佛山市禅城区中小学档案分类编号办法.docx
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佛山市禅城区中小学档案分类编号办法
佛山市禅城区中小学档案分类编号方法
为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和标准化，促进学校档案业务管理程度的进步，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作效劳，根据国家档案局印发的?
机关档案工作业务建立标准?
和广东省档案局、省教育厅印发的?
广东省中小学校档案管理工作标准?
〔粤档发〔2003〕29号文〕的要求，结合学校的实际情况，特制定本方法。
一、主体内容和适用范围
本分类方法规定了学校档案分类的根据、原那么、分类方法及类目设置、编号方法。
适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。
二、引用方法
本分类方法是根据广东省档案局?
关于印发〈广东省机关档案分类方法〉的通知?
〔粤档发[1992]22号〕和?
佛山市禅城区学校档案分类方法?
的标准要求，结合学校的实际情况而制订。
三、分类原那么
〔一〕学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，根据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原那么。
〔二〕分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
〔三〕本方法适用于学校档案进展实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。
四、类别设置
学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，详细为：
〔一〕党政工团档案代字A
〔二〕基建档案代字B
〔三〕设备、仪器档案代字C
〔四〕会计档案代字D
〔五〕已故人员档案代字E
〔六〕特殊载体档案代字F
〔七〕教育、教学档案代字G
〔八〕科研档案代字H
五、分类方法
A、党政工团档案，按年度—保管期限—问题—时间按“件〞排列，前后保持一致，不可任意改动。
B、基建档案，不设一级属类，按建筑工程工程给予工程代号，然后在每一工程代号下排列案卷。
C、设备、仪器档案，按设备、仪器的种类给予种类代号，然后在每一种类下排列案卷。
D、会计档案，根据其不同类型设置4个一级属类，D1为财务报告、D2为账薄、D3为凭证、D4为其他。
E、已故人员档案，不设一级属类，按已故时间先后顺序排列案卷。
F、特殊载体档案的一级属类，按照片〔代号F1〕、底片〔代号F2〕、录音带〔代号F3〕、录像带〔代号F4〕、幻灯片〔代号F5〕、光盘（代号F6）、实物档案（代号F7）设置。
照片档案根据学校的实际情况，按年度排列。
实物档案，按奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品形成时间先后排列案卷。
G、教育、教学档案，按学年度——问题设置一级属类，一级属类下按保管期限——问题——时间按“件〞排列。
G1为教育档案、G2为教学档案、G3为教师业务档案、G4为学生档案。
H、科研档案，按年度——科研工程立项排列案卷。
六、编号方法
1、党政工团档案的编号，其编号构造形式由“大类代字＋年度+保管期限代号＋件号〞组成。
其中保管期限代号：
永久〔代号为“1〞〕，长期〔代号为“2〞〕，短期〔代号为“3〞〕。
例：
A—2004—1—1
件号
保管期限代号
年度
大类代字
2、基建档案的编号，其构造形式由“大类代字＋工程代号＋案卷顺序号〞组成。
例：
B1-1
案卷顺序号
工程代号
大类代字
3、设备、仪器档案的编号，其构造形式由“大类代字＋种类代号＋案卷顺序号〞。
例：
C1－1
案卷顺序号
种类代号
大类代字
4、会计档案的编号，其构造形式由“大类代字＋属类代号＋目录号＋案卷顺序号。
例：
D1·1·1-1
案卷顺序号
目录号
二级属类代号
一级属类代号
大类代字
5、已故人员档案的编号，其构造形式由“大类代字＋案卷顺序号〞组成。
例：
E-1
案卷顺序号
大类代字
6、〔1〕照片档案的编号，其构造形式由“大类代字＋一级属类代号＋册号＋张号〞组成。
例：
F1-1·1
张号
册号
一级属类代号
大类代字
〔2〕荣誉实物档案的编号，其构造形式由“大类代字＋一级属类代号＋年度＋件号〞组成。
F7-2004-1
件号
年度
一级属类代号
大类代字
7、教育、教学档案的编号，其构造形式由“大类代字+一级属类代号＋学年＋保管期限代号＋件号〞组成。
例：
G1—2004—1—1
件号
保管期限代号
学年
一级属类代号
大类代字
8、科研档案的编号，其构造形式由“大类代字＋工程号＋案卷顺序号〞组成。
例：
H1-1
案卷顺序号
工程号
大类代字
七、本分类方法由区教育局办公室负责解释。
八、本方法自印发之日起试行。
佛山市禅城区中小学档案分类表
A党政工团
党务工作
上级党委来文和会议文件
本校党总支的工作方案、总结及指示、决定等文件
总支大会纪录、指导同志重要讲话等
党员名册、统计报表、组织关系材料、党费、党员奖惩等有关材料
组织建立、宣传教育、纪检监察等有关材料
校务工作
上级政府、教育机关来文和会议文件
校务工作会议记录及指导重要讲话、学校各类申请、报告、学校工作方案、规划、总结、规章制度、校长任期目的、述职报告、各项重大改革等。
学校行事历、校史材料、校庆材料、学校出版的刊物及各报刊发表的有关学校的材料等
学校编制、机构设置、教职工名册、干部任免、工资、职称、教职工奖惩、离退休等文件材料
学校学年度自评材料、督导、评估有关材料
社会调查材料
教师政治业务学习材料
普九、普高等各类数据统计、校产统计
工会工作
上级工会的来文
工会工作方案、报告、决定、重要通知、总结，表彰工会先进团队a、个人材料及名单，工会委员、工会会员名册、登记表、会议记录、经费等材料
教代会通知、代表名单、报告、方案、总结、活动记录等
校务公开规章制度、组织机构、考核总结、开展情况记录等
团队、学生会工作
教师团支部、团委、少先队、学生会、青年党校的机构、工作方案、总结、会议记录、大型活动的方案等
B基建档案
B1
B2
B3
C设备、仪器档案
C1
C2
D会计档案
D1财务报告
D1.1年报表
D1.2月、季报表
D2账薄
D2.1现金账及银行存款账
D2.2总账、明细分类账
D3凭证
D4其他〔会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册〕
E已故人员档案〔按已故时间先后顺序排列〕
F特殊载体档案
F1照片〔按照片组时间先后顺序排列〕
F2底片
F3录音带
F4录像带
F5幻灯片
F6计算机光盘
F7实物
奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品
G教育教学档案
G1教育档案
学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等组织的机构、方案、总结、记录、国旗下讲话等材料
学生心理安康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加劳动教育和社会理论等的材料〔含学校的方案、措施、总结〕
级组长、班主任工作等材料〔含方案、总结〕
G2教学档案
学校、各科组工作材料〔含方案、总结〕
历年各学科期末试题
各次测试试卷分析、各科成绩统计表
教职工分工表、课程表、教学方案表、时间表
毕业生中考上线、录取情况和高考上线、录取情况，中考、高考模拟考、毕业考、会考成绩统计等教学质量评测
上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的重要文件，校长兼〔听〕课、活动课程落实、教学常规管理、学生减负、体卫等工作的安排、记录、总结、分析、制度、措施
G3教师业务档案
课题研究施行方案、课堂教学典型教案、公开课评价记录及教研活动、教学经历、教师个人〔含方案、总结〕、教育教学研究论文等有关材料
教师业务进修、培训和业务考试成绩。
教师教学根本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、评教情况登记
教师先进事迹、经历材料、报刊有关教师个人的报道
G4学生档案
学生名册、学生学籍册
学生成绩册
转学、休学、肄学材料、历届学生毕业验证呈报表、三好学生、优秀干部名单、市级以上审批表、学生先进事迹材料、处分材料
学生保健及体检情况
H科研档案〔按工程及时间的先后排列大流水号〕
科研课题工程〔教学科研方案、课题立项申报材料〕
佛山市禅城区中小学党、政、工、团档案保管期限表
党务工作：
序号归档文件材料保管期限
1上级来文和会议文件
〔1〕针对本校重要的永久
一般的长期
〔2〕指导工作的短期
2党总支的工作方案、报告、总结、指示、永久
决定、意见建议等文件
3总支大会记录、指导同志重要讲话稿及参永久
加上级召开会议发言稿
4党员名册、统计报表永久
组织关系材料、党员奖惩等有关材料长期
党费收款存根短期
5组织建立、宣传教育、纪检监察等有关材料
〔1〕支部建立、开展、换届、选举、永久
分工、请示、批复、通知等；
〔2〕支部活动记录；永久
〔3〕党员干部的任免；永久
〔4〕关于吸收新党员、预备党员转正或长期
取消资格、党员退党的有关文件材
料；
〔5〕党风建立、组织规章制度等材料；长期
〔6〕党员个人评议材料；短期
6各民主党派的材料长期
校务工作：
序号
归档文件材料
保管期限
1
上级政府、教育机关来文和会议文件
〔1〕针对本学校重要的；
〔2〕普发性需要执行的；
长期
短期
2
校务工作会议记录〔行政会议记录、各类重要座谈会议〕、本校各类申请、报告、学校及各部门工作方案、规划、总结、规章制度、各类指导讲话、校长任期目的、述职报告、各项重大改革等
永久
3
学校行事历、大事记、校史材料、校庆材料、学校出版的刊物及各报刊发表的有关学校的材
料等
永久
4
学校编制、机构设置、干部任免、教职工名册、工资、职称、教职工奖惩、离退休等文件材料。
〔1〕关于机构编制规划、教职工调配、方案报告及批复等；
〔2〕关于校内机构设置、变动的请示、报告、决定及批复等；
〔3〕有关本校综合和重要的人事统计报表；
〔4〕本校中层以上干部名册、教职工名册；
〔5〕本校班子成员的任免、调动的报告、决定、批复、通知等；
〔6〕教职工转正定级、调资、晋级、招工、调动、退职、离任和出国等材料；
〔7〕教职工获荣耀称号与事迹材料，表彰和奖励的先进团队a、先进教职工的材料[省级以上的〔含省级〕永久保存]。
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料[影响大、问题严重的永久保存]
〔8〕教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复、年度考核；
〔9〕离退休教职工材料。
[详细到人重要的永久，其他长期]
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
永久
长期
5
学校学年度自评材料、督导、评估有关材料。
永久
6
社会调查材料。
长期
7
教师政治业务学习材料。
〔1〕师资培养、管理工作方案、规定、总结；
〔2〕教师进修方案、安排、总结，教工政治学习记录。
〔3〕一般的
永久
长期
短期
8
普九、普高等各类数据统计
永久
9
校产统计
永久
工会工作：
序号
归档文件材料
保管期限
1
上级工会的来文。
〔1〕针对学校工作的
〔2〕指导工作的
长期
短期
2
（1）工会工作方案、报告、决定、重要通知、会议记录、总结
（2）表彰工会先进团队a、个人材料及名单，工会委员、工会会员名册、登记表、经费等材料。
永久
长期
3
教代会通知、议程、代表名单、报告、方案、总结、活动记录等材料。
永久
4
校务公开规章制度、组织机构、考核总结、开展情况记录等材料
长期
团队、学生会工作：
序号
归档文件材料
保管期限
1
教师团支部、团委、少先队、学生会、青年党校的机构、工作方案、总结、会议记录、大型活动的方案等。
〔1〕上级有关本校团队工作的指示、决定、批复等文件；
〔2〕团、少先队、学生会的机构设置；
〔3〕团队组织开展状况、团队干部任免、干部名册；
〔4〕表彰和奖励先进团支部、大队、优秀团员、少先队员材料，处分团员、少先队员的材料及复查材料；
〔5〕团组织、少先队、学生会的工作方案、报告、总结、会议记录、大型活动方案及记录；
〔6〕本校团代会、学代会文件材料〔全套〕。
〔7〕一般的
长期
长期
长期
长期
永久
永久
短期
佛山市禅城区中小学基建档案保管期限表
顺序号归档文件材料保管期限
一可行性研究、任务书
1、工程建议书及批复永久
2、可行性研究报告永久
3、工程评估永久
4、环境预测、调查报告永久
5、设计任务书、方案任务书永久
二设计根底材料
1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察永久
报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、
重要土、岩样及说明
2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重永久
要设备安装测量定位、观测记录
3、水文、气象、地震等其他设计根底材料永久
三设计文件
1、初步设计永久
2、技术设计永久
3、施工图设计短期
4、技术机密材料、专利文件永久
5、设计计算书长期
6、关键技术试验永久
7、总体规划设计永久
8、设计评价、鉴定及审批永久
四工程管理文件
1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协
议书永久
2、承发包合同、协议书招标、投标、租赁文件永久
3、施工执照永久
4、环保、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤
气供应协议书永久
五施工文件
1、土建施工文件
〔1〕开工报告、工程技术要求、技术交底、图
纸会审纪要短期
〔2〕施工组织设计、施工方案、施工方案、施
工技术措施、施工工艺长期
〔3〕原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期
〔4〕建筑材料试验报告长期
〔5〕设计变更、工程更改洽商单、材料代用核永久
定审批
〔6〕施工定位测量、地质勘察永久
〔7〕土、岩试验报告、根底处理根底工程施工图永久
〔8〕施工记录、日记、大事记长期
〔9〕隐蔽工程验收记录永久
〔10〕工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测
记录事故处理报告永久
〔11〕分项分部、单位工程质量检查、评定永久
〔12〕交工验收记录证明长期
〔13〕施工总结、技术总结长期
〔14〕开工报告、开工验收报告永久
2、设备及管线安装施工文件
〔1〕开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸短期
会审纪要
〔2〕施工组织设计、施工方案、施工方案、技术长期
措施
〔3〕设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、长期
设备代用审批
〔4〕焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期
〔5〕隐藏工程检查验收记录长期
〔6〕强度、密闭性试验报告长期
〔7〕设备调试记录短期
〔8〕施工安装记录、安装质量检查、评定、事故长期
处理报告
〔9〕系统调试、试验记录长期
〔10〕管线清洗、通水、消毒记录短期
〔11〕管线标高、位置、坡度测量长期
〔12〕中间交工验收记录证明、工程质量评定长期
〔13〕开工报告、开工验收报告长期
3、电气、仪表安装施工文件
〔1〕开工报告、工程技术要求、技术交底、图短期
纸会审
〔2〕施工组织设计、施工方案、施工方案、技长期
术措施
〔3〕设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、长期
设备代用审批
〔4〕调试、整定记录长期
〔5〕性能测试和校核长期
〔6〕施工安装记录、质量检查评定、事故处理长期
报告
〔7〕操作、联动试验短期
〔8〕电气装置交接记录短期
〔9〕中间交工验收记录、工程质量评定长期
〔10〕开工报告、开工验收报告长期
六开工文件
1.工程开工验收报告永久
2.全部开工图永久
3.工程质量评审材料永久
4.工程现场声像材料永久
5.开工验收会议决议文件永久
佛山市禅城区中小学仪器设备档案保管期限表
序号
归档文件
保管期限
一
外购设备
1
外购设备的申请报告及批复合同、来往文件
长期
2
外购设备的装箱但、单、技术证明书、合格证、使用
说明书、安装资料、图纸等随机资料
长期
3
设备安装使用说明书、操作规程、安装调试记录、性能测定记录、检修记录、事故分析及处理意见、结果、
安装总结
长期
4
修改图、设备维护使用规程、大修方案、设备报废鉴
定单及处理去向说明、重大设备事故报告等。
长期
二
引进设备
1
引进设备的申请报告及批复、合同、协议等会谈资料、
来往信函、图纸等
长期
2
引进设备的装箱单、技术证明书、合格证、使用说明
书、安装资料、图纸等随机资料
长期
3
设备安装使用说明书、操作规程、安装调试记录、性能测定记录、检修记录、事故分析及处理意见、结果、
安装总结
长期
4
修改图、设备维护使用规程、大修方案、设备报废鉴
定单及处理去向说明、重大设备事故报告等。
长期
佛山市禅城区中小学会计档案保管期限表
序
号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
行政单位和事业单位的各种会计凭
证
15年
包括：
凭证、记帐凭证和传票汇票总
表
二
会计帐簿类
1
现金出纳帐、银行存款帐
25年
2
税收、票证出纳证
25年
3
总帐
15年
4
日记帐
15年
5
明细分类、分户帐或登记簿
15年
6
行政单位和事业单位固定资产明细
帐〔卡片〕
行政单位和事业单位固定资产报废清
理后保管5年
三
财务报告类
1
行政单位和事业单位决算税收年报
〔决算〕
永久
2
行政单位和事业单位会计月季度报
表
5年
所属单位报送的保
管2年
四
其他类
1
会计移交清册
15年
2
会计档案保管清册
永久
3
会计档案销毁清册
永久
4
银行对帐单
5年
佛山市禅城区中小学特殊载体档案保管期限表
照片：
序号
归档文件材料
保管期限
1
学校概况
长期
2
来访与交流：
〔1〕上级指导视察；
〔2〕外事活动；
〔3〕重要来访与交流。
长期
长期
长期
3
4
文体艺术活动〔一般的短期保存〕
德育、教学教研活动、学生尖子
长期
长期
5
历届学生毕业照
长期
底片〔长期〕
录音带:
序号
归档文件材料
保管期限
1
本校录制的语文录音带。
长期
2
本校录制的英语录音带。
长期
3
本校录制的其它录音带。
长期
录像带：
序号
归档文件材料
保管期限
1
自摄形成录像带。
〔1〕上级指导来校视察、检查工作的录像；
〔2〕本校重要会议、活动的录像。
长期
长期
幻灯片〔长期〕
计算机磁盘、光盘：
序号
归档文件材料
保管期限
1
本校设计软件。
〔一般的短期保存〕
长期
奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品（长期）
佛山市禅城区中小学教育教学档案保管期限表
教育档案：
序号
归档文件材料
保管期限
1
2
学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等的机构的方案、总结、记录、国旗下的讲话等材料。
〔1〕学校每学期德育工作方案、总结、专题经历总结、德育科研材料；
〔2〕学校对学科教学中德育浸透要求、各年级及学科德育浸透方案、德育浸透情况总结；
〔3〕校内德育指导小组成员名单、家长委员会委员名单及分工、学校与共建单位签订的协议书；
〔4〕学校德育指导小组、班主任、家长委员会、共建单位的会议记录、活动情况记录；
〔5〕学校与社区共建活动开展的有关材料；
〔6〕家长学校指导小组成员名单及分工、工作方案、教材、上课讲稿、家长教子经历、开展家长工作的经历及总结；
〔7〕关心下一代工作委员会的有关材料；
〔8〕共建文明学校的有关材料；
〔9〕国旗下的讲话稿。
〔10〕其他一般性活动形成的材料
学生心理安康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加劳动教育和社会理论等的材料。
〔1〕开展安康心理教育的方案、讲稿、活动记录、开展个别心理辅导的记录；
〔2〕各班每学年学生操行评定情况，全校学生操行评定优良率统计；
〔3〕学校对帮教后进生的措施、总结，全校后进生转化率统计，后进生档案；
〔4〕文明学生及文明班评比的有关材料；
〔5〕学校制定的劳动教育方案及详细安排，各班进展劳动教育的记录，学生参加劳动后写的体会，家长对学生参加家务劳动的评价，参加社会理论的有关材料。
〔6〕其他一般性活动形成的材料
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
短期
长期
长期
长期
短期
长期
短期
3
级长、班主任工作等材料〔含方案、总结〕
〔1〕级长及班主任工作方案、工作总结班主任工作手册、学校召开级长、班主任会议记录，级长及班主任工作经历。
长期
教学档案：
序号
1
归档文件材料
学校、各科组、备课组工作材料。
〔1〕学校每学期教学工作方案及总结；
保管期限
永久
各科组每学期工作方案及总结，每学期任课教师学科教学方案、总结；
〔2〕课程设置安排〔含课程设置一览表、选修课设置情况〕、进度、教师任课及变动情况；
〔3〕其他一般性活动形成的材料
长期
长期
短期
2
各科期终考试试题
长期
3
各次测试试卷分析、各科成绩统计表、各科考试成绩分析表。
长期
4
教职工分工表、课程表、教学方案表
长期
5
新生录取、毕业生中考上线、录取情况，中考模拟考、毕业考成绩统计等教学质量评测
长期
6
上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的重要文件，校长兼〔听〕课、活动课程落实、教学常规管理、学生减负、体卫等工作的安排、记录、总结、分析、制度、措施。
〔一般的短期〕
长期
7
反映学校办学特色的材料
长期
教师业务档案：
序号
归档文件材料
保管期限
1
研究施行方案、课堂教学典型教案、公开课评讲记录及教研活动、教学经历、教师个人方案、总结、教育教学研究论文等有关材料。
〔一般的短期〕
长期
2
教师业务进修、培训和业务考试成绩。
长期
3
教师教学根本情况登记表、教学鉴定、教学成绩登记、评教情况登记。
长期
4
教师先进事迹、经历材料、报刊有关教师个人的报道。
〔一般的短期〕
长期
学生档案：
序号
归档文件材料
保管期限
1
学生名册、学生学籍册、新生名册。
永久
2
学生成绩总册。
长期
3
转学证明存根、休学学生名册及休学原因、肄学材料、历届学生毕业呈报表、三好学生名册及有关材料，优秀干部名单、市级以上审批表、学生先进事迹材料、处分材料。
长期
4
学生保
升级会员 