QE204 A8 文件资料与记录管制程序.docx
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QE204A8文件资料与记录管制程序
核准:
审核:
制订:
张晓溪
文件修订记录一览表
序号
版本
页次
修订类型
修订内容简要
修订者
修订日期
备注
拟定
增加
删除
修改
3
A3
10
V
将《文件控制程序》与《记录管理程序》合并为《文件资料与记录管制程序》
秦旭桥
2008-05-30
4
A4
11
V
1.修改4.职责.明确定义各部门文件制定及审核与批准权限人.
2.按ISO文件层级架构思想,修改3.定义.
3.《文件增补申请单》修改为《文件申请单》
4.增加5.4.2文管中心需审核管制文件是否与已受控之其它文件相冲突.
5.增加5.4.4临时文件管制印章.
秦旭桥
2009-02-23
5
A5
11
V
增加5.5.1中：
受控文件要建立索引目录以便查找。
李顺姣
2009-04-22
6
A6
12
V
1．增加5.2~5.3健康安全体系及环境管理体系的文件管制要求。
2．增加5.4关于公司经营秘密的保护。
张晓溪
2010-03-30
7
A7
V
1.修改4.1权责中质量管理体系文件审批权限。
2.将5.1.14.1没有特殊要求的记录保存十二个月后给予销毁，修改成没有特殊要求的记录保存三年后给予销毁。
张晓溪
2010-12-03
8
A8
V
1.增加5.1.2.1部门代码中体系课代码为“T”，并说明制造课包括AI、SMT、MI制程。
2.修改5.1.5.4生产的试产资料使用期限需超过48H时，由工程课申请延长有效期限至生产完止。
3.修改附件一“外来文件分发章式样”
张晓溪
2011-6-27
8
A9
V
增加5.1.2.5SOP/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则。
张晓溪
2011-11-03
1.目的：
为有效管理本厂质量/环境/健康安全管理系统相关的文件/记录；明确规范文件处理流程；确保质量/环境/健康安全体系的记录易于阅读/识别及查询，并作为执行和追溯之依据，特制订本程序书。
2.适用范围：
适用于本厂内所有与质量/环境/健康安全管理系统有关的文件/数据与记录以及外来文件的控制管理。
3.名词定义：
3.1管制性文件：
按本文件资料与记录管制程序，进行制作、审核与批准，并经过文控中心编号管理，盖有管制印章的文件。
包括一、二、三、四阶文件及外来文件，当其新版文件发行时，旧版文件应予回收或作废，以免误用。
3.2一阶文件：
指质量手册。
执行与维持品质管理系统运作之基本指导纲要文件。
3.3二阶文件：
指程序文件。
维持品质管理系统运作，将质量手册中各职能部门之间各项运作流程
目的、范围、权责单位和作业内容进行传述之文件，
3.4三阶文件：
规范作业者行为的指导书、检验规范以及各项管理规章制度等。
如BOM、ECN、SOP、测试程序、生产流程表、标准校验指导书、ICT可/不可测率分析报告（盲点表）、图面、作业规范/标准/注意事项、零件承认书等、合格供货商名册AVL（AcceptableVendorList）。
3.5四阶文件：
指质量记录。
记录品质执行过程及结果之表格或报告书。
可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、光盘、照片等形式。
3.6外来文件：
非厂内制作及发行，可以是来源于客户的书面、电子、传真，或政府的法律法规、国家或行业标准等。
3.7记录:
凡记录作业过程及结果所用之表格或称记录或称报表等。
4.职责：
4.1质量管理体系
文件类别
制订/修订废止
审核
批准
发行编号
原稿管制
品质手册
管理者代表
副总经理
总经理
文控中心
文控中心
程序文件
责任单位
部门经理、厂长、管理代表
副总经理
文控中心
文控中心
作业指导文件
责任单位
部门课长
部门经理
文控中心
文控中心
物料清单
工程部
工程师&课长
部门经理
文控中心
文控中心
备注：
文件使用单位除接收、分类归档和保管受控文件外，还负责本单位所有关于质量、环境、健康安全体系记录的管理。
5.作业内容:
5.1质量管理体系的文件管制
5.1.1各部门根据“4.职责”质量中职责需要制定相关作业文件，规范相关过程。
5.1.2文件编码原则：
5.1.2.1系统文件编码原则:
共5位编码,□－□－□－□□
①②③④
1系统文件类别：
Q为质量系统文件，TIB为健康安全系统文件，CT为环境系统文件
2部门代码（见下表）③文件阶层（1.2.3.4.）④流水号（01-99）
部门代码:
A行政课
E工程课
Q品管课
P制造课
S业务课
WPMC课
Z采购课
T体系课
注：
制造课包括（AI、SMT、MI制程）。
5.1.2.2其它文件编码：
5.1.2.3BOM编码依据《BOM运作管理规范》，ECN依据《工程变更管理程序》。
5.1.2.4外来文件有编号的依其编号，无编号的以接受日期加标题为编号，编号保持唯一性。
5.1.2.5SOP/SIP/作业指导书/及其它指导性文件等编号的编码原则；
编码原则:
共6位编码,□□——□——□□——□□□
① ② ③ ④
①长田简码:
CT
②制定部门代码:
参考5.1.2.1
③机型:
（如A746126）
④流水号：
（00001-99999）
注:
编码保持唯一性
5.1.3文件受入：
5.1.3.1文件的新增、增补修订作业：
视需要或文件不符合现状需修改、增订时，由文件的申请单位填写【文件申请单】，经“4.权责”中规定的权责人员审核再由文控中心编号发行。
5.1.3.2所有受控的新版本文件发行时都以"A1版"开始表示。
变更后依序为A2、A3、A4...，
当文件变更到A9版次时，重新发行B1、B2、B3...版，依此类推。
5.1.3.3所有文件内容如需修正，则文件版本由A2、A3、A4依顺位向前递增；但如只对某文字错误、内容描述不清楚而进行修改时，则可以新内容替换，其它页次版本由文管签名予以修正，无须版本更改。
5.1.3.4一、二、三阶文件变更（修正）内容后应在文件的第二页【文件修订记录一览表】中简述修改内容。
5.1.4外来文件受入：
5.1.4.1各部门取得的与产品有关的外来文件，须交工程单位确认，工程文员盖“外来文件分发章”经工程师或工程课长确认，工程经理批准文件内容后转文管中心发行。
对于技术内容复杂，内容信息量大的或外语文件等则由指定人员转译成内部文件后再转文管中心发行。
确认核准OK的外来文件由文管中心记录文件类型、来源、日期、途径等于【文件编号汇总记录表】中。
5.1.4.2零件承认书：
采购单位要求供应商提供的承认书与样品；业务单位由客户端取得之承认书与样品，必须送工程课确认承认书内载相关规格与BOM/样品是否相符合，并追加【零件样品承认单】后，转文管中心发行。
5.1.5文件的发行:
5.1.5.1文管中心需掌握所有文件之编号及版本状况，并填入【文件编号汇总表】，作成文件总览表，每三个月更新一次电子档分发给各部门参考。
5.1.5.2文管中心收到制定部门转来之文件原稿，需确认签署权限是否正确、页数、文字是否清晰，版本是否正确，是否与已受控之其它文件相冲突等，如有，退回制定部门修订。
5.1.5.3文管中心视文件用途,来源盖相应之章戳发放给相关部门，受文部门收到文件后在【文件分发/签收管制表】上签收。
5.1.5.4如果三级文件急需使用，但又来不及按正常流程审核和批准再分发给相关部门，或生产
课首次试产所使用的资料，因考虑试产后需修改资料，不宜以正式文件发行时，可以由
部门课长签字后，交文管中心盖“临时文件”印章分发给使用部门使用，“临时文件”有
效期为48H（超过48H后自动作废）。
如生产的试产资料使用期限需超过48H时，可由
工程课申请延长有效期限至生产完毕。
如有必要发行正式文件时按5.4流程操作。
5.1.5.5管制性文件禁止各部门内部私自影印使用，管制性文件上无红色“正式发行章”的文件，
视为非法文件，部门或个人不得使用。
5.1.6文件资料与记录的管制:
5.1.6.1用文单位管理由文管中心发行的文件及本单位各种质量记录。
受控文件要建立索引目录以便查找。
5.1.6.2用文单位应保持本单位文件与数据的完整性、清晰度，不得污损或任意涂改。
5.1.6.3用文单位现场使用之文件必须置于现场，用文单位不得擅自影印文件。
5.1.6.4文管中心发现文件原稿有破损或遗失现象，要及时更换补救。
5.1.6.5文管中心在进行文件与数据管制的时候，应按一定的方式列册归档，所有管制文件应具有文件管理编号且编入【文件编号汇总表】，以便识别文件最新修订状态。
5.1.6.6质量/环境手册、程序文件经文管输入计算机后，建立电子档管理系统，由文管中心责任管理，任何人不得私自更改或动用。
5.1.6.7当需调用文管中心原稿时，需调用人填写【文件借阅记录表】文管签名许可方可调用。
5.1.7文件之作废:
5.1.7.1文件若需作废，则由原文件制定单位填写【文件申请单】，经“4.职责”中的权责人员核准后，由文管统一作废。
5.1.8作废文件之回收:
5.1.8.1各使用部门的旧版作废文件由文管中心回收做再生纸利用；如作废文件有参考价值时,
文管中心应于该文件上每页盖“作废”章，原文件持有单位可保留参考，但不可当成作业之依据。
5.1.8.2文管中心的作废原稿，需每页盖"作废"章后保存三年，作为质量/环境系统执行过程之记录以及产品保证期限内之追溯等用。
5.1.9各种文件管制章的使用说明：
（如附表一）
5.1.9.1发行章：
管制文件发行识别，每页盖红色章戳。
5.1.9.2参考章：
个案申请之非管制文件，每页盖蓝色章戳。
5.1.9.3作废章：
管制文件作废识别，每页盖红色章戳。
5.1.9.4临时文件章：
急需文件使用识别，每页盖蓝色章戳。
5.1.9.5外来文件章:
外来文件识别,分发管制,首页盖外来文件分发章,每页盖外来文件章.
5.1.10.质量系统文件格式:
5.1.10.1编写程序文件的字体要求为：
标题之字体为宋体、粗体、字号为14；内容之字体为宋体、字号为12。
5.1.10.2程序文件内容版面规定:
文件采用直排版面,文件的条款项目都靠左对齐,子条款与母条款需要偏右间隔两个字符；文件的母条款与母条款间需空一行如：
1.XXXXX
1.1XXXXXX
1.1.1XXXXXX
1.1.1.1XXXXXXX
5.1.10.3系统文件标准封面格式（如附表二）。
5.1.10.4系统文件标准内容格式（如附表三、四）。
5.1.10.5所有作业流程所附的流程图，表格，应当作附件一、附件二，….等附于正文之后。
5.1.11记录表单的拟定与修改：
5.1.11.1表单的拟定，修改，需经“4.职责”中的权责人员核准后才可以拟定跟修改。
5.1.11.1表单的设计由各相关单位按作业需设计之，以扼要简明完整为原则，并随同程序书或作业规范经核准后实施。
5.1.11.1各相关单位依本程序书之编码原则，赋予各项记录编号。
5.1.12记录的过程要求：
5.1.12.1各类表单之使用依实施情况填写成为记录，并依各作业流程规定，成为有效之正式记录。
5.1.12.2所有质量记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭。
5.1.12.3使用单位将记录按文件类别或编号、日期、性质收集保存以便调阅。
5.1.13记录的储存：
5.1.13.1本公司质量/环境系统所产生之记录必须保持其易读性、清楚识别性与可取得性。
5.1.13.2各单位承办人员自行保管，各式记录于收集一定周期后或记录累积过多时，须予以打包储存，在保存周期内应适当存放，并适当标识以利调阅，避免遗失。
5.1.13.3记录保存时必须清楚标识其版本状况,以免误用过时或作废的记录。
5.1.13.4记录如有使用再生纸必须将作废面做可识别已作废之标记才可使用。
5.1.13.5所有质量记录（包括多联式质量记录）于被分发单位之保存期限依公司规定为主。
5.1.13.6所有传真之质量记录须影印后，以影印本归档，以防纸张变质及文字变模糊。
5.1.13.7各单位应不少于三个月检查一次保管的品质数据是否完整，于职务异动时进行交接。
5.1.13.8记录之调阅：
记录应依据承办业务之需要由主管批示向各记录保管人员填写【文件借阅记录表】进行调阅。
5.1.14记录之销毁
5.1.14.1没有特殊要求的记录保存三年后给予销毁，具体依据各作业规范规定的表单记录保存年限执行。
5.1.15.计算机资料与记录管理：
5.1.15.1尽量转换成纸张文件保存之。
如须以计算机方式保存质量记录时，应建立清单。
5.1.15.2计算机资料与记录的保管应存放于部门使用的电脑。
为避免重要资料与记录的遗失、损坏，应每三个月至少备份1份于公司内网公共资料夹或用移动硬盘等设备保存。
5.2键康安全体系的文件管制
5.2.1健康安全体系文件编号准则
5.2.1.1一、二阶文件编号为6码，如：
TIB002，“T”表示长田电子厂，“I”表示社会责任体
系文件，“B”表示程序文件，“002”表示文件流水号，“TIB002”则表示今长田公司
第二份社会责任程序文件。
版本以“第1版”“第二版”依次类推。
5.2.1.2三阶、四阶文件及外来文件的编号按5.1质量管理体系文件编号规则进行。
5.2.1.3表单和记录编号为4码，如：
I-A-4-01，表示为健康安全体系的第1份表单，其版次以A1开始，如有换版，则变更为A2，依此类推。
。
5.2.2.健康安全系统文件格式
5.2.2.1健康安全文件包括:
封面、正文及附件.
5.2.2.2健康安全文件的标准封面格式、内容版面格式见附表五及附表六.
5.2.2.3健康安全文件的字体要求,内容版面规定与质量系统一致.
5.2.3健康安全体系文件的制订、修改与审批
5.2.3.1健康安全程序文件由各部门课长制订,管理者代表审核，总经理批准。
5.2.3.2外来法律法规类文件由管理者代表审核，厂长或总经理批准采用。
5.2.3.3指导性文件及SOP由各部门相关人员制订，部门课长审核、经理批准。
5.2.4健康安全体系所有文件的受入、发行、管制、回收、作废等要求按质量管理体系5.1.3~5.1.10
规定。
5.3环境管理体系的文件管制
5.3.1环境管理体系文件编号准则按5.1质量管理体系文件编号规则进行。
5.3.2环境管理体系文件格式
5.3.2.1环境管理体系文件包括:
封面、正文及附件.
5.3.2.2健康安全文件的标准封面格式、内容版面格式见附表七及附表八.
5.3.2.3健康安全文件的字体要求,内容版面规定与质量系统一致.
5.3.3环境管理体系文件的制订、修改与审批
5.3.3.1环境体系程序文件由各部门课长制订,经理审核，管理者代表批准。
5.3.3.2外来法律法规类文件由管理者代表审核，总经理批准采用。
5.3.3.3指导性文件由各部门相关人员制订，部门课长审核、经理批准。
5.3.4环境管理体系所有文件的受入、发行、管制、回收、作废等要求按质量管理体系5.1.3~5.1.10规定。
5.4关于公司经营秘密的保护
5.4.1为了保护公司经营秘密，在文件发行过程中，对于涉及到公司机密的文件按《公司机密管
理规范》进行。
5.4.2基于保护公司客户的需要，所有的一、二、三、四级文件，不允许直接用汉字而必须用拼音
编码形式表示客户名称，编码式样按公司ERP系统，由PMC负责编制。
6参考文件：
6.2《公司机密管理规范》Q-A-3-04
7表单：
7.1【文件编号汇总表】Q-E-4-01
7.2【文件分发/签收管制表】Q-E-4-02
7.3【文件借阅记录表】Q-E-4-03
7.4【文件申请单】 Q-E-4-04
8附件:
附件一：
文件与资料管理印章式样
附件二：
质量系统文件标准封面格式
附件三：
质量系统文件修订记录一览表
附件四：
质量系统文件标准内容格式
附件五：
健康安全体系标准封面格式
附件六：
健康安全体系标准内容版面格式
附件七：
环境管理体系标准封面格式
附件八：
环境管理体系标准内容版面格式
附件一：
文件与资料管理印章式样
发行章式样：
（红色章戳）作废章式样：
（红色章戳）临时文件：
（蓝色章戳）
参考章式样：
（蓝色章戳）外来文件分发章式样：
（红色章戳）
附件二：
质量系统文件封面格式
附件三：
系统文件修订记录一览表
附件四：
系统文件标准内容格式
附件五：
健康安全体系封面格式
东莞长田电子有限公司
程序文件
ProcedureDocument
文件名称：
文件编号：
版本：
制定日期：
生效日期：
责任
编制
审核
批准
签字
日期
附件六：
健康安全体系内容版本格式
附件七：
环境管理体系封面格式
附件八：
环境管理体系内容版面格式
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