商务会议接待方案范文.docx
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商务会议接待方案范文
商务会议接待方案范文
导语：
商务会议中，常常会出现要接待贵宾的情况。
下面是小编收集的商务会议接待方案范文，欢迎参考。
商务会议接待方案范文
（一）
一、接待时间：
2011年X月X日—X月X日
二、接待地点：
接送机地点：
西宁机场
下榻酒店：
XX大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）
会议地点：
XX大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等）
三、接待对象：
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员：
总负责：
接待办
跨部门接待小组：
相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组
五、接待前期准备工作：
1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2.食宿安排，提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5.相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持热烈欢迎XX贵宾牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8x0.5x0.75）。
接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80x180cm以下易拉宝）。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注：
易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。
餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。
由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。
根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。
根据会议内容，在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。
提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。
提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导
2.会场整理及布置
1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3.联系陪同人员，讲解员。
根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：
会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
2.技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
3.会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4.拍照（依重要程度，进行拍照留档）
5.摄像（依重要程度，进行摄像留档）
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。
提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。
会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。
商务会议接待方案范文
（二）
为了接待XXXX年X月X日，XXXXXXX一行到公司参观，为确保本次活动有序开展，特制定如下接待方案：
1.接待时间：
2013-07-0414：
00--2013-07-0510:
00
二、接待地点：
XXXX、XXXX、
三、接待对象：
XXXXXXXXX
四、参观路线及时间表：
2013-07-0414：
00派车到XXXX→15：
00工厂参观→16：
00离开XX前往XX→16：
30XXXXX→16：
10XXXX沙盘讲解→16：
25XXXXX参观→17：
00离开XX→17：
30XXXX假日酒店→17：
35酒店会议室（项目讲解与政策沟通）→18：
00酒店晚宴→18：
30休息→次日9：
00送离XX，欢送
五、接待前准备工作安排：
1.成立接待小组
组长：
XXX（董事长）
副组长：
XXX（总经理）、XXX（副总经理）、XXX（总监）
成员：
XXX、XXX、XXX
参观团到其部门，由部门总监负责陪同讲解。
2.职责
2.1.XXXX
2.1.1XX行政部（XXX）：
2.1.1.1负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。
A、在大门设置两名形象保安。
B、在行政大楼LED更改欢迎字幕：
热烈欢迎XXXXXXXXXXX贵宾莅临参观考察
2.1.1.2XX厂（负责人：
XXXX）：
A、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
C、负责参观路线
D、负责现场的讲解
2.1.1.3XXXXX（负责人：
XXX）：
A、负责现场的清洁卫生
B、负责现场的工作秩序
C、负责参观路线
D、负责现场的讲解
2.2.XXXX
2.2.1政部人事部（负责人：
XX）
2.1.1.1保洁（负责人：
XXX）：
A保洁于X日下午开始对XXXX外进行清扫，尤其是地面的顽迹。
B4日早上8:
00上班，再次打扫确保XXXX外围，XX周围清洁卫生。
CXXXX室内清洁，洗手池外无水渍，卫生间无异味，纸巾完备。
DXXX室内及外围清洁，无白色垃圾。
2.1.1.2保安（负责：
XXX）
A保安于XXX（区域）安排两人、XXXX正门外两人、XXX正门外【XXX】、XXX【XXX】石凳外设置太阳伞。
安排四名形象保安穿保安工作装，戴白手套。
形象保安于4日14:
30分到位。
B4日早7:
30XXXX路口安排一名保安，放置锥形桶，禁止一切车辆进入XXXX外围。
在参观领导到来之前，打开通道，并行礼。
车辆过后，再将锥形桶复原，禁止非参观车辆进入XXXX外围。
C4日下午14:
30其他三名形象保安到指定位置，立军姿待命。
D4日下午14:
45XXX外保安将石凳搬开，打开一个通道，让参观车辆通行。
其余时间，禁止其他车辆进入。
E4日保安加强巡逻，防止一切车辆进入XXX、XXX间的广场停放。
F【XXX】负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间，在XXXX及XXX正大门安排形象保安。
尤其是要位置好当天机动车停放秩序，接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。
2.1.1.3【XXX】负责所有设备正常运转，完成时间4号上午12:
00.
2.1.1.4信息中心【XXX】负责XXXLED显示屏欢迎词的更换，内容为：
XXXXXXXX欢迎您光临。
2.1.1.5XXX负责车辆的安排;
A7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到XXX接待客人。
并按参观流程，负责全程的接送工作。
B依维柯上准备视频资料（播放公司宣传片）。
C、每辆车上准备2件水。
2.2.2招商部（负责人：
XXX）
2.2.2.1XXX负责XXXX的现场维护及秩序。
2.2.2.2协调沙盘人员进行沙盘的讲解.
2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。
（会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置,LED欢迎词的拟定,会场内适当的轻松盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一.
2.2.2.4坐席上摆放参会者的姓名水牌.
2.2.2.5物料准备:
精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料，招商手册、手提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料.
2.2.2.5人员分工:
签到人员：
XXX,引领人员：
XX,主持人：
XX
2.2.2.6具体操作过程:
沙盘讲解，讲解人XX-----从XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场----参会者依次签到------XX引领已签到人员至会场就座----主持人XX暖场，X总致欢迎词并介绍XXXXXX整体规划-----主持人介绍XXX上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词-------公司安排车辆统一送参会者离场。
2.2.3XX部（负责人：
XXX）
2.2.3.1负责现场秩序维护及管理。
2.2.3.2负责参加路线的确定及讲解。
2.2.3.3准备矿泉水。
2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。
2.2.4XX部（负责人：
XXX）
2.2.4.1负责全程摄影拍照。
2.2.4.2负责全程串词及发言稿的拟定
1.由行政人事部【XX】、【XXX】和【XXX】，在7月4日下午14:
00对整个接待现场进行最终检查。
2.陪同人员在7月4日14:
45，在XXXX大门口集合。
七、总结：
1.留下相关的联系方式。
2.将本次接待影像保留档案部。
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