ERP系统管理作业指导书.docx
《ERP系统管理作业指导书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《ERP系统管理作业指导书.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
ERP系统管理作业指导书
1.1总则
第一条为规范公司企业资源计划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。
第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。
第三条ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据。
第四条本公司ERP系统分为U8（财务会计、供应链、生产制造三大模块）和OA两大系统，随着公司的发展，后续将再运行HR、PLM及条形码管理等系统或模块。
目前U8系统中供应链包括销售管理、采购管理、质量管理、库存管理、存货核算五个子模块，生产制造包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，每个大模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。
根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：
模块
职能部门
数据输入员
数据审核员
系统设置管理
项目小组
系统管理员
项目经理
销售管理
销售部
销售内勤、业务员
销售部副经理
采购管理
供应部
采购员、采购内勤
供应部经理
质量管理
品质部
检验员
质量主管
库存管理
仓库
仓库统计员、管理员
仓库主管
存货核算
财务部
助理会计
主办会计
物料清单
技术部
技术文员
产品工程师
需求规划
生产部
生产计划员
车间主任
生产订单
生产部
生产计划员
车间主任
财务会计
财务部
助理会计
主办会计
OA系统
项目小组
OA系统各用户
部门主管、经理
系统维护
项目小组
第五条ERP项目实施小组由各模块主要操作员、各部门主管、经理、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负责。
其中项目经理负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，ERP系统管理员为项目的实施提供技术支持和保障。
第六条各部门主管、经理是本模块的部门负责人，负责联系ERP系统管理员解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。
第七条各部门经理根据ERP初始实施时的操作手册，结合本部门实际情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。
第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管、经理、系统管理员解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。
第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。
对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。
所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。
如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；
第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，及时修改初始密码，如因账号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承担。
第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被别人使用。
如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承担一切后果。
第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。
1.2岗位说明
1.2.1系统设置管理模块（项目经理、系统管理员）
◆系统设置管理模块—项目经理
主要职责：
1、负责系统的总体运行；
2、负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；
3、协调各部门的工作，确保流程畅通；
4、审核并确认所有ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、订单编码规则文件等；
◆系统日常管理—系统管理员
主要职责：
1、监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；
2、监督系统文件的执行情况；
3、负责系统日常故障的及时处理；
4、负责系统日常管理、数据维护和备份；
5、系统用户权限的分配和管理；
6、协助其他部门主管制定各种方案、制度；
7、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；
8、负责解答其他用户按程序提交的技术性问题。
1.2.2销售管理模块（销售部、生产部）
◆销售管理模块—销售部副经理
主要职责：
1、审核并确认本模块所有系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；
2、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售内勤修订系统数据并通知生产部；
3、指导、监督销售内勤、业务员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；
4、跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；
◆销售内勤、业务员
主要职责：
1、销售业务员负责按客户订单需求或者备料需求下达销售订单。
2、销售内勤负责跟踪订单生产入库，负责开具销售发货单，确保单据及时、数据准确。
3、销售业务员每月与客户对账后开具销售结算单通知财务开票，及时处理调账事项，确保客户仓库数量准确无误。
4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反映并按指示处理。
5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处。
6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管。
1.2.3生产制造管理模块（技术部、生产部）
◆物料清单以及存货编码数据主管（技术部经理）
主要职责：
1、监督物料清单及存货档案录入的正确性；
2、监督常规产品物料清单及存货档案的维护情况；
3、监督整个系统中物料的标准化工作（名称、规格型号、单位等的一致性）；
4、负责监督例外情况下BOM清单中替代料的及时处理。
◆物料清单及存货数据录入（技术部文员）
1、系统新增物料的录入及旧物料的维护；
2、BOM清单的维护、新产品BOM清单的及时录入，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；
3、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并及时知会相关部门；
4、新产品的一级BOM和二级BOM在接到产品工程师提供的完整数据后，必须在半小时内完成录入确认工作（含新物料在存货档案中的录入）。
5、当收到供应部、生产部等物料资料数据错误置疑通知后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况。
◆加编码权限分配
1、原材料、包装物、五金库（弹簧套管）、成品库物料编码录入：
技术部文员
2、五金配件库、危化品库物料编码录入：
各仓库管理员
3、办公用品、后勤用品物料编码录入：
总经办文员
◆生产计划员、车间主任
主要职责：
1、计划运算方案、计划参数等计划基础数据的系统设定；
2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；
3、负责MRP运算，并调整和下发生产计划、采购计划和委外计划；
4、负责定期运行MRP物料需求运算，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，订单是否有逾期现象存在，如发现问题必须马上向相关部门反映并要求更新，待数据正确无误后再进行MRP运算；
5、计划有变动时，及时调整并维护，重运作MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；
6、当受到下游供应部等反馈的运算单据错误置疑通知后，必须在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；
7、根据生产实际，按客户订单数量进行自制件及采购件的余量控制；
8、负责调整及完善生产任务单，在确定无误后下达生产任务单；
9、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；
10、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产计划员有义务向相关人员提出，并要求在期限内配合解决；
11、出现无法正常领料时，必须通知仓库进行原因查找并解决，仓库不能解决时须立即通知系统管理员进行处理。
1.2.4采购管理模块（供应部）
◆采购管理模块—供应部经理
主要职责：
1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；
2、分配、指导、监督采购订单处理预案的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确性，发现错误及时指导纠正；
3、跟踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；
◆采购员
订单处理主要职责：
1、负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商，同时要求外购钢丝、包装物供应商在送货单中必须注明采购订单号；
2、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单应及时关闭，对于预期的订单应及时变更交货期；
3、不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采购；
4、如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知生产部配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；
5、如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知供应商。
到货处理主要职责：
1、负责采购到货的点检工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认等工作，确保仓库及时办理入库，保证生产需要；
2、严格按采购订单上的物料名称和数量办理点检，不得超订单收货；
3、跟踪品质部材料检验进度，确保合格材料及时入库、确保不合格材料及时得到处理。
◆请购权限分配
1、盘条库、成品库物料请购：
采购内勤
2、钢丝库物料请购：
生产计划员
3、五金配件库、危化品库物料请购：
各仓库管理员
4、包装物库物料请购：
各车间主任
5、办公用品、后勤用品请购：
总经办文员
1.2.5仓库管理模块（仓库、财务部）
◆库存管理模块—仓库主管
主要职责：
1、负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理按权限分配表；
2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事物处理期限等；
3、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；
4、负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；
◆仓库管理员、统计员
主要职责：
1、根据仓库主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生变化时，应及时通知各相关部门；
2、接到供应部确认后的采购订单，收料、退料通知单和送货单位送货单后，当天输入采购收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其他入库单、到货单等单据，并确认审核；
3、接到经生产部确认的生产领料单、退料单等通知后，当日输入完成（蓝字、红字）系统出库单、其它出库单并审核；
4、及时办理产成品的入库手续，并确认审核、不能因延误影响销售出库；
5、发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；、
6、需要做系统出入库等各项单据需及时处理，不能影响正常业务进行，造成公司经济损失；
7、发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、报废单等不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。
8、负责每月月初核对实际库存与系统库存，平时对各类物料发现有错误随时盘点，根据库存历史数据和仓库各项进出单据，找出原因记录备案并报告仓库主管及时处理。
9、严格按生产部下发的生产领料单办理物料的出入库工作，不得超生产领料单数量发料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。
10、每个月1号，处理完上个月的库存出入库单据。
1.2.6财务管理模块（财务部）
◆总账管理员—主办会计
主要职责：
1、负责总账的科目维护更新，分账设置管理；
2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过账到财务模块核对科目总账；
3、结转会计期间，填制资产负债表、损益表等财务报表；
4、指导助理会计的日常操作，检查错误日志，和系统管理员一起解决问题；
5、就生产、采购、销售过程中的数据问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；
◆应付账款管理员
主要职责：
1、系统开具采购发票。
2、跟踪采购员和仓库处理收货的记录进度。
3、每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过账至财务事务处理。
4、及时检查各项出入库数据的正确性，发现问题及时处理。
5、检查核对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。
◆应收账款管理员
主要职责：
1、负责审核开票指令单的单价、折扣、金额等，发现错误及时通知销售业务员，并指导纠正。
2、及时开具销售发票，间隔期不超过1天。
3、过账集成销售数据至财务子系统。
4、及时处理应收账：
根据客户汇款信息，输入客户回款，并及时核销回款至各销售发票，确保应收账款的准确性。
6、每日对账并存档，发现问题及时解决、纠正。
7、如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知系统管理员，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。
1.2.7质量管理模块（品质部）
◆质量管理模块—质量主管
主要职责：
1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括检验项目档案、检验指标档案、质量检验方案等；
2、负责指导、监督检验员的工作，发现问题及时纠正，确保质检数据的及时性和准确性；
3、审核《来料检验单》。
◆检验员
主要职责：
1、根据仓库编制的《到货单》、《来料报检单》，对相应材料取样，并进行检验；
2、检测完成后，两小时内将相关数据录入《来料检验单》；
3、在检验相关档案资料不完整时，补充完善检验项目档案、检验指标档案及质量检验方案等资料。
4、检验工作及时完成，确保合格物料及时入库，确保不影响生产使用；
5、如实出具检验报告，为质量主管判定物料合格、让步接收、拒收等结论提供依据；
6、如发现仓库或其他部门出具的单据有问题，须及时通知相关部门解决，等有关错误解决后才能进行下一步工作，如发现本层数据有错误，须及时通知相关使用人员，并及时进行修正。
1.2.8OA系统（所有操作用户）
第一条基本管理
1、系统使用人员每日上班后应及时打开OA系统处理“待办”工作，因没有及时打开OA系统导致工作延误或受影响的，视情节严重，按工作质量进行考核。
对于信息（文件）接收方不在公司（出差或休假等）而该信息（文件）又比较紧急或重要的，信息（文件）发布人应及时通过电话或手机短信通知对方。
2、系统中所发布的文件与手工签发的文件具有同等效力。
3、员工在使用过程中需要帮助、有建议或意见等等，可联系系统管理员处理。
第二条安全管理
1、第一次进入系统后应立即修改初始密码（密码极为重要，密码泄露容易导致数据泄密），设置时需遵守如下三点要求：
2、密码长度不少于六位，不长于12位；
3、可包括英文字母和数字（字母区分大小写）；
4、可不定期更换一次。
5、使用人员离开电脑较长时间时应及时将系统关闭，以免泄露受控及保密的文件。
6、发现系统漏洞或无意获取不该获取的信息时，应该及时联系系统管理员处理。
第三条通讯录管理
1、办公电话只需要填写号码，不填写区号。
2、移动电话填写虚拟网号，不需要填写手机号，无虚拟网号请联系总经办文员办理。
3、员工在取得OA账号或个人通讯录信息需变更时，应及时填写完整、准确的通讯录信息。
4、员工使用过程中，如发现某名员工通讯录信息不全或不准确，应向当事人或系统管理员提出。
第四条信息发布管理（含公共信息、内部邮件等）
1、发布的信息必须确保用于工作；发布时必须严格控制可查看人，大规模群发时（发给很多人、整个公司等），请务必慎重操作，以防止泄密或给其它人带来不便。
2、信息发布时遵循如下原则：
（1）、若二人间沟通，可使用OA精灵、也可使用U8系统的UTU，几人之间沟通，可以使用协同。
（2）、具有长久使用及保存价值、可以共享使用的公共信息发布。
（3）、发布的信息需要经过编辑排版，要求页面美观，易于使用。
（4）、如果仅仅是文件传输，则直接使用协同精灵来传输，不得使用协同来完成。
（5）、尽量控制OA系统传输文件或发协同时带附件，以避免因OA系统中数据量太大导致服务器存储空间不够。
OA系统提供二种方式可以进行文件传输：
内部邮件：
文件大小不得超过：
50M
协同精灵：
文件大小没有限制
（6）、不提倡在上班时间使用讨论模块。
第五条数据存档管理
1、在“文档管理”——“我的文档”中，新建“OA收到文件”、常用表单名如“出差申请表”、“付款申请单”等文件夹。
2、在“OA收到文件”文件夹下，再新建“生产部文件”“销售部文件”等各个部门的文件夹。
3、将协同中“已办”文件，选择一个文件，在标题前面的方框打勾，点击“归档”，点击“OA收到文件”，点击发文部门对应的文件名，点击“确定”。
把所有的已办文件都归档到对应的部门文件夹或表单文件夹中，以方便后续查找。
注意：
前面积压的文件建议从最早的文件开始整理，此后该工作需要随时进行，因为文件标题显示的修改时间是归档时间，具体的发文时间需要进文件查看正文。
4、如果归档错误，或者文件名需要更改，可以到“文档管理”——“我的文档”中，在对应的文件标题前的方框内打勾，点“操作”，点“更名”或“移动”等。
1.2.8其它事项
1、所有系统中，人员信息维护工作由人力资源部人事专员负责动态更新；
2、请购、领料等录单人员，须取得相关主管领导签字确认过的纸质凭据才能录入相关单据，否则，按超权限使用考核。
1.3危机预防及应急办法
第一条数据备份：
系统管理员必须定期检查数据备份工作，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放；
第二条系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，发现问题要及时处理，保证系统稳定运行及数据安全；
第三条在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失，同时根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行；
第四条各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据的处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；
第五条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各个环节的正常运转，特别是不能让生产线停工待料；然后由IT部门牵头组织各相关部门会议决定相关办法并实施。
1.4考核办法
1、各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣5分；
2、各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣2分；
3、各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣2分；
4、各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣2分；
5、出现异常情况或例外情况没有及时处理，每次扣2分；
6、系统帐与实际业务发生不一致时，每出现一张单扣1分；
7、同一事故连续出现2次或一个季度连续出现3次作培训处理；培训机会仅一次，培训后再出现类似情况作调离岗位处理；
8、对所有被考核当事人的直接领导按以上分值的50%考核。
编制：
童秀娣审批：
金雷日期：
2014-12-13
发：
各操作人员
升级会员 