机构物控管理规范达标实施办法.docx
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机构物控管理规范达标实施办法
机构物控管理规范达标实施办法
第一章总则
第一条为落实公司“基础建设、基础管理、专业化经营”的战略要求，全面提升全系统物控管理水平，特制订《机构物控管理规范实施办法》。
第二条本办法作为未来三年全系统物控工作的指导性文件，旨在通过加强基础建设、基础管理，力争用三年时间使全系统物控工作实现基础达标。
第三条本办法将物控工作按照管理范围分为职场管理、采购管理、实物资产管理、印刷品管理四个管理模块，其中采购管理包括资产采购、低值易耗品采购、印刷品采购以及奖品、会议、旅游等综合服务采购。
第四条本办法依据公司现行各项物控管理制度而编制，并对文件规定内容进行了细化和补充，所涉及原则、标准以现行文件为准。
第五条分公司各项物控管理工作应严格遵照此规范要求进行，对不符合规范的应首先自查自纠，总公司根据执行情况分阶段进行达标考核。
第二章管理规范
第六条制度建设：
分公司应正确领会公司战略精神，认真学习总公司各项管理政策，加强分公司物控管理制度建设，具体要求如下：
序号
管理项目
管理内容
合格标准
1
职场管理
职场管理制度及作业指导书
在总公司各项职场及装修管理规定的基础上，制定并下发适合分公司自身特点的职场管理制度及作业指导书，应包括租赁管理和装修管理，其中装修管理还应包含装修招投标管理和装修供应商管理。
以红头文件形式下发
2
采购管理
采购管理制度及作业指导书
依据总公司采购制度框架下，由分公司制定符合自身特点的分公司采购制度，并制定相应的采购流程和作业指导书。
制定分采购品目的采购流程及作业指导书等相关实施细则，采购品目必须涵盖印刷品、低值易耗、会议奖励旅游、业务激励奖品、培训服务等各类分公司采购项目，明确归口管理部门、责任部门及参与监督部门
完成并以红头文件形式下发
3
实物资产管理
实物资产管理制度及作业指导书
在公司《分支机构实物资产配备标准》、《实物资产管理办法》规定的基础上，制定并下发适合分公司自身特点的配备标准及日常管理细则。
配备标准原则上不突破总公司文件计算所得的分公司整体标准。
细则及作业指导书适用范围应涵盖部门、下辖各层级机构，规范责任人、资产管理员职责以及实物资产使用、分发、调拨、维修、收回、报废、处置、日常保养等注意事项及流程。
完成红头文件形式下发
4
印刷品管理
印刷品管理制度及流程
在总公司印刷品管理制度的基础上，制定并下发《分公司印刷品管理办法》，并制定适合分公司自身特点的操作标准流程和作业指导书
完成并以红头文件形式下发
第七条管理指标：
是检验管理工作的直接依据，对日常管理和考核具有指导意义。
分公司应狠抓指标管理，通过指标改善带动管理工作提升。
物控工作所涉及管理指标及合格标准如下：
序号
管理项目
指标名称
计算方法
合格标准
1
职场管理
职场预算执行率
职场预算执行率=年度职场实际费用执行/（年初职场预算+年度内预算追加或调减）；预算追加或包括职场预算调入、调出，以及新筹机构预算追加
控制在100%以内
外勤实动人均面积
按照总公司下发的各机构外勤实动人均面积考核指标。
控制在考核标准以内
2
采购管理
采购项目合规率
项目合规率=合规项目金额/抽查项目总金额
100%
3
印刷品管理
印刷品统印占比
统印占比=统印订单金额/总订单金额-税务监制机构自印订单额
90%
4
自印合规率100%。
列入SAP系统管理的印刷品,经物控中心审批同意授权分公司自印的，必须按照总公司的审核意见印刷，如未经总公司批准擅自印刷,或未按总公司审核的内容印刷,为不合规项。
列支“业务推动”等其他费用印刷的，必须按印刷品管理制度规定的流程审批后方可印刷。
否则属于不合规项。
自印合规率=合规项/全部自印项。
指标控制100%
100%
5
实物资产管理
采购年度预算金额执行率
执行率=实际执行金额÷（年度预算+新设机构+追加预算）
低于100%以及不低于平均执行率20%
6
团队建设及机构管理
机构会议培训及机构检查
1、分公司每年组织物控会议不少于一次；培训全年不少于2次；。
2、省级分公司机构检查以中支为单位，每个机构调研范围至少包括中支本部及两地异地四级机构。
中心城市按下辖全部机构数量计算机构检查每年覆盖率不低于30%，中心城市不低于50%
1、符合数量要求；
2、符合比例要求
第八条日常管理：
包括制度执行、流程管理、系统操作、档案料管理、信息统计等，具体要求如下：
管理项目
操作项目
规范内容
合格标准
职场管理
租赁管理
各类职场租赁需求审核
1、职场面积测算表
2、机构发展规划报告（职场面积超标20%以上，时，需分公司分管总签字认可）
3、变更原因说明及成本测算（提前退、换租）
4、总公司批筹文件（新筹机构）
5、分公司内部流转批示文件
文件齐全，数据真实准确，签字齐全
操作流程
1、需求上报时间符合流程要求（分公司提前6个月，中支以下提前3个月）
2、各环节审批时间符合流程要求（按照作业指导书要求）
3、严禁先租后报
流程规范，符合时效要求
职场选址
1、职场现场勘查记录（职场选址符合公司定位，现场勘查人员符合各层级职责要求）
2、备选职场评价表（分公司需四个以上、中支以下机构需三个以上合格备选职场）
2、市场分析报告（租金超标20%以上）
3、各备选职场内外部照片
4、租赁谈判记录（月租金1万元以上）
文件齐全，数据真实准确，签字齐全
职场报审
1、上述各项资料
2、职场租赁合同
3、物业服务合同
4、其他合同，如广告位租赁合同
文件齐全，数据真实准确，签字齐全
装修管理
方案设计
1、平面图
2、立面图
3、效果图
图纸齐全，标注准确，流程规范，签字齐备
招标
1、招标小组成员构成
2、招标工作管理办法
3、标书
4、资格预审
5、回标及开标记录
6、商务谈判记录
7、装修市场调查记录
资料齐备，流程规范，签字齐备
预算
1、工程量清单
2、装修招标标底
3、中标单位投标文件
4、装修报价（EXCEL格式）
5、建材市场调查记录
6、总公司预算审核意见
资料齐备，数据合理，流程规范，签字齐备
施工管理及竣工验收
1、装修工程合同书
2、材料进场验收记录
3、隐蔽工程验收记录
4、施工变更、洽商记录
5、竣工验收记录
6、监理工作日志及验收报告（如有）
档案归集及时，档案目录清晰，档案文件齐备
决算
1、竣工图纸（平面图、立面图）
2、竣工决算（EXCEL格式）
3、竣工验收报告
图纸齐全，标注准确，资料齐备，流程规范，签字齐备
设计、监理、造价顾问等其他服务公司
1、按照要求选择服务公司
2、服务合同内容
资料齐备，数据合理，流程规范，签字齐备
决算报审
1、装修合同
2、装修发票
3、职场照片
4、装修会签表（装修金额超10万元）
文件齐全，数据真实准确，签字齐全
系统操作及档案管理
系统操作
1、新筹、续租、到期换租和提前换租应按照正确的模块建立职场信息
2、租赁合同的租期、支付方式、月租金、押金等信息的维护必须与纸质合同一致
3、机构创建提供的机构名称、机构代码等信息准确
数据真实准确
档案管理
1、建立物控管理档案（包括实物档案及电子档案，其中电子档案包括档案扫描件和系统数据）
2、电子档案要求保留5年
3、建立电子档案备份制度，按月更新备份
档案归集及时完整，档案目录清晰、调理
采购管理
权限明确
1、明确划分机构各类印刷品、低值易耗、会奖旅游、奖品采购、培训服务采购项目的管理权限，立项审批额度权限，责任部门及参与部门
2、未经总公司授权同意严禁违规自购统购资产
采购权限一览表
执行合规
采购项目必须经过分公司立项审批
采购项目立项呈批
采用合适的采购方式进行合作方选择
按照采购制度进行选择
项目采购过程符合流程，招投标资料完整齐备，合法有效，招标结果形成评标报告。
进行竞争性谈判、邀请报价或单一来源采购的项目，谈判记录完整，应包含了项目背景、谈判目标、谈判过程及谈判结果等详细内容
投标书
评标报告
谈判记录
签署采购合同或协议
签署经合规法律审核的采购合同或协议。
监管制约机制完善
分公司建立相关采购款项支付的财务监管和制约机制
项目采购评标报告、谈判记录和供应商选择结果应有责任部门、参与部门和主管总经理室领导签字确认
具备财务监管制度
管理报表
按照总公司要求编制《分公司采购管理月报表》，并按时报送总公司。
报表数据务必全面、真实，不得漏报、暪报。
数据准确真实完整全面
报送及时
系统操作
收货及时率
收货及时率=统购订单及时收货行数（分公司收货日期-供应商发货日期<=15日）/统购订单总行数
达到90%
主数据管理
1、区分物料组统自购属性，不得自建统购物料。
自建的自购物料应整理成册，建立“自购物料统计表”。
自购物料应提高使用效率，严禁重复创建。
停用自购物料定期集中上报总公司进行冻结。
2、自购物料创建应标准、规范，物料名称应清晰简明，能明确表达资产的身份，建议采用“品牌+资产类别+型号简写”格式命名。
自购物料、供应商重复率低，自购物料命名规范。
订单管理
1、采购申请获批后应及时制作采购订单，如放弃申请需及时上报总公司系统内退回，不得长期占用预算不进行转订单操作。
超过3个月转订单或者长期不做转订单操作视为管理不善。
2、区分完成订单和暂存订单，自行处理订单常规问题。
不得长期（3个月以上）留存暂存订单，查明订单无法完成应及时删除行次（订单）。
见操作规范
其它
协助调查
统计及反映统购供应商供货情况，积极反映统购资产及供应商问题，协助总公司调查及选型调整工作。
实物资产管理
系统管理
基础数据管理
1、操作用户设置完整，没有缺漏。
2、机构、部门成本中心正确维护。
3、卡片信息清晰完整，信息不全状态卡片应及时补充完整。
不影响系统正常运转
系统流程跟踪
1、财务核算用户须依据系统提供的SAP资产号进行账务操作，禁止自建SAP固定资产卡片。
2、各项审批及时完成，及时打印相关单据留存及递交财务进行账务处理。
跟踪财务账务处理进度，提示及时完成。
3、有签字的相关单据留存至少1年。
及时提示相关用户。
保证系统正常流转。
操作技能要求
依据操作手册解决一般性问题，要求掌握条码打印机以及手持终端的安装和使用。
系统熟练操作，硬件操作熟练
实物管理
条码标签管理
1、除外勤桌椅及个别不方便粘贴的资产外，其他资产均必须粘贴标签。
2、入账资产立即打印标签粘贴，同时根据分发使用部门和机构进行转移操作，打印转移单，相关人员签字领用资产。
3、掉签资产及时补贴标签。
及时粘贴标签，及时进行系统操作。
库存管理
除少量预留资产可暂时放置在办公室库房成本中心内（以及交回的需维修和报废资产），其他资产不得长期登记在库房成本中心内。
严格控制库存资产总量。
调配管理
1、及时了解部门及下辖机构资产现状，并按级别及需求变动调整资产。
2、及时组织新筹机构资产的申请采购。
3、按标准款家具配备的功能区、层级以及实际情况进行配置及调配。
实时了解机构配置情况解决需求
建立资产管理单
即资产清单，各部门、四五级机构均须设立资产管理单，指定实物资产管理联系人，机构资产管理员定期对各部门及机构进行资产管理单更新。
建立实物资产管理单机制。
报废管理
1、控制非正常资产报废占比。
被盗资产以及人为原因损坏需报废资产须提供完整资产报备总公司。
2、及时处置已报废资产，资产报废超过10个月不处置的视同报废申请不实。
资产处置应尽量采用变卖方式。
3、维修审批把关，区分保修内外，及时进行系统登记。
报废资料完整，处置符合时效要求
车辆管理
1、能够自行根据配车标准计算可配车辆，正确提交车辆申请，申请附带资料齐全。
指定渠道的车型必须渠道采购，只采购指定车型或总公司批准的车型。
2、按要求粘贴理赔车车身标识。
按要求申请及采购，
报表指标
库存资产占比
系统内049900成本中心资产原值占全部资产原值的比例。
（时点取值基准）指标值越低越好
（报表指标，今年不考核）
非正常报废占比
一段时期内非正常报废资产原值占期间结束时全部资产原值的比例。
（期间取值基准）指标值越低越好
（报表指标，今年不考核）
报废处置率
一段期间内已处置资产数量占已报废资产数量的比例。
（期间取值基准）指标值越高越好
（报表指标，今年不考核）
个险标保资产存量投产比
存量资产原值÷当年累计个险标保。
指标值越低越好
（报表指标，今年不考核）
资产利用率
∑各年度资产原值占比×（当前年度-资产采购年度），注：
采购5年以上的均按6年计算。
该指标越大表明资产使用时间越长，管理水平较高，资产日常维护保养好，利用程度高。
（报表指标，今年不考核）
盘点管理
1、保证全系统盘点及时完成，并且自行安排一次全分公司盘点。
2、终端盘点结束后，盘亏、盘盈、机构间差异、机构内差异均应及时按要求处理，盘点结果由系统导出。
3、盘点完毕自行编写盘点报告。
4、对下辖中心支公司临检次数在3次以上。
按要求完成盘点工作并自行安排临检。
预算管理
1、配合总公司及时完成年度预算编制，协调各系列及财务要求，灵活控制预算执行，满足业务需要。
2、能够依据业务需要和业务变化进行预算调配。
进一步做出提示相关部门，主动配置资源、主动服务。
3、减少跨类别调整次数，预算编制及调整准确有效。
年度编制及时完成，日常操作同类别预算调整，控制跨类别上报总公司预算调整。
其他工作
1、协助总公司完成市场价格调研、同业情况调研，及时清晰的反应调查情况。
2、追踪公司项目配置进度，例如电话行销、县域保险等专项，了解相关政策，了解相关资源配置去向，有无占用挪用情况，有无合理原因。
3、及时完成总公司交办其他工作。
要总公司要求及时完整反映情况。
专项配置单独登记，追踪配备情况。
随时备查。
印刷品管理
系统操作
数据维护
自印主数据维护
根据总公司批准的物料号及时、准确、完整维护分公司自印物料主数据并扩展到所辖中支。
主数据维护准确、完整
自印供应商主数据维护
根据分公司采购管理规定流程审批确定自印供应商，并准确、完整维护供应商信息。
手续齐备，信息维护准确、完整
自印主数据清理
定期对分公司自印主数据进行检查清理，对无效主数据一个月内报总公司删除。
自印主数据真实有效，无效数据上报及时
申请处理
申请提交和审批
根据征订规范要求和新产品征订通知要求，在规定审批日前完成单证印刷品需求的系统申请和审批，非审批日要求特别处理或空运处理的，每家分公司每月不得超过一次。
申请提交、审批及时
追踪申请审批状态
随时追踪已提交SAP采购申请的审批状态，及时完成系统审批，从申请提交到完成分公司全部层级审批不得超过10个工作日。
无效自印申请，5个工作日内完成删除处理。
申请分公司完成审批时间不超过10个工作日
合理控制采购申请频率
加强与需求部门的沟通，确保库存满足2-3个月正常业务需求，单个单证印刷品每月申请不得超过一次，分公司专用单证印刷品分支机构每月集中申请不超过一次。
单个品种申请频率不超过1次/月
订单处理
订单创建
及时完成自印采购订单的创建，审批完成后5个工作日内完成订单处理。
追踪订单状态，及时完成系统收货
对已完成审批申请，追踪订单状态和到货情况，规定到货周期未到货订单及时反馈，已到货订单5个工作日内完成系统收货操作。
期间未及时收货订单数量低于5%
已到货订单5个工作日内完成系统收货操作，未及时收货订单数量低于5%
库存管理
日常库存操作规范
根据实物出入库情况，同步进行系统出入操作，确保实物库存与系统库存一致。
打印或填写印刷品出、入库单，经办人签字后装订成册、归档备查。
每月末实物及SAP系统库存余额应控制在合理的范围内，指标值高于A、B、C各同类机构平均值的100%视为异常。
建立实物台账，定期盘点帐实相符，非有价印刷品SAP系统库存与实物库存差异率低于5%（库存差异率=SAP系统库存与实物库存不一致品种/现场检查库存印刷品品种）。
库存数据真实、准确，出、入库单据保存完整，帐实相符，库存差异率低于5%
及时清理无效库存
对于已停用、作废印刷品（有价单证根据财务部相关规定处理），自停用、作废之日起一个月内完成相关库存的销毁处理。
销毁处理过程符合公司印刷品管理制度规定。
停用、作废印刷品一个月内完成销毁处理。
报表管理
机构印刷品管理月报表
每月7日前上报印刷品管理月报表和自印品种报表。
报表数据准确完整，签字齐全、上报及时
档案管理
自印品种档案
对自印印刷品的样品，按类别建立完整的实物及电子档案，并归档保存备查。
档案保存完整准确，更新及时
其他工作
新增自印IT申请规范
新增自印品种需要通过SAP系统采购的，必须通过OA系统提交IT申请报总公司审批，经总公司审批同意授权分公司自印的，必须严格按照总公司的审批意见印刷，严禁未经总公司批准擅自印刷或擅自修改印刷品内容。
申请及时准确，报批及印刷操作流程合规
收货信息更新及时
分支机构单证印刷品收货信息（地址、人员、电话、手机或传真）发生变更时，5个工作日内报总公司更新相关信息。
信息变更及时准确
岗位人员变更交接规范
分支机构单证印刷品人员变更时，根据《单证印刷品岗位人员工作交接表》项目进行工作交接。
交接手续完备，新到岗人员业务熟练
专项工作
根据总公司通知要求，配合完成总公司物控日常下达的各项印刷品相关专项工作。
配合完成日常专项工作
第九条管理报表体系：
分公司应提高数据分析和数据应用能力，建立物控管理报表体系，逐步实现科学决策和科学管理。
日常工作中应建立电子台帐，记录和统计各类管理数据，按月汇总并依照统一格式编制物控管理报表，进行详细数据分析，于每月5日以前上报分公司总经理室和总公司物控中心，为制定物控工作计划提供科学依据。
管理报表格式另行下发。
第十条团队建设：
分公司负责所辖机构物控系列团队建设和管理工作，负责团队的培训和指导。
具体要求如下：
1、分公司每年至少组织召开一次物控会议，参会人员包括分支公司物控系列管理人员，及时宣导总、分公司物控政策，总结阶段工作，制定工作计划。
会议内容及会议成果要求上报总公司物控中心。
2、每年组织分、支公司物控系列岗位人员培训次数不低于2次，并通过考试形式检验学习效果。
要求将培训内容及考试成绩上报总公司物控中心。
3、岗位人员变动要求进行完整工作交接，包括档案资料、系统权限、日常报表、待办工作说明等。
4、制定新人培训计划，编制新人培训教材，新人上岗前要求保证不低于两周的岗前培训，熟悉操作技能及公司各项管理政策，达到岗位基本要求方可允许上岗。
第三章基础管理达标
第十一条物控基础管理达标工作自2010年起按照三年分三个阶段进行：
第一年为基础建设阶段，此阶段的主要任务为完善各项管理制度，加强团队建设，全面宣导，初步实现各项工作的规范管理，不设定考核达标目标。
第二年为强化管理阶段，要求在第一阶段的基础上，加大管理力度，强化各项基础管理工作规范性操作和指标控制，通过全面检查、全面考核，逐步实现规范管理常态化，力争达标机构达到60%。
第三年为全面达标阶段，持续深入推进达标工作，力争实现全系统物控基础管理工作的100%达标。
第十二条达标评分：
总公司依据评分标准，通过现场和非现场检查的方式，全面了解分公司各项管理工作的执行情况，每年进行一次达标评分，按照百分制，八十分以上为视为达标。
具体评分标准如下：
管理类别
考核项目
明细项目
计算公式
计分标准
权重一
权重二
职场管理
制度建设
职场管理制度及作业指导书
1、颁布分公司职场管理制度，但存在明显遗漏项目或不合理流程，每发现1处扣减10分
2、未颁布分公司职场管理制度，扣减50分
3、颁布职场管理流程及作业指导书等相关实施细则，但存在明显遗漏项目或不合理流程，每发现1处扣减10分
4、未颁布分公司职场管理流程及作业指导书，扣减50分
15%
30%
管理指标
职场预算执行率
执行率100%为一百分；每超出1个百分点扣2分；每节约一个百分点加3分
30%
外勤实动人均面积
以年度指标达成率100%计算，达成每减少10%扣5分，每增加10%加7分
日常基础管理
租赁管理
各类职场租赁需求审核
1、每缺少1份资料扣5分
2、每发现1处数据错误扣5分
3、每发现1处签字不全扣5分
30%
职场选址
1、每缺少1份资料扣5分
2、每发现1处数据未填写及错误扣5分
3、每发现1处签字不全扣5分
职场报审
1、每缺少1份资料扣5分
2、每发现1处合同数据与申报数据严重不符扣5分
装修管理
方案设计
1、图纸数量明显不足，每缺少1张扣减5分
2、功能及面积未执行《标准化手册》要求，每发现1次扣减5分
3、未按要求进行图纸标注，每发现1处扣减2分
4、存在明显错误，每发现1次扣减5分
5、图纸未审核，扣减20分
招标
1、未明确招标小组成员，扣减5分
2、未明确招标工作管理办法，扣减5分
3、标书内容不全，每发现1处扣减2分
4、未进行资格预审或审核不合理，扣减5分
5、回标、开标及评标记录不全，每发现1处扣减2分
6、商务谈判记录不全，每发现1处扣减2分
7、未做装修市场调查记录，扣除5分
预算
1、工程量明显偏差或遗漏，每发现1处扣减2分
2、装修招标标底明显偏差，扣除10分
3、中标单位投标文件不全，每发现1处扣减2分
4、装修报价内容明显偏差或遗漏，每发现1处扣减2分
5、未做建材市场调查记录，扣除5分
6、装修单价超标20%，且未提供说明，扣减10分
2、超出装修标准20%以上，专项说明理由不充分，扣减5分
3、超出装修标准50%（含）以上，扣减30分
施工管理及竣工验收
1、装修合同内容不全，每发现1处扣减2分
2、装修合同存在重大遗漏造成损失超过2000元，扣除20分
3、材料进场验收记录不全，每发现1处扣减2分
4、隐蔽工程验收记录不全，每发现1处扣减2分
5、施工变更、洽商记录不全，每发现1处扣减2分
6、竣工验收记录不全，每发现1处扣减2分
7、监理工作日志及验收报告不全，每发现1处扣减2分
决算
1、图纸数量不足，每缺少1张扣减5分
2、未执行《标准化手册》要求，每发现1次扣减5分
3、未按要求进行图纸标注，每发现1处扣减2分
4、存在明显错误，每发现1次扣减5分
5、图纸未审核，扣减20分
6、竣工决算内容明显偏差或遗漏，每发现1处扣减2分
7、竣工决算金额超预算不足5%的，扣除5分
8、决算超预算在5%（含）～10%的，扣除10分
9、决算超预算在10%（含）～20%的，扣除15分
10、决算超预算20%（含）以上的，扣除20分
11、竣工验收报告内容不全，每发现1处扣减2分
其他服务
1、服务公司资格或备选数量不足，每发现1次扣减5分
2、服务合同内容不全，每发现1处扣减2分
3、服务价格明显超出合理水平，扣除10分
4、服务合同存在重大遗漏造成损失超过2000元，扣除15分
系统操作及档案管理
系统操作
1、建立职场信息的模块选择错误，一次扣5分
2、租期与合同不一致，一次扣5分
3、月租金与合同不一致，一次扣5分
4、支付方式与合同不一致，一次扣5分
5、合同审批通过
升级会员 