归档文件整理规格和归档范围及期限表.docx

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归档文件整理规格和归档范围及期限表

中华人民共和国归档文件整理规则

1范围　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2定义　　本标准采用下列定义。

　　2.1归档文件

　　DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施

　　2.2归档文件整理　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3件　　归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3整理原则　　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.

4质量要求

　　4.1归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5整理方法

　　5.1装订

　　归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2分类

　　归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3按机构（问题）分类

　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

（见图A1。

图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。

以下同）。

　　5.4.1全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4件号：

文件的排列顺序号。

?

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：

在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

　　5.4.5机构（问题）：

作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5编目

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1件号：

填写室编件号。

　　5.5.1.2责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3文号：

文件的发文字号。

　　5.5.1.4题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。

　　5.5.1.5日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7备注：

注释文件需说明的情况。

　　5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6装盒

　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1档案盒

　　5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

（见图A4（a））。

　　5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4日期：

归档文件整理完毕的日期。

机关文件材料归档范围和保管期限规定

　　（2006年12月18日）

第一条　　为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条　　本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条　　机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条　　机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条　　凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条　　机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

第七条　　永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

　　（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

　　（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

　　（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条　　定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本机关一般性事务管理文件材料；

　　（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条　　机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条　　机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

　　机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条　　机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条　　各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

　　有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条　　在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条　　本规定适用于各级党政机关和人民团体。

军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条　　本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：

文书档案保管期限表

　　1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

　　1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

　　1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

　　1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

　　1.4讨论未通过的文件（10年）

　　2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

　　　2.1公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

　　2.2讨论未通过的文件（10年）

　　3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）

　　4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

　　　4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

　　4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

　　5机关联合召开会议的文件材料

　　　5.1本机关为主办的

　　5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）