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科技档案管理学笔记
科技档案管理学笔记
科技档案管理学
第一章、科技档案
科技档案：
保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。
（原始记录性，科技资料——间接性）
凡是人们所进行的认识自然和改造、利用自然的一切活动，都包括在这一概念的范围之内。
概念产生的两个条件：
1、一般社会条件即社会化大生产，产生“物”；
2、特殊社会条件即重视档案的传统。
概念产生的意义：
1、使当时科技领域的档案迅速建立了有效的管理制度、体系，达到管理的规范化；
2、在一定程度上突破了重管轻用的档案管理思想。
3、弊端：
一定程度上约束了科技档案中科技成果的应用推广。
科技档案的种类：
①工业生产技术档案：
主要是工业产品档案，在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。
特点：
以型号成套。
②农业科技档案：
在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。
特点：
周期性、地域性。
③基本建设档案：
简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
特点：
以工程项目成套。
④城建档案：
在城市的勘察、规划及建设中形成的档案。
特点：
以城市为限定范围，多为复制件。
⑤设备档案：
是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。
特点：
以型号成套。
⑥自然科学研究档案：
在自然科学技术研究活动中形成的科技档案，简称科研档案。
特点：
以课题成套。
⑦医药卫生档案
⑧自然现象观测档案：
气象、天文、水文、地震
⑨地质档案、测绘档案和环境保护档案
科技档案的特点：
一、专业性
1、科技档案产生的领域具有鲜明的专业性特点；
2、科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特点。
科技档案的专业性特点，不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间相互区别。
二、多样性——类型、载体多样
三、成套性
任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的。
围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和结果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成一个反映该项科技、生产活动的文件整体。
四、现实性——现实使用性，档案反映的内容大部分在现实中以实物形态存在。
科技档案的功能：
一、知识储备和依据凭证功能；
二、情报功能：
指科技档案的内容信息在科技、生产生活中所具有的科技参考作用和科技交流作用；
三、促进生产力发展和提高经济效益的功能；
功能的表现形式：
管理功能、经济功能、科研功能、决策功能、查究事故原因功能、编史修志功能。
影响因素：
1、社会条件（需求）；
2、使用者的科技档案意识、能力、水平、创造力；
3、科技档案自身：
质量、管理和开发利用水平。
功能的特点：
1、广泛性（领域、范围、作用）；
2、多样性（表现形式、功能转化）；
3、递减性（科技的发展，利用频率和保密性下降）；
4、直接性和间接性并存（直接套用、复用）。
第二章、科技档案工作
科技档案工作：
指以完整地保存和科学地管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。
基本任务：
在科技档案工作基本原则指导下，建立、健全科技档案工作的法规制度，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务。
包括科技档案业务管理和事业管理。
科技档案工作的性质：
1、专业性
①有自己独立的物质对象；
②有特定的工作内容和专门的工作方法；
③有比较完整的专业理论知识体系。
2、管理性
①是科技管理工作的组成部分；
②是基础性科技管理工作；
③是对科技信息和科技成果的管理。
3、服务性（根本属性）
①给服务恰当的定位；
②在管理中把服务性体现在各个环节中；
③正确认识主动服务与被动服务的关系。
要发扬主动服务的精神，服务性主要表现在主动服务的精神，实质落实在工作中就是把档案管好。
4、机要性—既是保护国家和人民利益的要求，也是保护科技档案形成者知识产权的反映。
科技档案工作的基本原则：
按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
“集中统一管理”的内容：
①科技档案是国家的财富；
②科技档案按专业实行分级管理；
③科技档案的管理要遵循统一的管理制度。
必要性：
是社会化生产和专业分工的客观要求，是社会主义公有制的必然反映。
完整：
要求科技档案要齐全成套，并且种类也应完备。
准确：
要求科技档案必须是真实的历史记录，并且在内容上始终与它所反映的科技对象相一致。
系统：
要求保持科技档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合，并且实现库藏科技档案分类排列的有序化。
安全：
要求保证科技档案实体的安全，尽可能延长其自然寿命；同时还要求保护科技档案信息的安全，保守科技秘密，保护知识产权。
意义：
1、现代社会的发展要求，与社会生产方式相符；
2、整体优势——有利于扩大科技档案的利用范围，提高工作效率，使各环节、地区间协调发展，有利于科技档案资源的开发，有利于科技档案管理的现代化推行。
集中统一原则的分析：
集中——适合社会化大生产的需求，集中信息方面的系统、丰富是分散所没有的，便于大范围利用。
而且在大量档案集中在一起时，会有专业人员进行管理，使管理更加科学、规范，有利于科技档案资源的开发。
统一——包括标准的统一，减少科技档案在流动上的障碍，有利于信息流动。
集中统一为何受人质问？
在集中统一下，对科技档案加强控制（高度保密），现在的集中统一是为了加强管理，而不是为了便于利用，因此它的适应性（作用）在下降。
企业不愿移交档案馆是因为商业保密问题，国家在制定制度时并没有考虑到企业的利益，因此这一制度与现状越来越不相符。
科技档案事业的管理体制：
在国家档案局的掌管下，按专业实行统一管理，各级档案行政管理部门与专业主管机关密切配合，实行分级管理和属地管理相结合的管理体制。
（国家档案局是我国档案事业的最高管理机关，根据国家法律和法令，处理我国档案事业建设和发展中的一切重大问题）
科技档案事业的组织系统：
①科技档案资源管理系统
②科技档案事业管理系统
③科技档案教育和研究系统
机构：
①基层科技档案工作机构：
是企、事业单位设置的管理科技档案的职能部门，一般称为科技档案室或科技档案处（科）。
②科技专业档案馆：
是保管对国家和社会具有长远保存价值的重要科技档案的机构，是科技档案信息资源的储备中心、咨询中心和交流中心。
两者职能不同：
前者主要面向本单位，后者则面向本系统和社会，而且可以扩大利用面，是一个专业档案的信息中心。
第三章、我国科技档案事业的建设与发展
一、创建准备时期（1949-1959）
特点：
①科技档案管理工作基本上处于分散状态；
②对科技档案缺乏认识，没有明确的概念；
③显示出国家经济和科技文化建设对科技档案工作的紧迫需要；
④科技档案管理的理论研究，同科技档案工作实践紧密结合，并为之服务。
二、创建时期（1959-1966）
1、大连会议（1959年12月）——第一次全国性科技档案工作会议
中心议题：
建立基层科技档案机构。
《技术档案室工作暂行通则》——我国科技档案工作第一个较为完备的法规文件
内容：
①区分科技档案和科技资料；
②建立、健全归档制度；
③实行集中统一管理；
④维护国家机密，保证科技档案安全。
意义：
①实现了统一管理；
②制定了科技档案工作的管理原则和基本体制；
③极大地促进了基层科技档案工作的建立和发展；
作用：
设定科技档案的基本原则、管理体制，使基层科技档案工作得以建立。
意义：
召开大连会议，发布我国科技档案工作第一个较为完备的法规《技术档案室工作暂行通则》，使我国原来处于分散、不统一的科技档案工作，开始有了基本的、统一的做法和制度，逐步纳入到社会主义国家规模的集中统一管理轨道，成为与国家的社会主义经济建设和科学技术工作紧密联系的一项专门事业。
所以，大连会议的召开和《技术档案室工作暂行通则》的发布，是我国国家规模的科技档案事业建设与发展的重要标志，对发展我国科技档案事业起了重要的指导作用。
2、哈尔滨城建档案会议（1960年10月）——加强管理城市基建档案工作
3、《科研档案十四条》、《工业七十条》和中共中央、国务院批转有关加强
特点：
①我国社会主义科技档案工作的原则、体制、方针、政策、规章制度等，初步得到了确立；
②地方各级主要是省级档案业务主管机关加强对档案工作的指导、监督和检查；
③大中型企业开始建立科技档案机构，中央主管部门开始筹建科技专业档案馆。
三、遭受破坏时期（1966-1976）思想理论被搞乱，体制被破坏，机构被撤销，科技档案损失严重。
四、恢复整顿时期（1976-1986）
1980年7月，全国科技档案工作会议：
①讨论《中华人民共和国科学技术档案工作条例（讨论稿）》；
②讨论当前科技档案工作的情况和问题，加速科技档案工作的恢复与整顿；
③交流科技档案工作经验。
特点：
①科技档案工作的地位和作用正在被越来越多的人所认识；
②科技档案工作为现代化建设服务的方向更加明确；
③科技档案工作的发展更加广泛和深入；
④科技档案的学术研究水平在不断提高。
五、改革发展时期（1986-1997）
1986年12月，第三次全国性科技档案工作会议的召开
中心议题：
讨论基层企事业单位档案的综合管理及科技档案资源的开发利用。
通过了四个文件：
《国营企业档案管理暂行规定》
《科学技术研究档案管理暂行规定》
《基本建设工程项目文件归档范围》
《开发利用科技档案信息资源暂行办法》
1995年7月，全国首届企业档案工作会议
第四章、科技文件工作
科技文件：
在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。
特点：
专业性和成套性、形成过程的渐进性、标准性。
科技文件工作：
科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作，充分发挥科技文件在科技、生产活动中的工具作用。
科技文件工作的内容：
一、形成：
伴随着科技、生产活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，编制和逐步形成科技文件的工作。
二、积累：
及时把已经形成的科技文件集中起来，不仅要做好传递性科技文件的积累管理和对科技文件更改补充的管理工作，而且还要做好收发登记、传递、配套、保管等工作；科技档案部门要积极协助科技人员做好科技文件的积累管理。
三、整理：
①由科技部门和科技人员对积累起来的科技文件进行鉴别，并把属于归档范围的科技文件组成案卷；
②科技档案部门协助、指导科技人员做好整理工作。
四、归档：
是科技文件工作和科技档案工作的连接点和结合部，是科技档案工作的基础。
第五章、科技档案管理
鉴定工作的内容：
根据一定的原则和标准，科学地判定科技档案历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的科技档案，按照规定的手续进行处理的科技档案业务管理活动。
分类的方法：
（这些方法一般都是结合使用）
一、对象分类法：
①型号分类法：
一个型号产品的全部档案归为一类，适用于产品档案、设备档案，将同一型号的产品档案集中在一起，反映这一型号产品的全部面貌，适用于结构复杂，通用性比较小的单件产品生产。
②工程项目分类法：
以独立的工程项目为单位，将有关工程项目的科技档案划分为一类，适用于基建档案，有具体工程对象的基建档案，反映一个工程的全貌。
③课题分类法：
以科研课题为单位划分为一个类别，适用于科研课题。
特征：
①实质都是以一个对象为核心，维护科技档案的完整性、成套性；
②外部界限明确，便于进行分类；
③保持了科技文件间的有机联系。
二、特殊分类法：
①专业分类法：
根据科技档案所反映的科技性质划分，通用化、标准化、交换性较强，从专业角度进行划分，如工程设计等。
②地域分类法：
根据科技档案反映的地域特征划分类别。
③时间分类法：
按科技档案的时间特征划分类别，适用于时间特征明显的科技档案。
保管的方法：
底图——平放或卷放，边缘加固。
蓝图及复印图——折叠组卷保存，以“手风琴”式，折叠成A4图纸，装入用牛皮纸板双裱压制的卷盒或卷皮中保存。
感光材料——密封包装，底片平面应与水平面垂直，分类存放，检查，严格控制底片库房的温、湿度。
磁性材料——防磁，平放，定期检查，防止相邻磁带互相磁化。
科技档案检索：
指对科技档案信息进行加工存储，并根据利用者的需要查检科技档案。
科技档案编研：
根据客观需要，对科技档案内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关科技档案信息加工、编辑成各种形式的科技档案编研成品的科技档案业务工作。
更改对科技档案工作的影响：
科技档案存在更改的问题，只要符合制度要求，经过一定的批准手续，不仅允许更改，而且必须更改才能保证科技档案的准确性。
因为科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，对科技档案的完整性和准确性产生很大的影响。
一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化。
另一方面，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原有的科技档案从相对的完整、准确变化为不够完整、准确。
为了维护科技档案的准确性，为了保证科技档案的凭证作用和依据作用，必须在一定的更改制度和更改要求的指导下，对有关科技档案进行相应的更改和补充，使科技档案同它所反映的科技对象的实际情况保持一致。
科技档案的更改、补充工作，原来由技术部门和技术人员承担，科技档案部门只进行监督和协助。
随着科技档案工作者素质的提高与科技档案人才结构的完善，目前，有些单位已经由科技档案工作者直接承担更改、补充工作。
更改的程序：
先改底图后改蓝图，最后再改生产用图。
更改的原则：
既要保持科技档案的历史面貌、发展过程，又要反映出科技对象或科技生产活动变化的现状。
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