行政人事管理制度.docx
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行政人事管理制度
励栋公司管理制度汇编
————行政人事
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执行日期:
备注：
（可能存在有格式不完全统一的地方，等评审后再做统一调整，尽请谅解！
）
总则
第一章办公室管理制度
第二章文件档案管理制度
第三章保密制度
第四章印章使用管理制度
第五章证照管理制度
第六章证明函管理制度
第七章会议、培训管理制度
第八章培训管理制度
第九章办公用品管理制度
第十章公司车辆管制度
第十一章考勤管理制度
第十二章员工招聘、调动、离职等制度
第十三章合同管理制度
总则
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规，接合公司实际，制订公司管理制度大纲。
一、公司管理制度大纲
（一）公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
（二）公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
（三）公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
（四）公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
（五）公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
（六）公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
（七）员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
二、员工守则
（一）遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
（二）维护公司声誉，保护公司利益。
（三）服从领导，关心下属，团结互助。
（四）爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
（五）不断学习，提高水平，精通业务。
（六）积极进取，勇于开拓，求实创新。
第一章办公室管理制度
办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。
一、职业道德
忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。
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二、形象规范
（一）着装、举止
1.着装：
整洁、大方、得体
（1）员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。
（2）女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。
（3）鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。
2.举止：
文雅、礼貌、精神
（1）遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。
病假、事假需及时申请或通知本部门负责人，填报请假单。
（2）上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。
（3）对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。
（4）开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。
（5）热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。
（6）保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。
（7）出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。
三、语言规范
1.会话：
亲切、诚恳、谦虚
（1）语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。
（2）与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。
（3）严禁说脏话、忌语，使用文明用语。
（4）同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。
（5）见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确。
四、日常行为规范
（一）办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。
（二）工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。
（三）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。
（四）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。
（五）室内文件摆放有序，外观整洁。
（六）办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。
（七）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。
（八）保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。
（九）要节约用电，下班后及时关闭计算机；离开办公场所超过30分钟以上，关闭电脑及其他电器。
（十）会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。
（十一）未经行政人事部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。
（十二）工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。
（十三）公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。
五、.g1^"AJJPe0办公现场管理规范
（一）工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在公司逗留。
中国物业管理信息网,`）XcNR%c%~
（二）公共卫生由专职人员（值班人员）打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。
（三）员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。
（四）在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。
传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。
六、爱护财产
（一）每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。
公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。
（二）复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由行政人事部负责。
（三）电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，及时向行政人事部门反映，以便及时维修，保证电脑的正常使用。
（四）公司所购的书籍资料等，由行政人事部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。
若要借阅须事先在行政人事部办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。
（五）发现设备、设施有问题时，及时通知行政人事部，由行政人事部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。
（六）为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政人事部报告的责任。
第二章文件档案管理制度
一、严格执行保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
二、各项目部应在每季度底向公司办公室移交上季度文书档案并履行清交手续。
三、各项目部明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政人员负责归档。
五、各工程项目预算，设计，监理，质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由本部门负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件及复印件均由行政人员归档并输入电脑，实行电脑化管理。
七、归档资料必须符合下列要求：
（一）文件材料齐全完整；
（二）根据档案内容合并整理、立卷；
（三）根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
八、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示领导。
九、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
十、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
第三章保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
（一）公司经营发展决策中的秘密事项；
（二）人事决策中的秘密事项；
（三）专有技术；
（四）投标项目的标底、合作条件、贸易条件；
（五）重要的合同、客户和合作渠道；
（六）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；
（七）总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。
如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。
七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。
八、行政人事部应定期检查各部门的保密情况。
第四章印章使用管理制度
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例：
一、印章的刻制
刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经理指定专人统一办理。
印章刻好后由总经理指定专人办理印章登记手续，备案并留好印章样图。
（一）新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政人事部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。
（二）因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章刻制申请书，经总经理核准后送交行政人事部刻制。
二、印章的保管和使用
（一）印章的保管
通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。
由被授权人在总经理签字领取印章，指定专人保管。
（二）印章的使用
1.任何部门在启用印章前，均需与公司（行政人事部）办理用章申请手续，接受相应的责权告知。
2.印章由相应部门保管。
合同章、法人私章、财务章由财务部保管。
公章由行政人事部保管。
3.盖章前须先填写《印章使用登记表》，经由公司总经理审批，印章保管人员在核对申请与资料相符无误后负责盖章。
如需特殊情况需外带公章必须在用章事由中备注经总经理批准后方可带出。
（三）印章保管人的责权范畴：
对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。
行政人事部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：
1.公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司经理）签批的公章使用，经手人负主要责任，保管人负部分责任。
2.原则上禁止公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。
如遇要办理工商等年检事务，需将表格带回公司盖章。
3.公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司总经理审批并及时归还。
4.所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。
公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。
5.印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。
给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。
附件4-1
印章使用登记表
序号
用章事由
用章类型
申请人
批准人
日期
日期
备注：
公章如需外带，请在用章事由中注明。
第五章证照管理制度
一、公司证照由总经理指定专人统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
如：
营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照使用必须填写《证照使用申请表》。
五、证照借用程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。
六、证照复印程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）。
七、如需使用原件，则须总经理核准。
八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》
附件5-1
证照使用登记表
序号
用证照事由
证照类型
申请人
批准人
日期
日期
备注：
证照如需外带，请在用章事由中注明。
第六章证明函管理制度
一、证明函的范围包括：
介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。
二、公司证明函由总经理指定专人统一管理。
三、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》，经部门经理核准后方可。
四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。
五、使用证明函必须做好登记，做好使用登记。
六、严禁开出空白证明函或外借证明函。
七、证明函开出后，使用人应妥善保管。
如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还行政人事部。
行政人事部应妥善保管证明函存根。
附件6-1
证明函使用申请单
申请人
日期
证明名称
用途
审批
第七章会议管理制度
一、总经理办公会议制度
（一）参加人员：
公司领导、或总经理指定相关部门负责人参加，填写《会议签到表》（附件7-1），行政人员或指定人员做好会议记录。
（二）开会时间：
原则上每周（每月）召开一次，或根据具体情况由总经理安排时间，参会人员必须按时到场。
（三）会议要求：
1.各部门、各参会人员需提前准备好需在会议上汇报的工作情况及需要研究解决的问题和事项。
2.会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。
（四）会议主要内容：
会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。
（五）会后工作：
1.行政人事部公室应根据办公会议形成的决定，做好“总经理办公会议纪要”根据会议内容做传阅、下达任务、存档等后续工作。
2.总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。
如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。
3.无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。
4.总经理办公会议下达的决定内容由行政负责解释。
5.有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈。
行政应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。
二、部门会议参照总经理办公会议制度，填写《会议签到表》（附件7-1）由专人做好会议纪要并存档。
附件7-1
会议签到表
会议时间：
2013.5.28会议地点：
重庆世纪金源大饭店
主要议题：
2013工作目标大会
序号
部门
姓名
签到时间
签退时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
如为客户或供应商相关会议还需在签到记录中增加客户或供应商的联系电话。
第八章培训管理制度
员工培训分入职培训、岗前培训、在职培训及外派培训四种。
（一）入职培训——凡进入公司工作的员工都必须接受行政人事部组织的入职培训。
入职培训的主要内容包括：
公司相关制度、公司的组织架构、企业文化、公司概况等基本情况。
（二）岗前培训。
员工在正式上岗之前须进行一至二天的岗前培训。
岗前培训由各部门负责人安排进行。
岗前培训的主要内容包括：
部门相关制度规定、岗位职责、工作程序介绍、专业知识介绍等。
（三）在职培训。
部门负责人根据员工及工作需求安排相应的培训。
（四）外出培训。
外出培训包括专业培训、外出学习考察等形式，公司根据公司经营发展情况安排。
（五）各种集体培训都需填写《培训签到记录表》，组织人做好跟踪、总结，需要外聘讲师或产生其他费用的培训必须写《培训申请表》（附件7-1）经总经理审批后方可组织实施。
附件8-1
培训申请表
申请部门
申请人
课程名称
培训地点
培训性质
□内培□外培
培训日期
月日至月日，共计天时。
申请原因
预定参加者
经费预算
申请部门经理
意见
签字/日期:
行政人事部
意见
签字/日期:
总经理批准
签字/日期:
备注：
1、涉及培训经费的培训申请，须提报总经理批准后方可执行培训。
2、批准后的申请表交人力资源部存档。
附件8-2
培训签到记录表
培训主题
组织部门
培训性质
□公司级□部门级
培训对象
培训老师
培训时间
培训地点
考核方式
□不考核□考核（□现场提问□笔试□实际操作□其他）
培训目的及内容介绍：
序号
部门
姓名
序号
部门
姓名
1
21
2
22
3
23
4
24
5
25
6
26
7
27
8
28
9
29
10
30
11
31
12
32
13
33
14
34
15
35
16
36
培训情况简述：
□现场抽问：
抽问人，合格人，合格率％;
□笔试考核：
参考人，合格人，合格率％;
记录人/日期：
第九章办公用品管理制度
为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。
现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：
一、采购、印刷品印制：
1、公司日常所用办公用品，应由行政负责统一采购，经批准购买专属办公用品或工具应由行政派员陪同。
2、各部门所需办公用品，应按“采购申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送行政待办。
3、行政应将“采购申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。
除急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。
4、行政采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。
5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。
6、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由行政统一印制。
二、领用：
1、各部门领用办公用品必须填写“领用表”，做好登记。
2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时，一律交旧换新。
三、保管：
1、办公用品应由行政进行登记造册，分类放置统一保管。
2、保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。
3、保管员应在每季度末向经理汇报物品消耗情况和台帐记录。
附件9-1
采购申请单
申请人：
申请部门：
申请时间：
申请理由：
序号
物品名称
规格
单位
数量
1
2
3
4
5
6
7
8
9
申请部门经理审核/日期
行政经理审核/日期
分管副总或总经理批准/日期
附件9-2
办公用品领用表
编号
物品名称
单位
数量
领用人
领取日期
库存
备注
第十章公司车辆管理制度
为了统一管理公司的所有车辆，有效使用专车、公务用车等各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制订本制度。
一、车辆管理包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理，投保、续保与出险索赔等事宜的管理。
二、车辆行驶证，属专车的日常由专车使用人负责保管，如专车使用人出差或休假，需将专车车辆行驶证及车辆钥匙交由行政人事部保管；保险单由行政人事部统一保管，按车建立资料、费用档案。
三、车辆驾驶人员必须持有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。
四、车辆使用实行派车制度。
（一）总公司：
使用人向行政人事部提出申请并填写《车辆使用申请单》（附件10-1），说明用车事由、地点、时间等，部门经理签字后交行政人事部负责人审批调派。
行政人事部负责人依重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机联系，不按规定办理申请者，不得派车。
车辆使用申请尽量提前申请，以便统一安排。
（二）项目部：
项目部办事人员如在綦江范围内用车，可不填写《车辆使用申请单》但是驾驶员必须做好行车记
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