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浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养本科论文

本科毕业论文

浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养

姓名：

系别:

文学院

专业:

学号：

贵州●铜仁

年月

TongrenUniversity

目录

摘要-3-

ABSTRACT-4-

一、绪论-5-

（一）研究的目的和意义-5-

（二）研究的背景-5-

二、秘书公文的写作内容-6-

三、秘书学专业学生的公文写作的特点-6-

（一）思维活动的被动性-6-

（二）写作主体迎合客体-7-

（三）公文格式的程式化导致思维的"套板反应"-7-

四、提高秘书学专业公文写作能力的必要性-8-

（一）提高自身需要-8-

（二）开展工作需要-8-

（三）服务上下需要-8-

（四）社会发展需要-9-

五、培养秘书学专业学生公文写作能力的方法-9-

（一）培养学生的思维及分析能力-9-

（二）培养学生的语言运用能力-10-

六、总结-10-

参考文献-11-

致谢-12-

浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养

专业：

秘书学姓名：

杨恒

【摘要】秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手所以秘书学专业即是培养学生作为参谋助手的能力，其中较为重要的应当是公文写作能力，本文就如何培养秘书学专业学生的公文写作能力展开讨论，从研究的目的和意义说起，继而阐述了研究的背景以及公文写作的主要内容。

又介绍了现如今秘书专业学生的公文写作特点，主要有思维活动的被动性；写作主体迎合客体；公文格式的程式化导致思维的"套板反应"。

从这些特点引出提高秘书学专业学生公文写作能力的必要性。

从这些方面反映的情况提出了相关建议主要有：

培养学生的思维及分析能力；培养学生的语言运用能力；结合实际提高公文写作能力。

希望本文能够为提高秘书学专业学生的公文写作能力做出一定的贡献。

（建议摘要再简洁一些，去掉多余的话，直接说出论述的基本观点）

【关键词】秘书；公文；写作；能力培养

Abstract：

secretaryisleaderandtheprincipalsideoftheauxiliaryandpublicserviceperson,istostaffassistantdecisionsupport,comprehensivecoordination,communication,information,office,theofficewillserviceasamainfunctionsoftheactivitiesoftheleadersanddecisionmakerssothesecretaryspecialtyistocultivatestudents'abilityasastaffassistant,whichismoreimportantshouldbeistheofficialdocumentwritingability,thisarticleonhowtocultivateSecretarysciencemajorsofofficialdocumentwritingabilityisdiscussed,fromthepurposeandsignificanceofthestudystart,andthenexpoundstheresearchbackgroundanddocumentwritingofthemaincontent.ItalsointroducesthecharacteristicsoftheofficialdocumentwritingoftheSecretaryprofessionalstudents,whichmainlyhasthepassivenatureofthinkingactivities;thewritingsubjectcaterstotheobject;theprogramoftheofficialdocumentformatleadstothethinkingofthe"setof"reaction".Fromthesecharacteristics,thenecessityofimprovingtheabilityofwritingofficialdocumentsofthesecretarialsciencemajorisdrawnout.Fromtheseaspects,thepaperputsforwardsomerelatedsuggestions:

trainingstudents'thinkingandanalysisability;cultivatingstudents'languageuseability;combiningwiththeactualimprovementofofficialdocumentwritingability.Ihopethispapercanmakesomecontributiontoimprovethewritingabilityofsecretarialmajorstudents.

Keywords：

secretary；official；documentwriting；abilitytraining

一、绪论

（一）研究的目的和意义

秘书是位居领导身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务的事务与信息助手。

概括起来就是：

秘书是联系上下、沟通左右的桥梁和纽带，其工作特点是直接为领导服务。

秘书工作中大量的写作是公文写作，公文写作的特点反映了秘书工作的特殊规律，作为秘书学专业的学生的重点任务也是公文写作能力的培养。

秘书是领导的参谋、助手，是直接辅助领导中枢和领导者进行科学决策、实施决策的人员，秘书人员身居各级领导机关，其职责是在办公室的领导下，以文件、文字处理为主要内容，来完成领导交办的单项或综合性工作任务。

这些应用文，尤其是公文，是决策层形成的决定和意见，在工作中具有很强的指导意义，需要写作者具有较强的政策水平，专业水平和语言表达能力。

作为领导的参谋、助手的秘书人员写作水平和质量，直接关系到机关办公的效率和质量。

因此，了解探索秘书写作的思维特点，对提高秘书的写作水平，有效地把握领导的"意图"，提高工作效率，有着重要的意义。

（二）研究的背景

目前我国高等教育没有明确的条文对教学秘书岗位的任职条件进行界定。

虽然目前很多高校在招聘教学秘书岗位时限定了学历，但在选拔专业方面限制较少，所以大部分教书秘书都是非中文类、管理类、文秘类专业出身，这就导致了教学秘书队伍的专业对口性不强，在担任教学秘书工作中动笔能力较差，对于政策及条例的描述不规范以及撰写书稿时措辞及格式的较不专业，不擅用政策支撑行文立意。

然而秘书作为一种古老而新兴的职业，在当今社会经济发展中起着不可忽视的作用，企业对人才的需求也日趋提高，秘书渐成了人们关注的焦点，由于传统观念中秘书工作面的狭窄，秘书人员自身综合素质的欠缺，人们对秘书职业存在偏见和不理解，秘书一直被人们误解为是一个不需要太多的知识铺垫作支撑的职业，人们普遍认为：

懂得计算机，会做一般日常事物，懂得人际交往就可以胜任这一工作，使得秘书能力局限于此，殊不知，秘书不再是简简单单的打字，传递文件，提供信息，而已经扩展为从报告的专写到文书档案的管理，从日常接待联系到内部的沟通协调，由此可见，提高秘书公文写作能力是当今时代和社会形势发展需要。

作为秘书，首先就要为领导服务，工作汇报，信息反馈，请求事项等都需要公文来传递，其次，横向服务，联系工作，互通情况等，也需要用公文来沟通，最后，为下级服务，布置工作，答复事项，也需要公文作为载体，可见公文写作在单位中起着桥梁和纽带的作用。

因此秘书专业的发展是有一定的空间的。

二、秘书公文的写作内容（此点太单薄，结构不相称，建议合并入绪论）

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代单位立言，体现领导意图和愿望的写作活动。

它包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

主要写作的内容有会议纪要、公告、通报、简报 、通知、意见 、决定、决议 、请示、批复函等。

报告公文写作区别于其它应用问写作的独特特点：

被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策工作，政策性强；急迫之作，时效性强；讲究格式，规范性强等。

基本要求是：

保证公文内容在政治上的正确性，实是求是，在业务上符合客观规律，特别注意文字表达，要规范格式与程序。

基本规程：

1领导交代发文意图2确定发文的主旨和应当使用的文种3收集和选择所需的材料4拟写提纲，安排结构5落实起草，拟写正文6修改润色，确定初稿。

这些写作内容都需要秘书具有很强的写作能力和逻思维能力。

三、秘书学专业学生的公文写作的特点

公文写作与其他文章写作的主要区别在于公文写作已经形成了一定的套路和规律，主要总结为思维活动的被动性、写作主体迎合客体、公文格式的程式化导致思维的"套板反应"三方面，下面就这三个方面进行具体的介绍。

（一）思维活动的被动性

根据当今的写作学看来，促使人们写作的主要原因在于需要写，主要分三类：

1、自身写作需求，可能是有感而发也可能出于想要表达某种思绪而写作。

这种写作可以充分的体现作者的灵感和内心的感情色彩。

2、受外在因素的影响，必须进行的写作。

这种写作可能只是出于被迫性才开始写作，这种文章里没有太多作者内心真实的思想感情，只是客观地表达外在赋予的思想和内容。

3、既是发自内心的写作需求也是外在的要求。

此类写作主要有采访或是杂志编辑等，既有作者自己主观的思想，也有必须要完成的客观内容。

秘书按上级需要起草公文，应该是属于第二种写作，这种写作只是表达了上级的思想和内容，因此，秘书在写作的时候思想是被动的，秘书人员接受起草公文的任务开始，从写作思维的启动到确定主旨、收集材料、谋篇布局、语言表述等，都是在被动状态下进行的。

整个写作过程的各个环节，从内容到形式的各个方面，对问题的认识角度和分寸提法，都必须根据领导的授意和审稿意见，遵命而行。

从某种程度来说，秘书只是执笔人，而不是公文的作者，而且在通常时候，一份公文的起草到完成可能不止一个秘书接手，因而秘书的公文写作还具有群体性的特点。

（二）写作主体迎合客体

公文写作的过程其实是一个复杂的过程，主要有对各种信息的接受、传递、处理和贮存等。

这里说的主体是写作主体，客体为信息客体，因而主体迎合客体主要就是说写作主体对信息客体的迎合。

主要体现在对信息客体的使用价值的把握与判断过程，其信息价值的大小与所制发文件的效用程度如何，直接体现在由秘书人员经过文字处理所形成的文件之中。

从这点看，秘书写作具有"遵命性"的特点，特别是公文的写作，不是以我之手表我之心，而是以我之手表他之心。

秘书作为写作主体必须主动迎合客体，秘书必须弄清领导的想法、目的、意图是什么。

领导的意图就是公文的主旨。

执笔者的全部任务和关键在于正确领会、体现和贯彻领导的"意图"，这就要求秘书必须十分注意同领导统一认识，达到思想上政治上的高度一致，既要与领导"双向沟通"，又要"吃透两头"，即掌握上级有关政策精神，摸清基层实情，从而更好地服务领导。

由此可见秘书写作个性的丧失显而易见。

要深入、全面、准确地领会和把握领导发文意图，作为写作主体大秘书首先是"想"而不是"写"。

要想领导所想，思领导所思，写领导所需。

"公文是领导决策意见的书面化"，只有主体迎合客体，才能写好公文。

（三）公文格式的程式化导致思维的"套板反应"

 公文在写作内容具有一定的规律性，在长期的写作过程中形成了一套比较固定的规范化格式，这就是所谓的"公文程式"。

公文程式受公文内容制约，公文内容的实用性、政策性及法定的权威性，决定了公文程式的特有特点。

秘书的思维方式主要是逻辑思维，从接受领导的思想和意图到收集材料、叙述、论证，是一种直线聚焦式的论述结构，是以认识性为中心的写作思维。

这种公文程式让秘书的写作思维受到限制，容易导致"套板反应"。

公文庄重的语体特点，要求一套相应的"惯用套语"，比如开头词语、引据词语和拟答词语等，这些惯用规范化词语，恰当使用可以更突出公文庄重、简明的特点，但是如果不加选择地滥用，特别是以这种刻板的思维方式惯穿全文的写作，就会陷入一种八股的俗套之中，陷入"套板反应"这种僵化、封闭式的思维写作中。

四、提高秘书学专业公文写作能力的必要性

在现代信息化社会、知识、经济社会，对秘书从业人员也提出了更高的挑战，因而提高秘书学专业的公文写作能力具有一定的必要性，下面就从以下四个方面进行阐述。

（一）提高自身需要

秘书这一专业的学生，足够的信息量是必不可少的，而公文写作的学习就是获得更多信息的方法，而且还可以了解更多的动态开拓视野把握大局从而锻炼自己的洞察能力，除此之外，还可以增长知识，体会领导的讲话艺术与思维，让自己也更加具有计划性与条理性，增强分析与解决问题能力。

努力提高自己的公文写作能力，这也将是一种宝贵的人力资源。

自身的工作能力提高了，自然就会实现自己的人生价值。

（二）开展工作需要

公文的写作具有其独特的规律和特点，在行文方面的要求都比较严格，无论是在党政机关还是行政机构或是各大小企业，公文的写作水平都可以从一定程度上反映出一个机构或是一个公司的整体水平。

由此可见，秘书在公司的发展中有着不可替代的作用。

也正是因为这样，提高秘书的公文写作能力成为了工作顺利开展的一种需要。

比如在一个单位中，领导要开会，作为秘书就要领悟到上级的发文意图，从而确定发文的主旨和应当使用的文种，确保将领导的意向准确无误地表达出来，只有这样，才可以提高工作效率和工作质量。

（三）服务上下需要

秘书的首要职责就是为领导服务，其中包括对工作的汇报，对反馈的信息进行整理，反映各级的请求和要求，而这些都需要以公文的形式呈现出来。

一个优秀的秘书可以用一份条理清晰的公文准确无误的给上级传递信息。

由此可见公文是承载信息的桥梁，在工作中起着枢纽的作用。

在历史上也有很多的领带人因为有得力的秘书在工作和事业上如鱼得水。

就比如在党的八大召开前夕毛泽东的秘书田家英写了一个通宵才将毛泽东的开幕词写好，虽然不足2000字，但曾经却被43次热烈的掌声打断，甚至会后代表们还不断赞扬这篇‘毛泽东风格’开幕词。

这就是一名秘书在服务上下中所起到的重要作用。

因而写好公文也成为服务上下的必不可少的因素。

（四）社会发展需要

秘书学是从古至今一直存在的职业，从原始社会的巫祝和秩宗到古代的史官都是秘书的一种形式。

在当今社会更是一项必不可少的职业。

但是很多人对于秘书这一职业并没有正确的认识，以为是一项很简单的事情，只是端茶倒水，懂得人际交往会用计算机就行了，认为秘书的能力仅局限于此，殊不知，秘书不再是简简单单的打字，传递文件，提供信息，而已经扩展为从报告的专写到文书档案的管理，从日常接待联系到内部的沟通协调，由此可见，提高秘书公文写作能力是当今时代和社会形势发展需要。

五、培养秘书学专业学生公文写作能力的方法

从以上的论述中可以看出秘书的公文写作还存在一定的瑕疵，要想让秘书学的公文写的更好的根源就是要从秘书学专业的学生着手，下面从培养学生的思维及分析能力、培养学生的语言运用能力、结合实际提高公文写作能力等三方面进行建议。

（一）培养学生的思维及分析能力

培养学生思维能力的基础就是掌握公文写作基础知识。

其中最为重要的就是创新能力，创新主要源于个人的顿悟，是在前人发现的基础之上通过自身的努力提出新发现的能力。

所有的创造和创新都离不开已有的知识和信息，要培养学生公文写作思维能力，可以通过课堂学习与课后训练相结合的方法，掌握公文写作基本常识，了解每一种文体的特征，在此基础上实现知识的融通，培养公文写作思维能力。

教师在有限的课堂教学中，重点强调知识的对比、连接、迁移，培养学生公文写作思维能力。

让学生有更多自己写作公文的思维方式，不局限在套路中，可以有自己独到的创新与见解。

可以通过学生之间的讨论或者案例小品等方式，更好的发散学生的思维，更加透彻的理解公文写作的精髓，从而培养学生多视角的思维能力。

（二）培养学生的语言运用能力

培养学生的语言运用能力可以通过勤加练习的方式，即多加实践。

“文章非天成，妙手靠实践。

”“文贵于精，精在于练。

”任何好文章都离不了苦练。

为了使训练有针对性，把训练的重点放在准确、规范的运用语言的训练上。

公文语言要求准确、简洁、平实，要做到这点，并非易事，因为"简洁"不是无话可说，而是"清水出芙蓉，天然去雕饰"，有语不惊人死不休的追求。

让学生竭尽全力去寻找最能凸现自己主观意图的字词,就是训练的目的。

（三）结合实际提高公文写作能力

公文写作最重要的就是实际能力的运用，在教学过程中可以让学生尝试着写一些经常遇到的公文形式，比如以下几个方面

1、大事记的编写

大事记内容主要有系部召开的重要会议、举办的重要活动等，这些都可以让学生用自己的话记录下来，而在写这些内容前，材料的收集与整合是编写大事记的关键环节。

这就要求学生平时要善于捕捉信息，比如留意系部简报、学报，系部活动的介入等，同时要及时做好记录，避免关键信息遗忘。

信息收集完毕要将信息进行编纂，做到条理清晰，重点信息突出。

　2、编写新闻稿　

新闻稿的编写时锻炼秘书学学生写作水平的一种重要文体。

新闻稿一般由标题、导语、主体、结语、背景五部分组成。

这五个部分逻辑性较强，因而在写作过程中应当正确把握其逻辑关系。

此外还有新闻主体，所谓的主体即为文章的中心内容，要想写一篇出色的新闻稿，丰富的新闻素材是必不可少的，而这些素材就需要平时的观察与积累。

找准写作的角度，把握新闻的正确方向也是必不可少的，而这些也恰好能够锻炼学生的思维能力与实践能力。

六、总结

由以上的分析可以看出，提高秘书的公文写作能力已经成为发展的需求，秘书学专业的学生要想更好的适应社会的发展和需要还需要面对更多的挑战，这就需要他们更好的提升自身的能力和素质，无论是从自身出发还是从企业的发展出发而或是从社会的发展出发都是必要的。

提高公文写作能力的方法也有很多，从思维到运用以及实践，都可以直接或间接的影响和提升秘书的公文写作水平。

参考文献

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[3]王素丽.高校教学秘书实用写作能力研究[J].现代企业文化，2010，

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[5]任福全;张小飞;祖磊;;浅析如何提高大学生的公文写作能力[J];青年文学家;2013

[6]裴晓玉.公文写作课程教学存在问题及创新[J];办公室业务;2013年

[7]陈鸿海，徐慧;文种识别与公文写作规范化[J];机械工业高教研究;19966

[8]马飞.高校行政公文写作的要素分析[J];经济研究导刊;2010

[9]徐芳;寓教于乐的公文写作课教学设计[J];第一军医大学分校学报;2000年01期

[10]杨涛.提高学生公文学习效果方法之浅探[J];时代教育（教育教学）;2010

致谢

在论文完成之际，我首先向关心帮助和指导我的指导老师表示衷心的感谢并致以崇高的敬意！

在学校的学习生活即将结束，回顾四年来的学习经历，面对现在的收获，我感到无限欣慰。

为此，我向热心帮助过我的所有老师和同学表示由衷的感谢!

在论文工作中，遇到了许许多多这样那样的问题，我一直得到张江林老师的亲切关怀和悉心指导。

经过了四个多月的学习和工作，我终于完成了《浅论秘书学专业学生公文写作能力的培养》的论文。

从开始的论文题目到系统的实现，再到论文文章的完成，每走一步对我来说都是新的尝试与挑战，这也是我在大学期间独立完成的最大的项目。

在这段时间里，我学到了很多知识也有很多感受，查看相关的资料和书籍，让自己头脑中模糊的概念逐渐清晰，使自己非常稚嫩作品一步步完善起来，每一次改进都是我在学习中的收获，每一次试验的成功都会让我兴奋好一段时间。

然而我的论文作品不是很成熟，还有很多不足之处。

但这次做论文的经历也会使我终身受益，我感受到做论文是要真真正正用心去做的一件事情，是真正自己学习的过程和研究的过程，没有学习就不可能有研究的能力，没有自己的研究，就不会有所突破，那也就不叫论文了。

希望这次的经历能让我在以后的学习中进步。