资料管理人员应熟悉资料管理工作方法和工作程序，以利于资料的收集、整理、立卷、归档。

2）、资料管理人员应具有高度的责任心，认真负责地做好资料管理工作。

3）、资料管理人员应不断学习，将资料管理计算机化管理系统。

3.9、资料的检查：

各单位平时做好资料管理工作，每月由建设单位、监理单位相关人员协同施工单位对资料管理工作进行检查，对于资料管理不合格的，限期整改完善，对于连续两次检查不合格的，将对其相应的资料管理人员及单位负责人予以处罚。

4工程档案的移交

4.1工程竣工验收前，施工单位应按竣工档案编制要求提交完整的竣工档案一套，并由监理单位负责组织有关单位协同施工单位对竣工档案质量进行审核，对不符合要求的，限期修改、补充、直至重做。

4.2、竣工后总包单位需向建设单位移交四套（根据项目实际情况确定）竣工档案，其中必须有一套原件（除移交当地城建档案馆外），竣工图除四套蓝图外，还需要提交两套电子图（加盖图章后的扫描件），竣工档案移交时应按规定办理相关移交手续。

4.3、全部竣工档案应在竣工验收后按合同约定（或当地城建档案主管部门有关规定）移交当地城建档案主管部门和建设单位（在取得竣工备案证后一周内，总包单位必须按要求将竣工资料移交建设单位，建设单位取得竣工备案证后一个月内，按要求整理移交股份公司档案室）。