办公软件使用规范及管理制度doc.docx

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办公软件使用规范及管理制度doc

办公软件使用规范及管理制度4

办公软件使用规范及管理制度

（2016年4月试行）

一、员工使用办公软件操作行为准则：

1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。

2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。

二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核？

1.办公软件在线时间8:

20～18:

40必须在线

2.有声音或红点提醒，至少1小时查看一次，及时回应

3.有公司指令在规定时间内不回复20元/次处罚

考勤（指销售和工程人员）

1.8：

30～18：

30上下班前必须提交考勤签到

2.自觉养成习惯

3.每月工作日不能遗漏，缺一次20元

外出拜访客户考勤

1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并@人事和@部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。

根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。

2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。

三、员工如何使用办公软件进行工作日报？

当日工作日志22:

00前完成

周工作日志每周日22:

00前完成

月工作日志本月最后一日22:

00前完成

1、当日：

将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里？

做了什么事?

拜访客户名称？

拜见谁？

谈了什么事情？

取得什么效果？

并@相关人员或部门，关联相关客户。

2、明日工作计划：

按5W1H原则写，确定明日工作计划。

（何因Why）、对象（何

事What）、地点（何地Where）、时间（何时When）、人员（何人Who）、方法（何法How）等六个方面提出问题进行思考。

计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）

3、工作心得体会：

通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。

4、日志发送范围：

可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。

格式：

今日总结

核心数据：

目标（来自于昨天的计划）：

？

？

完成：

？

？

重要工作：

1.

2.

3.

明日计划

目标：

1.

2.

3．

奖励及处罚措施

1、有学习价值的日志，每条奖励5元特别贡献奖。

2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖

3、每天22:

00前发出当天日志，遇特殊情况可延迟到第二日上班前补交。

逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金20元；

4、友情提示，办公软件里有企业内部微信，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。

四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚？

一线人员由部门主管在当天24:

00前点评

部门主管由部门总监在当天24:

00前点评

部门总监由副总/总经理在第二天12:

00前点评

1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。

2、逾期点评或者不点评，1人/次处罚20元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。

及时点评的好处

1、主要体现在三点：

写的方便、看的方便、点评方便。

2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。

要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。

日志是一个很好的过程还原方式。

以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，形式主义；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。

3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。

五、如何使用办公软件进行销售协同？

发指令

1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。

然后必须选择执行人（该指令由执行人执行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。

最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。

可以打分（根据完成的好坏打分）。

2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒——请给我结果！

提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法——责任的闭环管理。

发分享

1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、内涵笑话等都可在分享栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部微信群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意分享出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一起探讨解决。

2.所有同事收到同事的分享要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说！

发审批

1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；

如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。

并@行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）

外勤结束返回公司后用手机签到并补上照片证明，@行政人员所有审批交由直属上司审批

2.审批是高效率的管理，移动端除关机外基本无地域无时间限制，公司两级审批10分钟搞定。

公司交流上报的信息流被加速了，处理效率极大提高。

六、如何使用CRM系统？

办公室5S及员工行为规范管理制度1

办公室5S及员工行为规范管理制度一、目的：

为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标，进一步促进办公室管理的现代

化、科学化、规范化，从而提高工作效率，特制定本机制。

二、适用范围：

本机制适用于公司所有人员

三、办公区域管理：

每位员工均应本着主人翁精神爱惜周围的办公设备及办公用品，自觉爱护办公室的各项设施，随时保持办公设备的干净、整洁。

具体细则如下：

（一）：

办公桌

1、桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。

2、重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、工作联络单）等一律入柜。

3、其他纸件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上。

4、办公用品要摆放整齐，桌下不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志、雨伞、箱等。

（二）：

办公椅

1、保持干净整洁。

2、摆放整齐、离开时办公椅要靠近办公桌、摆放在座位下方。

（三）：

抽屉

1、内中物品要摆放整齐。

2、抽屉中物品要进行定期清理。

（四）：

保密柜、文件柜

1、有统一标志（部门、编号、责任人）

2、内中物品、文件等摆放整齐，标志明确，便于查找。

3、文档保存规范。

（五）：

计算机

1、摆放端正、保持清洁。

2、离座时电脑须进行锁定并关闭显示器，下班时关闭主机电源。

3、笔记本责任到使用人自行管理，遗失按原价赔偿。

（六）：

电器：

打印机、传真机、音响、空调、电灯、饮水机

1、节约用纸，纸张存放整齐。

不得利用公司传真机、打印机等设备传真、打印、复印个人资料。

2、及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。

3、科学使用空调：

夏季室内温度高于31摄氏度方可开启制冷系统；冬季室内温度

低于1摄氏度方可开启制热系统（按照办公室内悬挂的温度计所显示的温度值为准）空调运行时请关好门窗。

4、合理调控温度：

夏季室内温度不得低于26摄氏度；冬季室内温度不得高于18

摄氏度。

5、电话、灯具、传真机、复印机、空调、电脑及其它电器应按规定使用，下班前

每位员工均须关闭电脑及显示器后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、

灯均处于关闭状态。

6、雷雨天气应及时拔下不急着用的电器插头，以免雷击导致损坏。

7、由于使用不当或人为损坏造成电器不能正常运行，肇事人扣除5分，部门扣除

5分，另外赔偿造成的损失。

8、电灯在采光良好的情况下只开一半，若采光较暗，在公共区域，比如厕所，要做到随时关闭大灯（只保留四盏射灯），严禁无人空耗。

（七）：

地面（公共卫生由清洁工负责）

1、保持干净，无可视垃圾。

2、计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。

3、纸袋、纸张、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，

保证安全。

（八）：

通道、走廊（公共卫生由清洁工负责）

1、保持通畅。

2、不得摆放影响美观或影响走路的纸箱等。

3、垃圾篓应置于桌下内侧，不得放在通道上。

4、如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方

便。

5、墙角，天花板不得有蜘蛛网

（九）：

智慧吧、会议室、洽谈室

1、会议室、智慧吧等公共区域使用前请与人事部进行预约。

2、使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的卫生工作。

3、黑板在会议后必须清理干净，黑板擦及白板笔须放在指定位置。

4、会议后请将椅子排放整齐，关好空调及窗户。

5、清洁工每日按清洁标准对走廊及公共区域进行清扫。

（十）：

个人行为

1、工作时应保持良好的工作状态。

禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，

包括打入电话。

特殊情况必要时接拨电话言语尽量要简洁，做到长话短说。

2、办公时间不允许做与工作无关的事情,如:

玩游戏、打瞌睡、看小说、上网聊天、

听音乐。

3、着装得体大方，工卡佩戴规范。

4、公司人员要树立服务意识，要在同事与同事、上级与下级、部门与部门之间起桥

梁作用。

5、遵守公共秩序与规定。

上班时间员工外出必须填写《外出单》，否则按旷工论处。

6、禁止在办公区域抽烟

（十一）：

基本修养

（1）开放办公室

1、不要大声喧哗、接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁的同事听不到为准，

有需要讨论事易可到洽谈室或独立的房间。

2、团结并尊重每一位同事，工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式

解决，任何情况下都不可恶话相向或采取它种过激行为。

3、如有客人来访，要做到彬彬有礼，最好在会议室、洽谈室会客。

（2）手机的使用

1、开会、培训时手机关闭或设置为震动。

2、在开放办公室将声音调至不影响别人工作为宜。

四、5S管理奖惩流程：

（一）、检查方式：

每日检查5S做的不合格的进行拍照并在公司群里公布合格的及不合格的部门及个人。

（二）、奖励与处罚：

员工个人查到不合格一次乐捐20RMB，以此类推。

全月累计汇总在每月薪资里体现该部分的乐捐款项。

部门公共部分以拍照为准统计次数，全月累积，部门累积十次的，扣部门绩效分5分。

部门以每月不合格数及员工不合格次数相加进行排名，排名第一的部门奖励流动小红旗一面，累积三个月拥有小红旗的部门，奖励部门活动基金1000RMB。

（三）、5S乐捐的金额全部列入“5S”基金，公司进行专款专用，财务单独做帐，不能与公司其它帐务混用，人事部有权对此部分款项与财务进行核对，基金内款项用在“5S”

奖励与其它福利。

五、备注

（一）、本制度自2014年10月1日起开始执行。

自执行之日起，废除以往关于5S管理及员工行为规范的所有制度

（二）、人事部为本制度负责人，负责本制度的制、修、废；本程序的培训、发布等。

（三）、本制度试运行中，过程中不合理之处公司有权进行修改调整。

若无修改内容的长期有效。

人事行政部

2014年09月24日