会计档案管理制度.docx
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会计档案管理制度
会计档案管理制度
主控:
财务中心
文件编号:
QL8010
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实施日期:
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制/修订日期
制/修订者
1
2015
1-13
会计档案管理制度
2015.05.20
管理部
会计档案管理规定
1.目的
1.1.会计档案是公司一切经营活动在财务核算管理的最终归集,是一个公司档案管理的核心。
会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，是经济决策的重要依据，会计档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。
会计档案的完整也是公司主要负责人最重要的经济法律责任之一。
1.2.为了进一步加强会计档案管理，保证会计档案妥善保管、预防丢失和泄密，加强公司会计档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《公司法》、《会计档案管理办法》及《企业财务制度管理办法》结合本公司的具体情况，特制定本管理规定。
2.适用范围
在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人，必须遵守本制度。
3.定义
3.1会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、财务报告、财务分析、财务政策及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
3.2会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料、会计电子档案五个部分。
3.2.1会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。
它包括原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。
3.2.2会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。
包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账，还包括固定资产卡片、辅助记备查簿、其他会计账簿等。
3.2.3会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
3.2.4其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。
如：
经济合同、财务数据统计资料、会计档案移交、保管、销毁清册。
会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
3.2.5会计电子档案指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
它包括ERP财务数据中的电子凭证、电子账簿、电子报表及其他电子会计核算资料。
4.职责
4.1财务中心各部门：
负责会计档案的整理、装订；
4.2管理部、资金部：
负责会计档案（纸质）的保管、借阅、销毁；
4.3资讯部：
负责会计电子档案（ERP财务数据）的保管；
4.4财务中心：
负责本制度实施过程中的监督执行。
5.工作要求
5.1会计档案管理
5.1.1会计档案的整理立卷
会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整理采用的办法有三种。
5.1.1.1分类标准统一。
将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
5.1.1.2档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
5.1.1.3管理要求统一。
建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
5.1.2会计档案的整理、装订及注意事项
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
会计凭证的装订，一般每月装订一次，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全完整。
5.1.2.1会计凭证整理要求：
5.1.2.1.1记账凭证的大小应该一致且不能用二次纸张打印；发票边缘打眼的部分，应撕掉，再将发票附于记账凭证后面；粘贴、装订会计凭证时，应厚薄适中、外观整齐，并重点保持左侧、上侧装贴平整；
5.1.2.1.2总账科负责整理所有记账凭证、按顺序排列装入档案柜，检查凭证编号是否齐全；检查附件有否漏缺，检查记账凭证上有关人员的签章是否齐全。
5.1.2.1.3按凭证号汇总归集，确定装订成册的凭证厚度和本数；
5.1.2.1.4摘除凭证内的订书钉、回形针，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
5.1.2.2装订凭证的要求：
5.1.2.2.1装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
5.1.2.2.2凭证外面要加封面和包角纸，封面纸和包角纸用尚好的牛皮纸印制；
5.1.2.2.3装订凭证厚度一般为3-4厘米，装订牢固，美观大方。
5.1.2.3会计凭证装订后的注意事项：
5.1.2.3.1凭证封面的基本信息和凭证的包角背脊处的信息应该填写齐全，且凭证封面及包角处字体书写应统一整齐。
5.1.2.3.2凭证按编号顺序归入档案柜，并要在档案柜显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
5.1.2.3.3装订人应在凭证封面上签章。
5.1.2.4会计账簿和装订
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
会计账簿的装订要加上封面，封面的基础信息要填写完整包括账簿类型、年度、装订本数及总本数等信息。
5.1.2.4.1总分类账：
按一级科目打印。
5.1.2.4.2明细分类账：
按最明细级科目打印。
5.1.2.4.3现金、银行存款日记账：
按最明细级科目打印
5.1.2.5会计报表装订顺序为：
会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；装订完后归入档案盒。
5.1.2.6其他会计核算资料的整理装订要求：
5.1.2.6.1银行对账单、现金盘点表、汇票盘点表、科目余额表：
复核会计整理银行对账单并核对全部齐全后，各科室会计按月核对科目余额表中各科目的准确性，复核后，提交至管理部管理会计稽核后，会计档案管理员按月汇总归档。
5.1.2.6.2发票抵扣联：
发票抵扣联的装订参照凭证的装订整理方法。
5.1.2.6.4合同：
5.1.2.6.4.1产品购销合同和技术合同：
按凭证号顺序整理装订成册，装订的时候应加上封面及包角纸张，封面及包角处相应信息应填写齐全，包括年份、月份、第几本、共几本、起止凭证号。
5.1.2.6.4.2固定资产购销合同和工程合同：
固定资产购销合同按照年份和合同号顺序排列，整理放入文件夹或档案盒，做好合同目录，文件夹外面贴好年份和合同号范围。
5.1.2.6.4.3借款合同：
融资租赁合同、流动资金借款合同等各种银行贷款合同。
年度统一归档放入档案盒归档，档案盒的封面和侧面都应该写上材料信息，方便查阅。
5.1.2.6.4.4其他合同：
财产租赁合同如通用厂房租赁合同、车辆买卖合同等应分类整理，数量较少可以汇总放在档案盒里面，档案盒里应放置相关的目录清单。
5.1.2.6.4.5报告类：
审计报告、所得税汇算清缴鉴证报告等。
统一归档放入档案盒归档。
5.1.2.6.4.6统计报表、纳税资料及其他报送税务局资料：
按类汇总分别别装入档案盒归档。
5.1.2.6.4.7其他资料：
银行开户及销户材料、企业基础信息、增值说申报表、销售开票明细、股东会决议、公司章程、资质变更信息登记表等材料统一归档放入档案盒归档。
5.2会计档案的保管及保管要求
5.2.1会计档案的保管当年会计档案，在会计年度终了后，财务会计在将会计档案移交到档案室时，应按下列程序进行：
5.2.1.1开列清册，填写交接清单；
5.2.1.2在账簿使用日期栏填写移交日期；
5.2.1.3交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
5.2.2会计档案的保管要求
5.2.2.1会计档案室应选择在干燥防水的地方，周围应备有防火器材。
5.2.2.2会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
5.2.2.3会计档案室保持通风透光并有适当的空间通道和查阅的地方，以利查阅。
5.2.2.4设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防散失和泄密；
5.3会计电子档案保管要求
5.3.1公司的会计电子档案（主要指ERP财务数据）的管理及责任部门为资讯部；
5.3.2财务中心内部的会计电子档案的责任人为各部门的经理；
5.3.2.1财务中心内部的会计电子档案指工资表、开票明细表、销售收款明细表、资金日记账、财务分析各类文件、财务报表、公司资质变更电子档等；
5.3.2.2会计电子档案设置密码加密的，密码的知情人应包括制表人的主管或经理；
5.3.2.3所有加密电子档材料密码均应进行纸质表格登记，每月打印上报最高财务负责人处备案；
5.3.2.4电子档的材料相关责任人每月打包存入财务中心Z盘《会计档案电子存档》备案；
5.3.3会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。
资讯部应对会计电子档案（ERP财务数据）进行定期备份并对数据备份的介质进行妥善保管。
5.4会计档案的借阅
5.4.1会计档案为财务部所利用，原则上不得借出，如有特殊需要须经财务负责人批准方可借阅。
5.4.2公司以外的外部人员借阅会计档案时，经总经理或财务负责人批准后，方可办理借阅手续；财务部以外其他部门人员借阅会计档案经财务负责人批准后，方可办理借阅手续。
5.4.3财务内部人员借阅手续：
财务内部建立借阅登记清册，借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅情况登记清楚，方可进入档案室借阅材料，借阅出档案室时，应由档案管理员核对借阅档案与登记的情况一致；借阅人用完后应在两个工作日内归还并登记，档案管理员应检查登记及归还情况是否属实。
5.4.4借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出。
5.4.5抽走凭证附件，要把复印件放于凭证后面，同时要在登记清册上登记借阅情况。
5.5会计档案的保管期限
5.5.1会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。
5.5.1.1凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。
5.5.1.2定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
5.5.1.3各类会计档案具体保管期限
会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
5.5.2会计各类档案归档完整性连续性负责人
会计各类档案归档完整性连续性责任人
序号
类别
档案名称
责任人/归档负责人
接收人
归入档案室时间
备注
1
会计凭证
会计凭证
总账会计
档案管理员
每月25日归档
2
会计账簿
会计账簿（总账/明细账/现金/银行日记账）
总账会计
档案管理员
每年2月28日归档
3
其他核算资料
现金盘点表
总账会计
档案管理员
每月第18个工作日提供，年度汇总
4
汇票盘点表
总账会计
档案管理员
每月第18个工作日提供，年度汇总
5
银行对账单
总账会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
含保证金对账单
6
月度余额表
总账会计
档案管理员
按月归档
核对科目余额
7
工资表信息（纸质）
工资会计
档案管理员
每月19日提供，年度汇总
8
工资表信息（电子档）
工资会计
财务负责人
每月19日提供
9
发票抵扣联
开票会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
10
销售开票明细表（电子档）
开票会计
档案管理员
每月5日提供
设置只读
11
进项发票登记表（电子档）
开票会计
档案管理员
每月5日提供
设置只读
12
金穗卡开票明细表（纸质）
开票会计
档案管理员
每月5日归档，年度汇总
13
强力巨彩LED电子产品购销合同
开票会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
14
技术服务合同
开票会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
15
纳税情况统计表
外联会计
档案管理员
每月5日提供
16
纳税申报表（电子档）
外联会计
档案管理员
每月10日提供
设置只读
17
纳税申报表（纸质）
外联会计
档案管理员
每月15日提供，年度汇总
18
固定资产购销合同
资产会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
19
工程合同
资产会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
20
厂房租赁合同
管理费用会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
21
车辆买卖合同
管理费用会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
22
其他合同
管理费用会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
23
受控文件
公司受控文件
管理费用会计
档案管理员
按月归档，年度汇总
24
其他核算资料
1、采购开票合同及发票复印件
2、银承开票合同
3、银行开户和销户材料
4、融资租赁合同
5、流动资金借款合同
6、银行授信合同等资金类合同
资金部
档案管理员
1-2项按月归档
3-6项每月整理，每年2月28日归档
25
1、验资报告
2、专项审计报告
3、审计报告
4、研发费用加计扣除报告
5、所得税汇算清缴6、鉴证报告
7、会计报表
8、统计报表
管理部
档案管理员
年度汇总归档整理
每年2月28日归档
5.6会计档案的销毁
5.6.1会计档案保管期满，需要销毁时由档案室管理人提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，经财务负责人批准，报请总经理批准后方可予以销毁。
5.6.2销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案室管理人和财务部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报财务负责人，一份归入档案备查。
6.奖惩
6.1会计档案责任人/归档负责人未按照时间进行归档交接的，记警告一次；
6.2档案管理员未妥善保管会计档案，造成丢失、遗漏的，记大过一次；
6.3会计档案借阅期间若有丢失，相关责任人记大过一次；
6.4档案管理员及借阅人员，未按照制度妥善保管的会计档案，造成公司会计档案泄密的，记大过一次，给公司造成其他重大损害的，追究其法律责任；
6.5档案管理员按照制度及时完成档案的登记、整理、借阅、销毁，每季度给予小功一次；
6.6档案管理员在会计档案管理工作中，严格按照制度执行，妥善保管好公司的会计档案，未造成丢失和遗漏的，年度终了记大功两次。
6.7本管理制度至2015年06月01日期执行。
7.相关表单
7.1QL8010-01《会计档案目录表》
7.2QL8010-02《会计档案销毁清册》
7.3QL8010-03《会计档案移交清册》
7.4QL8010-04《会计资料借阅登记册》
厦门强力巨彩光电科技有限公司
会计档案目录
表单编号：
QL8010-01版本：
V01保管期限：
永久
档案顺序号
会计期间
财务资料明细
凭证类别
凭证总册数（本）
备注
1
财务档案室
2
财务档案室
3
财务档案室
4
财务档案室
5
财务档案室
6
财务档案室
7
财务档案室
8
财务档案室
9
财务档案室
10
财务档案室
11
财务档案室
12
财务档案室
13
财务档案室
14
财务档案室
15
财务档案室
16
财务档案室
17
财务档案室
厦门强力巨彩光电科技有限公司
会计档案销毁清册
表单编号：
QL8010-02版本：
V01保管期限：
10年
序号
销毁时间
档案编号
类 别
起止年度
凭证编号
册数
应保管期限
已保管期限
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
财务负责人意见签字：
档案室管理人签字
监销人签字：
销毁人签字：
年月日
年月日
年月日
年月日
厦门强力巨彩光电科技有限公司
会计档案移交清册
表单编号：
QL8010-03版本：
V01保管期限：
10年
序号
档案移交时间
档案类别
年/月份
档案编号
档案内容
卷数（册）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
档案移交人签字：
档案室接收人签字：
交接部门负责人监交签字：
年月日
年月日
年月日
厦门强力巨彩光电科技有限公司
会计资料借阅登记册
表单编号：
QL8010-04
版本：
V01
保存期限：
3年
序号
借阅时间
借阅人
借阅事由
借阅内容
（凭证期间及编号）
归还时间
归还人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
升级会员 