会议管理系统及督查督办系统设计方案.docx

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会议管理系统及督查督办系统设计方案

会议管理系统设计

会议管理模块实现了会议室管理、一般会议管理、常委常务会议管理、大型会议管理、会议纪要管理等一系列全过程管理。

功能全面细致，操作简单方便；而且实现了与公文传输系统及其他系统的信息交互和无缝集成，使各系统协同工作，发挥最大的效率，帮助用户方便、安全、快捷地完成业务管理工作。

系统概述

为进一步完善市体育局的会议系统，需在现有协同办公基础上拓展会议管理功能模块，在各会议室设置投影仪，实现会议投影功能，共4台；并配套10个无线话筒，实现会议扩声功能。

会议系统提供会前、会中、会后的一体化会议管理。

会议室管理

功能概述

会议室管理子模块实现对内部会议室基本信息的管理，包括会议室基本资料录入、会议室状态维护等。

会议室管理模块分为两种权限：

浏览权限及会议室管理权限。

可通过后台权限管理配置。

浏览权限只能浏览会议室基本信息，管理员权限可新增、修改、删除会议室。

会议室的基本信息有：

会议室名称、会议室位置、座位数量、附加设备、使用单位、是否可用、描述等。

功能图

图：

会议室管理功能组成

会议室基本资料维护

会议室基本资料维护实现会议室的增、删、改操作，可以将单位内部所有会议室进行统一登记，实现会议室信息的共享，便于单位内部人员选择所需会议室

图：

会议室基本资料

会议室状态维护

会议室状态维护由会议室管理员维护，如果将状态设置为“不可用”，该会议室将不能被用户预定。

权限管理

分配会议室管理权限，权限分为管理权和浏览权。

默认情况下所有用户都具有浏览权，管理权由系统管理员或模块管理员指定。

1.2.1会议室申请

当业务部门需要组织一个跨部门会议时，可以使用会议申请功能。

会议申请关联工作流，通过会议室预定申请实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会议人员等信息。

会议申请发出后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知。

图：

会议申请表

1.2.2会议室预定

对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。

选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。

1.2.3会议室使用冲突管理

会议室被占用后，系统将自动提醒此会议室被占用时间，供会议室申请人查看。

议题库管理

议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。

如果单位收发文流转到领导审批环节的时候，领导批示意见为：

同意安排上会议审议，则当公文流转到两办收发文人员处理的时候，由两办办文人员加入到议题库中，议题入库后公文可以继续办理。

议题登记：

议题的登记分为自动登记和手工登记两种形式。

自动登记指当公文流转到两办收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按钮，此时两办办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下图所示：

，即可将该议题纳入到会

点击表单上方的“加入议题库”按钮，系统提示“操作成功”

议议题库中。

点击“电子会议”导航栏，进入“议题库”子栏目，可以看见相关的议题已经被添加进议题库中，如下图所示：

此页面只有两办相关人员才能看见，用户可以在此页面对议题进行新增、修改、删除以及查询等操作。

新增议题：

就是议题的手工登记方式。

点击“新增议题”按钮，弹出如下图所示的页面：

用户填写相关信息并添加附件后，点击“确定”即可将议题添加成功

1.3.1议题材料上报

议题纳入议题库后，办会人员要求拟上会的议题的汇报部门补充相关材料，按照规定材料分为四种：

议题情况说明、议题摘要表、征求意见情况表、资金测算表。

其中议题情况说明、议题摘要表必须填写。

当某个议题被纳入到议题库中后，议题状态为“待补充材料”，督查科办会人员选择需要补充材料的议题，点击“补充材料”按钮，该议题汇报部门的收发文人员系统中“单位议题库”中就会出现该议题，并且标题前面显示红色“new”标示，同时系统也会自动发出短信通知收发文人员，有议题需要补充材料。

收发文人员点击议题标题，弹出如下图所示页面：

单位收发文人员补充相关材料后，点击确定，督查科办会人员议题库中议题状态变为“待审批”，表示材料已经补充，可以进入议题审批。

如果办会人员认为材料补充的不完整，还可以重复上述过程，直到材料补充完整。

1.3.2议题审批

议题审批是指办会人员将议题库中的议题挑选出来，通过议题审批流程来确定最后哪些议题上会。

会议管理人员根据议题的重要性和材料的准备情况，从议题库中挑选一组议题在会议上讨论。

会议管理人员首先在议题库中选择一组议题，然后点击“启动议题审批流程”按钮来启动审批流程，出现如下图所示的页面：

大部分的内容系统已经按照默认信息填好，用户填写会议名称、会议时间以及会议序

号即可。

会议管理员建好议题审批表后，点击表单上方的“下一步”按钮，将审批表发送给相关人员审批即可。

注意：

点击议题审批表中每个议题的“查看材料”按钮，弹出下图所示的页面：

点击材料名称，右边显示此材料的详细内容，也可以点击“上一份”、“下一份”按钮在不同材料直接切换。

议题表发送出去以后，用户可以在“议题审批”中查询到审批表当前的状态，和公文查询类似，如下图所示：

流程监控可以查看审批表当前在哪位领导那里；审批表发出之后不能删除也不能修改，只有新建后没有发送过的情况下才可以修改或者删除。

相关人员收到议题审批表后，会在系统首页的“会议通知”中显示相关信息，如下图

所示：

用户点击名称，打开议题审批表，查看每个议题的相关信息后，可以增加或者删除议

题，也可以修改议题的提出部门和参加部门，系统自动将用户的操作记录下来，显示在操

作记录栏中，如下图所示：

用户也可以切换到“批示意见”页面中填写相关意见，如下图所示：

完成后将审批表发送出去

接收会议通知

全部人员审批完成后，审批表会回到会议管理人员这里。

会议管理人员打开议题审批

表，系统默认显示会议通知编辑页面，用户点击“套红”按钮，系统自动生成会议通知，

用户只需稍做调整就成为一份正式的会议通知，如下图所示：

将会议通知盖章后，送“通知区领导”和“通知与会单位”。

收到会议通知的人员，系

统桌面上会显示会议通知的信息，如下图所示：

点击会议通知标题，会看见套红盖章后的会议通知，如下图所示：

如果收到通知的是领导，那么该份通知会停留在领导系统首页上，方便领导随时查看，直到会议时间过去一天后自动消失；如果收到通知的是单位收发文人员，那么将进入单位内部流转程序。

发布会议通知以后，相关单位收发文人员可以在系统首页的“会议通知”栏目中查看

到提示信息，如下图所示：

点击通知标题，弹出会议通知的内容页面，如下图所示：

此页面中显示的是会议通知的正文内容，收发文人员选择页面左上方的“通知单位领导”选项，然后点击页面右上方的“发送”按钮，可以将会议通知发送给本单位领导，如下图所示：

在弹出的发送页面中，选择好本单位的领导，点击“确定”按钮，即可将通知发送给单位领导。

单位领导收到会议通知后，点击通知标题，会显示通知的详细内容，如下图所示：

单位领导在中可以查看到会议通知的正文内容，如上

图所示；在

中可以查看到与本单位有关的议题信息，如下图所示：

点击材料名称，系统弹出此材料的详细内容，可以点击“上一份”、“下一份”按钮在不同材料直接切换，如下图所示：

领导查看完会议信息后，需要在中做出批示。

原则上来说，不管是

领导自己参会还是需要单位其他人代替参会，都需要在批示中加以说明，如下图所示：

领导批示完成后，点击页面右上方的按钮，即可将会议通知发送出去

会议纪要管理

会议结束后，需要将会议决议分解成任务，落实到每个责任人，对各个事项进行全程跟踪管理。

1.5.1会议记录

每次会议之后，由督查室起草一份会议纪要。

选择相应的会议记录，点击“启动会议

纪要审批流程”按钮，如下图所示：

系统自动生成一份会议纪要审批表，发文同志将草拟的会议纪要添加到审批表的正文

中，通过发文流程提交给领导审批，整个审批流程结束后，该会议纪要自动添加到会议模块的对应会议记录中，至此，整个会议过程中产生的所有资料和信息将全部汇总，分成六个TAB页面显示出来，如下图所示为会议信息页面：

下图所示为会议纪要页面：

根据用户权限的不同，能看到的页面也有所不同，两办人员和区领导，可以看见的界

面如下：

会议纪要、会议信息界面、议题信息界面、会议通知、议题批示意见界面、纪要批示意见界面；普通用户可以看见的界面如下：

会议纪要、议题信息界面（只显示与本单位

有关的议题）、会议通知界面

1.5.2会议纪要审批

会议纪要审批采用工作流实现，根据用户需要进行个性化配置，完成整个会议纪要的起草、审批过程。

会议资料与信息管理

会议资料管理涵盖于会议有关的会议通知、参加人员名单、会议议题、会议纪要等相关材料的管理。

会议资料管理是以会议为主线的，一个会议关联多个会议资料。

会议资料的产生可以在会议过程中，也可以在会议中结束后添加、修改相关材料。

会议结束后，需要将会议决议分解成任务，落实到每个责任人，对各个事项进行全程

跟踪管理

图：

会议资料管理

会议查询会议查询模块提供统一的查询入口，如根据会议名称、会议时间、会议参与人等信息查询，查询到会议信息后，相应的会议申请、会议纪要等。

查询结果支持图形化展示。

一般会议管理

功能概述

一般会议管理指由部门组织发起的小型会议，主要包括会议申请及通知，会议室预定，会议纪要审批、会议查询等功能

功能图

图：

一般会议管理

会议申请

当业务部门需要组织一个跨部门会议时，可以使用会议申请功能。

会议申请关联工作流，通过会议申请流程实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会

议人员等信息。

会议申请通过后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知（包括短信通知）

会议室预定

对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。

选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。

会议通知

会议通知功能结合在会议申请和会议室预定功能中，通知的方式包括系统内信息和短信息或邮件等。

会议纪要审批

会议纪要审批采用工作流实现，根据用户需要进行个性化配置，完成整个会议纪要的起草、审批过程。

会议查询

会议查询模块提供统一的查询入口，如根据会议名称、会议时间、会议参与人等信息查询，查询到会议信息后，相应的会议申请、会议纪要等。

查询结果支持图形化展示。

1.8上级会议管理

功能概述

上级会议管理实现上级会议通知的处理、通知等工作，通过工作流实现上级通知的处理，在处理过程可以指定参加人员，处理完毕自动通知相关人员。

功能图

图：

上级会议管理

会议通知处理

根据需要定制所需的处理流程，将上级来文进行处理，也可以结合在收文处理流程中

图：

会议通知办理表

会议通知

与一般会议管理的会议通知功能一致

常委/常务会议管理

功能概述

常委/常务会议管理面对会议议题，上传会议资料、会中汇报、会后会议纪要的审批等。

功能图

议题库管理

议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。

议题的登记分为手工登记和自动登记两种形式。

手工登记指人工将议题登记到议题库中。

图：

登记界面

自动登记指当公文流转到收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按

钮，此时办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就

是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下所示：

登记完的议题还可以进行增删改等操作

图：

议题管理界面

议题审批

议题审批是指办会人员将议题库中的议题挑选出来，通过议题审批流程来确定最后哪

些议题上会

会议管理人员首先在议题库中选择一组议题，然后点击“启动议题审批流程”按钮来

启动审批流程：

大部分的内容系统已经按照默认信息填好，用户填写会议名称、会议时间以及会议序号即可。

在会议议题审批界面还可以对议题进行增删改操作，也可以指定议题讨论顺序。

全部人员审批完成后，审批表会回到会议管理人员。

会议管理人员打开议题审批表，系统默认显示会议通知编辑页面，用户点击“套红”按钮，系统自动生成会议通知，用户只需稍做调整就成为一份正式的会议通知，如下图所示：

收到会议通知的人员，系统桌面上会显示常务会议通知的信息

也可以打开会议通知，查看具体内容。

会中汇报在会议上，参会领导可随着汇报者的汇报演示在个人电脑上自行查看会议议题、与议题相关的会议材料。

（汇报者的汇报演示也是使用相同的功能模块通过投影仪来展现）。

每个议题的参加部门人员和汇报部门人员只能查看与自己相关议题的议题名称和议题材料，其他议题不可见。

办会人员可以调整议题排列顺序和相关参会人员。

图：

图中汇报列表

汇报部门和参加部门人员只能看见与自己有关的议题信息，如下图所示：

会议纪要审批

针对大型会议，每次会议之后，由相关部门起草一份会议纪要，发送给领导审批，最

终形成正式的会议纪要并发布

图：

启动会议纪要流程

会议纪要审批窗口由三个部分组成：

审批意见、会议信息和会议纪要正文，这三部分的显示顺序可以调整。

会议纪要审批完成后，系统自动将会议纪要的正文添加到相应常务会议记录中，如下

图所示:

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1.10会议系统与协同办公接口

为降低维护难度，我公司承诺会议管理系统与协同办公系统进行无缝集成，并且会议管理系统使用协同办公平台的用户，与协同办公平台实现统一待办、统一信息展现，会议管理系统过程中产生的议题、会议纪要、会议通知、会议室预定等相关审批表单都需使用已建成的应用支撑平台提供的工作流工具及表单工具设计实现。

甲方提供协同办公系统相关接口资料。

1.11系统主要设备参数要求

督查督办系统设计

参照同类单位督查督办功能的实现方法，结合本系统所提供的相关功能以及广州是体育局实际业务情况，我公司将实现该功能，完全满足广州市体育局实际业务需求。

督查督办建设目标

1.梳理、优化督办业务流程

2.工作汇报智能提醒

3.自动催办

4.规范工作汇报流程

5.提供完善的查询、统计手段督查督办提供了督查立项，督查办理，督查反馈，督查事项查询，督查统计等功能。

完成对督查事项的筛选、立项、督办、反馈、统计、汇总、查询等的全程自动化管理。

同类机关督查督办业务说明

2.2.1业务范围说明

我公司已经在众多政府中实现了督查督办业务（如清远市政府、黄埔区、南沙区、天

河区等），经过总结，督查督办业务范围可描述如下：

序号

业务范围

描述

1

督查来源

督查件来源分为两种：

1、一种是限制办理时间的公文；

2、另一种是限制办理时间或重要性较高的事项；这两种督查件的共通点是超过办理期限时，需要通知相关人员，并对办理人员进行催办；不同点在于公文办理有各自的办文流程，而事项办理为各自的办事流程；

2

督查形式

督查的过程按照督查形式可以分为事前催办和事后监督：

事前催办在于督促办理人员按照办理要求对督查件进行快速办理；

事后监督体现为在绩效评估期间，可以根据督查件的办理统计

结果对办理人员及部门进行总体评估。

3

督查内容

督查内容可按照单一事项及汇总事项来分类：

1、在单一办理事项中，根据事项办理过程中，收集办理数据汇总后，成为单一事项的督查内容；

2、在对评估期间对多个督查事项的办理过程进行统计并分析数据，形成办理绩效统计表，是对办理人员或部门的汇总事项的督查内容。

2.2.2黄埔区政府督查流程

督办类型一览：

督查类型

对应流程

市

市委领导批示件

区委办督查类省市传阅件

级

市部门督查事项

区委办督查类省市传阅件

全会

区委办督查通知

会议事项

常委会

区委办督查通知

督查

视频会议

区委办督查通知

其他会议

区委办督查通知

区

决策督查

区委办督查通知

内

区内—专项督查

区委办督查通知

区内—领导交办事项督查

区委领导同志交办事项办理情况呈批表

区内—区委领导批示件

1．区委办关于办理领导批示件的通知（用于发出

事项）

2.区委领导同志批示件办理情况呈批表（办理）

区内—督查专报

区委办督查类区内传阅件

工作通报

工作通报

部分流程设置

利用应用支撑平台设计

统计表

督查事项

已发出

督查数

各单位完成数

督查科已办理事项数

各单位未完成数

各单位续报数

市

级

市委领导批示件

市部门督查事项

区

内

会议

事项

督查

全会

常委会

视频会议

其它会议

决策督查

专项督查

领导交办事项督查

区委领导批示件

督查专报

工作通报

单位名称

承办总数

完成数

按时完成数

延时完成数

超时完成数

未完成数

单位名称

承办督查

事项总数

已完成

总数

按时完成数

经区委办督科同意延时后，延时完成督查事项的总数

超过时间，未经督查科同意但仍然完成的督查事项的总数

未处理督查事项总数

体育局督办流程设计

督办流程

需要反馈

流程说明：

1.督办新建成功后，会自动在督办人员的督办事项列表中显示，同时也会在被督办人员

的督办事项列表中显示。

督办事项列表可以看到所有的督办事项，包括已反馈和未反馈的；

2.被督办人员必须在反馈时限前填写反馈意见，并上传相关办理成果附件提交到督办科人员审核；如果超过反馈时限还没填写反馈意见，则默认无反馈意见并把督办事项的状态更新成下一阶段的督办事项；

3.未提交反馈意见的督办会显示在“未反馈”列表中，已提交反馈意见的督办会显示在“未反馈”列表中；

4.审核没有通过的督办反馈，会退会到被督办人员重新修改后再提交。

如果督办人员没有审核反馈意见，在超过督办期限后会自动通过审核；

5.如果被督办人员觉得督办事项已完成，无需再提交反馈，可以选择“无需反馈”提交，如果审核通过则此督办事项被列为已完成事项。

督办立项

新建督办的权限可根据实际情况配置。

新建督办的情况分为两种，第一种是手动新建一个督办，督办的事项是独立的，由建

立督办的用户自由填写。

第二种是由收文直接转换成督办，督办的事项就是公文所需要办事的事项。

新建督办后，督办人员根据实际需要发送到督办科长、督办科副主任、督办科主任审核，或不需要审核直接发送到被督办单位。

2.4.1

手动新建督办

新建督办时，需要填写的信息包括：

督办文号（督办科自定义），督办分类（区政府重点工作、承办市政府重点工作、区长办公会议、区政府常务会议），任务内容（被督办事项的内容摘要），领导批示，相关附件（被督办事项的附件），牵头（负责）单位（可多选），配合（协办）单位（可多选），第一次反馈时限（所有的督办由第一次反馈时限为结束时间，但如果选择了反馈频率，则每次反馈的时限为“第一次反馈时限”+“反馈频率”），反馈频率（下拉框：

每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），经办人，经办人电话（被短信催办的对象）。

如果是以收文转督办件的方式新建督办，则系统会自动摘取任务内容、相关附件和领

导批示等信息。

如果手动新建，则以上内容必须手动填写。

如下图：

填写完成后点击“发起督办”按钮，可以发起督办。

督办信息可随时修改，系统根据修改的情况自动调整督办时限

2.4.2收文转督办

督办人员先通过公文查询功能找到需要转督办的公文，然后点击打开公文，在公文上

方的菜单点击“督办”按钮即可对该公文发起督办，如下图：

收文转督办件系统会自动把复制收文的相关内容到督办信息里。

督办反馈

被督办人员在接收到督办事项后至第一次反馈时限前的时间段可以根据督办事项办理情况填写反馈意见并提交。

2.5.1查看督办事项

督办人员发起督办后，被督办单位的督办人可以在公文督办的“待反馈”页面找到督办项，所有需要反馈的督办事项都可以在此页面找到，已经提交反馈且还没到下一阶段反馈时间的督办事项，会在“已反馈”页面显示，如下图：

2.5.2提交反馈

牵头（负责）单位根据实际情况填写结果反馈，并在反馈时限前提交，否则系统自动

提交，提交的内容包括：

结果反馈和上传附件，如下图所示：

2.5.3反馈时限说明

所有督办事项都会有第一次反馈时限和反馈频率（