正确把握规律掌握科学方法努力提高机关文字工作水平.docx
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正确把握规律掌握科学方法努力提高机关文字工作水平
正确把握规律,,,,掌握科学方法努力提高机关文字工作水平
正确把握规律掌握科学方法努力提高机关文字工作水平
南北朝时期有一位著名的文学理论家刘勰在《文心雕龙?
总术》篇中说：
“文场笔苑有术有门”他认为文章写作是有技巧、有门路的。
其实任何一项工作都有自身的规律,掌握事物的客观规律和科学的工作方法对进一步提高工作的科学化水平非常重要机关文字工作同样也不例外。
我们只要掌握了文章写作的技巧特别是机关公文写作的规律和方法就如同找到了开启写作大门的金钥匙。
下面我结合自己多年来从事文字工作的经验和体会按照起草机关公文的顺序从文章的立意构思、收集素材、谋篇布局、修改润色以及教育培训等几个环节谈谈机关公文写作中需要注意把握的一些问题。
一、正确领会和体现领导意图这是做好机关文字工作的重要前提写文章第一道工序就是要领会领导的意图因为机关文章多为“命题作文”多是奉命之作必须要体现领导意图这一点不同于文学创作文学创新是体现作者的意图。
可以说领会领导意图是写好机关文稿的重要前提也是我们接到机关起草文稿的任务后必须着手进行的第一道工序。
通俗地说就是要弄明白两个问题：
我们为什么要写？
写什么?
一要争取领导的耳提面命。
接到任务之后要争取和领导进行沟通。
在沟通的过程中要采用录音加记录的方法做好现场记录工作。
同时要争取现场互动对领导提出的思路不明之处要当场提出当场解决。
二要把握领导的思路了解领导的关注点体现领导的思维习惯。
每个领导都有自己的思维习惯写作意图要体现领导的风格要和领导的思维方法、讲话习惯相吻合。
同时要了解领导的关注点把握领导的思想动态。
要注重收集领导平日的只言片语比如下乡调研的讲话开会时的插话、即兴发言等融入到文章里面去进行充实、完善和提升。
三要提升悟性善于听出领导的弦外之音。
领导在下达写作任务时他不一定会讲的非常全面在有限的时间里他可能对这个问题没有进行深入思考有些问题比较敏感涉及到一些隐情他不便直接了当地说出来。
在此情况下我们就要强化悟性提升理解力善于听出领导的弦外之音。
如果领导没空不提思路怎么办？
若出现这种情形我们不妨可以从以下三个方面来解决这个问题：
一是了解上级最近的关注点在哪里？
比如十八届三中全会召开之后从党中央到地方各级都在关注改革改革就是当前和今后一个时期的主题。
二是当前我们工作中的难点是什么重点在哪里我们的工作开展的怎么样取得了哪些成效还存在哪些不足？
三是下阶段工作的着力点在哪里？
你从这三个方面来考虑即使领导不提思路只要明确文章的主题这个问题还是比较容易解决的。
二、科学合理地确定文章的主题这是做好机关文字工作的基本要求领会了领导的意图之后进入文稿起草的第二道工序即确定文章的主题。
从某种意义来说文章的主题就是文章的灵魂也是文章所要表达、传递的中心思想。
确定文章的主题要视情而定重点从以下六个方面来考虑：
一是依领导意图而定。
领导关注的是什么问题需要解决什么问题发表这篇文章需要阐述什么观点需要达到一个什么样的目的效果务必先弄清楚领导的这些意图后方可确定文章的主题。
二是依上级的工作部署和形势发展需要而定。
比如传达贯彻上级会议精神部署当前和今后一段时间的工作就要按照会议的精神以及形势发展的需要来确定文章的主题。
三是依现实工作需要而定。
如各级各部门经常召开的经济形势分析会、工作座谈会、各种阶段性的工作会议都属于这种情形。
即着眼于现实工作中必须解决的一些问题来设计和确定文章主题。
四是依会议活动的议题和要求来定。
领导参加各种会议、活动通常情况下要发言讲话。
如何讲、讲什么？
必须要按照会议议题和活动的要求来定选准角度结合部门的工作实际来确定发言的主题。
五是依不同的受众而定。
俗话说到什么山唱什么歌。
文章要因人而异根据不同听众或读者来设计适当的主题。
比如参会的对象是普通的老百姓讲话的主题就要围绕群众的需求回应群众的关切帮助解决面临的问题。
六是依领导的身份、职责分工而定。
比如领导发言稿、署名文章主题的设计就必须符合领导的身份和职责。
这里面要注意三个问题：
1、不能缺位按照你的职责分工你必须这样说但是你没这样说这就是缺位。
2、不能越位超越自己的职权范围说了不该说的话这就是越位。
3、不能错位说了与自己身份、职责不符的话荒了自己的责任田耕了别人的自留地。
总之主题一定要与作者身份和职责相匹配做到站位准确。
三、全面客观地收集写作素材这是做好机关文字工作的重要基础 领会了领导意图明确了文章的主题之后就要进入文稿起草的第三道工序即收集与文章主题关联的各种素材、资料等。
收集材料可以从这四个方面着手：
一是眼睛要朝上。
看看上级是否召开了与你的主题相关的会议有没有出台一些跟你这项工作有关联的新政策对这项工作有没有提出新的要求有没有采取新的举措这个必须要搞清楚。
二是眼睛要朝下。
要深入基层调研吃透下情了解辖区内的下属单位和群众对这项工作有何意见要求。
三是眼睛要向内。
要了解本单位、本系统内对这项工作开展的情况采取了什么措施取得什么成效有什么经验和教训值得总结还存在什么突出问题下一步还要采取什么措施。
四是眼睛要向外。
他山之百可以攻玉。
要经常了解一些外地的、值得我们借鉴的经验与做法对这项工作别人是怎么做的有什么好的办法好的经验值得我们借鉴。
收集到的材料务必要体现以下几个特性：
一是针对性。
收集到的材料是来自于工作实践总结反映事物的客观规律具有很强的针对性而不是放之四海而皆准泛泛而谈的一些大道理。
二是指导性。
材料提出的措施、做法和经验是可学可鉴具有普遍的指导意义。
三是创新性。
能够站在时代前列和实践前沿把握时代特征解放思想、开拓进取、勇于创新做到思路新、做法新、成效新。
四是真实性。
通过鉴别和筛选去伪存真去粗取精全面准确地反映现实中存在的问题。
四、制定一份详略得当的写作提纲这是做好机关文字工作的关键步骤有了素材之后紧接着就要着手制定文章的提纲和框架结构。
要制定一份严谨完整、层次清楚、前后连贯、逻辑合理的框架结构必须把握以下几个关键问题：
一要合理确定文章的总体结构。
要围绕文章的主题对材料进行合理的安排布局先说什么、后说什么、如何说得有层次、有次序都要合乎逻辑符合人们认知的习惯、顺序和规律。
通常来说人们是按照
“发现问题、分析问题、解决问题”的次序来进行逻辑思维。
机关文稿经常遵循“是什么、为什么、做什么、如何做、谁来做、做的怎么样、如何做好”这样的一个规则进行结构布局。
二要确定好文章的主要观点与小标题。
文章的大题目、标题和每个段落段首的段旨语都是文章观点。
文章的标题通常由一级、二级、三级等若干个小标题组成正确适当地使用小标题可以增强文章的层次感和条理性便于受众领会和掌握文章的主题与主要内容。
当然个别情况下也可不用标题而是在文章的每个段落的前面以撮要句、段首语、段旨句来表达文章的观点。
在一些开幕式、闭幕式上的致辞在涉外的国际性研讨会、活动上的发言多采用这种形式。
制作文章的标题要坚持以下几个原则：
1、标题要始终围绕文章的主题不得游离于主题之外。
要实行下管一级即下级标题要对上级标题负责不能另起炉灶。
2、要合乎逻辑。
标题之间应当是一种呼应、兼容、从属、注解、归纳的关系这种关系反映出标题之间的内在逻辑关系也是认知规律在标题上的外在体现。
3、要注意观点与素材的统一。
材料要支撑观点观点要统领素材。
观点虽然源自材料但是有别于材料它不是材料的一种简单的重复与罗列。
要对材料进行必要的加工取舍、提炼升华。
要透过现象看到本质找出隐藏在素材中体现其特色和亮点的观点在起草工作总结和典型经验材料的时候尤须注意。
4、标题要有新意注重工整做到长短协调、句式统一。
文章的标题就是“文眼”一篇文章能否给人留下深刻印象标题是其中一个决定性因素。
要讲究创新不能千文一面、陈词滥调。
三要合理安排、统筹兼顾。
文章的每个层次、段落用多少素材要统筹兼顾、合理分配、详略得当不能搞平均主义要有所侧重。
举个简单例子有些领导即兴讲话时喜欢采用三段式的结构。
第一部分讲统一思想、提高认识切实增强对工作的责任感、紧迫感。
第二部分讲明确任务、突出重点扎实推进工作开展。
第三部分讲加强领导、狠抓落实确保取得预期成效。
按照这样的结构一三部分的篇幅就不能太长而第二部分则是文章的重点在谋篇布局上要花更多的笔墨。
五、对文章进行精心润色修改这是做好机关文字工作的有效方法文章不厌百回改好文章是改出来的。
我个人认为修改文章不妨采取
“四审四改法”。
首先先从以下四个方面进行审核：
一审立意关。
主要看看文章的主题是否跟作者的身份和职责相匹配是否符合作者的意图站位和角度是否准确恰当是否有新意。
二审逻辑关。
看看文章的框架结构、观点思想、语言表达是否违反形式逻辑的相关规定。
三审政策关。
看看文章引用和制定的相关政策是否过时陈旧采取措施与办法是否符合党和国家的政策规定。
四审观点关。
看看文章提出的观点是否切合实际、科学可行提出的对策有没有现实的指导意义。
其次采取以下四种方法进行修改：
一是朗读查找法。
反复诵读几遍看看语感是否通畅语句是否通顺。
二是集体会诊法。
邀请同行对文章进行现场把脉会诊鼓励大家发表各自的看法这对于完善文章的思路颇有益处。
三是冷却处理法。
文章写完后先不急着修改暂时搁置一下。
随着时间的推移我们对一些事情的认识可能将更加全面系统深刻过一段时间重新审视旧作住往有更多的感触与体会此时再作修改即可使文章臻于完美。
四是征求意见法。
对事关全局性战略性的重要文稿可通过召开征求意见座谈会等形式在一定范围内征求相关部门与相关人士的意见并根据征求收集到的意见进行修改完善。
六、加强教育培训这是做好机关文字工作的有效途径加强文字工作者教育培训是增强机关文字工作者写作能力的有效途经。
一要积极进行思维训练掌握科学的思维方法。
古希腊有个经典的谚语：
“给你一只猎物不如给你一把猎枪。
”科学的思维方法就是猎枪。
大家在平时工作中要注重掌握和养成以下几种思维方式：
一是辩证思维。
就是要客观地而不是主观地、全面地而不是片面地、发展地而不是静止地、普遍联系地而不是孤立地观察事物、分析问题、解决问题。
二是战略思维。
就是善于从全局角度、以长远眼光看问题从整体上把握事物发展趋势和方向。
三是创新思维。
就是敢于破除陈规陋习、与时俱进、开拓创新。
四是系统思维。
对事情要作全面思考不要就事论事要善于运用系统论的方法来设计工作的对策。
二要以干促学尽快掌握公文写作技巧。
要在尽快的时间内进入文字工作角色务必要把握工作规律讲究工作方法。
要通过多读多看来掌握技巧。
“熟读唐诗三百首不会作诗也会吟。
”多读和多看是掌握写作技巧不可或缺的途径。
要通过多写多练来掌握技巧。
“事非经过不知难”。
只有通过不断地写反复锤炼及时总结经验教训才能掌握文字工作的技巧、方法与规律。
要通过模仿比较来掌握技巧。
俗话说天下文章一大抄就看你会不会。
从某种意义上说模仿是一条捷径。
通过模仿他人的思路学习他人如何立意、谋篇布局、组织材料等等然后“照葫芦画瓢”久而久之日积月累就可以深谙机关公文写作之道。
三要做好传帮带强化后备力量培养。
从事机关文字工作的老同志要甘为人梯发挥传帮带的作用加强文字后备力量的培养。
通过建立跟班学习、重大文稿会商、文稿点评等相关制度采取压担子、下任务、勤指导等措施让新手尽快提高文字工作的水平。
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