办公软件使用规范及管理制度doc.docx

1、办公软件使用规范及管理制度doc办公软件使用规范及管理制度4办公软件使用规范及管理制度（2016年4月试行）一、员工使用办公软件操作行为准则：1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核？1.办公软件在线时间8:2018:40必须在线2.有声音或红点提醒，至少1小时查看一次，及时回应3.有公司指令在规定时间内不回复20元/次处罚考勤（指销售和工程人员）1. 8：3018：30上下班前必须提交考勤签到2.自觉养成习惯3.每月工作日不能遗漏，缺一次20元外出拜访客户

2、考勤1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并人事和部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。三、员工如何使用办公软件进行工作日报？当日工作日志 22:00 前完成周工作日志每周日22:00 前完成月工作日志本月最后一日22:00 前完成1、当日：将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里？做了什么事?拜访客户名称？拜见谁？谈了什么事情？取得什么效果？并相关人员或部门，关联相关客户。2、明日工作计划：按5W1H原则写，确定明日工作计划。（

3、何因Why）、对象（何事What）、地点（何地Where）、时间（何时When）、人员（何人Who）、方法（何法How）等六个方面提出问题进行思考。计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）3、工作心得体会：通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。4、日志发送范围：可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。格式：今日总结核心数据：目标（来自于昨天的计划）：？完成：？重要工作： 1.2.3.明日计划目标：1.2.3奖励及处罚措施1、有学习价值的日志，每条奖励5元特别贡献奖。2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖3、每天22:00前发出当天日志，遇特殊

4、情况可延迟到第二日上班前补交。逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金20元；4、友情提示，办公软件里有企业内部微信，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚？一线人员由部门主管在当天24:00前点评部门主管由部门总监在当天 24:00前点评部门总监由副总/总经理在第二天12:00前点评1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。2、逾期点评或者不点评， 1 人/次处罚20 元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。及时点评的好处1、主要体现在三点：写的方便、看的方便、点评方

5、便。2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。日志是一个很好的过程还原方式。以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，形式主义；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。五、如何使用办公软件进行销售协同？发指令1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。然后必须选择执行人（该指令由执行人执

6、行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。可以打分（根据完成的好坏打分）。2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒请给我结果！提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法责任的闭环管理。发分享1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、内涵笑话等都可在分享栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部微信群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意分享出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一

7、起探讨解决。2.所有同事收到同事的分享要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说！发审批1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。并行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）外勤结束返回公司后用手机签到并补上照片证明，行政人员所有审批交由直属上司审批2.审批是高效率的管理，移动端除关机外基本无地域无时间限制，公司两级审批10分钟搞定。公司交流上报的信息流被加速了，处理效率极大提高。六、如何使用CRM系统？办公室5S及员工行为规范管理制度1办公室5S及员工行为规范管理制度一、目的

8、：为实现严谨、高效、文明、舒适的办公目标，进一步促进办公室管理的现代化、科学化、规范化，从而提高工作效率，特制定本机制。二、适用范围：本机制适用于公司所有人员三、办公区域管理：每位员工均应本着主人翁精神爱惜周围的办公设备及办公用品，自觉爱护办公室的各项设施，随时保持办公设备的干净、整洁。具体细则如下：（一）：办公桌1、桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。2、重要纸张文件，保密资料（包括发票、客户信息、工作联络单）等一律入柜。3、其他纸件全部整齐放置在文件架、文件夹或书柜中、不得散放在桌面上。4、办公用品要摆放整齐，桌下不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志、雨伞、箱等。（二）：办公

9、椅1、保持干净整洁。2、摆放整齐、离开时办公椅要靠近办公桌、摆放在座位下方。（三）：抽屉1、内中物品要摆放整齐。2、抽屉中物品要进行定期清理。（四）：保密柜、文件柜1、有统一标志（部门、编号、责任人）2、内中物品、文件等摆放整齐，标志明确，便于查找。3、文档保存规范。（五）：计算机1、摆放端正、保持清洁。2、离座时电脑须进行锁定并关闭显示器，下班时关闭主机电源。3、笔记本责任到使用人自行管理，遗失按原价赔偿。（六）：电器：打印机、传真机、音响、空调、电灯、饮水机1、节约用纸，纸张存放整齐。不得利用公司传真机、打印机等设备传真、打印、复印个人资料。2、及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。3、

10、科学使用空调：夏季室内温度高于31摄氏度方可开启制冷系统；冬季室内温度低于1摄氏度方可开启制热系统（按照办公室内悬挂的温度计所显示的温度值为准）空调运行时请关好门窗。4、合理调控温度：夏季室内温度不得低于26摄氏度；冬季室内温度不得高于18摄氏度。5、电话、灯具、传真机、复印机、空调、电脑及其它电器应按规定使用，下班前每位员工均须关闭电脑及显示器后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均处于关闭状态。6、雷雨天气应及时拔下不急着用的电器插头，以免雷击导致损坏。7、由于使用不当或人为损坏造成电器不能正常运行，肇事人扣除5分，部门扣除5分，另外赔偿造成的损失。8、电灯在采光良好的情况下只开一

11、半，若采光较暗，在公共区域，比如厕所，要做到随时关闭大灯（只保留四盏射灯），严禁无人空耗。（七）：地面（公共卫生由清洁工负责）1、保持干净，无可视垃圾。2、计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。3、纸袋、纸张、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源线、网线、电话线放置在一起，保证安全。（八）：通道、走廊（公共卫生由清洁工负责）1、保持通畅。2、不得摆放影响美观或影响走路的纸箱等。3、垃圾篓应置于桌下内侧，不得放在通道上。4、如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方便。5、墙角，天花板不得有蜘蛛网（九）：智慧吧、会议室、洽谈室1、会议室、智慧吧等公共区域使用前请与人事部进

12、行预约。2、使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的卫生工作。3、黑板在会议后必须清理干净，黑板擦及白板笔须放在指定位置。4、会议后请将椅子排放整齐，关好空调及窗户。5、清洁工每日按清洁标准对走廊及公共区域进行清扫。（十）：个人行为1、工作时应保持良好的工作状态。禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入电话。特殊情况必要时接拨电话言语尽量要简洁，做到长话短说。2、办公时间不允许做与工作无关的事情,如:玩游戏、打瞌睡、看小说、上网聊天、听音乐。3、着装得体大方，工卡佩戴规范。4、公司人员要树立服务意识，要在同事与同事、上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用。5、遵守公共秩序与

13、规定。上班时间员工外出必须填写外出单，否则按旷工论处。6、禁止在办公区域抽烟（十一）：基本修养（1）开放办公室1、不要大声喧哗、接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁的同事听不到为准，有需要讨论事易可到洽谈室或独立的房间。2、团结并尊重每一位同事，工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式解决，任何情况下都不可恶话相向或采取它种过激行为。3、如有客人来访，要做到彬彬有礼，最好在会议室、洽谈室会客。（2）手机的使用1、开会、培训时手机关闭或设置为震动。2、在开放办公室将声音调至不影响别人工作为宜。四、5S管理奖惩流程：（一）、检查方式：每日检查5S做的不合格的进行拍照并在公司群里公布合格的

14、及不合格的部门及个人。（二）、奖励与处罚：员工个人查到不合格一次乐捐20RMB，以此类推。全月累计汇总在每月薪资里体现该部分的乐捐款项。部门公共部分以拍照为准统计次数，全月累积，部门累积十次的，扣部门绩效分5分。部门以每月不合格数及员工不合格次数相加进行排名，排名第一的部门奖励流动小红旗一面，累积三个月拥有小红旗的部门，奖励部门活动基金1000RMB。(三）、5S乐捐的金额全部列入“5S”基金，公司进行专款专用，财务单独做帐，不能与公司其它帐务混用，人事部有权对此部分款项与财务进行核对，基金内款项用在“5S”奖励与其它福利。五、备注（一）、本制度自2014年10月1日起开始执行。自执行之日起，废除以往关于5S管理及员工行为规范的所有制度（二）、人事部为本制度负责人，负责本制度的制、修、废；本程序的培训、发布等。(三）、本制度试运行中，过程中不合理之处公司有权进行修改调整。若无修改内容的长期有效。人事行政部2014年09月24日