工程档案管理办法.docx

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工程档案管理办法

关于印发《黄河龙口水利枢纽工程档案

管理办法》的通知

龙筹组各部门、各设计、施工、监理单位：

为了做好龙口水利枢纽工程档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》，结合龙口工程实际，特制定《黄河龙口水利枢纽工程档案管理办法（暂行）》，现印发给你们，请遵照执行。

二OO六年七月六日

黄河龙口水利枢纽工程档案管理办法（暂行）

第一章总则

第一条　为了搞好黄河龙口水利枢纽工程（以下简称“龙口工程”）档案管理工作，充分发挥档案在龙口工程建设、管理、运行中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》，结合龙口工程档案管理工作实际，特制定本办法。

第二条　龙口工程档案是指龙口工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条　龙口工程档案工作是龙口工程建设与管理的重要组成部分。

参加龙口工程建设的筹备组各部门及各设计、监理、施工单位应加强领导，重视档案工作在龙口工程建设与管理工作中的地位和作用，加强档案管理，明确部门、人员的岗位职责，健全本单位工程档案管理制度，做好龙口工程档案管理工作，保证龙口工程档案管理工作的积极有效开展。

第二章龙口工程档案管理机构、职责和程序

第四条　技术监督部是龙口工程档案管理的管理部门，负责龙口工程档案负责接收、收集、整理、归档、保管和提供利用等协调工作。

第五条　建立由龙口工程筹备组、设计、监理、施工等单位组成的龙口工程档案业务管理网，在龙口工程档案中发挥监督、检查和指导的职能。

第六条龙口工程筹备组各部门职责

综合部：

主要负责龙口工程建设前期工作报批文件、审批文件；工程建设管理有关制度、办法；有关领导重要批示及会议纪要的等文件材料收集、整理、立卷。

环境移民部：

主要负责龙口工程移民规划、调查、安置、搬迁、环境保护、水土保持文件资料分工程项目，分类别的收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。

合同部：

主要负责龙口工程对招投标、投资计划、统计、合同管理文件材料等分工程项目、分类别收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。

机电物资部：

负责龙口工程对物资的采购，机电、设备、金属结构制作安装、试运行的资料等分工程项目、分类别收集、整理，由业务主管或部门负责人审查后立卷。

总调度室：

负责龙口工程对实施工程建设的安全管理、重要协调会议与有关的专业会议文件材料等分工程项目，分类别收集、整理、由业务主管或部门负责人审查后立卷。

计划计量部：

负责有关工程计划、实施计划和调整计划，工程计量等控制性文件材料分工程项目，分类收集、整理由业务主管或部门负责人审查后立卷。

第八条龙口工程勘测、设计单位负责龙口工程规划、勘测、设计文件、图纸及有关附件和所有设计变更的原始资料收集、整理、立卷。

第九条龙口工程施工监理单位负责督促检查施工单位的档案工作，对施工档案资料的验收及时签署审核、鉴定意见；并负责对本单位监理档案进行收集、整理、立卷。

第十条　参加龙口工程建设的施工单位，负责收集所承担龙口工程的施工文件资料（文字报告、竣工图纸），由相应施工监理单位审核、鉴定后，分部、分项收集、整理、立卷。

第三章龙口工程档案的管理

第十一条　龙口工程筹备组各部门，设计、监理、施工各单位应严格按照《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号），切实做到档案管理与项目建设同步进行，在检查龙口工程进度与施工质量时，要同时检查龙口工程档案的收集、整理情况。

第十二条　档案管理是龙口工程的重要组成部分，龙口工程筹备组各部门在签订有关合同、协议时，应明确要求勘察设计、监理、施工单位，及时提交合格的档案资料，如在竣工结算前不能按规定提交合格龙口工程档案，龙筹备组将不得给以最后工程款的支付。

第十三条　勘察设计、监理、施工等单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内龙口工程档案的收集、整理、立卷工作。

第十四条龙口工程的专业技术人员和管理人员是归档的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须交清原岗位应归档的文件材料。

第十五条龙口工程档案的质量是衡量龙口工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序；凡参建单位未按规定要求提交龙口工程档案的，不得通过工程验收和进行龙口工程质量等级评定；不得返还其工程质量保证金。

第十六条龙口工程筹备组应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展龙口工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开展档案信息资源，提高档案管理水平，为龙口工程建设与管理服务。

第三章龙口工程档案归档和移交要求

第十七条　龙口工程档案归档工作，是由产生文件材料的单位或部门按照归档范围和保存期限负责立卷（见附件一）。

总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。

各参建单位技术负责人应对其单位提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向龙口工程筹备组提交对龙口工程内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十八条龙口工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。

归档材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。

即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备；归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十九条 竣工图是龙口工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。

技术监督部负责编制龙口工程总平面图和综合管线竣工图。

施工单位应以单位工程或专业为单位，编制竣工图。

竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件四），施工单位和责任人应严格履行签字手续（附件五）。

每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。

施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

　　（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。

重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。

监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件四）。

　　第二十条 龙口工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。

参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。

工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

　　第二十一条 电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

　　第二十二条 根据龙口工程实际需要，每个工程项目移交龙口工程档案二套资料，一套为正本，一套为副本；副本内不必复制原始资料，但必须有与正本相同的其它资料的原件；提交正副本（二套）主要文件均不得使用复印件。

第二十三条 龙口工程档案的归档与移交必须编制档案目录，档案目录应为案卷级（附件六），并须填写工程档案交接单（见附件五）。

交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

　　第二十四条 工程档案的归档时间，为分阶段在单位工程或单项工程完工后向技术监督资料室归档，归档工作应在工程竣工验收后及时完成。

第四章龙口工程档案案卷构成、立卷、装订要求

第二十五条龙口工程档案是记录和反映龙口工程建设管理、施工、监理、科研及其它活动的文字、图表、声像等不同形式文件资料的总称。

由有联系的若干文件组合而成的档案保管单位统称案卷。

案卷由卷盒、卷皮、卷内目录、卷内文件及备考表构成。

第二十六条　龙口工程档案应按照以下原则组卷。

1、要遵循龙口工程档案形成的规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、档案组卷应基本符合龙口工程分类要求（工程项目分类另发）。

3、案卷文件内容必须准确反映建设、设计、施工、监理实践过程的真实情况，必须是原件。

4、案卷材料要齐全、完整，书写材料应符合耐久性要求。

除卷内文件页码编制用铅笔外，不能有热敏纸、复写纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。

第二十七条　案卷和案卷内文件材料的排列要求。

（一）、龙口工程按项目的依据性材料、基础性材料、设计材料（含设计的变更、修改）、施工材料、监理材料、竣工验收材料的顺序排列。

（二）、设备案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料的顺序排列。

（三）、科研类案卷应按照准备阶段、立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段或申报、奖励和推广应用等阶段排列。

（四）、案卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列；文字在前，图样在后；有译文的，译文在前，原文在后。

第二十八条声像材料应标明事由、时间、地点、人物、作者等内容，按照工程分类以单位工程立卷。

龙口工程建设重要阶段、重要事件、安全事故、重要技术活动，必须有完整声像材料随项目立卷。

电子文件的整理、立卷，参照《电子文档归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十九条　龙口工程档案案卷的编目

（一）编制卷内文件页号应符合下列的规定：

1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从1开始。

2、页号编写的位置：

单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在左下角。

折叠的图纸一律在右下角。

3、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写码，与其他文件材料组成一卷的，应排在其它卷内文件材料之后，作为一份文件续写卷内目录，可在备注中注明总页数。

4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

（二）卷内目录的编制应符合下列的规定

1、卷内目录式样宜符合（附件二）的要求。

2、序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3、责任者：

应填写文件直接形成部门或个人。

由多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4、文件编号：

填写文件资料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号。

5、文件题名：

填写文件资料标题的全称。

6、日期：

填写文件资料形成的日期。

7、页次：

填写目录文件材料在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

8、卷内目录排在卷内文件材料首页之前。

（三）卷内备考表编制应符合下列规定：

1、卷内备考表的式样宜符合（附件三）的要求。

2、卷内备考表应填写案卷内文件材料的件数、各类文件材料页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况问题的说明、鉴定。

3、立卷人：

由负责立卷人签名。

4、立卷日期：

应填写完成立卷的日期。

5、备考表排列在卷内文件材料之后。

（四）案卷封面的编制应符合下列规定：

1、案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

2、编制单位：

应填卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

3、起止日期：

应填写案卷文件材料形成的起止日期。

4、保管期限：

按口工程档案归档范围和保管期限卷内目录（附件一）填写。

5、密级：

应根据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

6、档号：

应填写龙口筹备组按项目划分，编制枢纽按工程档案排列顺序的档案号。

第三十条龙口工程档案案卷的装订

（一）原始资料要求以单元工程为一个整编单位进行装订，同以单元工程的原始资料按厚度要求装订成一册或多册。

每册资料的装订厚度为2cm。

（二）一个单元工程的原始资料有多项内容时，以每一项内