总经理办公室工作制度与程序.docx

1、总经理办公室工作制度与程序总经理办公室工作制度与程序制 度办公室主任岗位职责编 号执 行 职 位办 公 室 主 任涉 及 部 门 执行程序：办公室主任岗位职责 对总经理负责，协助总经理监督检查大厦各项方针、政策、上级指示及各项规章制度的落实情况。 按照董事长指示组织和参加董事会议并做好会议记录。 组织和参加酒店经理办公会、行政例会，并负责检查会议决定事项的执行情况。 组织起草各种业务报告，起草和修改工作计划、报告、总结、请示、通知等文件，并审查鉴发前的文稿。 搞好大厦的信息管理，开展市场调查研究，做好综合分析和统计工作，制定大厦的规章制度和决定供总经理参考 组织制定大厦行文管理的各项规定，努力

2、使公文管理规范化、专业化，从而提高工作效率。 加强本部门的自身管理，抓好员工的政治、业务学习及考评等，提高工作质量。 负责大厦对外各类经济合同签定前的审阅、定稿，安排有关人员做好文件打印、分发、归档、接待、印章管理等工作。 会同质检部巡视、监督、检查大厦各部门的办公秩序。 做好信访接待和处理工作。 代表大厦与外界有关部门机构联系与合作。 负责大厦保密工作落实。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度办公室秘书岗位职责编 号执 行 职 位办 公 室 秘 书涉 及 部 门 执行程序：办公室秘书岗位职责 为董事长、总经理提供相关资料和事务性服务。 负责文件、信函的处理、登记和回复

3、。 负责起草大厦的请示、报告、总结、通知等文件。 负责使用和保管大厦的介绍信、印章、负责与地方职能部门联系，办理各类许可证的审批与管理工作。 准确无误地传送各级文件和信件的投寄，做好分类保管工作。 做好各类材料打印、分发、各类文件的立卷、归档、保管工作。 严格保密纪律，对各种“秘密”等级以上的文件，严格按保密规定妥善处理。 完成总经理、主任交办的其他事宜。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度招待用餐管理制度编 号执行职位办 公 室 主 任涉及部门餐饮部、食堂、财务部执行程序：招待用餐管理制度A、用餐标准： 酒店客人招待用餐标准分为三个档次（300元、200元、150元

4、主食、酒水除外）。特殊情况请示董事长批准或由董事长亲自安排方可。 由部门接待的地方职能部门客人、关系单位，招待用餐标准分为两个档次（150元、100元 主食酒水除外），特殊情况请示董事长批准。 由部门接待的供货单位维修、技改人员在员工食堂用餐，由办公室发放餐券。B、酒水标准： 酒店客人招待酒水标准请示董事长决定。 由部门接待的地方职能部门客人、关系单位，原则上一律只供应适量的本地白酒、啤酒及软饮料，其余如香烟、果酒、冰淇凌等经批准后方可供应。C、用餐程序： 在营业餐厅安排用餐须报总经理批准，并提前到总经理办公室开招待单，招待单要列明招待单位、时间、标准、人数及餐厅名称。 餐饮部接待必须履行正常

5、营业手续，提前制定招待用餐固定菜单，填写点菜单、酒水单，严禁无单出品、招待。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度行政管理会议制度编 号执 行 职 位办公室主任、秘书涉 及 部 门所 有 部 门 执行程序：行政管理会议制度A、决策会议1、参加会议人员：决策会议由董事长主持，总经理、业务总监、行政总监、财务总监参加，也可扩大到部门经理列席。2、决策内容： 确定管理目标，研究长期、中期、短期实施方案和计划。 确定利润目标，确定年度营业计划和营业指标包括利润指标。确定偿还能力：对酒店的贷款、投资总额等，决定是按期还是提前还清或投资。 确定市场发展方向，根据市场调查和本酒店客情分

6、析的情况和数据决定业务拓展目标和方向，确定价格政策。 确定酒店的发展：扩大经营范围使酒店管理业务横向发展。B、业务会仪业务会仪是由总经理主持召开的部门专业会议，或几个部门一起开的业务会议，共同分析和策划业务活动，进行业务沟通。会议提前一星期由总经理办公室通知，届时组织安排。1、市场销售会议由总经理主持召开，总经理办公室（销售）、餐饮部、客房部、洗浴部、康乐部、财务部参加，会议内容主要是商讨有关市场及其销售问题，各业务部门向总经理和会议提交如下材料： 市场信息分析报告； 同行业酒店的市场销售情况、经营政策、手段和方法； 提供本酒店的客情分析、外联，客房预定等情况报告，提供本酒店商品信誉报告； 提

7、供同行饮食信息和市场情况，宴会开座率及其客情分析； 提供本地区各公司、单位业务活动中订房、订餐情况报告。2、房务会议 由总经理和业务总监主持召开，由客房部所属各分部负责人及总经理办公室（销售）参加，参加会议人员须提供以下资料和情况报告： 提供开房情况报告，如开房率，住客地区分析，客情报告； 提供长住客和常客的情况报告，以及客人的要求，客人对酒店商品的评价等； 提供房间状态报告，如好房、坏房、已修理房、待修理房等； 提供房务管理，员工素质，员工状况的报告； 提供在管理活动中存在的问题。3、饮食会议由总经理和业务总监主持召开，餐饮部经理、前厅经理、行政总厨、楼层厨师长、领班参加，会议人员须提供以下

8、资料和情况报告： 饮食销售的市场情况，同行业经营情况； 本酒店饮食经营情况的资料，各餐厅经营状况，营业额及指标完成数，成本控制情况； 提供客情分析报告、常客、散客、宴会、酒会、团体包餐等情况的分析报告； 提供出品质量，客人投诉情况； 销售和市场拓展情况，销售创意等。4、康乐会议由总经理和业务总监主持召开，康乐部经理、楼层主管、领班参加，会议人员须提供以下资料和情况报告： 康乐销售的市场情况，同行业经营情况； 本酒店康乐经营情况的资料，康乐项目经营状况，营业额及指标完成数，成本控制情况； 提供客情分析报告、常客、散客等情况的分析报告； 提供服务质量、服务设施、客人投诉情况； 销售和市场拓展情况，

9、销售创意等。5、工程会议由总经理和行政总监主持召开工程方面的专业会议，工程部经理、各专业技工参加，会议人员须提供以下资料和情况报告： 设备的更新、更迁、维修保养、技术状态等资料； 有关酒店基本建设方面的新建、改建、扩建资料； 有关酒店改造、装修、翻新等资料； 酒店在建工程进展情况。6、人事会议由总经理和行政总监主持召开人事方面的专业会议，人事部经理、培训部部长参加，会议人员须提供以下资料和情况报告： 酒店各部门人员定编情况报告； 酒店人事统计资料； 各部门须补充人员申请报告； 在岗人员及新入职人员培训计划。7、经济活动分析会由总经理和财务总监主持召开财务方面的专业会议，财务部经理、采购部经理、

10、总帐会计、成本会计、资产会计、仓库主管参加，会议人员须提供以下资料和情况报告： 酒店季度（分月份）财务报表； 月份成本情况、季度成本分析报告； 库存情况报告；C、经理例会由总经理主持召开酒店所有部门经理参加的业务会议，每周三次，通过会议发展纵向和横向联系，进行业务沟通。会议内容：1、听取部门工作汇报，总经理进行工作讲评、策划和安排 对本周客人的表扬、投诉、建议、处理结果进行讲评并提出指令性意见； 对本周经营状况、服务管理、卫生管理、食品质量进行讲评并提出指令性意见； 对本周质检工作提出的问题进行讲评并提出指令性意见； 传达酒店文件精神、董事会会议精神和决议； 对下周工作进行统筹安排。2、参加会

11、议人员要求： 准备有关投诉及处理的情况汇报； 准备质检工作中存在问题处理结果的汇报； 汇报工作中遇到的疑难问题，提出工作中需部门协调的要求； 需总经理决策的问题等。D、部务例会由总监或部门经理主持召开，每周一次。研究部门工作计划和下周工作安排。E、部门例会由部门经理、主管或领班组织，班前或班后进行，对当日工作进行安排和小结。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度行政管理会议纪律编 号执 行 职 位办 公 室 主 任涉 及 部 门所 有 部 门 执行程序：行政管理会议纪律 参加会议人员必须提前10分钟到达会场，在指定区域座位就座，不得无故迟到和中途退场。 非特殊情况不得请假

12、，业务会议、经理例会因故不能参加者必须向总经理请假，与会者到达时必须签到。 参加会议前必须按照会议要求做好充分准备，准备好相关资料、发言提纲。 大型会议或重要会议,部门经理以上管理人员手机必须调至震动挡，其他人员一律关闭手机。 会议中管理人员及与会议相关人员必须认真做好记录。 会议中不得交头接耳，私下议论，随意走动，须保持会场卫生及会议秩序。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度会议室管理制度编 号执 行 职 位办 公 室 主 任涉 及 部 门 执行程序：会议室管理制度会议室是酒店的经营项目、接待客人举行会议的场所，为加强管理，规范会议室的使用，特制定本制度： 会议室由酒

13、店总经理办公室负责管理，内部使用实行申请报批制，外部使用实行有偿收费制。 酒店各部门如需使用会议室，须提前向总经理办公室提出申请，在会议室使用登记簿上签字，经总经理批准后由办公室统一安排。 酒店客人或其他单位使用会议室由总经理办公室负责接待，填写“会议室使用申请表”，经办公室主任审核总经理批准后方可使用。 确定使用时间和收费标准后，办公室要提前下达“会议通知单”，送交相关部门，按照使用单位要求，做好会议接待。 酒店所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入会议室。 会议室设接待室，有专人负责引见、招待、迎送来宾。 接待人员未经允许不得移动会议室、接待室的家具及物品。 任何员工不得随便使用会议用

14、矿泉水、茶叶、咖啡、饮料等食品、用品。 任何员工不得随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。 会议接待人员必须爱护会议室的设施。 会议结束，工作人员要及时整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。政策制定人审 批 人采用日期总经理办公室工作制度与程序制 度印章使用管理制度编 号执 行 职 位办公室秘书涉 及 部 门 执行程序：印章使用管理制度 大厦印章由办公室保管，各部门使用的印章由部门指定专人保管。 未经总经理批准，印章保管人不得委托他人代管印章，并且不得带出办公室使用。 以大厦名义签署的意向书、合同书、协议书；各部门以大厦名义上报的各种年、季、月报表，均须填写“印鉴使用审批单”，由总经理办公室主任批准后使用。 大厦刻制的各类公章，经总经理批准，要留印模存查，作废的公章应及时封存。 未经允许，严禁私自使用大厦公章。政策制定人审 批 人采用日期