文控系统图文解说.docx

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文控系统图文解说

文控系统图文解说

1、在线新建文档，套用标准格式

系统内新建文档，包括普通文字文档以及各种格式化的模板文档。

标准文件模板由文控专员制作，只有先安装过文档模板，其它用户才能通过文档模板新建模板文档。

2、在线编辑文档

可在线编辑通过在线新建的所有文档，以及用户上传的文本文档、HTML文档、微软Office文档。

注:

在线编辑Office文档功能需要使用基于微软IE内核的浏览器。

3、文档加锁及解锁

在需要的时候用户可以通过加锁来保护文档不被误操作（修改，删除）。

其他用户直到有解锁操作权限的用户对其解锁后，才可继续更新此文档。

4、自动提醒用户待审批或审批结束。

当用户审批某文档超过限时提醒，但仍未审批时，系统会自动发送邮件及消息至该用户邮箱提醒其及时审批文件。

当对用户发出审批提醒后超时仍未审批时，系统默认该用户通过审批，自动设置到下一审批环节。

5、文档（文件夹）操作审批设置

OA系统将根据文控专员对审批人的设置自动发送审批申请至审批人，审批人可以通过邮件（消息）直接对申请人的操作进行审批，含有通过、驳回（驳回需要填写驳回原因）。

6、文档权限控制

可对文档的每一个用户分别设置权限，如：

上传、查阅、下载、历史版本的下载、更新、删除等。

7、智能的文档分类及组织

根据公司结构分配各部门文件接口人对本部门文档的管理工作。

不同部门的员工默认只能访问本部门的文档。

用户对各自文档的管理（上传，更新，移动，删除等）默认也仅限于各自部门范围内，有效降低了信息泄露的风险和保障了信息的归属。

如需要跨部门查阅文件，需本部门领导及文件所属部门领导共同批准后，文控专员才开放权限以供审阅。

8、工作区文档管理

实现各种分享需求，如全企业通用公共文档、跨部门文档分享、项目工作敏感文档等等。

9、文档类型管理

管理员可以配置允许用户上传的文档类型，以及编辑文档类型的描述，以及该类型文档使用的文档图标等。

10、电子邮件自动收集

用户可以将有关审批文件的电子邮件转发/抄送到文控专员指定邮箱地址，邮件中会说明OA系统的链接路径及最后审批时限。

11、文档通知及文档变更自动通知

用户在创建、上传、更新文档的时候可选择性通知某一部分用户名，并可同时选择通过电子邮件通知对方。

一旦文档更新或审批结束，系统将自动发送电子邮件通知文控专员指定的相关人员。

12、可以通过发送文档至用户的电子邮箱

文控专员可在系统内直接通过系统携带附件将文档发送至需要电子版用户的邮箱内，活动日志将被系统自动记录。

13、个人文档暂存空间用户可以将将未完成的文档先保存为草稿，以备下次继续编辑，待完成后再提交至文控专员。

1、系统支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。

每个步骤支持多人审核，审核可设置通过与驳回。

2、文控流程和文档紧密集成，文档最终审批结束后文件自动存档生效，旧版自动作废，审批生效的信息系统自动通知文控专员，由文控专员将文件明细信息发出。

3、通知功能。

文档提交、审批、作废回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，流程中相关人员会收到消息通知，加快流程流转。

4、文档自动发布。

文档文档一旦审核通过，自动生效发布存档，禁止修改，再次修改视为文件版本升级重新走审批流程完成。

2.流程可自定义。

流程表单及流程图界面，方便操作。

1.严格的权限管理，系统分6级查看权限。

2.各个部门可委派专人负责自己部门的文档板块，进行本部门在线文库的管理。

3.在线文库的权限申请实现流程电子化。

4.记录完整的操作历史，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中

系统提供的审核步骤是：

用户提交+3级审核+文控人员终审。

文控人员终审时可根据实际情况决定是否补充审核人审核。

系统最多支持三级审核，提交人可根据公司审核需要，自由设置各级审批人，如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。

任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。

终审由文控人员控制。

一旦终审通过，文件发布。

具体操作流程如下：

1.用户启动文控审核流程，选择需要提交审核的文件和审核人，点击“申请”，完成文档审核的提交请求。

1）审核人员：

由于文档不同，各级审核人员可能也不同，因此用户可自行选择审核人员，包括一级审核人、二级审核人、三级审核人；如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。

2）多人并行审核：

任何一级审批均支持多人共同审核，如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。

3.用户提交文档审核后，系统带有自动通知功能，相关审核人员会收到文档审核的消息通知，及时进行文档审核确认。

同时文档如果审核不通过被打回，相关人员也会及时收到消息通知。

2.各级审核流程

系统支持3级审核步骤，一审通过后进入二审，二审通过后进入三审，三审通过后转入终审。

如果不需要3级审核，可在流程设置中，将流程设置为空即可。

任何一级审批均支持多人共同审核，如果共同审核人中有一人未通过，则该文档被打回，重新进行提交申请。

终审由文控人员控制。

一旦终审通过，文件发布。

说明：

1）流程历史：

显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态，包括时间、人员及审核活动。

并可调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。

2）评注2和订阅：

可对流程活动进行评注或订阅。

每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。

同时流程可评注，建立互动沟通

3）自动发布：

文档一旦文控审核通过，自动发布存档，禁止修改。

4）审核通过后文控总表会相应增加一条记录

3.3   变更流程

修改现有图纸，生成新的版本。

变更流程和编制流程类似，支持自由的流程定义。

说明：

因为某些原因，图纸可能需要变更，只是版本号不一样，编号是一样的

也可以自己输入新的编号，如果输入，系统使用新编号，如果不输入，系统根据原始编号，只是版本号不一样

审核通过后文控总表相应记录的版本信息中会添加一个版本

历史版本自动作废

3.4   文档分发

文档的分发，包括对纸介质文档和电子文档的分发。

分发流程图如下：

表单如下：

业务人员启动分发流程申请，包括文档的编号、选择需要分发的用户,电子文档的权限等。

说明：

文控审核时时可以填写印制数量

流程根据是否填写印制数量走不同的流程;如果填写了印制数量，流程还会走“印制“步骤。

审核通过后文控总表相应记录的电子分发情况和纸质分发情况会更新，并且赋予相关人员电子文档的相关权限

3.5   收回流程

收回流程用于对纸介质文件的收回和对电子文档的权限收回，流程图如下：

用户填写文件的编号，申请收回文件

提交后系统会根据所填编号和版本自动读取电子分发和纸质分发情况并列出。

审核通过后文控总表中相应记录的电子分发和纸质分发情况会根据收回情况更新，并且收回电子文档相应人员的权限

3.6   文档借阅

借阅不变更文控库的记录，只是相对增加一条借阅记录，流程图如下：

借阅申请表单如下：

审核通过后如果是电子文档的借阅，会赋予申请人电子借阅权限中所选的权限

3.7   文档作废

对不再使用的文档进行作废处理，流程图如下：

3.7   文档作废

对不再使用的文档进行作废处理，流程图如下：

作废申请表单如下：

提交表单：

注意选择遗失或损坏

如果提交表单时如果选择损坏，流程还会“收回损坏文档“。

流程审核结束后，根据所选部门，文控总表中相应记录的纸质分发情况的相关部门的分发数量会根据数量减少