合同管理操作手册.docx

1、合同管理操作手册合同管理(PR859)Contract Management (PR859)建立日期: 2004-07-14更新日期: 目 录序言 4合同管理操作流程图 51.设置基础数据 61.1设置合同主数据 61.1.1功能描述 61.1.2操作指引 61.2定义合同类型 61.2.1功能描述 61.2.2操作指引 61.3定义合同项目 71.3.1功能描述 71.3.2操作指引 71.4维护合同文本 71.4.1功能描述 71.4.2操作指引 71.4.3操作流程 81.4.4注意 82.维护合同业务 92.1维护合同信息 92.1.1 功能描述 92.1.2 操作指引 92.1.3

2、操作流程 92.1.4 注意点 102.2合同转正处理 102.2.1 功能描述 102.2.2 操作指引 102.2.3 操作流程 102.2.4 注意 102.3合同变动处理 102.3.1 功能描述 112.3.2 操作指引 112.3.3.1 合同变动处理操作流程 112.3.4.1 合同变动处理注意点 112.3.3.2 合同续签处理操作流程 122.3.4.2 合同续签处理注意点 122.3.3.3 合同终止操作流程 122.3.4.3 合同终止注意点 122.3.3.4 合同解除操作流程 132.3.4.4 合同解除注意点 132.4定义合同查询信息 132.4.1 功能描述 1

3、32.4.2 操作指引 132.5查询打印合同信息 132.5.1 功能描述 132.5.2 操作指引 133.合同违约金处理 143.1设置违约金计算公式 143.1.1 功能描述 143.1.2 操作指引 143.1.3 操作流程 143.1.4 注意 143.2录入合同违约金 153.2.1 功能描述 153.2.2 操作指引 153.2.3 注意 153.3预算合同违约金 153.3.1 功能描述 153.3.2 操作指引 153.3.3 操作流程 153.3.4 注意 163.4计算合同违约金 163.4.1 功能描述 163.4.2 操作指引 163.4.3 操作流程 163.5查

4、询合同违约金 173.5.1 功能描述 173.5.2 操作指引 173.5.3 操作流程 17序言本文档所介绍的合同管理版本，比原PR859中合同管理部分有所扩充，总的来说是采用了老人事管理模块中的合同管理的结构，具体来讲，主要增加了违约金的计算，从而进一步强化了PR859版本中合同管理的处理能力。合同管理操作流程图1.设置基础数据1.1设置合同主数据1.2定义合同类型1.3定义合同项目1.4维护合同文本1.1设置合同主数据1.1.1功能描述1） 定义员工合同的编码产生机制；2） 定义合同到期及试用期到期的涵义；3） 定义合同到期、试用期到期的提前示警天数；1.1.2操作指引路径：合同管理=

5、设置基础数据=设置合同主数据说明：当试用期到期计算方法选择日期分界时，在所设定的分界日之前的日期系统认为是当月，分界日之后的日期系统认为是下月（当月+1）。1.2定义合同类型1.2.1功能描述1） 定义本合同模块所需要处理的合同类型；2） 指定合同类型的类别，即是劳动合同还是附加协议；3） 指定该合同类型所对应的违约金计算公式是否含有判断规则。1.2.2操作指引菜单路径：合同管理=设置基础数据=定义合同类型 1.3定义合同项目1.3.1功能描述1） 分别为每种合同类型定义各自的合同项目条款；2） 所定义的项目，可以在维护合同信息处按具体合同进行维护。1.3.2操作指引菜单路径：合同管理=设置基

6、础数据=定义合同项目1.4维护合同文本1.4.1功能描述1） 按照合同类型维护相应的合同文本模版；2） 在维护具体合同时，会将此处定义的合同文本模板内容替换成具体合同的信息。1.4.2操作指引菜单路径：合同管理=设置基础数据=定义合同文本1.4.3操作流程 在第一工作区，选择要维护合同文本的合同种类； 在第二工作区进行定义：可以通过直接双击或者按CTRL+L，从列表中选择系统内置的合同文本项目； 可根据需要对所定义的合同文本进行格式排定。 保存。1.4.4注意 1）同一合同种类只能定义一套合同文本。2.维护合同业务2.1维护合同信息2.2合同转正处理2.3合同变动处理2.4定义合同查询信息2.

7、5查询打印合同信息2.1维护合同信息2.1.1 功能描述1) 在该程序中可以录入、修改、删除及查询员工合同信息；2) 如果在合同主数据定义了到期预警，如果出现满足条件的合同，将自动显示合同到期和试用期到期的合同信息；3) 本程序是合同管理模块的核心。2.1.2 操作指引路径：合同管理=维护合同信息2.1.3 操作流程 光标进入合同代码字段的时候，系统会自动根据前面合同主数据的定义，自动生成合同代码； 合同甲方默认为帐套描述； 录入或双击选择员工（乙方）之后，界面右侧区域会自动显示该员工的相关信息；在进行合同转正处理之后，已转正字段会显示为选中状态； 签定日期和到期日期是必输项，程序会自动根据到

8、期日期和合同年限来自动生成彼此。生成之后任意修改到期日期，合同年限都会自动随之更新。受聘日期是自动显示的，试用期满日期会根据受聘日期和试用期来生成； 进行合同转正处理之后，转正日期会自动显示出来； 源代码、签定次数、状态及终止/解除日期四个字段是显示字段：源代码是在进行合同续签时显示原终止合同的代码；签定次数记录显示本合同共进行合同变动处理、合同续签等操作的次数；状态显示本合同在用、解除及终止等状态；终止/解除日期显示本合同终止或解除处理时，所维护的相应日期。 点击加入合同项目按钮，可以根据当前合同的类型将定义合同项目中定义的条款自动加入，并进行维护； 点击合同文本，程序将自动利用“宏代替”按

9、照模版产生合同文本； 点击查询合同信息，进入查询条件输入框，可以按照合同类型、代码、员工编号、签定日期及合同状态等条件进行查询，点击确定按钮，执行查询； 该程序中，如果在合同主数据定义了到期预警，如果出现满足条件的合同，将自动弹出对话框，显示合同到期和试用期到期的合同信息。2.1.4 注意点1） 一个员工只能有一个同一类型的生效劳动合同；2） 试用期到期或合同到期的合同，在进行了转正处理或合同终止处理之后，将不会再显示到期预警信息。2.2合同转正处理2.2.1 功能描述1） 对于状态是在用的合同，随时都可以对该员工进行转正处理；2.2.2 操作指引路径：合同管理=合同转正处理2.2.3 操作流

10、程 打开程序，显示查询条件窗口，用户可以录入相应的条件进行条件筛选； 对于要处理的数据，点中员工编码前面的勾，然后点击确定即完成转正处理； 在进行转正处理时，可指定转正日期，否则取系统日期。处理完成后，在维护合同信息处系统会在已转正处打勾，且转正日期显示转正处理时指定的日期或系统日期；2.2.4 注意 无论试用期结束是在什么时间，随时都可以给员工进行转正处理。也就是说试用期结束日期与转正日期之间没有硬逻辑关系。也就是说，员工可以提前转正。 对于已经转正的合同，在维护合同信息处不再显示试用期到期报警信息。2.3合同变动处理2.3.1 功能描述1） 合同信息变动。只有状态是在用的合同才可以进行变动

11、处理；2） 合同续签处理。只有已终止的合同才可以续签。3） 合同终止。只有到期的合同才能进行终止（即满足合同主数据处的合同到期设置）；4） 合同解除。对未到期合同进行处理，只有状态是在用的合同才可以解除。2.3.2 操作指引路径：合同管理=合同变动处理2.3.3.1 合同变动处理操作流程 录入要变动的合同种类以及合同编码，程序会自动查出原合同的主要信息； 用户可以对签定日期、失效日期、试用期（月）、试用期满日期及合同项目进行修改；变动标识码是由系统自动产生。 点击确认本合同变动按钮，正式更改合同； 进行合同变动时，签定次数会自动加1。2.3.4.1 合同变动处理注意点1） 已经确认过的合同变动

12、，在本FORM仍然可以查询出来。与未确认过的变动的区别是：前者完成字段前会打上勾；2） 打开FORM之后，点击查询就可以显示出所有合同变动的登记情况。2.3.3.2 合同续签处理操作流程 录入合同类型以及已终止的合同编码，程序会自动查出原合同的信息； 录入续签后的合同代码； 修改系统自动生成的新合同信息； 点击拷贝合同项目，可以将原合同的合同项目添加到当前，然后进行维护； 续签之后的新合同中，源代码会自动显示本新合同的来源合同（对于此例会显示2004003）。2.3.4.2 合同续签处理注意点1） 因为同一个员工在同一时间段只能有一个劳动合同，假设原劳动合同终止后，又新签定了一个劳动合同，那么

13、原终止的合同就不允许再续签，具体表现是合同代码处选不到记录；2.3.3.3 合同终止操作流程 可以根据合同类型，合同编码范围作为查询条件； 点击查询，得到查询结果以后，将终止选上勾，录入终止时间； 点击确认终止，完成终止操作。在维护合同信息处，状态会显示终止，终止/解除日期会显示录入的终止时间；2.3.4.3 合同终止注意点1）假设录入的终止时间是将来的时间，那么系统日期到了之后才能真正终止该合同；如果录入的是系统日期，那么处理完之后合同就已经终止，在维护合同信息处的状态自动更新为终止；2.3.3.4 合同解除操作流程 可以根据合同类型，合同编码范围作为查询条件； 点击查询，得到查询结果以后，

14、将解除选上勾，录入解除时间否则取系统日期； 点击确认解除，完成解除操作。在维护合同信息处，状态会显示解除，终止/解除日期会显示录入的解除时间。2.3.4.4 合同解除注意点1）假设录入的终止时间是将来的时间，那么系统日期到了之后才能真正终止该合同；如果录入的是系统日期，那么处理完之后合同就已经终止，在维护合同信息处的状态自动更新为终止；2.4定义合同查询信息2.4.1 功能描述1） 自定义合同查询的查询类型，类似于综合查询的功能，用于定义查询打印合同信息的显示数据； 2） 数据来源中，代码是EMPVAL-及HR-的均不可用，其他数据来源可以使用。2.4.2 操作指引路径：合同管理=定义合同查询

15、信息2.5查询打印合同信息2.5.1 功能描述1）根据定义合同查询信息的定义，实现相关信息的查询；2.5.2 操作指引路径：合同管理=查询打印合同信息3.合同违约金处理3.1设置违约金计算公式3.2录入合同违约金3.3预算合同违约金3.4计算合同违约金3.5查询合同违约金3.1设置违约金计算公式3.1.1 功能描述1） 可以为每种不同的合同类型定义相应的计算规则；2） 定义合同类型处的设置，决定了各个合同类别的计算规则是否含有判断规则；3） 数据来源可以取到基本工资、工龄及其它三类。3.1.2 操作指引路径：合同管理=合同违约金处理=设置违约金计算公式3.1.3 操作流程 双击合同类别，指定对

16、应的合同类型。系统会自动显示该合同类型是否含有判断规则； 进入下一工作区，定义相应的计算规则；3.1.4 注意 当数据来源是基本工资时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的工资； 当数据来源是工龄时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的该员工的工龄； 当数据来源是其它时，计算违约金系统会取合同解除日期/预算日期所在月的该员工的类别系数、工资级别系数等。3.2录入合同违约金3.2.1 功能描述1） 该程序用于存放用户计算得到的违约金结果；2） 也可以在这里手动录入一个或多个已解除合同的违约金金额，或者对于计算得到的结果再进行维护；3.2.2 操作指引路径：合同管理=合同违

17、约金处理=录入合同违约金3.2.3 注意 一份合同只能有一份违约金。3.3预算合同违约金3.3.1 功能描述1） 正式的合同违约金的计算必须是已解除的合同，此功能可以允许用户对在用的合同进行预算；2） 预算结果可用于HR决策。3.3.2 操作指引路径：合同管理=合同违约金处理=预算合同违约金3.3.3 操作流程 打开程序，进入条件录入窗口，录入合同类型、代码、员工编码，指定预算日期（系统会假设此日期为合同解除日期来计算违约金），如果仅仅是查询以前的预算结果，点击查询；如果想进行预算，这时预算日期必须录入，然后点击计算； 进入下一界面，显示相应的在用合同和对应的预算结果； 如果要进行预算，将合同

18、代码前面的勾划上； 正常来讲，一份合同在同一天只能预算一次，这样如果已经预算过的日期，程序不会再次预算。如果想再次预算，要将重新计算的勾打上，程序会再次计算。3.3.4 注意 预算日期必须在合同生效日期和失效日期之间，否则进行预算时系统会提示无效日期。3.4计算合同违约金3.4.1 功能描述1） 对状态是解除的合同进行违约金计算；3.4.2 操作指引路径：合同管理=合同违约金处理=计算合同违约金3.4.3 操作流程 打开程序，进入条件录入窗口，可以录入合同种类、合同代码、员工编码进行相应的条件查询； 根据条件得到相应的查询结果。（显示的为被解除的合同）； 点中合同代码前面的勾后，点击计算进行违约金的正式计算，由于计算规则可能发生变化，这样会导致计算结果与规则不符，这样已经计算过的合同是可以重新计算的（将重新计算划上勾）。 计算后的结果可以在录入合同违约金查询得到。3.5查询合同违约金3.5.1 功能描述1） 对已经录入或者计算过的违约金进行查询；3.5.2 操作指引路径：合同管理=合同违约金处理=查询合同违约金3.5.3 操作流程 打开程序，可以根据所属公司、所属部门、员工编号进行查询； 主界面中，主块显示的是员工及其违约金之和；从块显示的是主记录员工的已解除合同信息及违约金金额明细； 可进行打印。