工程资料存档要求.docx

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工程资料存档要求

工程资料存档要求

10  建设工程文件和档案信息资料管理

10.1 建设工程信息的收集

建设工程参建各方对数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方相同的数据和信息应该规范。

建设工程参建各方在不同的时期数据和信息收集也是不同的，侧重点有不同，但也要规范信息行为。

从监理的角度，建设工程的信息收集由介入阶段不同，决定收集不同的内容。

监理单位介入的阶段有：

项目决策阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。

各不同阶段，与建设签订的监理合同内容也不尽相同，因此收集信息要根据具体情况决定。

10.1.1项目决策阶段的信息收集

在项目决策阶段，其他国家监理单位就已介入，因为该阶段对建设工程的效益影响最大。

我国则因为过去管理体制和人才能力的局限，人为地分为前期咨询和施工阶段监理。

今后监理单位将同时进行建设工程各阶段的技术服务，进入工程咨询领域，进行项目决策阶段相关信息的收集。

该阶段主要收集外部宏观信息，要收集历史、现代和未来三个时态的信息，具有较多的不确定性。

在项目决策阶段，信息收集从以下几方面进行：

（1） 项目相关市场方面的信息。

如产品预计进入市场后的市场占有率、社会需求量、预计产品价格变化趋势、影响市场渗透的因素、产品的生命周期等。

（2） 项目资源相关方面的信息。

如资金筹措渠道、方式，原辅料、矿藏来源，劳动力，水、电、气供应等。

（3） 自然环境相关方面的信息。

如城市交通、运输、气象、地质、水文、地形地貌、废料处理可能性等。

（4） 新技术、新设备、新工艺、新材料，专业配套能力方面的信息。

（5） 政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育的信息。

这些信息的收集是为了帮助建设单位避免决策失误，进一步开展调查和投资机会研究，编写可行性研究报告，进行投资估算和工程建设经济评价。

10.1.2 设计阶段的信息收集

设计阶段是工程建设的重要阶段，在设计阶段决定了工程规模，建筑形式，工程的概算，技术先进性、适用性，标准化程序等一系列具体的要素。

目前，监理已经由施工监理向设计监理前移。

因此，了解该阶段应该收集什么信息，有利于监理工程师开展好设计监理。

监理单位在设计阶段的信息收集要从以下几处进行：

（1） 可行性研究报告，前期相关文件资料，存在的疑点和建设单位的意图，建设单位前期准备和项目审批完成的情况。

（2） 同类工程相关信息：

建筑规模，结构形式，造价构成，工艺、设备的选型，地质处理方式及实际效果，建设工期，采用新材料、新工艺、新设备、新技术的实际效果及存在问题，技术经济指标。

（3） 拟建工程所在地相关信息：

地质、水文情况，地形地貌、地下埋设和人防设施情况，城市拆迁政策和拆迁户数，青苗补偿，周围环境（水电气、道路等的接入点，周围建筑、交通、学校、医院、商业、绿化、消防、排污）。

（4） 勘察、测量、设计单位相关信息：

同类工程完成情况，实际效果，完成该工程的能力，人员构成，设备投入，质量管理体系完善情况，创新能力，收费情况，施工期技术服务主动性和处理发生问题的能力，设计深度和技术文件质量，专业配套能力，设计概算和施工图预算编制能力，合同履约情况，采用设计新技术、新设备能力等。

（5） 工程所在地政府相关信息：

国家和地方政策、法律、法规、规范规程、环保政策、政府服务情况和限制等。

（6） 设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业间设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，了解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。

设计阶段信息的收集范围广泛、来源较多，不确定因素较多，外部信息较多，难度较大，要求信息收集者要有较高的技术水平和较广的知识面，又要有一定的设计相关经验、投资管理能力和信息综合处理能力，才能完成该阶段的信息收集。

10.1.3 施工招投标阶段的信息收集

在施工招投标阶段的信息收集，有助于协助建设单位编写好招标书，有助于帮助建设单位选择好施工单位和项目经理、项目班子，有利于签订好施工合同，为保证施工阶段监理目标的实现打下良好基础。

施工招投标阶段信息收集从以下几方面进行：

（1） 工程地质、水文地质勘察报告，施工图设计及施工图预算、设计概算，设计、地质勘察、测绘的审批报告等方面的信息，特别是该建设工程有别于其他同类工程的技术要求、材料、设备、工艺、质量要求有关信息。

（2） 建设单位建设前期报审文件：

立项文件，建设用地、征地、拆迁文件。

（3） 工程造价的市场变化规律及所在地区的材料、构件、设备、劳动力差异。

（4） 当地施工单位管理水平，质量保证体系、施工质量、设备、机具能力。

（5） 本工程适用的规范、规程、标准，特别是强制性规范。

（6） 所在地关于招投标有关法规、规定，国际招标、国际贷款指定适用的范本，本工程适用的建筑施工合同范本及特殊条款精髓所在。

（7） 所在地招投标代理机构能力、特点，所在地招投标管理机构及管理程序。

（8） 该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺，投标单位对“四新”的处理能力和了解程序、经验、措施。

在施工的招投标阶段，要求信息收集人员充分了解施工设计和施工图预算，熟悉法律法规、熟悉招、投标程序，熟悉合同示范范本，特别要求在了解工程特点和工程量分解上有一定能力，才能为建设方决策提供必要的信息。

10.1.4 施工阶段的信息收集

目前，我国的监理大部分在施工阶段进行，有比较成熟的经验和制度，各地对施工阶段信息规范化也提出了不同深度的要求，建设工程竣工验收规范也已经配套，建设工程档案制度也比较成熟。

但是，由于我国施工管理水平所限，目前在施工阶段信息收集上，建设工程参与各方信息传递上，施工信息标准化、规范化上都需要加强。

施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。

10.1.4.1 施工准备期

施工准备期指从建设工程合同签订到项目开工这个阶段，在施工招投标阶段监理未介入时，本阶段是施工阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师应该从如下几点入手收集信息：

（1） 监理大纲：

施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点、要点、特点，掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程、分项工程分解）；了解施工合同。

（2） 施工单位项目经理部组成，进场人员资质；进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，特殊工程的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程度和设备；承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。

（3） 建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树林、道路；建筑红线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告，地形测量图及标桩等环境信息。

（4） 施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。

（5） 本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制和技术法规和质量验收标准。

在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难。

因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息程序。

10.1.4.2 施工实施期

施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。

目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。

因此，统一建设各方的信息格式，实际标准化、代码化、规范化是我国目前建设工程必须解决的问题。

目前，各地虽都有地方规程，但大多数没有实现施工、建设、监理的统一格式，给工程建设档案和各方数据交换带来一定的麻烦，仅少数地方规程对施工、建设、监理各方信息加以统一，较好地解决了信息的规范化、标准化。

施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，项目监理部可从下列方面收集信息：

（1） 施工单位人员、设备、水、电、气等能源和动态信息。

（2） 施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。

（3） 建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。

（4） 项目经理部管理程序；质量、进度，投资的事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计和技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。

（5） 施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况。

（6） 施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。

（7） 建筑材料必试项目有关信息：

如水泥、砖、砂石、钢筋、外加剂、混凝土、防水材料、回填土、饰面板、玻璃幕墙等。

（8） 设备安装的试运行和测试项目有关信息：

如电气接地电阻、绝缘电阻测试，管道通水、通气、通风试验，电梯施工试验，消防报警、自动喷淋系统联试试验等。

（9） 施工索赔相关信息：

索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。

10.1.4.3 竣工保修期

竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息的收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补填或做“假数据”应付了事。

现代工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。

该阶段要收集的信息有：

（1） 工程准备阶段文件，如：

立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。

（2） 监理文件，如：

监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。

（3） 施工资料：

分为建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。

（4） 竣工图：

分建筑安装工程和市政基础设施工程两大类分别收集。

（5） 竣工验收资料：

如工程竣工总结、竣工验收备案表、电子档案等。

在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。

10.2  建设工程文件和档案资料管理

10.2.1 建设工程文件概念

建设工程文件：

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

（1） 工程准备阶段文件，工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

（2） 监理文件，监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

（3） 施工文件，施工单位在工程施工过程中形成的文件。

（4） 竣工图，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

（5） 竣工验收文件，建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

10.2.2 建设工程档案概念

建设工程档案指：

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

10.2.3 建设工程文件档案资料 

建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。

10.2.4 建设工程文件档案资料载体

（1） 纸质载体：

以纸张为基础的载体形式。

（2） 缩微品载体：

以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

（3） 光盘载体：

以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

（4） 磁性载体：

以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

10.2.5 工程文件归档范围 

（1） 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

（2） 工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。

10.2.6 建设工程文件档案资料管理职责

建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。

对于一个建设工程而言，归档有三方面含义：

（1） 建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向相头单位档案管理机构移交；

（2） 勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；

（3） 建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。

10.2.6.1 通用职责

（1） 工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。

（2） 工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实、无未了事项。

表格应采用统一表格，特殊要求城增加的表格应统一归类。

（3） 工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程工程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。

（4） 对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚， 情节严重的，应依法追究法律责任。

10.2.6.2  建设单位职责

（1） 在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

（2） 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

（3） 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

（4） 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

（5） 在组织工程施工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。

（6） 对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；

（7） 必须向参与工程的建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；

（8） 可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。

10.2.6.3监理单位职责

按照《建设工程监理规范》（GB 50319-2000）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3设备采购监理与设备监的监理资料”的要求进行工程文件的管理，但由于对设计监理没有相关的文件规范工程资料管理工作，可参照各地相关规定、规范执行。

（1） 应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

（2） 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

（3） 可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。

（4） 编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。

监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》{GB 50319-2000}的要求，及时由项目监理部提供。

10.2.6.4 施工单位职责

（1） 实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。

工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。

（2） 建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反遇工程建设活动的全过程。

（3） 可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。

（4） 按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。

（5） 负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。

如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

10.2.6.5 地方城建档案管理部门职责

（1） 负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。

（2） 负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。

（3） 列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。

10.2.7 建设工程档案编制质量要求与组卷方法

对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国家质量检验检疫总局于2002年1月10日联合发布，2002年5月1日实施的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）国家标准，此外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB、T11822-2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB 10609.3-89）、《城市建档案案卷质量规定》（建办［1995］697号）等规范或文件的规定及各省、市地方相应的地方规范执行。

10.2.7.1 归档文件的质量要求

（1） 归档的工程文件一般应为原件。

（2） 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（3） 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4） 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5） 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6） 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

（7） 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

（8） 所有竣工图均应加盖竣工图章。

（9） 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制冶金图。

（10） 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/1609.3-89）统一折叠成A4幅图，图标栏露在外面。

（11） 工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

（12） 工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

（13） 工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

10.2.7.2 归档工程文件的组卷要求

1、立卷的原则和方法

（1） 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（2） 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

（3） 立卷采用如下方法：

1） 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2） 工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

3） 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4） 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5） 竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6） 竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

（4） 立卷过程中宜遵循下列要求：

1） 案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

2） 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2、卷内文件的排列

（1） 文件材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（2） 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（3） 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3、案卷的编目

（1） 编制卷内文件页号应符合下列规定：

1） 卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2） 页号编写位置：

单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3） 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4） 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2） 卷内目录的编制应符合下列规定：

1） 卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。

2） 序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3） 责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4） 文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5） 文件题名：

填写文件标题的全称。

6） 日期：

填写文件形成的日期。

7） 页次：

填写文件在卷内所排列的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

8） 卷内目录排列在卷内文件之前。

（3） 卷内备考表的编制应符合下列规定：

1） 卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。

2） 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3） 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（4） 案卷封面的编制应符合下列规定：

1） 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式。

案卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。

2） 案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3） 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

4） 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。

档案馆代号由档案馆填写。

5） 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6） 编制单位应填写案卷文件的形成单位或主要责任者。

7） 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8） 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

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