总经理办公室工作制度与程序.docx

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总经理办公室工作制度与程序

总经理办公室工作制度与程序

制度

办公室主任岗位职责

编号

执行职位

办公室主任

涉及部门

执行程序：

办公室主任岗位职责

—对总经理负责，协助总经理监督检查大厦各项方针、政策、上级指示及各项规章制度的落实情况。

—按照董事长指示组织和参加董事会议并做好会议记录。

—组织和参加酒店经理办公会、行政例会，并负责检查会议决定事项的执行情况。

—组织起草各种业务报告，起草和修改工作计划、报告、总结、请示、通知等文件，并审查鉴发前的文稿。

—搞好大厦的信息管理，开展市场调查研究，做好综合分析和统计工作，制定大厦的规章制度和决定供总经理参考

—组织制定大厦行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化、专业化，从而提高工作效率。

—加强本部门的自身管理，抓好员工的政治、业务学习及考评等，提高工作质量。

—负责大厦对外各类经济合同签定前的审阅、定稿，安排有关人员做好文件打印、分发、归档、接待、印章管理等工作。

—会同质检部巡视、监督、检查大厦各部门的办公秩序。

—做好信访接待和处理工作。

—代表大厦与外界有关部门机构联系与合作。

—负责大厦保密工作落实。

政策制定人

审批人

采用日期

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制度

办公室秘书岗位职责

编号

执行职位

办公室秘书

涉及部门

执行程序：

办公室秘书岗位职责

—为董事长、总经理提供相关资料和事务性服务。

—负责文件、信函的处理、登记和回复。

—负责起草大厦的请示、报告、总结、通知等文件。

—负责使用和保管大厦的介绍信、印章、负责与地方职能部门联系，办理各类许可证的审批与管理工作。

—准确无误地传送各级文件和信件的投寄，做好分类保管工作。

—做好各类材料打印、分发、各类文件的立卷、归档、保管工作。

—严格保密纪律，对各种“秘密”等级以上的文件，严格按保密规定妥善处理。

—完成总经理、主任交办的其他事宜。

政策制定人

审批人

采用日期

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制度

招待用餐管理制度

编号

执行职位

办公室主任

涉及部门

餐饮部、食堂、财务部

执行程序：

招待用餐管理制度

A、用餐标准：

—酒店客人招待用餐标准分为三个档次（300元、200元、150元主食、酒水除外）。

特殊情况请示董事长批准或由董事长亲自安排方可。

—由部门接待的地方职能部门客人、关系单位，招待用餐标准分为两个档次（150元、100元主食酒水除外），特殊情况请示董事长批准。

—由部门接待的供货单位维修、技改人员在员工食堂用餐，由办公室发放餐券。

B、酒水标准：

—酒店客人招待酒水标准请示董事长决定。

—由部门接待的地方职能部门客人、关系单位，原则上一律只供应适量的本地白酒、啤酒及软饮料，其余如香烟、果酒、冰淇凌等经批准后方可供应。

C、用餐程序：

—在营业餐厅安排用餐须报总经理批准，并提前到总经理办公室开招待单，招待单要列明招待单位、时间、标准、人数及餐厅名称。

—餐饮部接待必须履行正常营业手续，提前制定招待用餐固定菜单，填写点菜单、酒水单，严禁无单出品、招待。

政策制定人

审批人

采用日期

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制度

行政管理会议制度

编号

执行职位

办公室主任、秘书

涉及部门

所有部门

执行程序：

行政管理会议制度

A、决策会议

1、参加会议人员：

决策会议由董事长主持，总经理、业务总监、行政总监、财务总监参加，也可扩大到部门经理列席。

2、决策内容：

—确定管理目标，研究长期、中期、短期实施方案和计划。

—确定利润目标，确定年度营业计划和营业指标包括利润指标。

确定偿还能力：

对酒店的贷款、投资总额等，决定是按期还是提前还清或投资。

—确定市场发展方向，根据市场调查和本酒店客情分析的情况和数据决定业务拓展目标和方向，确定价格政策。

—确定酒店的发展：

扩大经营范围使酒店管理业务横向发展。

B、业务会仪

业务会仪是由总经理主持召开的部门专业会议，或几个部门一起开的业务会议，共同分析和策划业务活动，进行业务沟通。

会议提前一星期由总经理办公室通知，届时组织安排。

1、市场销售会议

由总经理主持召开，总经理办公室（销售）、餐饮部、客房部、洗浴部、康乐部、财务部参加，会议内容主要是商讨有关市场及其销售问题，各业务部门向总经理和会议提交如下材料：

—市场信息分析报告；

—同行业酒店的市场销售情况、经营政策、手段和方法；

—提供本酒店的客情分析、外联，客房预定等情况报告，提供本酒店商品信誉报告；

—提供同行饮食信息和市场情况，宴会开座率及其客情分析；

—提供本地区各公司、单位业务活动中订房、订餐情况报告。

2、房务会议

—由总经理和业务总监主持召开，由客房部所属各分部负责人及总经理办公室（销售）参加，参加会议人员须提供以下资料和情况报告：

—提供开房情况报告，如开房率，住客地区分析，客情报告；

—提供长住客和常客的情况报告，以及客人的要求，客人对酒店商品的评价等；

—提供房间状态报告，如好房、坏房、已修理房、待修理房等；

—提供房务管理，员工素质，员工状况的报告；

—提供在管理活动中存在的问题。

3、饮食会议

由总经理和业务总监主持召开，餐饮部经理、前厅经理、行政总厨、楼层厨师长、领班参加，会议人员须提供以下资料和情况报告：

—饮食销售的市场情况，同行业经营情况；

—本酒店饮食经营情况的资料，各餐厅经营状况，营业额及指标完成数，成本控制情况；

—提供客情分析报告、常客、散客、宴会、酒会、团体包餐等情况的分析报告；

—提供出品质量，客人投诉情况；

—销售和市场拓展情况，销售创意等。

4、康乐会议

由总经理和业务总监主持召开，康乐部经理、楼层主管、领班参加，会议人员须提供以下资料和情况报告：

—康乐销售的市场情况，同行业经营情况；

—本酒店康乐经营情况的资料，康乐项目经营状况，营业额及指标完成数，成本控制情况；

—提供客情分析报告、常客、散客等情况的分析报告；

—提供服务质量、服务设施、客人投诉情况；

—销售和市场拓展情况，销售创意等。

5、工程会议

由总经理和行政总监主持召开工程方面的专业会议，工程部经理、各专业技工参加，会议人员须提供以下资料和情况报告：

—设备的更新、更迁、维修保养、技术状态等资料；

—有关酒店基本建设方面的新建、改建、扩建资料；

—有关酒店改造、装修、翻新等资料；

—酒店在建工程进展情况。

6、人事会议

由总经理和行政总监主持召开人事方面的专业会议，人事部经理、培训部部长参加，会议人员须提供以下资料和情况报告：

—酒店各部门人员定编情况报告；

—酒店人事统计资料；

—各部门须补充人员申请报告；

—在岗人员及新入职人员培训计划。

7、经济活动分析会

由总经理和财务总监主持召开财务方面的专业会议，财务部经理、采购部经理、总帐会计、成本会计、资产会计、仓库主管参加，会议人员须提供以下资料和情况报告：

—酒店季度（分月份）财务报表；

—月份成本情况、季度成本分析报告；

—库存情况报告；

C、经理例会

由总经理主持召开酒店所有部门经理参加的业务会议，每周三次，通过会议发展纵向和横向联系，进行业务沟通。

会议内容：

1、听取部门工作汇报，总经理进行工作讲评、策划和安排

—对本周客人的表扬、投诉、建议、处理结果进行讲评并提出指令性意见；

—对本周经营状况、服务管理、卫生管理、食品质量进行讲评并提出指令性意见；

—对本周质检工作提出的问题进行讲评并提出指令性意见；

—传达酒店文件精神、董事会会议精神和决议；

—对下周工作进行统筹安排。

2、参加会议人员要求：

—准备有关投诉及处理的情况汇报；

—准备质检工作中存在问题处理结果的汇报；

—汇报工作中遇到的疑难问题，提出工作中需部门协调的要求；

—需总经理决策的问题等。

D、部务例会

由总监或部门经理主持召开，每周一次。

研究部门工作计划和下周工作安排。

E、部门例会

由部门经理、主管或领班组织，班前或班后进行，对当日工作进行安排和小结。

政策制定人

审批人

采用日期

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制度

行政管理会议纪律

编号

执行职位

办公室主任

涉及部门

所有部门

执行程序：

行政管理会议纪律

—参加会议人员必须提前10分钟到达会场，在指定区域座位就座，不得无故迟到和中途退场。

—非特殊情况不得请假，业务会议、经理例会因故不能参加者必须向总经理请假，与会者到达时必须签到。

—参加会议前必须按照会议要求做好充分准备，准备好相关资料、发言提纲。

—大型会议或重要会议,部门经理以上管理人员手机必须调至震动挡，其他人员一律关闭手机。

—会议中管理人员及与会议相关人员必须认真做好记录。

—会议中不得交头接耳，私下议论，随意走动，须保持会场卫生及会议秩序。

政策制定人

审批人

采用日期

总经理办公室工作制度与程序

制度

会议室管理制度

编号

执行职位

办公室主任

涉及部门

执行程序：

会议室管理制度

会议室是酒店的经营项目、接待客人举行会议的场所，为加强管理，规范会议室的使用，特制定本制度：

—会议室由酒店总经理办公室负责管理，内部使用实行申请报批制，外部使用实行有偿收费制。

—酒店各部门如需使用会议室，须提前向总经理办公室提出申请，在会议室使用登记簿上签字，经总经理批准后由办公室统一安排。

—酒店客人或其他单位使用会议室由总经理办公室负责接待，填写“会议室使用申请表”，经办公室主任审核总经理批准后方可使用。

—确定使用时间和收费标准后，办公室要提前下达“会议通知单”，送交相关部门，按照使用单位要求，做好会议接待。

—酒店所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入会议室。

—会议室设接待室，有专人负责引见、招待、迎送来宾。

—接待人员未经允许不得移动会议室、接待室的家具及物品。

—任何员工不得随便使用会议用矿泉水、茶叶、咖啡、饮料等食品、用品。

—任何员工不得随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。

—会议接待人员必须爱护会议室的设施。

—会议结束，工作人员要及时整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。

政策制定人

审批人

采用日期

总经理办公室工作制度与程序

制度

印章使用管理制度

编号

执行职位

办公室秘书

涉及部门

执行程序：

印章使用管理制度

—大厦印章由办公室保管，各部门使用的印章由部门指定专人保管。

—未经总经理批准，印章保管人不得委托他人代管印章，并且不得带出办公室使用。

—以大厦名义签署的意向书、合同书、协议书；各部门以大厦名义上报的各种年、季、月报表，均须填写“印鉴使用审批单”，由总经理办公室主任批准后使用。

—大厦刻制的各类公章，经总经理批准，要留印模存查，作废的公章应及时封存。

—未经允许，严禁私自使用大厦公章。

政策制定人

审批人

采用日期