合同管理操作手册.docx
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合同管理操作手册
合同管理（PR859）
ContractManagement（PR859）
建立日期:
2004-07-14
更新日期:
目录
序言4
合同管理操作流程图5
1.设置基础数据6
1.1设置合同主数据6
1.1.1功能描述6
1.1.2操作指引6
1.2定义合同类型6
1.2.1功能描述6
1.2.2操作指引6
1.3定义合同项目7
1.3.1功能描述7
1.3.2操作指引7
1.4维护合同文本7
1.4.1功能描述7
1.4.2操作指引7
1.4.3操作流程8
1.4.4注意8
2.维护合同业务9
2.1维护合同信息9
2.1.1功能描述9
2.1.2操作指引9
2.1.3操作流程9
2.1.4注意点10
2.2合同转正处理10
2.2.1功能描述10
2.2.2操作指引10
2.2.3操作流程10
2.2.4注意10
2.3合同变动处理10
2.3.1功能描述11
2.3.2操作指引11
2.3.3.1合同变动处理操作流程11
2.3.4.1合同变动处理注意点11
2.3.3.2合同续签处理操作流程12
2.3.4.2合同续签处理注意点12
2.3.3.3合同终止操作流程12
2.3.4.3合同终止注意点12
2.3.3.4合同解除操作流程13
2.3.4.4合同解除注意点13
2.4定义合同查询信息13
2.4.1功能描述13
2.4.2操作指引13
2.5查询打印合同信息13
2.5.1功能描述13
2.5.2操作指引13
3.合同违约金处理14
3.1设置违约金计算公式14
3.1.1功能描述14
3.1.2操作指引14
3.1.3操作流程14
3.1.4注意14
3.2录入合同违约金15
3.2.1功能描述15
3.2.2操作指引15
3.2.3注意15
3.3预算合同违约金15
3.3.1功能描述15
3.3.2操作指引15
3.3.3操作流程15
3.3.4注意16
3.4计算合同违约金16
3.4.1功能描述16
3.4.2操作指引16
3.4.3操作流程16
3.5查询合同违约金17
3.5.1功能描述17
3.5.2操作指引17
3.5.3操作流程17
序言
本文档所介绍的合同管理版本，比原PR859中合同管理部分有所扩充，总的来说是采用了老人事管理模块中的合同管理的结构，具体来讲，主要增加了违约金的计算，从而进一步强化了PR859版本中合同管理的处理能力。
合同管理操作流程图
1.设置基础数据
1.1设置合同主数据
1.2定义合同类型
1.3定义合同项目
1.4维护合同文本
1.1设置合同主数据
1.1.1功能描述
1）定义员工合同的编码产生机制；
2）定义合同到期及试用期到期的涵义；
3）定义合同到期、试用期到期的提前示警天数；
1.1.2操作指引
路径：
合同管理=>设置基础数据=>设置合同主数据
说明：
当[试用期到期计算方法]选择‘日期分界’时，在所设定的‘分界日’之前的日期系统认为是当月，‘分界日’之后的日期系统认为是下月（当月+1）。
1.2定义合同类型
1.2.1功能描述
1）定义本合同模块所需要处理的合同类型；
2）指定合同类型的类别，即是‘劳动合同’还是‘附加协议’；
3）指定该合同类型所对应的违约金计算公式是否含有判断规则。
1.2.2操作指引
菜单路径：
合同管理=>设置基础数据=>定义合同类型
1.3定义合同项目
1.3.1功能描述
1）分别为每种合同类型定义各自的合同项目条款；
2）所定义的项目，可以在‘维护合同信息’处按具体合同进行维护。
1.3.2操作指引
菜单路径：
合同管理=>设置基础数据=>定义合同项目
1.4维护合同文本
1.4.1功能描述
1）按照合同类型维护相应的合同文本模版；
2）在维护具体合同时，会将此处定义的合同文本模板内容替换成具体合同的信息。
1.4.2操作指引
菜单路径：
合同管理=>设置基础数据=>定义合同文本
1.4.3操作流程
Ø在第一工作区，选择要维护合同文本的合同种类；
Ø在第二工作区进行定义：
可以通过直接双击或者按CTRL+L，从列表中选择系统内置的合同文本项目；
Ø可根据需要对所定义的合同文本进行格式排定。
Ø保存。
1.4.4注意
1）同一合同种类只能定义一套合同文本。
2.维护合同业务
2.1维护合同信息
2.2合同转正处理
2.3合同变动处理
2.4定义合同查询信息
2.5查询打印合同信息
2.1维护合同信息
2.1.1功能描述
1）在该程序中可以录入、修改、删除及查询员工合同信息；
2）如果在[合同主数据]定义了到期预警，如果出现满足条件的合同，将自动显示合同到期和试用期到期的合同信息；
3）本程序是合同管理模块的核心。
2.1.2操作指引
路径：
合同管理=>维护合同信息
2.1.3操作流程
✓光标进入[合同代码]字段的时候，系统会自动根据前面[合同主数据]的定义，自动生成合同代码；
✓合同甲方默认为帐套描述；
✓录入或双击选择‘员工（乙方）’之后，界面右侧区域会自动显示该员工的相关信息；在进行[合同转正处理]之后，‘已转正’字段会显示为选中状态；
✓签定日期和到期日期是必输项，程序会自动根据到期日期和合同年限来自动生成彼此。
生成之后任意修改到期日期，合同年限都会自动随之更新。
受聘日期是自动显示的，试用期满日期会根据受聘日期和试用期来生成；
✓进行[合同转正处理]之后，‘转正日期’会自动显示出来；
✓‘源代码’、‘签定次数’、‘状态’及‘终止/解除日期’四个字段是显示字段：
‘源代码’是在进行合同续签时显示原终止合同的代码；‘签定次数’记录显示本合同共进行合同变动处理、合同续签等操作的次数；‘状态’显示本合同在用、解除及终止等状态；‘终止/解除日期’显示本合同终止或解除处理时，所维护的相应日期。
✓点击[加入合同项目]按钮，可以根据当前合同的类型将[定义合同项目]中定义的条款自动加入，并进行维护；
✓点击[合同文本]，程序将自动利用“宏代替”按照模版产生合同文本；
✓点击[查询合同信息]，进入查询条件输入框，可以按照合同类型、代码、员工编号、签定日期及合同状态等条件进行查询，点击[确定]按钮，执行查询；
✓该程序中，如果在[合同主数据]定义了到期预警，如果出现满足条件的合同，将自动弹出对话框，显示合同到期和试用期到期的合同信息。
2.1.4注意点
1）一个员工只能有一个同一类型的生效劳动合同；
2）试用期到期或合同到期的合同，在进行了转正处理或合同终止处理之后，将不会再显示到期预警信息。
2.2合同转正处理
2.2.1功能描述
1）对于状态是[在用]的合同，随时都可以对该员工进行转正处理；
2.2.2操作指引
路径：
合同管理=>合同转正处理
2.2.3操作流程
Ø打开程序，显示查询条件窗口，用户可以录入相应的条件进行条件筛选；
Ø对于要处理的数据，点中[员工编码]前面的勾，然后点击确定即完成转正处理；
Ø在进行转正处理时，可指定转正日期，否则取系统日期。
处理完成后，在[维护合同信息]处系统会在‘已转正’处打勾，且转正日期显示转正处理时指定的日期或系统日期；
2.2.4注意
Ø无论试用期结束是在什么时间，随时都可以给员工进行转正处理。
也就是说试用期结束日期与转正日期之间没有硬逻辑关系。
也就是说，员工可以提前转正。
Ø对于已经转正的合同，在[维护合同信息]处不再显示试用期到期报警信息。
2.3合同变动处理
2.3.1功能描述
1）合同信息变动。
只有状态是‘在用’的合同才可以进行变动处理；
2）合同续签处理。
只有已终止的合同才可以续签。
3）合同终止。
只有到期的合同才能进行终止（即满足[合同主数据]处的合同到期设置）；
4）合同解除。
对未到期合同进行处理，只有状态是‘在用’的合同才可以解除。
2.3.2操作指引
路径：
合同管理=>合同变动处理
2.3.3.1合同变动处理操作流程
Ø录入要变动的合同种类以及合同编码，程序会自动查出原合同的主要信息；
Ø用户可以对签定日期、失效日期、试用期（月）、试用期满日期及合同项目进行修改；变动标识码是由系统自动产生。
Ø点击[确认本合同变动]按钮，正式更改合同；
Ø进行合同变动时，签定次数会自动加1。
2.3.4.1合同变动处理注意点
1）已经确认过的合同变动，在本FORM仍然可以查询出来。
与未确认过的变动的区别是：
前者‘完成’字段前会打上勾；
2）打开FORM之后，点击‘查询’就可以显示出所有合同变动的登记情况。
2.3.3.2合同续签处理操作流程
Ø录入合同类型以及已终止的合同编码，程序会自动查出原合同的信息；
Ø录入续签后的合同代码；
Ø修改系统自动生成的新合同信息；
Ø点击[拷贝合同项目]，可以将原合同的合同项目添加到当前，然后进行维护；
Ø续签之后的新合同中，源代码会自动显示本新合同的来源合同（对于此例会显示2004003）。
2.3.4.2合同续签处理注意点
1）因为同一个员工在同一时间段只能有一个劳动合同，假设原劳动合同终止后，又新签定了一个劳动合同，那么原终止的合同就不允许再续签，具体表现是‘合同代码’处选不到记录；
2.3.3.3合同终止操作流程
Ø可以根据合同类型，合同编码范围作为查询条件；
Ø点击‘查询’，得到查询结果以后，将[终止]选上勾，录入终止时间；
Ø点击[确认终止]，完成终止操作。
在维护合同信息处，状态会显示‘终止’，终止/解除日期会显示录入的终止时间；
2.3.4.3合同终止注意点
1）假设录入的‘终止时间’是将来的时间，那么系统日期到了之后才能真正终止该合同；如果录入的是系统日期，那么处理完之后合同就已经终止，在[维护合同信息]处的状态自动更新为‘终止’；
2.3.3.4合同解除操作流程
Ø可以根据合同类型，合同编码范围作为查询条件；
Ø点击‘查询’，得到查询结果以后，将[解除]选上勾，录入解除时间否则取系统日期；
Ø点击[确认解除]，完成解除操作。
在维护合同信息处，状态会显示‘解除’，终止/解除日期会显示录入的解除时间。
2.3.4.4合同解除注意点
1）假设录入的‘终止时间’是将来的时间，那么系统日期到了之后才能真正终止该合同；如果录入的是系统日期，那么处理完之后合同就已经终止，在[维护合同信息]处的状态自动更新为‘终止’；
2.4定义合同查询信息
2.4.1功能描述
1）自定义合同查询的查询类型，类似于综合查询的功能，用于定义[查询打印合同信息]的显示数据；
2）数据来源中，代码是‘EMPVAL-’及‘HR-’的均不可用，其他数据来源可以使用。
2.4.2操作指引
路径：
合同管理=>定义合同查询信息
2.5查询打印合同信息
2.5.1功能描述
1）根据[定义合同查询信息]的定义，实现相关信息的查询；
2.5.2操作指引
路径：
合同管理=>查询打印合同信息
3.合同违约金处理
3.1设置违约金计算公式
3.2录入合同违约金
3.3预算合同违约金
3.4计算合同违约金
3.5查询合同违约金
3.1设置违约金计算公式
3.1.1功能描述
1）可以为每种不同的合同类型定义相应的计算规则；
2）定义合同类型处的设置，决定了各个合同类别的计算规则是否含有判断规则；
3）‘数据来源’可以取到基本工资、工龄及其它三类。
3.1.2操作指引
路径：
合同管理=>合同违约金处理=>设置违约金计算公式
3.1.3操作流程
Ø双击[合同类别]，指定对应的合同类型。
系统会自动显示该合同类型是否含有判断规则；
Ø进入下一工作区，定义相应的计算规则；
3.1.4注意
Ø当‘数据来源’是基本工资时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的工资；
Ø当‘数据来源’是工龄时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的该员工的工龄；
Ø当‘数据来源’是其它时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的该员工的类别系数、工资级别系数等。
3.2录入合同违约金
3.2.1功能描述
1）该程序用于存放用户计算得到的违约金结果；
2）也可以在这里手动录入一个或多个已解除合同的违约金金额，或者对于计算得到的结果再进行维护；
3.2.2操作指引
路径：
合同管理=>合同违约金处理=>录入合同违约金
3.2.3注意
Ø一份合同只能有一份违约金。
3.3预算合同违约金
3.3.1功能描述
1）正式的合同违约金的计算必须是已解除的合同，此功能可以允许用户对在用的合同进行预算；
2）预算结果可用于HR决策。
3.3.2操作指引
路径：
合同管理=>合同违约金处理=>预算合同违约金
3.3.3操作流程
Ø打开程序，进入条件录入窗口，录入合同类型、代码、员工编码，指定预算日期（系统会假设此日期为合同解除日期来计算违约金），如果仅仅是查询以前的预算结果，点击[查询]；如果想进行预算，这时预算日期必须录入，然后点击[计算]；
Ø进入下一界面，显示相应的在用合同和对应的预算结果；
Ø如果要进行预算，将合同代码前面的勾划上；
Ø正常来讲，一份合同在同一天只能预算一次，这样如果已经预算过的日期，程序不会再次预算。
如果想再次预算，要将[重新计算]的勾打上，程序会再次计算。
3.3.4注意
Ø预算日期必须在合同生效日期和失效日期之间，否则进行预算时系统会提示‘无效日期’。
3.4计算合同违约金
3.4.1功能描述
1）对状态是解除的合同进行违约金计算；
3.4.2操作指引
路径：
合同管理=>合同违约金处理=>计算合同违约金
3.4.3操作流程
Ø打开程序，进入条件录入窗口，可以录入合同种类、合同代码、员工编码进行相应的条件查询；
Ø根据条件得到相应的查询结果。
（显示的为被解除的合同）；
Ø点中合同代码前面的勾后，点击计算进行违约金的正式计算，由于计算规则可能发生变化，这样会导致计算结果与规则不符，这样已经计算过的合同是可以重新计算的（将[重新计算]划上勾）。
Ø计算后的结果可以在[录入合同违约金]查询得到。
3.5查询合同违约金
3.5.1功能描述
1）对已经录入或者计算过的违约金进行查询；
3.5.2操作指引
路径：
合同管理=>合同违约金处理=>查询合同违约金
3.5.3操作流程
Ø打开程序，可以根据所属公司、所属部门、员工编号进行查询；
Ø主界面中，主块显示的是员工及其违约金之和；
从块显示的是主记录员工的已解除合同信息及违约金金额明细；
Ø可进行打印。
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